Plan awaryjny – co to jest i jak go stworzyć?

Posiadanie planu awaryjnego jest nieodzownym elementem zarządzania każdą firmą. Plan ten pomaga przedsiębiorstwom przygotować się na różnorodne sytuacje kryzysowe, tj. awarie techniczne, klęski żywiołowe, cyberataki czy inne nieprzewidziane zdarzenia, które mogą zakłócić normalne funkcjonowanie firmy.

Z tego artykułu dowiesz się: 

• Czym jest plan awaryjny firmy?
• Jakie rodzaje zagrożeń powinien obejmować plan awaryjny?
• Jak powinna wyglądać struktura planu awaryjnego firmy?
• Jak stworzyć plan awaryjny firmy?

Plan awaryjny – definicja

Plan awaryjny firmy to dokument, który opisuje procedury w razie sytuacji, takich jak awarie systemów informatycznych, pożary, przerwy w dostawach prądu, katastrofy naturalne, ataki cybernetyczne oraz inne nieprzewidziane zdarzenia, które mogą zakłócić normalne funkcjonowanie firmy.

Plan awaryjny to szczegółowy dokument, który określa procedury postępowania w przypadku wystąpienia różnych rodzajów kryzysów.

Definicja planu awaryjnego

Filozofia tworzenia planów awaryjnych opiera się m.in. na prawie Murphy’ego, które mówi, że “wszystko, co może pójść nie tak, pójdzie nie tak”. To właśnie ta zasada motywuje organizacje do przygotowywania się na najbardziej nieprawdopodobne scenariusze.

Celem planu awaryjnego jest zapewnienie ciągłości działania firmy w sytuacjach kryzysowych. Zawiera on konkretne instrukcje, które pomagają pracownikom i menedżerom szybko i skutecznie reagować na kryzysy, minimalizując negatywne skutki dla organizacji. Plan awaryjny powinien obejmować:

• Procedury techniczne – kroki do podjęcia w przypadku awarii systemów IT, tj. odzyskiwanie danych, przełączenie na systemy zapasowe oraz procedury naprawcze.
• Procedury operacyjne – instrukcje dotyczące ewakuacji w przypadku pożaru, zarządzania przerwami w dostawach prądu oraz kontynuacji operacji biznesowych w przypadku katastrof naturalnych.
• Procedury komunikacyjne – plany informowania pracowników, klientów, dostawców oraz innych interesariuszy o zaistniałej sytuacji i podejmowanych działaniach.

Rodzaje zagrożeń, które powinien obejmować plan awaryjny

Aby plan awaryjny firmy był skuteczny, musi uwzględniać różnorodne zagrożenia, które mogą zakłócić jej działalność. Zagrożenia te mogą pochodzić zarówno z wnętrza organizacji, jak i z zewnątrz. Dodatkowo, niektóre branże są narażone na specyficzne ryzyka, które również powinny być uwzględnione w planie.

Zagrożenia wewnętrzne

Obejmują one m.in.:

• Awarie systemów informatycznych – przestoje w działaniu systemów IT mogą paraliżować operacje firmy. Plan awaryjny powinien zawierać procedury dotyczące odzyskiwania danych, uruchamiania zapasowych systemów oraz szybkie naprawy infrastruktury IT.
• Błędy ludzkie – czynniki ludzkie, tj. niewłaściwe działania pracowników, mogą prowadzić do poważnych problemów operacyjnych. Plan powinien uwzględniać szkolenia, procedury kontrolne oraz plany reagowania na błędy.
• Pożary – pożary stanowią poważne zagrożenie dla każdej firmy. Plan awaryjny powinien obejmować procedury ewakuacyjne, systemy alarmowe, regularne ćwiczenia pożarowe oraz środki ochrony przeciwpożarowej.
• Włamania i kradzieże – kradzieże i włamania mogą prowadzić do strat finansowych i pogorszenia reputacji firmy. W tym celu niezbędne są zabezpieczenia fizyczne, procedury bezpieczeństwa oraz plany reagowania na incydenty.

