Inwentaryzacja środków trwałych: co to jest i jak ją przeprowadzić?

Wyobraź sobie przedsiębiorcę, który przez lata prowadzi działalność, kupuje maszyny, urządzenia i pojazdy, ale nigdy nie sprawdza, czy wszystko, co widnieje w księgach, faktycznie istnieje w firmie. Taka sytuacja może prowadzić do poważnych rozbieżności między stanem faktycznym a zapisami księgowymi, a w konsekwencji – do problemów podczas kontroli skarbowej.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest inwentaryzacja środków trwałych?
• Jak przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych w firmie?
• Jak prowadzić ewidencję środków trwałych?

Najważniejsze informacje:

• Inwentaryzacja to proces okresowego ustalania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, mający na celu weryfikację poprawności danych w księgach rachunkowych poprzez porównanie ze stanem faktycznym.
• Inwentaryzację przeprowadza się metodą spisu z natury (fizyczne liczenie) lub weryfikacji (porównanie dokumentów). Terminy zależą od rodzaju środków: nieruchomości na terenie strzeżonym – raz na 4 lata, pozostałe – corocznie.
• Ewidencję środków trwałych muszą prowadzić osoby fizyczne prowadzące działalność, przedsiębiorstwa w spadku, spółki osobowe oraz ryczałtowcy. Wpisu dokonuje się najpóźniej w miesiącu przekazania do używania.

Inwentaryzacja środków trwałych – definicja

Inwentaryzacja środków trwałych to proces okresowego ustalania lub sprawdzania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa oraz dokładny spis wszystkich trwałych składników majątkowych firmy. Jest to obowiązek wynikający z ustawy o rachunkowości, którego głównym celem jest zweryfikowanie poprawności i prawdziwości danych zawartych w księgach rachunkowych przez porównanie ich ze stanem faktycznym^{[1] [2]}.

Inwentaryzacja ma charakter kontrolny i pozwala na ocenę przydatności gospodarczej poszczególnych składników mienia. Dzięki niej przedsiębiorca może stwierdzić, czy składniki majątku ujęte w ewidencji rzeczywiście istnieją, czy są kompletne, sprawne technicznie i czy nadal służą celom działalności gospodarczej. Inwentaryzacja pozwala również wykryć ewentualne niedobory, nadwyżki lub uszkodzenia środków trwałych, które nie zostały dotąd zgłoszone i ujęte w księgach.

Inwentaryzacja środków trwałych to okresowe ustalanie rzeczywistego stanu aktywów poprzez spis z natury lub weryfikację dokumentów, mające na celu potwierdzenie zgodności danych księgowych ze stanem faktycznym oraz ocenę przydatności gospodarczej składników majątku.

Definicja inwentaryzacji środków trwałych

Środki trwałe inwentaryzuje się głównie dwiema metodami:

• Spis z natury polega na fizycznym liczeniu i pomiarach środków trwałych – spisane obiekty (w tym obce środki trwałe użytkowane przez jednostkę) wykazuje się w arkuszach spisu z natury.
• Weryfikacja polega na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi zawartymi w stosownych dokumentach źródłowych. Metodę tę stosuje się dla składników majątku, dla których spis jest niemożliwy lub nieuzasadniony, na przykład dla gruntów, praw wieczystego użytkowania gruntów, spółdzielczych praw do lokali oraz środków trwałych trudno dostępnych, takich jak podziemne urządzenia sieciowe^[3].

Cały proces inwentaryzacji wymaga odpowiedniego udokumentowania i kończy się sporządzeniem protokołu inwentaryzacyjnego. Komisja inwentaryzacyjna powołana przez kierownika jednostki organizuje i przeprowadza inwentaryzację, wyjaśnia różnice inwentaryzacyjne i przedkłada propozycje ich rozliczenia.

Jak przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych w firmie?

Okresowe ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów, w tym środków trwałych, jest obowiązkiem wynikającym z ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacja służy ustaleniu rzeczywistego stanu majątku, zweryfikowaniu prawdziwości danych w księgach rachunkowych oraz ocenie przydatności gospodarczej składników mienia.

Terminy i metody inwentaryzacji zależą od rodzaju i umiejscowienia środka trwałego. Nieruchomości zaliczane do środków trwałych i inwestycji oraz inne środki trwałe i maszyny lub urządzenia w budowie, znajdujące się na terenie strzeżonym, inwentaryzuje się metodą spisu z natury raz na 4 lata w dowolnym dniu roku.

Środki trwałe znajdujące się na terenie niestrzeżonym (z wyjątkiem gruntów i obiektów trudno dostępnych) oraz obce środki trwałe inwentaryzuje się metodą spisu z natury na ostatni dzień roku obrotowego lub rozpoczęty nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończony do 15. dnia następnego roku.

Grunty, prawa wieczystego użytkowania gruntów, prawa do lokali mieszkalnych i użytkowych, obiekty trudno dostępne (na przykład podziemne instalacje, kable) oraz środki trwałe, których spisu z natury z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe, inwentaryzuje się metodą weryfikacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego^[4].

Inwentaryzacja obcych środków trwałych użytkowanych przez jednostkę, na przykład w ramach najmu, dzierżawy lub leasingu, również musi być przeprowadzona, a informację o zweryfikowaniu ich stanów należy przekazać właścicielom.

Spis z natury jest sformalizowanym procesem, który musi przebiegać według ściśle określonych reguł. Inwentaryzację przeprowadza komisja inwentaryzacyjna oraz zespoły spisowe powołane przez kierownika jednostki. Członkami zespołu spisowego nie powinny być osoby odpowiedzialne za spisywane zapasy ani prowadzące ich ewidencję księgową.

