Formy opodatkowania – jakie są i którą wybrać?

Wybór odpowiedniej formy opodatkowania to jedna z najważniejszych decyzji każdego przedsiębiorcy, ponieważ bezpośrednio wpływa na zobowiązania podatkowe i rentowność biznesu. Jak działają i kogo dotyczą różne formy opodatkowania oraz jak wybrać sposób płacenia podatku najlepiej dopasowany do sytuacji biznesowej?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest forma opodatkowania?
• Jakie są rodzaje form opodatkowania?
• Jakie są zalety i wady różnych form opodatkowania?
• Jakie czynniki wpływają na wybór formy opodatkowania?
• Jak zmienić formą opodatkowania?

Forma opodatkowania – definicja

Forma opodatkowania to sposób ustalania wysokość podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) na podstawie osiąganych przez nie dochodów. Definiuje ona, jak dochód podatnika jest obliczany i opodatkowany, a także w dużej mierze decyduje o rentowności, a co za tym idzie, także o konkurencyjności Twojej firmy^{[1] [2]}.

Forma opodatkowania to wybrany przez podatnika lub przypisany mu na mocy prawa sposób obliczania i uiszczania podatku dochodowego, który zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej i charakterystyki finansowej.

Definicja formy opodatkowania

W Polsce podatnicy mogą wybrać jedną z kilku form opodatkowania, zależnie od charakteru i skali prowadzonej działalności gospodarczej. Działalność gospodarcza na potrzeby PIT może przyjmować różne formy, takie jak:

• jednoosobowa działalność gospodarcza,
• spółki cywilne,
• spółki osobowe (np. jawna czy partnerska).

Najważniejsze pojęcia w kontekście form opodatkowania to:

• Przychód, czyli ogół wpływów finansowych z działalności gospodarczej, bez względu na to, czy zostały faktycznie zainkasowane. Jest punktem wyjścia do obliczenia podstawy opodatkowania. Przykładowo, jeśli firma sprzedała towar o wartości 10 000 zł, to taka kwota jest jej przychodem z działalności gospodarczej.
• Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które podatnik musi ponieść, aby osiągnąć przychód lub zachować jego źródło przychodów (wliczają się w to m.in. koszty stałe i koszty zmienne). Są odliczane od przychodu, co obniża podstawę opodatkowania. Przykładowo, firma wydała 3 000 zł na materiały i wynajem miejsca bezpośrednio związanego z produkcją sprzedawanego towaru.
• Dochód to różnica między przychodem, a kosztami jego uzyskania. Jest to kwota, od której naliczany jest podatek. Jego wysokość determinuje stawkę podatkową i może kwalifikować podatnika do różnych ulg i odliczeń. Po odjęciu kosztów uzyskania przychodu w wysokości 3 000 zł od przychodu 10 000 zł dochód firmy wynosi 7 000 zł.
• Strata występuje w sytuacji, gdy koszty uzyskania przychodu przekraczają osiągnięty przychód. W niektórych systemach podatkowych można ją przenieść na kolejne lata podatkowe, dzięki czemu można ją odliczyć od przyszłych dochodów. Przykładowo, jeśli firma zarobiła 4 000 zł, ale jej koszty operacyjne wyniosły 5 000 zł, to odnotowuje stratę w wysokości 1 000 zł.

Wybór odpowiedniej formy opodatkowania jest ważny, ponieważ różne formy mają różne stawki podatkowe, zasady odliczania kosztów oraz inne specyficzne wymagania. Powinien być on dostosowany do indywidualnej sytuacji podatnika, w tym do jego rezydencji podatkowej, rodzaju działalności, a także preferencji w zakresie prowadzenia księgowości i rozliczeń z fiskusem.

