Controlling i rachunkowość zarządcza – jak są powiązane i czym się różnią?

Czy controlling to to samo co rachunkowość zarządcza? To pytanie zadaje sobie wielu menedżerów i przedsiębiorców, którzy chcą zbudować efektywny system zarządzania w swoim przedsiębiorstwie. W rzeczywistości te dwa pojęcia są ze sobą ściśle powiązane, ale nie tożsame.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jak są powiązane controlling i rachunkowość zarządcza?
• Czym różnią się controlling i rachunkowość zarządcza?
• Kiedy wybrać controlling, a kiedy rachunkowość zarządczą?

Najważniejsze informacje:

• Controlling i rachunkowość zarządcza są splecione: rachunkowość zarządcza dostarcza wiarygodnych kosztów, marż, kalkulacji i prognoz, controlling scala je z planowaniem, budżetem, KPI i analizą odchyleń. W praktyce controlling definiuje cykle (budżet, forecast, raport), a rachunkowość zarządcza zapewnia metody i dane. Razem tworzą system sterowania wynikiem.
• Rachunkowość zarządcza koncentruje się na metodach i liczbach: kalkulacje kosztów (np. ABC, standard), rentowność produktów/klientów, prognozy, analizy progu rentowności. Controlling zarządza procesem: kalendarz budżetowy, scenariusze, konsolidacja planów, KPI, analiza odchyleń, rekomendacje i egzekwowanie ustaleń. Pierwsza odpowiada „ile i dlaczego”, drugi „co robimy i kiedy”.
• Gdy potrzebujesz rzetelnych kosztów, marż i szybkich analiz decyzji operacyjnych – zacznij od rachunkowości zarządczej. Gdy rośnie złożoność (wiele produktów, rynków, CAPEX, cele OKR), potrzebne są spójne budżety, rolling forecast i dyscyplina wykonawcza – wdrażaj controlling, który zorkiestruje planowanie, KPI i przeglądy wyników.

Jak są powiązane controlling i rachunkowość zarządcza?

Controlling i rachunkowość zarządcza są ze sobą nierozerwalnie powiązane jako elementy jednego systemu informacyjnego wspierającego efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem. Ich powiązania można analizować z perspektywy kilku czynników.

Łączy je zasadniczy cel – wspieranie zarządu w podejmowaniu trafnych decyzji poprzez systematyczne dostarczanie informacji finansowych i niefinansowych. Oba systemy koncentrują się na dostarczaniu danych niezbędnych do oceny efektywności zarządzania i optymalizacji wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa. Rachunkowość zarządcza dostarcza fundamentu informacyjnego, podczas gdy controlling wykorzystuje te dane do bardziej zaawansowanej analizy i planowania strategicznego.

Jeśli chodzi o metodologię controlling opiera się w dużej mierze na narzędziach rachunkowości zarządczej, takich jak rachunek kosztów, analiza kosztów czy budżetowanie. Controlling rozszerza te metody o dodatkowe wymiary analizy, włączając wskaźniki niefinansowe, analizę odchyleń oraz zaawansowane techniki prognozowania. Poprzez analizę danych finansowych generowanych przez rachunkowość zarządczą, controlling tworzy kompleksowy obraz sytuacji przedsiębiorstwa.

Oba systemy współdzielą funkcję organizacyjną, która wskazuje zadania i definiuje podporządkowanie w strukturze zarządzania. Rachunkowość zarządcza zajmuje się głównie organizacją przepływu informacji finansowych, podczas gdy controlling obejmuje szerszy zakres odpowiedzialności, koordynując działania planistyczne, kontrolne i doradcze w procesie zarządzania jednostką. Funkcja komunikacyjna również jest wspólna – oba systemy zapewniają metody przepływu informacji między poziomami zarządzania.

Rachunkowość zarządcza identyfikuje odchylenia poprzez porównywanie planowanych wyników z rzeczywiście osiągniętymi, a controlling rozwija tę funkcję, wprowadzając systematyczne mechanizmy analizy przyczyn odchyleń i proponowania działań korygujących. Funkcja kontrolna controllingu jest bardziej kompleksowa i obejmuje nie tylko wyniki finansowe, ale także kluczowe wskaźniki efektywności działalności operacyjnej.

