Offboarding – co to jest i jak go przeprowadzić?

Offboarding to ważny element zarządzania zespołem, często niedoceniany w procesie zarządzania pracownikami. Skuteczny offboarding może nie tylko zapewnić płynne przejście dla odchodzących pracowników, ale także przynieść korzyści organizacji poprzez utrzymanie dobrych relacji i zdobywanie wartościowych informacji zwrotnych.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest offboarding?
• Jakie są zależności między offboardingiem a onboardingiem?
• Jakie są powody offboardingu pracownika?
• Jak przeprowadzić offboarding pracownika?
• Jak powinien przebiegać zdalny offboarding?
• Jak zautomatyzować offboarding?
• Jakie są korzyści z dobrze przeprowadzonego offboardingu?

Offboarding – definicja

Offboarding to nic innego jak moment opuszczenia organizacji przez pracownika w wyniku rezygnacji, zwolnienia, emerytury lub innych przyczyn. Często obejmuje zwrócenie sprzętu firmowego, przekazanie zadań i projektów innym pracownikom, zamykanie dostępów do systemów firmowych i przekazywanie wiedzy. Jest to również czas, w którym prowadzi się tzw. exit interviews, w których pracownik może podzielić się swoimi doświadczeniami i sugestiami, dotyczącymi firmy.

Offboarding to proces zarządzania odchodzeniem pracownika z organizacji, obejmujący wszystkie działania związane z jego odejściem, od przekazywania obowiązków po przeprowadzenie wywiadów wyjściowych.

Definicja offboardingu

Offboarding jest istotnym elementem employer brandingu – reputacji i wizerunku firmy jako pracodawcy oraz jej zdolności do przyciągania i zatrzymywania talentów. Służy zachowaniu profesjonalnych relacji, zbieraniu informacji zwrotnych oraz zabezpieczeniu danych i zasobów firmy.

Trzeba jednak podchodzić do procesu offboardingu pracownika z należytą ostrożnością, ponieważ stres związany z utratą pracy jest jednym z najbardziej stresujących doświadczeń życiowych (jest prawie tak samo silny jak w przypadku choroby członka rodziny). Oznacza to, że rozstanie pracownika z organizacją jest elementem employer brandingu firmy, a więc cały proces ma kluczowe znaczenie w budowaniu wizerunku organizacji oraz utrzymaniu morale całego zespołu.

Offboarding a onboarding

Można powiedzieć, że offboarding pracownika i onboarding to dwie strony tej samej monety. Onboarding to proces wprowadzania nowego pracownika do danego zakładu pracy, dzięki któremu nowe osoby mogą zrozumieć swoje role, oczekiwania pracodawcy, kulturę organizacyjną w firmie oraz uzyskać dostęp do niezbędnych zasobów i szkoleń.

Sposób zarządzania offboardingiem może wpływać na percepcję firmy przez obecnych i potencjalnych członków zespołu. Jeśli odchodzą oni z organizacji z negatywnymi odczuciami, może to zniechęcić potencjalnych kandydatów. Byli pracownicy często dzielą się doświadczeniami na zewnątrz, co może wpływać na markę pracodawcy, a więc skutecznie przeprowadzony proces zakończenia współpracy może mieć niebagatelne znaczenie w zatrudnianiu nowych osób.

Oba procesy są też ważne w procesie przekazywania wiedzy wewnątrz organizacji – onboarding pracownika koncentruje się na przekazywaniu wiedzy nowym osobom, offboarding pomaga w jej zabezpieczaniu, co zapewnia ciągłość pracy i minimalizuje zakłócenia.

Są to też okazje do zbierania informacji zwrotnych – onboarding pozwala zrozumieć, jak nowi pracownicy postrzegają firmę, a przeprowadzenie exit interview w trakcie offboardingu pozwala poznać zdanie odchodzących osób na tematy takie jak atmosfera w pracy czy kultura organizacyjna w firmie. Informacje można wykorzystać do identyfikacji najczęstszych przyczyn rozstania, co pozwoli m.in. usprawnić przebieg całego procesu, ale również może być podstawą do działań mających na celu minimalizację zmian kadrowych.

Powody offboardingu pracownika

Offboarding pracownika może być wynikiem różnych przyczyn, które często pokrywają się z motywami indywidualnego odejścia osoby z pracy. Pracownicy mogą rezygnować, ponieważ zdecydowali się poszukać lepszych możliwości rozwoju – powodami takiego stanu rzeczy może być niezrealizowany w starej firmie awans, chęć zmiany ścieżki kariery czy zdobycia nowych umiejętności.

Jednym z najważniejszych czynników wpływających na odejście z pracy są nieodpowiednie warunki pracy – niskie wynagrodzenie, złe środowisko pracy czy konflikty w zespole zespołowe. Potwierdza to raport przygotowany przez No Fluff Jobs (mimo iż tyczy się on branży IT, jego wnioski są dość uniwersalne) – 78% ludzi odchodzi z powodów finansowych, a kolejnymi ważnymi powodami są niezadowolenie z kultury organizacyjnej, słaba komunikacja i toksyczne środowisko pracy^[1].

Ludzie mogą też odejść w poszukiwaniu lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, zwłaszcza jeśli obecna praca nie oferuje elastycznych godzin czy możliwości pracy zdalnej. Także zmiana miejsca zamieszkania, zarówno z powodów osobistych, jak i zawodowych, wpływa na zmianę pracy.

Także problemy zdrowotne lub rodzinne, które wymagają więcej czasu i uwagi, mogą być powodem odejścia z pracy, podobnie jak przejście na emeryturę. Warto też pamiętać o problemach spowodowanych samą pracą, zmęczenie i wypalenie zawodowe, szczególnie gdy osoba nie widzi możliwości poprawy sytuacji, może prowadzić do decyzji o zmianie miejsca pracy – jak donosi raport przygotowany przez Związek Pracodawców i Przedsiębiorców, problem ten może tyczyć się nawet 31% pracowników umysłowych^[2].

Każdy z powodów offboardingu wymaga indywidualnego podejścia ze strony działu HR, zarówno w kontekście zrozumienia motywów odejścia, jak i zapewnienia, że proces offboardingu przebiega w sposób profesjonalny.

Przeprowadzanie offboardingu pracownika

Offboarding obejmuje następujące etapy i działania:

Poinformowanie pracownika o odejściu

Proces offboardingu rozpoczyna się od formalnego poinformowania zarówno pracownika, jak i odpowiednich osób w organizacji o jego odejściu – jest to punkt wyjścia do ustalenia formalnych warunków rozstania.

W przypadku rozwiązania umowy przez pracodawcę ważne jest, aby komunikat o tym fakcie przekazać w sposób profesjonalny, z poszanowaniem godności danej oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Gdy to pracownik składa wypowiedzenie, należy upewnić się, że jest ono prawidłowo sformułowane i zgodne z umową oraz przepisami dotyczącymi okresu wypowiedzenia.

W obu wypadkach trzeba zachować profesjonalizm i trzymać się zarówno przepisów prawa pracy, jak i elementarnych zasad kultury biznesowej – w ten sposób można ostudzić negatywne emocje (te raczej na pewno się pojawią) i zminimalizować ryzyko sytuacji konfliktowej.

Informacja o odejściu członka zespołu została przekazana odpowiednim działom, takim jak HR, IT, księgowość oraz bezpośredni przełożeni. Szczególnie ważne jest też poinformowanie zespołu, w którym dana osoba pracowała, ponieważ pozwoli to jego pozostałym członkom przygotować się na nowe zadania.

W przypadku stanowisk niezbędnych dla funkcjonowania firmy niezbędne może być stopniowe przekazywanie tej informacji w sposób kontrolowany, aby uniknąć zakłóceń w pracy oraz negatywnego wpływu na morale zespołu. Warto także zadbać o właściwą komunikację wewnętrzną, aby uniknąć dezinformacji lub spekulacji w organizacji.

Plan odejścia i przekazania obowiązków

Po oficjalnym potwierdzeniu odejścia trzeba opracować szczegółowy plan przekazania zadań i projektów danej osoby pozostałym pracownikom, żeby zapewnić płynność operacyjną i zminimalizować ryzyko zakłóceń w działalności. Plan powinien obejmować identyfikację wszystkich zadań, projektów i procesów, za które odpowiada pracownik, a następnie przypisanie ich do innych członków zespołu lub nowo zatrudnionej osoby.