Rodzaje form opodatkowania

W Polsce w 2023 roku istnieją różne formy opodatkowania, które są dostosowane do różnorodnych sytuacji podatników i charakteru ich działalności gospodarczej^[3]. Oto one wraz z ich charakterystyką i informacją, kto może z nich korzystać:

Zasady ogólne (skala podatkowa)

Opodatkowanie na zasadach ogólnych polega na obliczaniu podatku na podstawie skali podatkowej, która zawiera progresywną stawkę podatkową. Ta forma jest dostępna dla wszystkich podatników, niezależnie od rodzaju i skali ich działalności^[4].

Opodatkowanie na zasadach ogólnych obejmuje dwie stawki podatku dochodowego:

• 12% do rocznego dochodu w wysokości 120 000 złotych,
• 32% dla dochodów przekraczających tę kwotę.

Przy dochodach wyższych niż 120 000 złotych podatnicy mogą rozważyć przejście na podatek liniowy, aby uniknąć wyższej stawki podatku.

Rozliczenie na skali podatkowej wymaga od przedsiębiorców prowadzenia księgowości oraz zapisywania wszystkich przychodów i kosztów. Nie zmienia to faktu, że skala podatkowa pozwala korzystać z różnorodnych ulg podatkowych, takich jak ulga na dziecko, ulga z tytułu termomodernizacji budynku czy odliczenie podatku zagranicznego.

Skala podatkowa pozwala na wspólne rozliczenie z małżonkiem – w tym wypadku limit dochodów w pierwszym progu podatkowym wynosi łącznie 240 000 złotych – ale jest to możliwe tylko, gdy obie strony są opodatkowane według tej formy.

Co do zasady obliczenia zaliczki na podatek dochodowy, ustala się ją narastająco od początku roku, a wartość podatku zaokrągla się do pełnych złotych. Rozliczenie z urzędem skarbowym odbywa się na podstawie wypełnionego formularza PIT-36, z możliwością dokonania tego online.

Stawka liniowa

Podatek liniowy jest formą opodatkowania, w której stosuje się stałą stawkę podatkową do całego dochodu. Charakteryzuje się ona stałą stawką podatkową w wysokości 19% od dochodu, niezależnie od jego wysokości, co jest atrakcyjne dla przedsiębiorców, szczególnie tych z wyższymi dochodami, ponieważ pozwala uniknąć progresji podatkowej, która ma miejsce w skali podatkowej^[5]. Nie zmienia to faktu, ze wybór tej formy wiąże się z pewnymi ograniczeniami:

• Podatek liniowy jest dostępny dla osób prowadzących działalność gospodarczą oraz dla osób osiągających dochody z działów specjalnych produkcji rolnej, ale obejmuje to zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i wspólników spółek cywilnych, jawnych czy partnerskich.
• W przypadku podatku liniowego opodatkowaniu podlega nadwyżka przychodów nad kosztami uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. Jest to ważne, ponieważ w przypadku straty, może ona być odliczana w kolejnych latach.
• Dochody z działalności gospodarczej opodatkowanej liniowo nie są łączone z dochodami z innych źródeł, jak np. umowy o pracę – trzeba je rozliczać oddzielnie, co może być istotne dla osób łączących działalność gospodarczą z innymi formami zarobkowania.
• Składka zdrowotna w 2023 roku dla podatników rozliczających się liniowo wynosi 4,9% dochodu. Podatnicy mogą odliczyć opłacone składki zdrowotne do kwoty 10 200 zł w skali roku. Minimalna składka zdrowotna dla podatku liniowego nie może być niższa niż 9% minimalnego wynagrodzenia, które w 2023 roku wynosi 3 490 zł, co daje minimalną składkę zdrowotną 314,10 zł.

Ryczałt ewidencjonowany

Ryczałt ewidencjonowany to uproszczona forma opodatkowania, gdzie podatek jest obliczany jako procent od przychodu, bez uwzględniania kosztów jego uzyskania. Mogą go stosować przedsiębiorcy, którzy w poprzednim roku osiągnęli przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej nieprzekraczające kwoty 9 654 400 złotych. Jest ona dostępna również dla osób fizycznych, osiągających przychody ze sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych z własnej uprawy, hodowli lub chowu oraz innych branż, których lista znajduje się w serwisach Ministerstwa Finansów^[6].