Controlling wykorzystuje dane generowane przez rachunkowość zarządczą jako surowiec do tworzenia raportów zarządczych, analiz wariantowych i scenariuszy strategicznych. Narzędzia rachunkowości zarządczej, takie jak rachunek kosztów działań czy budżetowanie, są integralną częścią systemu controllingu. W znacznym stopniu zindywidualizowana natura obu systemów pozwala na ich dostosowanie do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, przy czym controlling oferuje jeszcze większą elastyczność w projektowaniu rozwiązań dostosowanych do specyfiki działalności gospodarczej.

Oba systemy wspierają zarządzanie strategiczne oraz podejmowanie decyzji bieżących. Rachunkowość zarządcza dostarcza informacji o kosztach, przychodach i wynikach finansowych, podczas gdy controlling wykorzystuje te dane do oceny skutków różnych wariantów decyzyjnych i rekomendowania optymalnych decyzji w określonych warunkach. Ta synergia umożliwia szybką reakcję na zmiany w otoczeniu biznesowym i skuteczne zarządzanie płynności finansową przedsiębiorstwa.

Czym różnią się controlling i rachunkowość zarządcza?

Globalne inwestycje w AI dla rachunkowości mają wzrosnąć z 4,73 miliardów dolarów w 2024 roku do 26,66 miliardów dolarów w 2029 roku^[1], zrozumienie różnic między tymi narzędziami staje się ważne dla budowania przewagi konkurencyjnej.

Podstawowa różnica dotyczy zakresu działania. Rachunkowość zarządcza koncentruje się głównie na aspektach finansowych działalności przedsiębiorstwa – dostarczaniu informacji finansowych, rachunku kosztów, analizie przychodów i kontroli wyników finansowych. Controlling natomiast wykracza poza sferę finansową, integrując dane finansowe z niefinansowymi, takimi jak wskaźniki jakości, satysfakcji klientów czy efektywności procesów. W tym sensie controlling jest systemem bardziej kompleksowym, który obejmuje szerszy zakres odpowiedzialności w procesie zarządzania jednostką.

Rachunkowość zarządcza, choć wspiera planowanie, koncentruje się przede wszystkim na analizie danych historycznych i bieżących, dostarczając informacji o tym, jakie rezultaty uzyska przedsiębiorstwo lub już osiągnęło. Controlling ma zdecydowanie silniejszą orientację na przyszłość – jego główne zadania obejmują strategiczne planowanie, prognozowanie oraz proaktywne zarządzanie ryzykiem. Ta różnica sprawia, że controlling jest bardziej dynamicznym narzędziem wspierającym zarządzanie strategiczne.

Rachunkowość zarządcza realizuje głównie funkcję organizacyjną, komunikacyjną i kontrolną, dostarczając danych niezbędnych do podejmowania decyzji. Controlling rozwija te funkcje o wymiar koordynacyjny – aktywnie uczestniczy w procesie zarządzania, wspomagając nie tylko poprzez dostarczanie informacji, ale także przez aktywne uczestnictwo w formułowaniu strategii i monitorowaniu ich realizacji. Funkcja kontrolna controllingu jest bardziej zaawansowana i obejmuje nie tylko identyfikację odchyleń, ale także analizę ich przyczyn i rekomendacje działań naprawczych.

Różnica w metodologii jest również znacząca. Rachunkowość zarządcza opiera się na sprawdzonych metodach rachunku kosztów, analizie kosztów i budżetowaniu. Controlling wykorzystuje te narzędzia, ale dodaje do nich zaawansowane techniki analityczne, takie jak analiza wrażliwości, balanced scorecard, analiza wartości dla akcjonariuszy czy benchmarking. Ta różnica w metodologii sprawia, że controlling jest systemem bardziej wszechstronnym w dokonywaniu wyboru strategicznych opcji rozwoju.

Rachunkowość zarządcza jest zwykle funkcją przypisaną działowi finansowo-księgowemu przedsiębiorstwa, podczas gdy controlling często stanowi odrębną komórkę organizacyjną, bezpośrednio podlegającą zarządowi. Ta różnica w umiejscowieniu organizacyjnym odzwierciedla szerszy zakres zadań controllingu i jego rolę jako partnera strategicznego dla zarządu. Controlling definiuje podporządkowanie i wskazuje zadania w sposób bardziej kompleksowy niż rachunkowość zarządcza.