Spis dokonywany jest na arkuszach spisu z natury, które są drukami ścisłego zarachowania i muszą zawierać określone elementy: nazwę jednostki, numer kolejny arkusza, identyfikację pola spisowego, datę i godziny rozpoczęcia oraz zakończenia spisu, skład zespołu spisowego, spisane składniki z podaniem nazwy, symbolu, jednostki miary i stanu ilościowego, a na końcu podpisy członków zespołu spisowego i osoby odpowiedzialnej. Zaleca się, aby jednostka ustaliła szczegółowe procedury inwentaryzacyjne w formie instrukcji inwentaryzacyjnej.

Spis polega na liczeniu i pomiarach środków trwałych. Podczas spisu nie wycenia się środków trwałych ani nie ustala stopnia ich zużycia. Należy odnotować każdą niekompletność, uszkodzenie, wyłączenie z użytkowania, a także wyposażenie w części niewykazane w ewidencji. Po zakończeniu spisu cała dokumentacja bierze udział w stworzeniu protokołu inwentaryzacyjnego^[5].

Inwentaryzacja to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim narzędzie zarządzania majątkiem firmy. Przedsiębiorcy odkrywają podczas inwentaryzacji środki trwałe, o których istnieniu zapomnieli, albo stwierdzają niedobory wynikające z kradzieży lub błędów ewidencyjnych. Regularna inwentaryzacja pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek podczas kontroli skarbowej i zapewnia, że ewidencja odzwierciedla rzeczywisty stan majątku.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

Jak prowadzić ewidencję środków trwałych?

Prowadzenie ewidencji środków trwałych jest obowiązkowe dla większości przedsiębiorców i stanowi jeden z warunków umożliwiających zaliczenie amortyzacji do kosztów uzyskania przychodu.

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, przedsiębiorstw w spadku, spółek cywilnych, jawnych i partnerskich osób fizycznych, które prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, oraz podatników rozliczających się ryczałtem ewidencjonowanym (choć nie mogą oni ujmować odpisów amortyzacyjnych w rozliczeniach podatkowych)^[6].

Ewidencja środków trwałych nie ma urzędowego wzoru ani gotowego szablonu. Przedsiębiorca może prowadzić ją w formie papierowej lub elektronicznej. Istotne jest jednak, aby zawierała ona niezbędne elementy wymagane przepisami. Ewidencja powinna zawierać:

• liczbę porządkową lub numer ewidencyjny (unikalny numer danego składnika majątku),
• określenie środka trwałego (nazwa i ewentualnie specyfikacja),
• datę nabycia (data zakupu środka trwałego),
• określenie dokumentu nabycia (dokument potwierdzający zakup, na przykład faktura zakupu lub umowa sprzedaży),
• datę przyjęcia do używania (data, od kiedy faktycznie składnik zaczął być użytkowany – jest to data decydująca o terminie rozpoczęcia amortyzacji),
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (służący do celów ewidencyjnych i ustalania stawek amortyzacyjnych),
• wartość początkową (wartość, od której naliczana jest amortyzacja – cena nabycia, koszt wytworzenia lub wartość rynkowa),
• stawkę amortyzacyjną (określona zgodnie z Wykazem stawek amortyzacyjnych stanowiącym załącznik nr 1 do ustaw PIT i CIT),
• kwotę odpisów amortyzacyjnych (kwota odpisu za dany rok podatkowy oraz narastająco za cały okres),
• zaktualizowaną wartość początkową (używana, jeśli nastąpiła aktualizacja wyceny lub ulepszenie przekraczające 10 000 zł),
• datę i przyczynę likwidacji lub zbycia (informacja o wycofaniu składnika z użytkowania)^[7].

Przed wprowadzeniem składnika trwałego do ewidencji należy określić jego wartość początkową, która będzie bazą dla odpisów amortyzacyjnych. Wartość ta zależy od sposobu nabycia: cena nabycia, koszt wytworzenia lub wartość rynkowa. Obowiązek wprowadzenia do ewidencji dotyczy składników majątku, których wartość początkowa przekracza 10 000 zł. Składniki o niższej wartości (niskocenne) mogą być zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania.

Wpisu do ewidencji należy dokonać najpóźniej w miesiącu przekazania składników majątku do używania. Późniejszy termin jest traktowany jako ujawnienie środka trwałego. Należy pamiętać, że data przyjęcia do używania nie zawsze jest tożsama z datą nabycia (na przykład w przypadku konieczności naprawy)^[8].

Przyjęcie środka trwałego do ewidencji należy udokumentować wewnętrznym dokumentem OT (Otrzymanie Środka Trwałego). Chociaż w uproszczonej księgowości (KPiR) dokument OT nie jest formalnie obowiązkowy, jest bardzo pomocny do udokumentowania majątku firmy i ułatwia rozliczenia. Dokument OT powinien być sporządzony przed rozpoczęciem amortyzacji – najlepiej do końca miesiąca, w którym środek trwały oddano do używania.

Po wprowadzeniu składnika trwałego do ewidencji amortyzacja (odpis umorzeniowy) rozpoczyna się od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia do ewidencji. W ewidencji odnotowuje się wszelkie zmiany dotyczące środków trwałych, takie jak ulepszenia (gdy wydatki na przebudowę, adaptację lub modernizację przekraczają 10 000 zł). Ulepszenie to zwiększenie wartości użytkowej składnika trwałego, w przeciwieństwie do remontu, który przywraca stan pierwotny. W ewidencji należy uwzględniać datę i przyczynę likwidacji lub zbycia środka trwałego. W przypadku likwidacji, która oznacza usunięcie składnika majątku z ewidencji, sporządza się wewnętrzny dokument LT (Likwidacja środka trwałego)^[9].