
Plan awaryjny – co to jest i jak go stworzyć?

Posiadanie planu awaryjnego jest nieodzownym elementem zarządzania każdą firmą. Plan ten pomaga przedsiębiorstwom przygotować się na różnorodne sytuacje kryzysowe, tj. awarie techniczne, klęski żywiołowe, cyberataki czy inne nieprzewidziane zdarzenia, które mogą zakłócić normalne funkcjonowanie firmy.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym jest plan awaryjny firmy?
- Jakie rodzaje zagrożeń powinien obejmować plan awaryjny?
- Jak powinna wyglądać struktura planu awaryjnego firmy?
- Jak stworzyć plan awaryjny firmy?
Plan awaryjny – definicja
Plan awaryjny firmy to dokument, który opisuje procedury w razie sytuacji, takich jak awarie systemów informatycznych, pożary, przerwy w dostawach prądu, katastrofy naturalne, ataki cybernetyczne oraz inne nieprzewidziane zdarzenia, które mogą zakłócić normalne funkcjonowanie firmy.
Plan awaryjny to szczegółowy dokument, który określa procedury postępowania w przypadku wystąpienia różnych rodzajów kryzysów.
Definicja planu awaryjnego
Filozofia tworzenia planów awaryjnych opiera się m.in. na prawie Murphy’ego, które mówi, że “wszystko, co może pójść nie tak, pójdzie nie tak”. To właśnie ta zasada motywuje organizacje do przygotowywania się na najbardziej nieprawdopodobne scenariusze.
Celem planu awaryjnego jest zapewnienie ciągłości działania firmy w sytuacjach kryzysowych. Zawiera on konkretne instrukcje, które pomagają pracownikom i menedżerom szybko i skutecznie reagować na kryzysy, minimalizując negatywne skutki dla organizacji. Plan awaryjny powinien obejmować:
- Procedury techniczne – kroki do podjęcia w przypadku awarii systemów IT, tj. odzyskiwanie danych, przełączenie na systemy zapasowe oraz procedury naprawcze.
- Procedury operacyjne – instrukcje dotyczące ewakuacji w przypadku pożaru, zarządzania przerwami w dostawach prądu oraz kontynuacji operacji biznesowych w przypadku katastrof naturalnych.
- Procedury komunikacyjne – plany informowania pracowników, klientów, dostawców oraz innych interesariuszy o zaistniałej sytuacji i podejmowanych działaniach.
Rodzaje zagrożeń, które powinien obejmować plan awaryjny
Aby plan awaryjny firmy był skuteczny, musi uwzględniać różnorodne zagrożenia, które mogą zakłócić jej działalność. Zagrożenia te mogą pochodzić zarówno z wnętrza organizacji, jak i z zewnątrz. Dodatkowo, niektóre branże są narażone na specyficzne ryzyka, które również powinny być uwzględnione w planie.
Zagrożenia wewnętrzne
Obejmują one m.in.:
- Awarie systemów informatycznych – przestoje w działaniu systemów IT mogą paraliżować operacje firmy. Plan awaryjny powinien zawierać procedury dotyczące odzyskiwania danych, uruchamiania zapasowych systemów oraz szybkie naprawy infrastruktury IT.
- Błędy ludzkie – czynniki ludzkie, tj. niewłaściwe działania pracowników, mogą prowadzić do poważnych problemów operacyjnych. Plan powinien uwzględniać szkolenia, procedury kontrolne oraz plany reagowania na błędy.
- Pożary – pożary stanowią poważne zagrożenie dla każdej firmy. Plan awaryjny powinien obejmować procedury ewakuacyjne, systemy alarmowe, regularne ćwiczenia pożarowe oraz środki ochrony przeciwpożarowej.
- Włamania i kradzieże – kradzieże i włamania mogą prowadzić do strat finansowych i pogorszenia reputacji firmy. W tym celu niezbędne są zabezpieczenia fizyczne, procedury bezpieczeństwa oraz plany reagowania na incydenty.
Zagrożenia zewnętrzne
Są to m.in.:
- Katastrofy naturalne – trzęsienia ziemi, powodzie, huragany i inne katastrofy naturalne mogą poważnie zakłócić działalność firmy. Plan awaryjny powinien obejmować procedury ewakuacyjne, zabezpieczenia budynków oraz plany odzyskiwania po katastrofie.
- Przerwy w dostawach prądu – długotrwałe przerwy w dostawie energii elektrycznej mogą paraliżować operacje. Plan powinien zawierać strategie korzystania z generatorów awaryjnych, UPS oraz planów kontynuacji pracy w przypadku przerwy w dostawach.
- Ataki cybernetyczne – firmy mogą być celem ataków terrorystycznych, które zagrażają bezpieczeństwu danych firmy oraz jej klientów. Plan powinien obejmować procedury, jakich należy przestrzegać w przypadku takiej sytuacji, oraz regularnie przeprowadzać szkolenia w zakresie cyberbezpieczeństwa.
- Epidemie – epidemie (np. COVID-19) mogą wpłynąć na zdrowie pracowników i operacje firmy. Plan awaryjny powinien obejmować procedury higieniczne, strategie pracy zdalnej oraz plany kontynuacji działalności w warunkach pandemii.
- Zmiany regulacji prawnych – nagłe zmiany w przepisach prawnych mogą wpłynąć na operacje i zgodność z regulacjami. Plan powinien zawierać monitorowanie zmian w przepisach oraz procedury szybkiego dostosowania się do nowych wymagań.
Struktura planu awaryjnego firmy
Skuteczny plan awaryjny jest niezbędny dla zapewnienia ciągłości działania firmy w obliczu różnorodnych zagrożeń. Struktura planu awaryjnego powinna być przejrzysta i systematyczna, obejmując wszystkie etapy zarządzania kryzysowego od identyfikacji ryzyka po regularną aktualizację procedur.
Elementy typowej struktury planu awaryjnego to: