Modelowanie procesów biznesowych – co to jest i na czym polega?

Efektywność stanowi podstawę sukcesu, więc modelowanie procesów biznesowych może być fundamentem optymalizacji i innowacji w organizacjach. W jaki sposób usprawnia operacje i redukuje koszty oraz zwiększa zdolność do szybkiego reagowania na zmiany?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest modelowanie procesów biznesowych?
• Jakie są cechy charakterystyczne modelowania procesów biznesowych?
• Jakie są etapy modelowania procesów biznesowych?
• Jakich narzędzi używa się w modelowaniu procesów biznesowych?
• Jaka jest rola modelowania procesów biznesowych?

Modelowanie procesów biznesowych – definicja

Modelowanie procesów biznesowych to metoda analizowania, projektowania, wdrażania i utrzymywania operacji wewnętrznych i zewnętrznych w organizacji. Polega na tworzeniu graficznych przedstawień procesów operacyjnych, dzięki czemu zarówno pracownicy, jak i kierownictwo mogą lepiej zrozumieć, monitorować i optymalizować wydajność. Wizualizacje ułatwiają identyfikację problemów, wąskich gardeł, a także możliwości usprawnienia i automatyzacji procesów biznesowych^[1].

Modelowanie procesów biznesowych to technika wizualizacji, analizy i optymalizacji przepływów pracy i operacji w organizacji, mająca na celu poprawę efektywności, w tym efektywności operacyjnej.

Definicja modelowania procesów biznesowych

Początków modelowania procesów biznesowych można szukać w latach 60. XX wieku – rosnąca złożoność operacji biznesowych i technologii informatycznych sprawiła, że organizacje zaczęły szukać sposobów ich uproszczenia. Początkowo skupiano się głównie na dokumentacji i usprawnianiu procesów produkcyjnych, ale rozwój informatyki i pojawienie się komputerów osobistych w latach 80. sprawiły, że modelowanie procesów biznesowych zyskało na znaczeniu^[2].

W latach 90. popularność tej metody wzrosła dzięki rozwojowi metod zarządzania jakością, takich jak Total Quality Management (TQM) i metodologia Six Sigma. Ważnym etapem było także wprowadzenie BPMN (Business Process Model and Notation) na początku XXI wieku, ponieważ zapewniło to standardowy język wizualizacji procesów.

Cechy charakterystyczne modelowania procesów biznesowych

Istnieje kilka cech, które wyróżniają modelowanie procesów biznesowych:

• Wizualizacja to nic innego jak tworzenie graficznych reprezentacji procesów, co ułatwia zrozumienie ich struktury i przepływu. Pomaga to w identyfikacji etapów procesu, zależności między różnymi działaniami, a także potencjalnych problemów lub wąskich gardeł.
• Standaryzacja poprzez zastosowanie BPMN zapewnia jednolitość i zrozumiałość modeli procesów biznesowych na całym świecie. Ułatwia też komunikację między różnymi osobami, działami i organizacjami.
• Jednym z głównych celów modelowania procesów biznesowych jest identyfikacja możliwości usprawnień. Analiza procesów pozwala wykryć nieefektywności, nadmierne koszty i inne problemy.
• Modelowanie procesów biznesowych często prowadzi do automatyzacji powtarzalnych zadań i procedur, co jest szczególnie ważne w przypadku skomplikowanych procesów, które wymagają dużej precyzji i spójności.
• Modelowanie umożliwia integrację różnorodnych procesów i systemów w organizacji. Dzięki temu organizacje mogą lepiej zarządzać zasobami i optymalizować przepływ pracy.
• Modelowanie procesów umożliwia identyfikację potencjalnych ryzyk na każdym etapie procesu, co pozwala minimalizować negatywne skutki nieoczekiwanych zdarzeń.

Etapy modelowania procesów biznesowych

Modelowanie procesów biznesowych rozpoczyna się od określania, co organizacja chce osiągnąć, dzięki czemu można przejść do identyfikacji konkretnych problemów lub możliwości usprawnień. Każdy proces biznesowy powinien być bezpośrednio powiązany z celami i strategią organizacji.

Nie da się jednak tego wykonać bez zebrania przez zespół projektowy danych o obecnych procesach. Wymaga to rozmów z pracownikami zaangażowanymi w te procesy, analizy istniejącej dokumentacji i obserwacji działań w praktyce. Cele to zrozumienie przebiegu procesów oraz identyfikacja wąskich gardeł, przeszkód oraz nieefektywności.

Następnie można przejść do projektowania nowych modeli procesów lub modyfikacji istniejących. Należy też pamiętać, żeby dokładnie przeanalizować nowo zaprojektowane procesy pod kątem zgodności z celami biznesowymi oraz możliwości ich realizacji. Włączenie interesariuszy, w tym pracowników, którzy będą uczestniczyć w procesie, oraz klientów, którzy będą odbiorcami końcowymi produktów lub usług, zapewnia, że procesy będą realistyczne, zrozumiałe i skoncentrowane na użytkowniku.

Procesy powinny stosować uznane standardy notacji, takie jak BPMN. Dzięki temu będą łatwiejsze do zrozumienia i komunikacji w obrębie organizacji oraz z zewnętrznymi partnerami. Należy też utrzymywać modele tak proste, jak to możliwe. Warto też pamiętać, że procesy biznesowe powinny być projektowane i optymalizowane z myślą o doświadczeniach i potrzebach klienta.