Podatnicy, którzy w poprzednim roku osiągnęli przychody nieprzekraczające kwoty 965 440 zł, mogą płacić ryczałt raz na kwartał. Od 2023 roku wyłącznie w tej formie mogą być opodatkowane przychody uzyskiwane z tytułu najmu prywatnego, czyli prowadzonego poza działalnością gospodarczą. Za to z opodatkowania w formie ryczałtu zostały wyłączone niektóre rodzaje działalności, w tym:

• przedsiębiorcy, którzy dokonali reorganizacji prawnej swojej działalności,
• przedsiębiorcy świadczący usługi na rzecz byłego pracodawcy,
• osoby, które opłacają w tym samym roku podatek w formie karty podatkowej.

Osoby osiągające przychody z działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych, handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych oraz z działalności wytwarzającej wyroby opodatkowane podatkiem akcyzowym (z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii).

Aby skorzystać z opodatkowania w formie ryczałtu, należy złożyć pisemne oświadczenie o wyborze tej formy opodatkowania do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Oświadczenie to można złożyć do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód z działalności gospodarczej w danym roku podatkowym lub do końca roku, gdy pierwszy przychód uzyskano w grudniu danego roku.

Karta podatkowa

Karta podatkowa jest najbardziej uproszczoną formą opodatkowania, gdzie podatek jest ustalany jako stała miesięczna kwota, niezależna od rzeczywistych przychodów i kosztów. Dostępna jest głównie dla małych przedsiębiorstw w określonych branżach, jak np. usługi fryzjerskie czy rzemieślnicze, ale w 2023 roku mogą z niej korzystać tylko ci przedsiębiorcy, którzy płacili ją w 2021 roku i po 31 grudnia 2021 roku nie zrezygnowali z niej, ani nie utracili prawa do jej stosowania^[7].

Wartości stawek karty podatkowej są określone kwotowo w ustawie, a ich wysokość jest ustalana indywidualnie dla każdego podatnika przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W 2023 roku stawki wzrosły o około 13,3% w porównaniu do roku 2022, co jest proporcjonalne do wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych.

Podatnicy, którzy chcą skorzystać z tej formy opodatkowania, muszą złożyć odpowiedni wniosek do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz zgłosić ewentualną przerwę w prowadzeniu działalności Naczelnikowi Urzędu Skarbowego. W przypadku zgłoszenia przerwy w działalności, trwającej co najmniej 10 dni, nie obowiązuje opłacenie podatku z tytułu karty podatkowej za okres tej przerwy.

Warto również zaznaczyć, że utrata prawa do opodatkowania w formie karty podatkowej może nastąpić w przypadku podania danych niezgodnych ze stanem faktycznym, niezawiadomienia Naczelnika Urzędu Skarbowego o zmianach mających wpływ na podwyższenie wysokości podatku, czy podawania nieprawdziwych danych na rachunkach lub fakturach. W takim przypadku podatnik musi rozliczać dochody z działalności gospodarczej na zasadach ogólnych lub jako ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, jeżeli spełnia warunki do tej formy opodatkowania.

Zalety i wady różnych form opodatkowania

Analizując zalety i wady różnych form opodatkowania w Polsce, warto spojrzeć na poszczególne opcje z perspektywy ich adaptacji do różnych potrzeb i możliwości przedsiębiorców:

