Modele zarządzania zmianą – który z nich wybrać?

Zarządzanie zmianą to nie sztuka dla sztuki – to nauka oparta na sprawdzonych modelach i metodologiach. Przez dziesięciolecia badacze i praktycy change management opracowali różne podejścia do przeprowadzania transformacji organizacyjnych. Niektóre modele zarządzania zmianą mają już kilkadziesiąt lat, inne powstały w odpowiedzi na współczesne wyzwania cyfrowej transformacji. Który wybrać? Odpowiedź nie jest jednoznaczna – różne modele sprawdzają się w różnych sytuacjach.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakie są najpopularniejsze modele zarządzania zmianą?
• Jak wybrać odpowiedni model zarządzania zmianą dla swojej organizacji?

Jakie są modele zarządzania zmianą?

W zakresu zarządzania zmianą rozwinęło się kilka modeli, które zdobyły uznanie w całym świecie. Każdy z nich oferuje systematyczne podejście, ale różni się filozofią i zastosowaniem w procesie zarządzania zmianą.

Model Lewina (Unfreeze-Change-Refreeze)

Opracowany w latach 40. XX wieku przez Kurta Lewina, to prawdopodobnie najprostszy i najbardziej intuicyjny model change management. Składa się z trzech etapów:

• rozmrażanie (unfreeze) – przygotowanie organizacji do zmiany przez zburzenie status quo;
• zmiana (change) – wprowadzenie nowych rozwiązań i zachowań;
• zamrożenie (refreeze) – utrwalenie zmian jako nowej normy.

Jego prostota jest zaletą, ale krytycy wskazują, że w dynamicznym środowisku biznesowym trudno o „zamrożenie” – zanim jedna zmiana się ustabilizuje, pojawia się następna.

Model ADKAR

Stworzony przez Prosci, koncentruje się na indywidualnej ścieżce zmian każdego pracownika. Akronim ADKAR oznacza pięć etapów:

• Awareness (świadomość potrzeby zmiany),
• Desire (chęć wspierania zmiany),
• Knowledge (wiedza o tym, jak się zmieniać),
• Ability (umiejętność implementacji zmiany),
• Reinforcement (wzmocnienie, by zmiana się utrzymała).

Organizacje stosujące model ADKAR raportują wzrost wskaźnika sukcesu o około 33%, głównie dzięki strukturalnemu podejściu skupionemu na budowaniu bloków indywidualnej zmiany^[1]. W badaniu Prosci aż 66% uczestników oceniło ADKAR jako “ekstremalnie skuteczny” jako framework pomiarowy^[2].

Model Kottera (8 kroków)

John Kotter, profesor Harvard Business School, opracował ośmiostopniowy proces zarządzania zmianą:

1. Stworzenie poczucia pilności,
2. Utworzenie koalicji przewodniej,
3. Rozwinięcie wizji i strategii,
4. Komunikowanie wizji,
5. Upełnomocnienie do działania,
6. Generowanie krótkoterminowych zwycięstw,
7. Konsolidacja zysków i wprowadzanie kolejnych zmian,
8. Zakotwiczenie nowych podejść w kulturze.

Model Kottera jest szczególnie skuteczny w dużych organizacjach przeprowadzających kompleksowe transformacje. Jego sekwencyjne podejście zapewnia, że nic nie zostanie pominięte w procesie zmiany w organizacji.

Model McKinsey 7-S

Ten model koncentruje się na siedmiu wzajemnie powiązanych elementach organizacji:

• strategii (Strategy),
• strukturze (Structure),
• systemach (Systems),
• wartościach wspólnych (Shared Values),
• umiejętnościach (Skills),
• stylu zarządzania (Style),
• personelu (Staff).

Wszystkie siedem elementów musi być zharmonizowane, by zmiana odniosła sukces. Model 7-S jest szczególnie przydatny w diagnozie organizacyjnej – pomaga zidentyfikować, które obszary wymagają dostosowania przy wdrażaniu zmian w całej organizacji.

Model Bridges Transition

William Bridges wprowadził rozróżnienie między „zmianą” (zewnętrzną sytuacją) a „tranzycją” (wewnętrznym procesem psychologicznym). Jego model składa się z trzech faz:

• Ending (żegnanie się ze starym),
• Neutral Zone (chaos i możliwości),
• New Beginning (nowy początek).

