Offboarding – jak zrobić to dobrze?

Offboarding to kluczowy element zarządzania zespołem, często niedoceniany w procesie zarządzania pracownikami. Skuteczny offboarding może nie tylko zapewnić płynne przejście dla odchodzących pracowników, ale także przynieść korzyści organizacji poprzez utrzymanie dobrych relacji i zdobywanie wartościowych informacji zwrotnych.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest offboarding?
• Czym różnią się offboarding i onboarding?
• Jakie są powody offboardingu?
• Jakie są elementy offboardingu?
• Jak wygląda automatyzacja offboardingu?
• Jakie są konsekwencje złego offboardingu?

Offboarding – definicja

Offboarding to nic innego jak moment opuszczenia organizacji przez pracownika w wyniku rezygnacji, zwolnienia, emerytury lub innych przyczyn. Często obejmuje zwrócenie sprzętu firmowego, przekazanie obowiązków i projektów innym pracownikom, zamykanie dostępów do systemów firmowych i przekazywanie wiedzy. Jest to również czas, w którym prowadzi się tzw. exit interviews, w których pracownik może podzielić się swoimi doświadczeniami i sugestiami, dotyczącymi firmy.

Offboarding to proces zarządzania odchodzeniem pracownika z organizacji, obejmujący wszystkie działania związane z jego odejściem, od przekazywania obowiązków po przeprowadzenie wywiadów wyjściowych.

Definicja offboardingu.

Offboarding jest istotnym elementem employer brandingu – reputacji i wizerunku firmy jako pracodawcy oraz jej zdolności do przyciągania i zatrzymywania talentów. Służy zachowaniu profesjonalnych relacji, zbieraniu informacji zwrotnych oraz zabezpieczeniu danych i zasobów firmy. Umożliwia też płynną kontynuację pracy i może przyczynić się do budowania sieci kontaktów zawodowych.

Offboarding a onboarding

Offboarding i onboarding pracownika są kluczowymi procesami w zarządzaniu personelem – można powiedzieć, że to dwie strony tej samej monety. Onboarding to proces wprowadzania nowego pracownika do organizacji – dzięki niemu nowi pracownicy powinni zrozumieć swoje role, oczekiwania pracodawcy, kulturę organizacyjną w firmie oraz uzyskać dostęp do niezbędnych zasobów i szkoleń.

Sposób zarządzania offboardingiem może wpływać na percepcję firmy przez obecnych i potencjalnych pracowników. Jeśli odchodzą oni z organizacji z negatywnymi odczuciami, może to zniechęcić potencjalnych kandydatów – byli pracownicy często dzielą się doświadczeniami na zewnątrz, co może wpływać na markę pracodawcy. Oba procesy są też ważne w procesie przekazywania wiedzy wewnątrz organizacji – onboarding koncentruje się na przekazywaniu wiedzy nowym pracownikom, offboarding pomaga w jej zabezpieczaniu, co zapewnia ciągłość pracy i minimalizuje zakłócenia.

Są to też okazje do zbierania informacji zwrotnych – onboarding pozwala zrozumieć, jak nowi pracownicy postrzegają firmę, a offboarding pozwala poznać zdanie odchodzących pracowników na tematy takie jak atmosfera w pracy czy kultura organizacyjna. Informacje można wykorzystać do ulepszania obu procesów i poprawy środowiska pracy.

Powody offboardingu

Offboarding może być wynikiem różnych przyczyn, które często pokrywają się z motywami indywidualnego odejścia pracownika z pracy. Pracownicy mogą rezygnować, ponieważ zdecydowali się poszukać lepszych możliwości rozwoju – powodami takiego stanu rzeczy może być niezrealizowany w starej firmie awans, chęć zmiany ścieżki kariery czy zdobycia nowych umiejętności.

Jednym z najważniejszych czynników wpływających na odejście z pracy są nieodpowiednie warunki pracy – niskie wynagrodzenie, złe środowisko pracy czy konflikty w zespole zespołowe. Potwierdza to raport przygotowany przez No Fluff Jobs (mimo iż tyczy się on branży IT, jego wnioski są dość uniwersalne) – 78% ludzi odchodzi z powodów finansowych, a kolejnymi ważnymi powodami są niezadowolenie z kultury organizacyjnej, słaba komunikacja i toksyczne środowisko pracy^[1].

Pracownicy mogą też odejść w poszukiwaniu lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, zwłaszcza jeśli obecna praca nie oferuje elastycznych godzin czy możliwości pracy zdalnej. Także zmiana miejsca zamieszkania, zarówno z powodów osobistych, jak i zawodowych, wpływa na zmianę pracy.

Także problemy zdrowotne lub rodzinne, które wymagają więcej czasu i uwagi, mogą być powodem odejścia z pracy, podobnie jak przejście na emeryturę. Warto też pamiętać o problemach spowodowanych samą pracą, zmęczenie i wypalenie zawodowe, szczególnie gdy pracownik nie widzi możliwości poprawy sytuacji, może prowadzić do decyzji o zmianie miejsca pracy – jak donosi raport przygotowany przez Związek Pracodawców i Przedsiębiorców, problem ten może tyczyć się nawet 31% pracowników umysłowych^[2].

