Dokumenty aplikacyjne – czym są i co powinny zawierać? 

Wybór odpowiedniego kandydata na określone stanowisko pracy jest niemałym wyzwaniem. Podstawą skutecznej selekcji zainteresowanych są natomiast przesyłane dokumenty aplikacyjne.

Z tego artykułu dowiesz się więcej:  

• Czym są dokumenty aplikacyjne?
• Jakie są rodzaje dokumentów aplikacyjnych?
• Jak powinny wyglądać dokumenty aplikacyjne?
• Jak dokonać selekcji kandydatów na podstawie dokumentów aplikacyjnych?

Dokumenty aplikacyjne – definicja  

Dokumenty aplikacyjne to fundament każdej udanej aplikacji o pracę. Bez nich rekruter nie jest w stanie ocenić, czy kandydat jest odpowiednią osobą na dane stanowisko.

Dokumenty aplikacyjne to zestaw materiałów, pokazujący kwalifikacje, doświadczenie oraz motywację osoby, ubiegającej się o miejsce pracy, przyjęcie na studia czy udział w wybranym projekcie.

Definicja dokumentów aplikacyjnych

Głównymi elementami dokumentów aplikacyjnych są Curriculum Vitae (CV) oraz list motywacyjny. Są to podstawowe narzędzia w procesie rekrutacji oraz podczas oceny kandydatów na wybrane stanowisko pracy.

Rodzaje dokumentów aplikacyjnych  

Do rodzajów dokumentów aplikacyjnych zaliczamy m.in.:

Podanie o pracę 

Coraz rzadziej spotyka się podanie o pracę, ale dobrze jest wiedzieć, czym jest ten podstawowy dokument aplikacyjny. Wysyłany jest on w sytuacji, gdy firma nie prowadzi rekrutacji, ale kandydat wie, że dość często zdarza się rotacja i liczy na przyjęcie go do pracy poza całym procesem rekrutacyjnym. Taki dokument aplikacyjny powinien zawierać argumenty przemawiające na korzyść zatrudnienia kandydata. Elementy podania o pracę to:  

• miejscowość i data złożenia dokumentu, 
• dane kandydata,  
• dane firmy,  
• nagłówek,  
• informację o stanowisku, którym zainteresowany jest kandydat,  
• argumenty zachęcające do zatrudnienia danej osoby,  
• prośba o pozytywne rozpatrzenie podania,
• dodatkowe załączniki, na przykład CV.  

Curriculum Vitae 

CV to skrót od słów, pochodzących z łaciny, pod którym kryje się nazwa Curriculum Vitae. Ten dokument to swoisty życiorys zawodowy, który przybiera formę zwięzłego opisu wszystkich etapów dotychczasowej drogi zawodowej – od personalnych szczegółów po niuanse edukacyjne i zawodowe doświadczenia. CV stanowi kompletny zbiór informacji, które pozwalają rekruterowi lepiej poznać kandydata i zdecydować, czy sprawdzi się on na danym stanowisku. 

List Motywacyjny 

Do dokumentów aplikacyjnych zaliczamy również list motywacyjny. Powinien on jeszcze lepiej przedstawiać kandydata, a także uzasadnić jego chęci zatrudnienia się na danym stanowisku. Przy pomocy listu motywacyjnego zainteresowani pracą mogą zaprezentować swoje mocne strony lub pokazać cele zawodowe, motywacje i pasje.  

Tradycyjny życiorys 

Niektóre instytucje, a szczególnie te państwowe, wymagają tzw. tradycyjnego życiorysu. Jest on poniekąd podobny do CV, ale w praktyce to dwa zupełnie inne dokumenty aplikacyjne. Tradycyjny życiorys zawiera opis życia i kariery kandydata, a więc swoją budową przypomina list.

Selekcja kandydatów na podstawie dokumentów aplikacyjnych 

Selekcja zaintersowanych danym stanowiskiem pracy na podstawie analizy dokumentów aplikacyjnych to jedna z metod oceny kandydatów. Jak wykonać ją poprawnie i na co zwracać szczególną uwagę?

Pierwszym krokiem jest ustalenie konkretnych kryteriów selekcji. Określ dokładne wymagania, dotyczące potencjalnego kandydata. Uwzględnij takie aspekty, jak preferowane wykształcenie czy dotychczasowe doświadczenie zawodowe. Posiadając jasne wytyczne, będziesz w stanie odpowiednio wybierać osoby, które zaprosisz do kolejnych etapów rekrutacji.

Po określeniu wymagań, możesz przejść do wstępnej selekcji kandydatów. Odrzuć zgłoszenia, które z jakiegoś powodu nie wpisują się w Twoje oczekiwania. Następnie dokonaj szczegółowej analizy otrzymanych dokumentów aplikacyjnych. Dokładnie się z nimi zapoznaj i wybierz te, które najlepiej pasują do Twojego ogłoszenia o pracę.

Pamiętaj o tym, aby weryfikować informacje, zamieszczane w dokumentach aplikacyjnych. Dzięki temu zyskasz pewność, że zawarte w nich dane są prawdziwe, a kandydat rzeczywiście pasuje do danego stanowiska. Skróci to prowadzony proces rekrutacji i zwiększy jego efektywność.