Zagrożenia zewnętrzne

Są to m.in.:

• Katastrofy naturalne – trzęsienia ziemi, powodzie, huragany i inne katastrofy naturalne mogą poważnie zakłócić działalność firmy. Plan awaryjny powinien obejmować procedury ewakuacyjne, zabezpieczenia budynków oraz plany odzyskiwania po katastrofie.
• Przerwy w dostawach prądu – długotrwałe przerwy w dostawie energii elektrycznej mogą paraliżować operacje. Plan powinien zawierać strategie korzystania z generatorów awaryjnych, UPS oraz planów kontynuacji pracy w przypadku przerwy w dostawach.
• Ataki cybernetyczne – firmy mogą być celem ataków terrorystycznych, które zagrażają bezpieczeństwu danych firmy oraz jej klientów. Plan powinien obejmować procedury, jakich należy przestrzegać w przypadku takiej sytuacji, oraz regularnie przeprowadzać szkolenia w zakresie cyberbezpieczeństwa.
• Epidemie – epidemie (np. COVID-19) mogą wpłynąć na zdrowie pracowników i operacje firmy. Plan awaryjny powinien obejmować procedury higieniczne, strategie pracy zdalnej oraz plany kontynuacji działalności w warunkach pandemii.
• Zmiany regulacji prawnych – nagłe zmiany w przepisach prawnych mogą wpłynąć na operacje i zgodność z regulacjami. Plan powinien zawierać monitorowanie zmian w przepisach oraz procedury szybkiego dostosowania się do nowych wymagań.

Struktura planu awaryjnego firmy

Skuteczny plan awaryjny jest niezbędny dla zapewnienia ciągłości działania firmy w obliczu różnorodnych zagrożeń. Struktura planu awaryjnego powinna być przejrzysta i systematyczna, obejmując wszystkie etapy zarządzania kryzysowego od identyfikacji ryzyka po regularną aktualizację procedur.

Elementy typowej struktury planu awaryjnego to:

Analiza ryzyka

Analiza ryzyka powinna zawierać zidentyfikowanie wszystkich możliwych zagrożeń, które mogą wpłynąć na działalność firmy. Mogą one obejmować zagrożenia wewnętrzne, takie jak awarie systemów IT, błędy ludzkie czy pożary oraz zagrożenia zewnętrzne, jak katastrofy naturalne, ataki cybernetyczne czy zmiany regulacji prawnych.

Ponadto, każde zidentyfikowane zagrożenie powinno być ocenione pod kątem prawdopodobieństwa jego wystąpienia oraz potencjalnych skutków dla firmy. Ocena ta pozwala na priorytetyzację zagrożeń i skoncentrowanie zasobów na tych najbardziej krytycznych.

Planowanie awaryjne

Dla każdego zidentyfikowanego zagrożenia należy opracować szczegółowe procedury postępowania. Procedury te powinny określać konkretne kroki, które należy podjąć w przypadku wystąpienia danego zagrożenia, w tym odpowiedzialność poszczególnych osób oraz zasoby, które będą potrzebne do zarządzania kryzysem. Plany zapasowe zapewniają dodatkową warstwę bezpieczeństwa i mogą obejmować alternatywne lokalizacje pracy, dostawców oraz systemy informatyczne.

Wdrażanie planu awaryjnego

Kluczowym elementem wdrożenia planu awaryjnego jest zapoznanie wszystkich pracowników z jego treścią. Pracownicy powinni znać swoje role i obowiązki w sytuacjach kryzysowych oraz wiedzieć, gdzie znaleźć szczegółowe procedury.

Przeszkolenie pracowników w zakresie procedur postępowania jest niezbędne dla zapewnienia skutecznego działania planu awaryjnego. Regularne ćwiczenia praktyczne, takie jak symulacje kryzysowe, pomagają pracownikom utrwalić wiedzę i przygotować się na rzeczywiste sytuacje kryzysowe.

Testowanie planu awaryjnego

Plan awaryjny powinien być regularnie testowany, aby upewnić się, że jest skuteczny i wykonalny. Testowanie może obejmować symulacje, ćwiczenia praktyczne oraz testy systemów IT.

Testowanie planu pozwala na zidentyfikowanie ewentualnych luk i słabych punktów w procedurach, a wykryte problemy powinny być natychmiast korygowane, by plan był w pełni operacyjny w razie potrzeby. 