Każdy z powodów offboardingu wymaga indywidualnego podejścia ze strony działu HR, zarówno w kontekście zrozumienia motywów odejścia, jak i zapewnienia, że proces offboardingu przebiega w sposób profesjonalny.

Elementy offboardingu

Offboarding to kompleksowy proces, który obejmuje różne etapy i działania, mające na celu zapewnienie płynnego przejścia pracownika z organizacji. Oto kilka kluczowych elementów offboardingu:

• Proces offboardingu rozpoczyna się od formalnego poinformowania odpowiednich osób w organizacji o odejściu pracownika. Ważne jest, aby informacja była uporządkowana i profesjonalna.
• Następnie należy opracować plan, w którym zostanie opisany sposób przekazania obowiązków i projektów odchodzącego pracownika innym członkom zespoły lub wyznaczonemu zastępcy, aby zapewnić ciągłość pracy.
• Pracownik powinien zwrócić wszelki sprzęt firmowy (laptopy, telefony czy karty dostępu) i inne przedmioty należące do firmy. Należy także zadbać, żeby zdał dostępy do systemów firmowych – dobrą praktyką jest blokada lub usunięcie kont odchodzącego pracownika.
• Kolejnym elementem jest wypełnienie przez pracownika tzw. obiegówki, czyli wszystkich niezbędnych dokumentów, takich jak rozliczenie finansowe, dokumentacja dotycząca świadczeń pracowniczych czy dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia. Także firma powinna przygotować niezbędną dokumentację – jeśli pracownik był zatrudniony na umowie o pracę, należy wydać mu świadectwo pracy, w przypadku innych umów dobrą praktyką jest wydawanie referencji i zaświadczeń.
• Następnie należy przeprowadzić exit interview (wywiad wyjściowy) z odchodzącym pracownikiem. Pozwoli to zrozumieć jego powody odejścia oraz zebrać informacje zwrotne na temat pracy i firmy, co można wykorzystać do przyszłych ulepszeń.
• Sympatycznym zwyczajem jest udzielenie wsparcia w postaci porad dotyczących rozwoju kariery czy pomocy w poszukiwaniu nowej pracy.
• Jednym z ostatnich etapów jest zorganizowanie pożegnania z odchodzącym pracownikiem w sposób, który uznaje jego wkład w firmę i zachęca do utrzymania pozytywnych relacji w przyszłości.
• Po odejściu pracownika offboarding nie kończy się – równie ważne są ciągła aktualizacja procedur i polityk oraz analiza i udoskonalanie procesu.

Automatyzacja offboardingu

Automatyzacja offboardingu polega na wykorzystaniu technologii do usprawnienia procesu odejścia pracownika z organizacji. Wszystkie systemy powinny być w miarę możliwości zintegrowane, aby zapewnić płynny przepływ informacji między działami i minimalizować ryzyko błędów – nie tylko ułatwia to zarządzanie procesem, ale także pomaga w utrzymaniu spójności i profesjonalizmu procedur.

Do tego celu często wykorzystuje się systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) – pomagają one w zarządzaniu dokumentacją, terminami i procedurami związanymi z odejściem pracowników. Przykładowo, w trakcie offboardingu można automatycznie wysyłać powiadomienia do odpowiednich działów, takich jak IT, finanse czy bezpieczeństwo, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne kroki zostaną podjęte.

W automatyzacji offboardingu sprawdzają się też narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami – mogą one pomóc planować i monitorować np. proces przekazywania obowiązków i zadań. Z kolei do zarządzania zwrotem sprzętu i odłączaniem dostępu do systemów firmowych można wykorzystać oprogramowanie do zarządzania aktywami i licencjami. Do przeprowadzenia wywiadów wyjściowych można zastosować narzędzia do tworzenia ankiet i formularzy online.

Konsekwencje złego offboardingu

Zły offboarding może mieć szereg negatywnych konsekwencji dla organizacji, zarówno krótko-, jak i długookresowych. Jednym z większych jest ryzyko utraty wiedzy i doświadczenia, ponieważ odchodzący pracownik może zabrać ze sobą cenne umiejętności i informacje, nie przekazując ich następcom lub kolegom, co może prowadzić do zakłóceń w pracy i zwiększenia obciążenia dla pozostałych pracowników.

Firmy mogą też stracić możliwość uzyskania wartościowych informacji zwrotnych – wywiady wyjściowe przeprowadzone w ramach offboardingu często dostarczają cennych wskazówek, jak poprawić zarządzanie, kulturę organizacyjną i zatrzymać kluczowych pracowników. Brak tych informacji oznacza utraconą szansę na rozwój i poprawę.

Źle przeprowadzony offboarding może negatywnie wpłynąć na morale i zaangażowanie pozostałych pracowników. Świadomość, że towarzysze odchodzą w negatywnych okolicznościach, może obniżyć poziom ich zaufania do organizacji, co może prowadzić do większej rotacji i trudności w procesie rekrutacji pracowników – negatywnie wpływa to na wizerunek marki.

Nie wolno też zapominać o zagrożeniu dla bezpieczeństwa danych. Bez odpowiedniego procesu offboardingu byli pracownicy mogą zachować dostęp do wrażliwych informacji, co stwarza ryzyko wycieku danych lub ich niewłaściwego wykorzystania.