Jeżeli na stanowisko odchodzącej osoby został już wyznaczony następca, warto zaplanować okres przejściowy, w którym możliwe będzie stopniowe wdrożenie nowej osoby. Jeśli rekrutacja na zastępstwo dopiero się rozpoczęła, przekazanie wiedzy powinno obejmować dokumentację wewnętrzną, procedury oraz kontakty, które mogą być pomocne w dalszym prowadzeniu projektów.

Dobrą praktyką jest także organizacja spotkania podsumowującego z przełożonym oraz członkami zespołu, aby określić priorytety i zadania, które wymagają szczególnej uwagi przed odejściem pracownika. W przypadku ról menedżerskich lub specjalistycznych warto przeprowadzić szczegółową dokumentację wiedzy danej osoby, np. poprzez instrukcje, raporty lub nagrania szkoleń dla przyszłego zastępcy.

Zwrot firmowego sprzętu przez pracownika

Ważnym elementem offboardingu jest uporządkowanie kwestii związanych ze zwrotem sprzętu firmowego. Pracownik powinien oddać wszystkie urządzenia i przedmioty będące własnością firmy, w tym samochód służbowy, laptopy, telefony służbowe, karty dostępu, identyfikatory, klucze do biura, dokumenty oraz wszelkie inne narzędzia pracy. Zwrot sprzętu powinien być odnotowany w odpowiednim rejestrze, a jego stan techniczny skontrolowany przez dział IT lub osobę odpowiedzialną za sprzęt firmowy. Przekazanie dokumentów, firmowych danych i zwrot sprzętu z reguły odbywają się na samym końcu okresu wypowiedzenia.

Równie istotne jest zablokowanie dostępów odchodzącej osoby do systemów i danych organizacyjnych. Należy przeprowadzić audyt kont użytkownika, usunąć dostępy do systemów, zablokować adres e-mail oraz wyłączyć wszelkie zdalne połączenia, np. poprzez VPN. W przypadku osób posiadających dostęp do krytycznych systemów lub danych poufnych kluczowe jest dokładne sprawdzenie, czy wszelkie uprawnienia zostały prawidłowo cofnięte i czy zachowano bezpieczeństwo danych firmowych.

W niektórych przypadkach warto przeprowadzić archiwizację istotnych plików i e-maili, które mogą być potrzebne do dalszej pracy zespołu. Dobrą praktyką jest także poinformowanie współpracowników i klientów o nowej osobie kontaktowej, aby uniknąć dezorganizacji i problemów komunikacyjnych po odejściu pracownika.

Wypełnienie obiegówki i dopełnienie formalności związanych z umową

Wypełnienie obiegówki służy uporządkowaniu wszystkich kwestii administracyjnych i logistycznych związanych z odejściem członka zespołu. Procedura ta obejmuje potwierdzenie zwrotu sprzętu służbowego, dostępu do systemów firmowych, dokumentacji czy kart benefitowych, a także uregulowanie wszelkich zobowiązań finansowych, takich jak rozliczenie niewykorzystanego urlopu czy premii.

Trzeba pamiętać, że zakończenie współpracy wymaga uregulowania kwestii związanych z wypłatą wynagrodzenia za ostatni okres pracy (z reguły jest to miesiąc, ale niektóre firmy rozliczają się tygodniowo). Czasami bowiem może zdarzyć się, że przez usunięcie osoby z firmowych rejestrów, nie dostanie ona wypłaty, dlatego dobrze jest najpierw odebrać dostępy, potem zrobić przelew i dopiero po nim usunąć daną osobą z baz danych.

W przypadku urlopu wypoczynkowego wiele firm wysyła odchodzące osoby na urlop, żeby wykorzystały one zaległe dni wolnego – w innym wypadku bowiem trzeba zapłacić pracownikowi za niewykorzystane dni.

Firma, oprócz przyjęcia wypełnionej obiegówki, powinna przygotować odpowiednie dokumenty dla odchodzącej osoby. W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę obowiązkowe jest wydanie świadectwa pracy, które potwierdza okres zatrudnienia oraz charakter wykonywanej pracy. Dobrą praktyką jest również przygotowanie referencji dla pracownika, zwłaszcza w sytuacjach, gdy opuszcza on firmę w wyniku restrukturyzacji lub redukcji etatów. W przypadku umów cywilnoprawnych warto dostarczyć zaświadczenie o okresie współpracy oraz jej charakterze, co może być pomocne przy kolejnych rekrutacjach.