Aktualizacja planu awaryjnego

Ciągłe monitorowanie zmian w otoczeniu biznesowym, technologii oraz regulacjach prawnych jest kluczowe dla utrzymania aktualności planu awaryjnego. Na podstawie monitoringu i wyników testów, plan awaryjny powinien być regularnie aktualizowany, a każda zmiana w strukturze firmy, technologii lub procedurach operacyjnych powinna być uwzględniona w planie, by zapewnić jego skuteczność.

Tworzenie planu awaryjnego firmy

Stworzenie skutecznego planu awaryjnego firmy jest niezwykle ważne dla zapewnienia ciągłości działania i minimalizacji skutków potencjalnych kryzysów. Proces ten wymaga starannego planowania, współpracy między działami oraz regularnej aktualizacji.

Aby stworzyć plan awaryjny firmy:

• Powołaj przedstawicieli zespołu ds. zarządzania kryzysowego – pierwszym krokiem jest powołanie zespołu ds. zarządzania kryzysowego, który będzie odpowiedzialny za opracowanie i wdrożenie planu awaryjnego. Zespół powinien składać się z przedstawicieli różnych działów firmy, takich jak IT, produkcja, marketing, finanse i kadry. Taka różnorodność zapewnia, że plan uwzględnia wszystkie aspekty działalności firmy.
• Określ potencjalne zagrożenia – przeprowadź burzę mózgów z zespołem, aby zidentyfikować wszystkie potencjalne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na firmę. Mogą to być zagrożenia wewnętrzne (np. awarie systemów informatycznych, błędy ludzkie) oraz zagrożenia zewnętrzne (np. katastrofy naturalne, przerwy w dostawach prądu, ataki cybernetyczne).
• Oceń ryzyko – po zidentyfikowaniu zagrożeń, przeprowadź ocenę ryzyka i oceń prawdopodobieństwo wystąpienia każdego zagrożenia oraz jego potencjalne skutki dla firmy. Ta ocena pozwoli priorytetyzować zagrożenia i skupić się na tych, które mają największy wpływ na działalność firmy.
• Opracuj procedury postępowania – dla każdego zidentyfikowanego zagrożenia opracuj szczegółowe procedury postępowania. Procedury te powinny określać, kto co robi i w jakim czasie w przypadku wystąpienia danego zagrożenia. Uwzględnij także alternatywne plany działania na wypadek, gdyby podstawowe procedury zawiodły.
• Udokumentuj plan awaryjny – zapisz plan awaryjny w formie przejrzystego i łatwego do zrozumienia dokumentu. Dokument powinien zawierać wszystkie procedury postępowania, kontakty awaryjne, zasoby oraz instrukcje dotyczące komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Upewnij się, że dokument jest dostępny dla wszystkich kluczowych pracowników.
• Przetestuj plan awaryjny – regularnie testuj plan awaryjny, aby upewnić się, że jest on skuteczny i aktualny. Przeprowadzaj symulacje kryzysowe oraz ćwiczenia praktyczne, które pomogą zidentyfikować ewentualne luki i słabe punkty w planie. Na podstawie wyników testów dokonuj niezbędnych korekt.
• Szkol pracowników – przeszkol wszystkich pracowników w zakresie procedur postępowania określonych w planie awaryjnym. Upewnij się, że każdy pracownik zna swoje role i obowiązki w sytuacjach kryzysowych oraz wie, jak korzystać z zasobów awaryjnych.
• Komunikuj plan awaryjny – poinformuj wszystkich pracowników o istnieniu planu awaryjnego i o tym, jak uzyskać do niego dostęp. Regularnie przypominaj o znaczeniu planu oraz aktualizacjach, aby wszyscy byli na bieżąco z procedurami.
• Aktualizuj plan awaryjny – regularnie aktualizuj plan awaryjny, aby dostosować go do bieżącej sytuacji oraz zmian w otoczeniu biznesowym, technologii czy strukturze firmy. Monitoruj nowe zagrożenia i wprowadzaj niezbędne modyfikacje, aby plan był zawsze skuteczny i aktualny.

Stworzenie planu awaryjnego jest strategicznym elementem zarządzania każdą firmą, niezależnie od jej wielkości czy branży. Dzięki starannemu przygotowaniu i ciągłej gotowości, przedsiębiorstwa mogą skutecznie zarządzać kryzysami i zapewnić ciągłość swojego działania.