System catchball – czym jest i czemu warto go stosować? 

Każda organizacja, która chce się rozwijać, powinna postawić na budowanie relacji między zespołami, a także pracownikami. To ludzie pracujący w Twojej firmie są odpowiedzialni za jej rozwój, dlatego wykorzystaj wszystkie możliwości ich angażowania. Jedną z nich jest system catchball.

Z tego artykułu dowiesz się: 

• Czym jest system catchball?
• Jakie znaczenie ma system catchball?
• Jakie są zasady systemu catchball?
• Kiedy stosować system catchball?
• Jakie korzyści biznesowe wynikają z wykorzystania systemu catchball?

System catchball – definicja 

Catchball to proces dialogu i współpracy, który ma na celu efektywne rozpowszechnianie, a przy tym rozwijanie pomysłów oraz celów w Twojej organizacji. W tym podejściu, pomysły i cele są “rzucane” pomiędzy członkami zespołu, aby wszyscy uczestnicy mogli aktywnie zaangażować się w ich analizę, ocenę i udoskonalanie. Jest to metafora, która opisuje dynamiczny proces wymiany myśli i idei, podczas którego każdy ma możliwość wniesienia swojego wkładu i uczestniczenia w kształtowaniu strategii oraz realizacji celów organizacyjnych. 

System catchball to proces komunikacji i podejmowania decyzji, opierający się na dwustronnej i iteracyjnej wymianie pomysłów, informacji oraz opinii pomiędzy różnymi poziomami organizacji.

Definicja systemu catchball

W kontekście metodyki Hoshin Kanri, catchball stanowi kluczowy element, umożliwiający efektywne przekształcenie celów strategicznych najwyższego szczebla w konkretne działania na poziomie operacyjnym poprzez zaangażowanie wszystkich interesariuszy w proces planowania i realizacji. 

Znaczenie systemu catchball  

Catchball jest istotny dla sukcesu – zwłaszcza w kontekście organizacji, w których stosowany jest Lean Management. System catchball wprowadza bowiem intencję w praktykę omawiania pomysłów oraz przekazywania ich własności. Choć w wielu firmach zachodzą procesy dyskusji i przenoszenia pomysłów, nadanie im formalnej struktury oraz zastosowanie bardziej świadomego podejścia może zwiększyć skuteczność tych działań. W kontekście Lean, catchball przyczynia się do ujednolicenia celów, zwiększenia przejrzystości odpowiedzialności oraz redukcji barier we współpracy między różnymi działami organizacji. Ma duże znaczenie, ponieważ pozwala na:

• Zbieranie feedbacków – catchball umożliwia aktywny udział pracowników na różnych szczeblach organizacji w procesie tworzenia i doskonalenia strategii biznesowej. W ten sposób wykorzystasz bogactwo perspektyw i doświadczeń. 
• Zmniejszanie barier – catchball sprzyja łamaniu silosów organizacyjnych poprzez dynamiczny proces dialogu i wymiany pomysłów. Wykorzystanie tego systemu ułatwi Ci współpracę i koordynację działań między różnymi obszarami działalności. 
• Odpowiedzialność – dzięki wykorzystaniu systemu catchball każdy uczestnik będzie miał możliwość aktywnego uczestnictwa w procesie omawiania i doskonalenia pomysłów, dzięki czemu łatwo określi on własność oraz odpowiedzialność za ich realizację. 
• Ujednolicenie celów i założeń – catchball umożliwia spójne przekazywanie celów i założeń w organizacji, dzięki czemu zapewnisz harmonię w działaniach i doprowadzisz do skuteczniejszego osiągania rezultatów. 

Zasady systemu catchball 

Jeśli chcesz wprowadzić catchball w struktury swojego przedsiębiorstwa, to musisz wiedzieć jakie są jego główne zasady. Stanowią one bardzo ważne wytyczne i pomagają zapewnić skuteczne funkcjonowanie tego procesu w organizacji. Należą do nich:

• Zasada odpowiedzialności – podstawową zasadą systemu catchball jest zapewnienie, że każda osoba odpowiedzialna za dany obszar lub proces ma możliwość wniesienia swojego wkładu poprzez utrzymanie „piłki” i przekazywanie jej dalej w procesie dyskusji i analizy. 
• Zasada czasu – bardzo ważne jest, aby każdy uczestnik catchball miał wystarczająco dużo czasu na zapoznanie się z planem lub pomysłem oraz na wyrażenie swoich opinii i sugestii przed przekazaniem „piłki” dalej. 
• Wymiana perspektywy – catchball promuje kulturę otwartości i współpracy, gdzie wszystkie pomysły i sugestie są traktowane poważnie, a przy tym uwzględniane w procesie doskonalenia. 
• Akceptacja – istotną zasadą systemu catchball jest także akceptacja przez osobę lub zespół, który aktualnie posiada „piłkę”, odpowiedzialności za dalsze działania i implementacji zaproponowanych ulepszeń. 

Stosowanie systemu catchball 

Proces catchball powinien być stosowany w sytuacjach, które wymagają zbierania informacji i promowania dyskusji na temat kompleksowych inicjatyw. Mogą one obejmować wiele działów, ról lub procesów. Jest to idealne rozwiązanie w przypadku projektów o wysokim stopniu złożoności, gdzie istnieje potrzeba zapewnienia, że każda osoba odpowiedzialna za dany obszar ma możliwość wniesienia swojego wkładu i zostania wysłuchana bez przeszkód. Przykłady sytuacji, w których zastosowanie systemu catchball przynosi najlepsze efekty, obejmują mapowanie strumienia wartości, standardowy rozwój pracy oraz planowanie przy pomocy metody Hoshin Kanri. 

W przypadku mapowania strumienia wartości, catchball umożliwia zaangażowanie pracowników z różnych działów w proces identyfikacji i eliminacji marnotrawstwa. W standardowym rozwoju pracy catchball pozwala na aktywny udział zespołów w identyfikowaniu i wdrażaniu ulepszeń, co sprzyja ciągłemu doskonaleniu procesów produkcyjnych. Natomiast w planowaniu metodą Hoshin Kanri, catchball umożliwia dynamiczną wymianę pomysłów i informacji pomiędzy różnymi szczeblami organizacji, a to prowadzi do spójnego wypracowania strategii oraz lepszej implementacji celów strategicznych. 

Korzyści biznesowe wynikające z wykorzystania systemu catchball 

Korzyścią biznesową, wynikającą ze stosowania systemu catchball, jest zwiększone zaangażowanie zespołu oraz szybszy wzrost efektywności operacyjnej. Poprzez praktykę catchball Twój zespół może dynamicznie zaangażować się w proces analizy i udoskonalania pomysłów oraz planów. W ten sposób doprowadzisz do szybszego osiągania doskonałości operacyjnej. Ponadto, poprzez uwzględnienie różnorodnych perspektyw uczestników z różnych obszarów organizacji, catchball umożliwia lepsze zrozumienie praktyczności oraz potencjalnych korzyści, wynikających z planów i pomysłów. 

System catchball jest szczególnie istotny w kontekście metodyki Hoshin Kanri, gdzie skuteczne wdrożenie strategii wymaga wsparcia i zaangażowania wszystkich zainteresowanych stron. Dzięki temu uczestnicy są bardziej zdeterminowani w realizacji ustalonych celów, co wpływa na szybsze osiągnięcie sukcesu organizacyjnego.