Identyfikacja procesów, które można zautomatyzować, może znacząco zwiększyć efektywność operacyjną i zmniejszyć koszty. Automatyzacja powinna być jednak stosowana ostrożnie, z uwzględnieniem kosztów, korzyści i wpływu na pracowników.

Kiedy modele procesów są ukończone i zatwierdzone, można przejść do implementacji. Wdrażanie często wymaga zmian organizacyjnych, szkoleń oraz aktualizacji lub wprowadzenia nowych systemów IT. Ostatnim etapem jest ciągłe doskonalenie – regularne przeglądy i aktualizacje w odpowiedzi na zmiany wewnętrzne i zewnętrzne zapewniają, że procesy pozostają efektywne.

Techniki modelowania procesów biznesowych

Jedną z podstawowych technik stosowanych w modelowaniu jest mapowanie procesów biznesowych. Polega ono na tworzeniu diagramów lub map, przedstawiających kroki w procesie oraz ich sekwencję. Umożliwia to łatwe zidentyfikowanie etapów, zależności oraz potencjalnych wąskich gardeł.

W modelowaniu procesów biznesowych wykorzystuje się standard notacji Business Process Model and Notation. Jest to zestaw symboli do reprezentowania procesów biznesowych, co szczególnie przydaje się w dokumentowaniu złożonych procesów, a także pozwala dokładnie odwzorować przepływ pracy, proces decyzyjny czy synchronizację między różnymi procesami i uczestnikami.

Diagramy przepływu danych przedstawiają, skąd pochodzą dane, jak są przetwarzane i gdzie trafiają. Stosuje się je do identyfikacji systemów lub podprocesów odpowiedzialnych za przetwarzanie danych. Z kolei analiza luk koncentruje się na identyfikacji różnic między obecnym stanem procesów a pożądanym stanem, do którego organizacja chce dążyć.

W modelowaniu procesów biznesowych sprawdzają się też uznane narzędzia, takie jak wykres Ishikawy. Jest to technika stosowana do identyfikacji potencjalnych przyczyn problemów w procesie. Pomaga rozłożyć problem na poszczególne składowe, dzięki czemu można łatwo znaleźć źródła nieefektywności.

Narzędzia używane w modelowaniu procesów biznesowych

W modelowaniu procesów biznesowych wykorzystuje się różnorodne narzędzia. Oto kilka najpopularniejszych:

• Bizagi Modeler to narzędzie, które umożliwia szybkie i łatwe tworzenie modeli procesów biznesowych zgodnie z notacją BPMN.
• Microsoft Visio stosuje się tworzenia złożonych diagramów, w tym modeli procesów biznesowych. Zapewnia duży wybór szablonów i kształtów.
• Lucidchart to aplikacja oparta na chmurze, która umożliwia tworzenie diagramów i modeli procesów biznesowych online. Pozwala współpracować w czasie rzeczywistym, co przydaje się w rozproszonych zespołach. Jest też kompatybilna z różnymi formatami plików.
• ARIS Express jest kolejnym narzędziem, służącym do modelowania procesów, oferującym wsparcie dla notacji BPMN. Jest to uproszczona wersja bardziej zaawansowanego oprogramowania ARIS, skierowana do użytkowników początkujących lub małych firm.
• Signavio Process Manager oferuje bogate funkcjonalności, w tym modelowanie BPMN, analizę luk i optymalizację procesów. Signavio wyróżnia się możliwością przeprowadzania symulacji procesów, co pozwala ocenić potencjalne zmiany przed ich wprowadzeniem.
• BPMN.io to proste, ale potężne narzędzie online do modelowania procesów biznesowych zgodnie z BPMN. Jest to otwartoźródłowe rozwiązanie, które może być używane bezpośrednio w przeglądarce internetowej bez potrzeby instalacji dodatkowego oprogramowania.
• Camunda to platforma BPM, łącząca w sobie modelowanie procesów, wykonanie, monitorowanie i optymalizację. Oferuje zarówno narzędzia do projektowania procesów, jak i silnik do ich uruchamiania.

Rola modelowania procesów biznesowych

Modelowanie procesów poprzez ich wizualizację pozwala organizacjom zidentyfikować, jak wykonuje się pracę, kto za nią odpowiada, jakie zasoby wykorzystuje, gdzie znajdują się wąskie gardła i co jest przyczyną marnotrawstwa. W kontekście zarządzania ułatwia komunikację między różnymi działami i poziomami, ponieważ dostarcza jednolitego języka i rozumienia procesów w całej organizacji.

Modelowanie procesów biznesowych jest też nieocenione w identyfikacji możliwości automatyzacji i usprawnienia przepływu pracy. Pomaga też w projektowaniu systemów informatycznych wspierających te procesy. Wspiera to zarządzanie zmianą i płynne wprowadzanie nowych procesów lub zmian w istniejących procesach.

Modelowanie procesów biznesowych ma również istotne znaczenie dla poprawy jakości produktów i usług. Ciągłe doskonalenie procesów pozwala lepiej spełniać oczekiwania klientów i utrzymywać wysoki poziom konkurencyjności na rynku.