Ważnym aspektem zakończenia współpracy jest także poinformowanie pracownika o możliwościach dalszego dostępu do dokumentów, np. dotyczących rozliczeń podatkowych, oraz o ewentualnych zobowiązaniach po zakończeniu zatrudnienia, takich jak przestrzeganie klauzuli poufności czy zakazu konkurencji.

Exit interview

Przeprowadzenie exit interview, czyli rozmowy końcowej, to ważny element offboardingu, który umożliwia organizacji zebranie informacji zwrotnych od odchodzącej osoby. Jego celem jest zrozumienie powodów odejścia, identyfikacja potencjalnych problemów wewnętrznych oraz zebranie sugestii dotyczących poprawy warunków pracy, procesów czy kultury organizacyjnej.

Exit interview powinien być przeprowadzony w sposób profesjonalny, w atmosferze otwartości i bez presji, aby pracownik czuł się komfortowo i mógł swobodnie podzielić się swoimi uwagami. Pytania powinny orbitować wokół tematu doświadczeń pracownika z pracy, a więc poziomu satysfakcji, relacji w zespole, jakości zarządzania, procesów operacyjnych czy możliwości rozwoju. Warto również zapytać, co skłoniło pracownika do odejścia, a także co mogłyby wpłynąć na decyzję o pozostaniu w organizacji.

Exit interview powinno też uwzględniać moment na pytania pracownika – relacja pracy jest dwustronna, więc również pracownik powinien wiedzieć, dlaczego firma zdecydowała się zakończyć z nim współpracę lub z jakiego powodu go nie zatrzymała.

Zebrane informacje powinny zostać poddane analizie i – jeśli to możliwe – wykorzystane do wprowadzenia ulepszeń w funkcjonowaniu firmy. Konsekwentne prowadzenie exit interviews może pomóc w identyfikacji wzorców i problemów systemowych, co pozwala na skuteczniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi i zmniejszenie rotacji pracowników.

Porady dotyczące dalsze kariery

Dbanie o dobre relacje z byłymi pracownikami jest istotnym elementem budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy. Oprócz standardowych procedur formalnych, organizacja może zaoferować wsparcie w zakresie dalszego rozwoju zawodowego. Może to obejmować doradztwo dotyczące rynku pracy, pomoc w przygotowaniu CV i listu motywacyjnego, a także przekazanie kontaktów do firm rekrutacyjnych lub potencjalnych pracodawców.

Pożegnanie pracownika i aktualizacja procedur

Zorganizowanie pożegnania odchodzącego pracownika jest ważnym gestem uznania wkładu danej osoby w firmę. Może to przybrać różne formy – od nieformalnego spotkania zespołowego po oficjalne podziękowanie ze strony zarządu. Kluczowe jest, aby sposób pożegnania był dostosowany do kultury organizacyjnej oraz relacji, jakie pracownik nawiązał w firmie. Takie działanie nie tylko buduje pozytywne relacje, ale także wzmacnia wizerunek organizacji jako miejsca, które docenia swoich pracowników.

Proces offboardingu nie kończy się jednak na zakończeniu obowiązku świadczenia pracy przez danego pracownika. Organizacje powinny regularnie analizować i aktualizować swoje procedury związane z offboardingiem, dostosowując je do zmieniających się regulacji prawnych i oczekiwań pracowników. Warto również prowadzić ewaluację skuteczności stosowanych praktyk, np. poprzez analizę danych z exit interviews oraz wskaźnika rotacji.

Przebieg zdalnego offboardingu

Czy da się przeprowadzić zdalnie offboarding pracownika? Tak, ale trzeba pamiętać, żeby trzymać się kilku dobrych praktyk.

Zdalny offboarding wymaga precyzyjnego planowania i skutecznej koordynacji między działami HR, IT i przełożonymi, aby zapewnić sprawne i profesjonalne zakończenie współpracy. Przede wszystkim trzeba jasno i terminowo poinformować pracownika o procedurach oraz zapewnić mu dostępu do niezbędnych dokumentów, które mogą być przekazywane elektronicznie.

