​​Soft bounce – co to jest?

W kampaniach e-mailowych ważne są nie tylko treść i atrakcyjność wiadomości, ale również ich dostarczalność. Czasami jednak marketerzy muszą mierzyć się z soft bounce – co to jest, jak to naprawić i jak utrzymać jakość listy mailingowej?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest soft bounce?
• Jakie są przyczyny soft bounce?
• Jak analizować soft bounce?
• Jak naprawić soft bounce?
• Jaka jest rola soft bounce?

​Soft bounce – definicja

Soft bounce (dosłownie „miękkie odbicie”) w e-mail marketingu odnosi się do sytuacji, w której wiadomość e-mail nie zostaje dostarczona do skrzynki odbiorczej odbiorcy z przyczyn tymczasowych. W przeciwieństwie do hard bounce, gdzie wiadomość zostaje trwale odrzucona, jest wynikiem problemów, które mogą być rozwiązywalne (np. pełna skrzynka odbiorcy), co jest sygnałem dla nadawcy, że problem może być jedynie przejściowy^{[1] [2] [3]}.

Soft bounce to tymczasowe odbicie wiadomości e-mail, które nie zostało dostarczone do odbiorcy z powodu problemów takich jak pełna skrzynka pocztowa lub chwilowe problemy z serwerem.

Definicja soft bounce.

​​Przyczyny soft bounce

Przyczyny soft bounce mogą być różnorodne, ale wszystkie mają charakter tymczasowy, więc wiadomość e-mail może zostać dostarczona, gdy problem zostanie rozwiązany^{[4] [5] [6]}.

Jedną z typowych przyczyn miękkiego odbicia jest pełna skrzynka pocztowa odbiorcy. Jeśli osiągnęła ona limit przechowywanych wiadomości, nie jest w stanie przyjąć nowych. Wysłana wiadomość zostanie dostarczona, gdy tylko odbiorca zwolni miejsce w skrzynce.

Innym powodem może być czasowa awaria serwera pocztowego odbiorcy. Mogą one czasami doświadczać chwilowych problemów technicznych lub przerw w działaniu, co uniemożliwia odbiór wiadomości.

Soft bounce może również wynikać ze zbyt dużej liczby wysyłanych wiadomości w krótkim czasie, co powoduje przekroczenie limitu wiadomości ustalonego przez serwer pocztowy. W takim przypadku może on tymczasowo odrzucić kolejne maile, żeby chronić system przed potencjalnym spamem lub obciążeniem.

Wiadomości mogą być też odrzucane przez niewielkie problemy z ich formatem, np. z powodu załączników przekraczających dozwolony rozmiar, co uniemożliwia dostarczenie e-maila.

​​Analiza soft bounce

Analiza soft bounce polega na monitorowaniu, ile wiadomości e-mail w danej kampanii nie zostało tymczasowo dostarczonych do odbiorców z powodu różnych czynników. Do mierzenia używa się wskaźnika zwrotów, który można obliczyć, dzieląc liczbę miękko odbitych wiadomości e-mail, przez całkowitą liczbę wysłanych wiadomości, a następnie wynik ten wyrażając jako procent. Jeśli 100 wiadomości z 10 000 wysłanych wraca jako soft bounce, wskaźnik wynosi 1%.

Należy mierzyć nie tylko samą liczbę odbić, ale również ich dynamikę, czyli to, jak zmieniają się w czasie oraz jakie wzorce można zaobserwować. Regularne odbicia u tych samych adresatów mogą sugerować konieczność aktualizacji bazy danych, na przykład w wyniku długotrwałych problemów z serwerem lub zmian adresów e-mail.

Warto także zwrócić uwagę na konkretne powody odbicia, które można często wyciągnąć z komunikatów zwrotnych wysyłanych przez serwery pocztowe. Pozwala to segmentować problemy i wdrażać dopasowane do nich rozwiązania, np. oczyszczenie listy mailingowej z adresów, które regularnie powodują problemy.

Do analizy soft bounce wykorzystuje się różnorodne narzędzia:

• platformy do e-mail marketingu, takie jak Mailchimp, Sendinblue, Constant Contact czy GetResponse;
• systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM), takie jak Salesforce lub HubSpot.
• narzędzia do analityki e-mailowej, takie jak Return Path lub 250ok;
• serwery SMTP, takie jak Amazon SES (Simple Email Service) lub SendGrid.

​Naprawa soft bounce

Pierwszą metodą naprawy soft bounce jest ponowne wysyłanie wiadomości e-mail. Ponieważ tego rodzaju odbicie wynika z tymczasowych problemów, ponowna wysłyka maila po pewnym czasie może zakończyć się sukcesem. Ważne jest jednak, aby nie wysyłać wiadomości zbyt szybko po odbiciu – najlepiej jest to zrobić zazwyczaj 24-48 godzin po nieudanej próbie dostarczenia.

Kolejna metoda to czyszczenie i aktualizacja listy mailingowej. Częste odbicia mogą sygnalizować, że niektóre adresy e-mail są nieaktualne lub prowadzą do rzadko używanych skrzynek pocztowych. Regularne przeglądanie listy i usuwanie adresów wielokrotnie generujących soft bounce może pomóc w poprawie dostarczalności e-maili.

Soft bounce może też wynikać z przekroczenia limitów wiadomości nałożonych przez serwery pocztowe odbiorców, szczególnie w przypadku wysyłania dużych ilości e-maili w krótkim czasie. Rozwiązaniem jest rozłożenie wysyłek na dłuższy okres lub skorzystanie z throttlingu, czyli ograniczenia liczby wiadomości wysyłanych w jednostce czasu.

Dobrą praktyką jest także optymalizacja rozmiaru wiadomości e-mail. Duże załączniki lub nadmiernie rozbudowane treści mogą powodować, że wiadomość nie mieści się w ograniczeniach rozmiaru skrzynki odbiorcy, co może prowadzić do soft bounce. Ograniczenie wielkości załączników oraz minimalizacja ilości ciężkich plików graficznych czy kodów HTML może pomóc w uniknięciu odbić.

Serwery pocztowe mogą tymczasowo blokować e-maile z domen lub serwerów o niskiej reputacji, dlatego warto zadbać o dobrą reputację domeny i adresu IP, z którego wysyłane są wiadomości, korzystając z autoryzacji e-mailowej, takiej jak DKIM (DomainKeys Identified Mail) czy SPF (Sender Policy Framework).

Warto też stale monitorować komunikaty zwrotne otrzymywane po miękkim odbiciu. Zawierają one szczegółowe informacje na temat przyczyn odbicia, co pozwala lepiej zrozumieć, dlaczego e-mail nie został dostarczony.

​​Rola soft bounce

Soft bounce w kontekście kampanii e-mailowych dostarcza informacji o tymczasowych problemach z dostarczalnością wiadomości. Nie oznacza to trwałej utraty kontaktu z odbiorcą, ale jest sygnałem ostrzegawczym, który może posłużyć do optymalizacji kampanii.

Ma to znaczenie w ochronie reputacji nadawcy. Zbyt wysokie wartości współczynnika odrzuceń mogą negatywnie wpływać na postrzeganie domeny przez dostawców usług pocztowych, co może prowadzić do dalszych problemów z dostarczalnością wiadomości.