Różnica w dostosowaniu do potrzeb przedsiębiorstwa również zasługuje na uwagę. Choć rachunkowość zarządcza jest znacznym stopniu zindywidualizowana i dostosowana do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa, controlling oferuje jeszcze większą elastyczność w projektowaniu rozwiązań. Controlling może być implementowany w różnych wariantach – od operacyjnego, przez strategiczny, po projektowy – w zależności od specyfiki działalności gospodarczej i potrzeb zarządu.

Wreszcie, różnica w wykorzystaniu technologii staje się coraz bardziej widoczna. Rachunkowość zarządcza tradycyjnie opiera się na systemach ERP i modułach finansowo-księgowych. Controlling coraz częściej wykorzystuje zaawansowane narzędzia analityczne, sztuczną inteligencję i big data do prognozowania i symulacji scenariuszy. Według badań, już 67% firm stosujących controlling wdraża lub planuje wdrożenie sztucznej inteligencji, co ma na celu poprawę jakości prognoz i szybkości reakcji na zmiany rynkowe^[2].

Kiedy wybrać controlling, a kiedy rachunkowość zarządczą?

Wybór między controllingiem a rachunkowością zarządczą zależy od kilku czynników związanych ze specyfiką, wielkością i dojrzałością zarządzania danym przedsiębiorstwem. Zrozumienie tych czynników pozwala na podejmowanie optymalnych decyzji dotyczących budowy systemu informacyjnego wspierającego efektywne zarządzanie.

Dla małych i średnich przedsiębiorstw, które dopiero rozpoczynają swoją drogę ku profesjonalnemu zarządzaniu, rachunkowość zarządcza często stanowi naturalny pierwszy krok. Jeśli przedsiębiorstwo potrzebuje przede wszystkim systematycznego dostarczania informacji o kosztach, przychodach i wynikach finansowych, rachunkowość zarządcza w jej podstawowej formie będzie wystarczająca. Jest to szczególnie zasadne w przypadku firm o stosunkowo prostej strukturze organizacyjnej i ograniczonym zakresie odpowiedzialności decyzyjnych, gdzie główne zadania koncentrują się na bieżącej kontroli działalności operacyjnej i podstawowym planowaniu finansowym.

Controlling staje się koniecznością, gdy przedsiębiorstwo osiąga pewien poziom złożoności operacyjnej lub gdy zarząd potrzebuje bardziej zaawansowanych narzędzi wspierających podejmowanie decyzji strategicznych. Jeśli firma działa w zmiennym otoczeniu konkurencyjnym, wymaga zaawansowanego planowania strategicznego lub zarządza wieloma segmentami biznesowymi, controlling oferuje niezbędne narzędzia do koordynacji i optymalizacji działań. Controlling jest także właściwym wyborem dla przedsiębiorstw, które chcą integrować dane finansowe z niefinansowymi wskaźnikami efektywności, budując kompleksowy system pomiaru wyników.

W praktyce, najlepsze rezultaty osiągają przedsiębiorstwa, które traktują rachunkowość zarządczą jako fundament, na którym budują system controllingu. Według danych rynkowych, sektor MSP w Polsce, który zatrudnia 67% pracujących w sektorze przedsiębiorstw^[3], stopniowo przechodzi od podstawowej rachunkowości zarządczej do bardziej zaawansowanych systemów controllingu w miarę wzrostu skali działalności. Rachunkowość zarządcza dostarcza podstawowych danych niezbędnych do funkcjonowania przedsiębiorstwa, podczas gdy controlling rozwija ten system o wymiar strategiczny i analityczny.

Warto rozpocząć od implementacji kluczowych elementów rachunkowości zarządczej, takich jak rachunek kosztów i budżetowanie, a następnie stopniowo rozbudowywać system o funkcje controllingowe. To podejście pozwala na dostosowanie systemu do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa i stopniowe budowanie kompetencji zespołu w zakresie zaawansowanego zarządzania finansowego. W kontekście działalności gospodarczej, kluczowe znaczenie ma także dostępność zasobów – controlling wymaga zazwyczaj zatrudnienia specjalistów o wyższych kwalifikacjach i większych inwestycji w systemy IT, podczas gdy rachunkowość zarządcza może być prowadzona przez istniejący zespół finansowo-księgowy.

Damian Sawicki, radca prawny Cyrek Digital