Weryfikacja zwrotu sprzętu powinna obejmować organizację bezpiecznej wysyłki lub odbioru, a kwestie dostępu do systemów informatycznych muszą być dokładnie monitorowane, aby uniknąć ryzyka naruszeń bezpieczeństwa danych.

Exit interview powinno być przeprowadzone online, co umożliwia zebranie informacji zwrotnych na temat doświadczeń pracownika. Istotne jest również zadbanie o formalności, takie jak świadectwo pracy, rozliczenia i benefity, które powinny być dostarczone w formie cyfrowej.

Automatyzacja offboardingu

Automatyzacja offboardingu polega na wykorzystaniu technologii do usprawnienia procesu odejścia pracownika z organizacji. Wszystkie systemy powinny być w miarę możliwości zintegrowane, aby zapewnić płynny przepływ informacji między działami i minimalizować ryzyko błędów – nie tylko ułatwia to zarządzanie procesem, ale także pomaga w utrzymaniu spójności i profesjonalizmu procedur.

Do tego celu często wykorzystuje się systemy zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS) – pomagają one w zarządzaniu dokumentacją, terminami i procedurami związanymi z odejściem pracowników. Przykładowo, w trakcie offboardingu można automatycznie wysyłać powiadomienia do odpowiednich działów, takich jak IT, finanse czy bezpieczeństwo, aby upewnić się, że wszystkie niezbędne kroki zostaną podjęte.

W automatyzacji offboardingu sprawdzają się też narzędzia do zarządzania projektami i zadaniami – mogą one pomóc planować i monitorować np. proces przekazywania obowiązków i zadań. Z kolei do zarządzania zwrotem sprzętu i odłączaniem dostępu do systemów firmowych można wykorzystać oprogramowanie do zarządzania aktywami i licencjami. Do przeprowadzenia wywiadów wyjściowych można zastosować narzędzia do tworzenia ankiet i formularzy online.

Korzyści z dobrze przeprowadznego offboardingu

Jednym z najważniejszych aspektów procesu offboardingu jest zapewnienie ciągłości operacyjnej. Właściwe przekazanie obowiązków oraz wiedzy zgromadzonej przez odchodzącego pracownika minimalizuje ryzyko przestojów w pracy i utraty istotnych informacji. Przejrzysty proces pozwala płynnie wdrożyć następcę, a w przypadku czasowego rozłożenia obowiązków na innych członków zespołu – umożliwia sprawne dostosowanie struktury pracy do nowej sytuacji.

Usystematyzowanie procesu zwrotu sprzętu oraz blokady dostępu do systemów informatycznych zmniejsza ryzyko nieautoryzowanego wykorzystania firmowych zasobów, co ma szczególne znaczenie w kontekście ochrony danych oraz zgodności z przepisami RODO i politykami bezpieczeństwa. Dodatkowo, formalne uregulowanie wszelkich zobowiązań finansowych oraz administracyjnych pozwala uniknąć potencjalnych roszczeń i sporów prawnych.

Z perspektywy długoterminowej ważne jest utrzymanie pozytywnych relacji z byłymi pracownikami, ponieważ wpływa to na employer branding oraz postrzeganie organizacji na rynku. Byli pracownicy często pozostają ambasadorami marki, a ich opinie mogą kształtować wizerunek firmy, więc dbałość o profesjonalny proces odejścia sprzyja większemu zaangażowaniu i lojalności aktualnych członków zespołu, którzy mogą korzystać z doświadczeń byłych pracowników.

Exit interview oraz analiza przyczyn odejść dostarczają istotnych informacji dotyczących potencjalnych obszarów do poprawy, co może przyczynić się do optymalizacji polityki HR oraz zwiększenia retencji talentów w przyszłości. Organizacje, które regularnie wykorzystują dane z wywiadów wyjściowych, mogą skuteczniej wdrażać strategie zapobiegające rotacji oraz poprawiające warunki pracy.

Niektórzy odchodzący pracownicy mogą w przyszłości powrócić na inne stanowiska, już z większym doświadczeniem i nowymi kompetencjami. Ponadto, mogą one stać się cennymi partnerami biznesowymi lub rekomendować firmę jako godnego zaufania pracodawcę w swoich kręgach zawodowych.