Jak obliczyć przychód? Poradnik krok po kroku

Obliczenie przychodu wydaje się proste – to przecież suma tego, co zarobiłeś. Jednak diabeł tkwi w szczegółach: co dokładnie wliczać do przychodu, a czego nie? Jak rozliczać się, gdy jesteś czynnym podatnikiem VAT? Kiedy zaliczka jest przychodem, a kiedy nie?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Kiedy trzeba liczyć przychód?
• Jak obliczyć przychód?

Kiedy trzeba liczyć przychód?

Liczenie przychodu nie jest obowiązkiem dla każdego podatnika w takim samym zakresie – zależy to od wybranej formy opodatkowania oraz specyfiki działalności. Istnieje jednak kilka kluczowych sytuacji, w których ustalenie przychodu jest niezbędne.

Dla podatników rozliczających się ryczałtem przychód jest podstawą opodatkowania. Przedsiębiorca prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą lub osiągający przychody z najmu prywatnego musi prowadzić ewidencję przychodów z podziałem na odpowiednie stawki (od 2% do 17%^[1]) i obliczać podatek bezpośrednio od tej kwoty – bez pomniejszania o koszty uzyskania przychodów. W przypadku ryczałtu przychód jest liczony w danym okresie rozliczeniowym (miesiąc lub kwartał), a zaliczki odprowadza się do 20. dnia następnego miesiąca lub kwartału. Roczne rozliczenie następuje w deklaracji PIT-28 składanej do 30 kwietnia roku następnego.

Obliczenie dochodu

Dla osób na zasadach ogólnych (skala 12%/32%^[2]) lub podatku liniowym (19%) przychód jest punktem wyjścia w schemacie:

Dochód = Przychody – Koszty uzyskania przychodów

Bez prawidłowego ustalenia przychodu niemożliwe jest obliczenie dochodu, który stanowi podstawę opodatkowania. Przedsiębiorcy prowadzący Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) muszą na bieżąco ewidencjonować wszystkie przychody.

Weryfikacja limitów uprawniających do ulg

Przychód należy liczyć, aby sprawdzić, czy nie przekroczono progów:

• Limit ryczałtu: 2 000 000 euro (ok. 8 569 200 zł w 2025 roku^[3]) w roku poprzednim – przekroczenie wyklucza z ryczałtu w roku bieżącym.
• Limit zwolnienia z VAT: 200 000 zł rocznie (od 2026 r. wzrost do 240 000 zł^[4]) – przekroczenie obliguje do rejestracji jako czynny podatnik VAT.
• Limit rozliczeń kwartalnych: 856 920 zł^[5] – uprawnia do płacenia ryczałtu raz na kwartał zamiast miesięcznie.

Moment powstania przychodu

Dla celów księgowych przychody ujmuje się zgodnie z zasadą memoriału – w okresie, którego dotyczą, niezależnie od terminu faktycznej zapłaty. W praktyce oznacza to, że przychodem jest kwota należna od klientów w danym okresie rozliczeniowym (moment wystawienia faktury lub wykonania usługi), nawet jeśli płatność nastąpi później.

Dla celów podatkowych za datę powstania przychodu uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Obliczanie zaliczek na podatek

Przychód (w przypadku ryczałtu) lub dochód (w przypadku zasad ogólnych i liniowego) jest podstawą do obliczania miesięcznych lub kwartalnych zaliczek na podatek dochodowy. Przedsiębiorcy mają obowiązek regularnego odprowadzania tych zaliczek, aby uniknąć wysokiej jednorazowej wpłaty przy rocznym rozliczeniu.

Przychód to fundament rozliczeń podatkowych, ale często bagatelizowany. Wielu przedsiębiorców dopiero przy rocznym PIT-cie odkrywa, że nieprawidłowo klasyfikowali przychody – np. wliczali zaliczki, które nie powinny być przychodem, albo pomijali otrzymane dotacje. Prowadź ewidencję na bieżąco, nie zostawiaj wszystkiego na koniec roku, a jeśli masz wątpliwości, czy dany wpływ to przychód – lepiej zapytaj księgowego lub skonsultuj się z interpretacją indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

Jak obliczyć przychód?

Obliczenie przychodu polega na zsumowaniu wszystkich należnych wpływów majątkowych w danym okresie rozliczeniowym, z uwzględnieniem specyfiki Twojego statusu jako podatnika VAT i rodzaju działalności.

Określ cel i okres rozliczeniowy

Zdecyduj, za jaki okres chcesz obliczyć przychód: dzień, miesiąc, kwartał czy cały rok obrachunkowy. Dla potrzeb rozliczeń podatkowych najczęściej liczymy przychód miesięcznie (dla zaliczek) oraz rocznie (dla zeznania rocznego).

Zbierz wszystkie źródła przychodów

Przychód to łączna suma wpływów pieniężnych i wartości pieniężnych z różnych źródeł:

• Sprzedaż podstawowa: wpływy z tytułu sprzedaży towarów, produktów i usług netto (dla czynnych podatników VAT) lub brutto (dla zwolnionych z VAT).
• Inne przychody: dotacje, dopłaty i subwencje, wpływy z najmu, podnajmu lub dzierżawy, wpływy z odpłatnego zbycia składników majątku (np. środków trwałych), dodatnie różnice kursowe, zapłacone kary umowne lub otrzymane odszkodowania, wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań.
• Świadczenia nieodpłatne: wartość otrzymanych świadczeń w naturze oraz innych nieodpłatnych świadczeń.

Ustal podstawę wartości – netto czy brutto

Sposób obliczenia przychodu zależy od statusu przedsiębiorcy:

• Dla czynnych podatników VAT przychodem jest kwota netto, czyli wartość sprzedaży bez należnego podatku od towarów i usług. Jeśli faktura opiewana jest na 1230 zł brutto (w tym VAT 23% = 230 zł), przychód wynosi 1230 minus 230 = 1000 zł.
• Dla zwolnionych z VAT przychód to pełna kwota brutto otrzymana od klienta, czyli w powyższym przykładzie 1230 zł.

Aby obliczyć przychód netto z kwoty brutto, stosujemy wzór:

przychód netto = kwota brutto : (1 + stawka VAT)

Przykład: Faktura na 2460 zł brutto z VAT 23%:

przychód netto = 2460 : 1,23 = 2000 zł

Zsumuj wartości na podstawie dokumentacji

Przychód musi być potwierdzony dokumentem sprzedażowym: fakturą VAT, rachunkiem, paragonem fiskalnym lub dowodem wewnętrznym. Zsumuj wartości należne (netto lub brutto, w zależności od statusu VAT) ze wszystkich dokumentów sprzedaży wystawionych w danym okresie.

Wyłącz kwoty niestanowiące przychodu

Następujące wpływy nie są przychodem:

• Pobrane wpłaty, zaliczki lub przedpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w przyszłych okresach sprawozdawczych (staną się przychodem dopiero po realizacji).
• Wartość zwróconych towarów.
• Udzielone rabaty, bonifikaty i skonta (obniżenia ceny za wcześniejszą płatność).
• Otrzymane kredyty firmowe i wkłady własne akcjonariuszy lub wspólników.

Wzór podstawowy:

Przychód (P) = Suma wartości netto ze sprzedaży + Suma innych przysporzeń majątkowych

Przychód jest wartością przed odliczeniem kosztów jego uzyskania – dlatego nie odzwierciedla faktycznej sytuacji finansowej firmy. Aby poznać rzeczywisty zarobek, trzeba obliczyć dochód, odejmując koszty uzyskania przychodów.