Bridges zwraca uwagę na emocjonalny aspekt transformacji i pokazuje, że zaangażowanie pracowników wymaga zrozumienia ich doświadczeń psychologicznych. To szczególnie przydatne przy zmianach kulturowych.

Model Burke-Litwin

Ten zaawansowany model uwzględnia 12 wymiarów organizacji i rozróżnia między zmianami transformacyjnymi (dotyczącymi misji, strategii, przywództwa i kultury organizacyjnej) a transakcyjnymi (dotyczącymi struktury, systemów, praktyk zarządzania). Model pokazuje, jak te wymiary wpływają na siebie wzajemnie i jak zmiany w jednym obszarze mogą wywołać reakcje łańcuchowe. Jest to jedno z najbardziej kompleksowych narzędzi do zrozumienia dynamiki zmian organizacyjnych.

Jak wybrać model zarządzania zmianą?

Pierwszym krokiem jest ocena skali i typu zmiany. Dla małych, technicznych zmian model Lewina może być wystarczający – jego prostota ułatwia komunikację i wdrożenie. Jeśli jednak planujesz głęboką zmianę kultury organizacji lub kompleksową transformację cyfrową, potrzebujesz czegoś bardziej rozbudowanego, jak model Kottera czy Burke-Litwin. Badania pokazują, że różne rodzaje zmian wymagają różnych podejść – nie ma uniwersalnego rozwiązania.

Ważką rolę odgrywa również dojrzałość organizacyjna w zakresie zarządzania zmianą. Jeśli to pierwsza poważna transformacja w firmie, lepiej zacząć od prostszego modelu jak ADKAR, który jasno określa kroki i jest łatwy do zrozumienia dla całej organizacji. Organizacje z doświadczeniem w change management mogą sięgnąć po bardziej złożone modele, które oferują głębszą analizę i większą elastyczność.

Nie można też ignorować kultury organizacyjnej firmy. W organizacjach hierarchicznych, z silnym naciskiem na procesy i struktury, lepiej sprawdzą się modele bardziej formalne i sekwencyjne, jak model Kottera czy McKinsey 7-S. W startupach i firmach technologicznych, gdzie kultura jest bardziej elastyczna i eksperymentalna, skuteczniejszy może być Model Bridges Transition, który kładzie nacisk na psychologiczne aspekty zmian i samodzielność zespołów.

Czas dostępny na przeprowadzenie zmiany też ma istotne znaczenie. Jeśli zmiana musi być wprowadzona szybko (np. w odpowiedzi na nagły kryzys lub szansę rynkową), prostsza metodologia jak model Lewina może być bardziej praktyczna. Transformacje długoterminowe pozwalają na stosowanie bardziej kompleksowych modeli, które oferują głębsze zmiany w strukturze organizacyjnej.

Zasoby dostępne do zarządzania zmianą również wpływają na wybór. Model ADKAR, mimo swojej skuteczności, wymaga znacznych inwestycji w szkolenia i indywidualne wsparcie pracowników. Model McKinsey 7-S wymaga dogłębnej analizy organizacyjnej, często z pomocą zewnętrznych konsultantów. Jeśli zasoby są ograniczone, praktyczne narzędzia związane z prostszymi modelami mogą być bardziej realistyczne.

Warto również rozważyć hybrydowe podejście. Wiele organizacji z sukcesem łączy elementy różnych modeli, dostosowując je do swojej specyfiki. Na przykład, można użyć modelu ADKAR do zarządzania indywidualną zmianą pracowników, jednocześnie stosując model Kottera do koordynacji zmian na poziomie organizacyjnym. Takie praktyczne umiejętności w łączeniu różnych podejść często przynoszą najlepsze rezultaty.

Kluczowe jest też zaangażowanie liderów w procesie zmiany. McKinsey podkreśla, że organizacje, których przywództwo jasno definiuje role i odpowiedzialności oraz komunikuje postępy projektu, mają osiem razy większe szanse na sukces^[2]. Bez względu na wybrany model, skuteczne zarządzanie wymaga silnego, zaangażowanego przywództwa na wszystkich etapach procesu zarządzania zmianą.

Wybór modelu powinien być świadomą decyzją opartą na analizie, a nie przyzwyczajeniami czy modą. Warto przetestować wybrany model w mniejszej skali (np. pilotażowo w jednym dziale) przed pełnym wdrożeniem w całej organizacji. To pozwala na ewentualne modyfikacji i dostosowanie podejścia przed zaangażowaniem wszystkich zasobów organizacji.

Michał Włodarczyk, Head of Customer Success