• Opodatkowanie na zasadach ogólnych jest progresywne, więc osoby o niższych dochodach płacą niższy podatek. Daje też możliwość korzystania z różnych ulg i odliczeń podatkowych. Wymaga jednak prowadzenia pełnej księgowości, co może być czasochłonne i zwiększać koszty działalności firmy. Warto też pamiętać, że wyższe dochody mogą prowadzić do płacenia wyższego podatku.
• Podatek liniowy oferuje stałą stawkę podatkową, co jest korzystne dla osób o wyższych dochodach, gdyż pozwala im uniknąć progresji podatkowej. Jest to też prostsza forma rozliczeń, ale nie można w niej korzystać z niektórych ulg podatkowych.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest szczególnie korzystny dla małych przedsiębiorstw z niewielkimi kosztami uzyskania przychodu – jest prosty w rozliczeniach i nie wymaga prowadzenia księgowości. Nie pozwala jednak odliczać kosztów, co może być niekorzystne dla przedsiębiorstw z większymi wydatkami.
• Karta podatkowa jest idealna dla bardzo małych przedsiębiorstw w określonych branżach. Jej główną zaletą jest stała, niezależna od przychodów i kosztów, miesięczna stawka podatkowa, ale ogranicza ona możliwość rozwoju działalności – jest dostępna tylko dla określonych rodzajów działalności i ustala się ją m.in. na podstawie wielkości miasta czy liczby zatrudnionych pracowników.

Czynniki wpływające na wybór formy opodatkowania

Wybór formy opodatkowania przez przedsiębiorców jest złożonym procesem, na który wpływa wiele czynników. Jednym z najważniejszych jest rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej – różne branże i rodzaje działalności mogą korzystać z różnych form opodatkowania. Przykładowo, ryczałt ewidencjonowany może być korzystny dla działalności o niskich kosztach operacyjnych, ale podatek liniowy sprawdzi się w przedsiębiorstwach o wyższych dochodach.

Kolejnym czynnikiem jest skala działalności. Małe, nieprzekraczające określonych limitów przychodów przedsiębiorstwa mogą korzystać z uproszczonych form opodatkowania, ale w przypadku większych firm lepiej sprawdzą się skala podatkowa lub podatek liniowy. Także plany rozwoju biznesu i przyszłe oczekiwania przychodowe wpływają na wybór formy opodatkowania – firmy oczekujące szybkiego wzrostu przychodów mogą wybrać rodzaj, który będzie korzystniejszy w dłuższej perspektywie, nawet jeśli początkowo będzie bardziej skomplikowany.

Kolejną ważną składową w wyborze formy opodatkowania jest struktura kosztów przedsiębiorstwa. Jeśli firma ma wysokie koszty uzyskania przychodów, może preferować formę umożliwiającą ich odliczenie, np. opodatkowanie na zasadach ogólnych. Znaczenie mają też preferencje, dotyczące prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych – niektórzy przedsiębiorcy wolą proste rozwiązania a inni wolą skorzystać z bardziej skomplikowanych form księgowości w zamian za potencjalne korzyści podatkowe.

Zmiana formy opodatkowania

Zmiana formy opodatkowania w Polsce w 2023 roku wymaga uwzględnienia m.in. formy opodatkowania, z której chce zrezygnować i z której chce skorzystać podatnik oraz przestrzegania określonych terminów. Ogólnie należy uwzględnić przewidywaną wysokość kosztów, dostępność ulg podatkowych, możliwość rozliczania z małżonkiem oraz sposób wyliczania składki zdrowotnej. Warto też zwrócić uwagę na sposób ewidencji księgowej, ponieważ różnią się one w zależności od wybranej formy opodatkowania^[8].

Mówiąc szczegółowo, warto wyróżnić dwie sytuacje. Podatnicy, chcący przejść na opodatkowanie podatkiem liniowym, muszą złożyć oświadczenie do Naczelnika Urzędu Skarbowego najpóźniej do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnęli pierwszy przychód w danym roku podatkowym. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pierwszy przychód został osiągnięty w grudniu – wówczas termin przesuwa się do końca roku podatkowego.

Możliwa jest także zmiana formy opodatkowania z podatku liniowego lub ryczałtu na zasady ogólne ze skutkiem wstecznym za poprzedni rok podatkowy. Żeby to zrobić, trzeba złożyć zawiadomienia w zeznaniu podatkowym za ten rok oraz pamiętać, że ta zmiana nie wpływa na formę opodatkowania w latach następnych.