Content workflow – co to jest?

Skuteczny content workflow to klucz do tworzenia spójnych i angażujących treści. Jak go opracować i jak może zespołom marketingowym zaplanować prace nad treścią?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest content workflow?
• Jakie są metody content workflow?
• Jakie są narzędzia content workflow?
• Jak stworzyć content workflow?
• Jaka jest rola content workflow?

Content workflow – definicja

Content workflow to proces zarządzania tworzeniem, edycją, recenzją, publikacją i dystrybucją treści. Zaczyna się on od planowania oraz określenia celów i strategii treści. Następnie przechodzi się do etapu tworzenia, gdzie autorzy opracowują treść zgodnie z ustalonymi wytycznymi. Po zakończeniu prac poddaje się ją edycji i rewizji, a po zatwierdzeniu publikuje i dystrybuuje odpowiednim kanałami, aby dotrzeć do jak największej liczby odbiorców.

Content workflow to proces zarządzania tworzeniem, edycją, zatwierdzaniem i publikacją treści w organizacji.

Definicja content workflow

Cały proces pomaga w organizacji pracy zespołu i pozwala lepiej zarządzać treściami.

Metody content workflow

Content workflow można realizować za pomocą różnych metod:

• Kanban to wizualny system zarządzania pracą, który pomaga zespołom śledzić postępy i identyfikować blokady w procesie tworzenia treści. Jego podstawą są tablice z kolumnami reprezentującymi różne etapy workflow, takie jak „Do zrobienia”, „W trakcie” i „Zrobione”.
• Scrum to podejście wywodzące się z popularnych w IT metodyk zwinnych, które koncentruje się na iteracyjnym tworzeniu treści poprzez krótkie okresy pracy zwane sprintami. Każdy sprint kończy się przeglądem i oceną wykonanej pracy, co pozwala wprowadzać usprawnienia w kolejnych iteracjach.
• Metoda Waterfall (kaskadowa) traktuje proces content workflow sekwencyjnie, co oznacza, że każdy etap musi być zakończony, zanim rozpocznie się następny.
• Content Marketing Matrix to narzędzie, które pomaga w planowaniu i tworzeniu treści, kategoryzując je według celów marketingowych i typów treści. Macierz uwzględnia różne formaty treści (np. blogi, infografiki, wideo) i ich przeznaczenie (np. edukacyjne, rozrywkowe).

Narzędzia content workflow

Istnieje wiele narzędzi, które pomagają zarządzać procesem content workflow. Do najpopularniejszych należą m.in.:

• Trello to narzędzie do zarządzania projektami oparte na systemie Kanban. Umożliwia tworzenie tablic, list i kart do organizowania zadań i śledzenia postępów w pracy. Każda karta może zawierać szczegóły dotyczące zadania, takie jak terminy, załączniki, komentarze i przypomnienia.
• Asana to platforma do zarządzania projektami, które pomaga zespołom organizować i śledzić pracę. Umożliwia tworzenie projektów, zadań i podzadań, a także ustalanie priorytetów i terminów. Oferuje listy, tablice, kalendarze i osi czasu.
• Monday.com to wszechstronne narzędzie do zarządzania pracą, które pozwala na tworzenie własnych przepływów pracy. Użytkownicy mogą tworzyć tablice z różnymi rodzajami kolumn do śledzenia zadań, terminów, statusów i innych informacji.
• CoSchedule to narzędzie do zarządzania marketingiem treści, które łączy kalendarz redakcyjny, planowanie kampanii i zarządzanie projektami. Umożliwia tworzenie i planowanie postów na blogu, mediów społecznościowych oraz innych treści marketingowych.
• ContentCal to narzędzie do planowania i zarządzania treściami w mediach społecznościowych, w którym można opracować kalendarz treści, planować posty, zarządzać pracą zespołu oraz analizować wyniki.
• HubSpot to kompleksowa platforma marketingowa, która oferuje narzędzia do zarządzania treściami, SEO, leadami, analizami i automatyzacją marketingu. Umożliwia tworzenie, planowanie i publikowanie treści na blogach oraz w mediach społecznościowych.
• GatherContent to narzędzie zaprojektowane specjalnie do zarządzania procesem tworzenia i edycji treści. Umożliwia centralizację wszystkich treści w jednym miejscu, zarządzanie rewizjami, przydzielanie zadań oraz ustalanie terminów.
• Google Docs to narzędzie do edytowania dokumentów online, które umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym. Pozwala tworzyć, edytować i komentować dokumenty wielu użytkownikom jednocześnie.

Tworzenie content workflow

Tworzenie content workflow rozpoczyna się od określenia celów do osiągnięcia poprzez tworzenie treści. Może to być zwiększenie świadomości marki, generowanie leadów czy angażowanie społeczności, ale bez względu na zakres, każdy cel powinien być jasno zdefiniowany, a także mierzalny.

Kolejnym krokiem jest identyfikacja grupy docelowej odbiorców, ponieważ pozwala to dostosować formę, ton i zawartość materiałów do ich potrzeb i oczekiwań. Do tego celu stosuje się analizę demograficzną, psychograficzną oraz badania rynkowe – wymienione narzędzia pomagają stworzyć profile odbiorców.

Następnie można przejść do planowania. W tej części opracowuje się kalendarz redakcyjny z tematami, terminami publikacji oraz odpowiedzialnymi za ich realizację osobami. Kalendarz redakcyjny powinien też uwzględniać maksymalnie różnorodne formaty treści – od artykułów blogowych, przez posty w mediach społecznościowych i infografiki, aż po rozbudowane wideo czy e-booki – aby dotrzeć do odbiorców na różnych platformach i w różny sposób.

Kolejnym krokiem jest kwerenda – copywriterzy lub specjaliści do spraw content marketingu (zależy to od specyfiki agencji) poszukują informacji o tematach uwzględnionych w kalendarzu, a po znalezieniu wystarczającej ich liczby przygotowują brief. Jest to dokument, w którym zawarte są najważniejsze informacje o planowanej treści, czyli jej zakres, ton, format, długość (np. liczba słów czy znaków w przypadku tekstu lub czas trwania w przypadku podcastu), a także elementy, takie jak słowa kluczowe (jest to istotne w kontekście SEO) czy linki do umieszczenia w treści (to jest ważne w kontekście linkowania wewnętrznego). Przygotowaniem briefu najczęściej zajmują się content marketerzy lub specjaliści SEO.

Po otrzymaniu briefu copywriterzy (ale mogą to być również podkasterzy czy filmowcy, wszystko zależy od formy) przygotowują materiały zgodnie z wytycznymi i harmonogramem. Jest to najżmudniejszy, często najdłuższy i zdecydowanie najtrudniejszy etap, ponieważ gotowa treść powinna być angażująca, wartościowa i dostosowana do preferencji odbiorców.

Po zakończeniu pracy twórczej można przejść do edycji – przygotowany materiał sprawdza się pod kątem gramatyki, stylistyki, zgodności z wytycznymi oraz ogólnej jakości, po czym trafia on do recenzji. Członkowie zespołu, (np. specjaliści ds. marketingu czy eksperci z konkretnej dziedziny) oceniają i zatwierdzają przygotowane materiały, co czasami obejmuje również konsultacje z działem prawnym lub innymi interesariuszami, aby upewnić się, że treść jest zgodna z przepisami i politykami firmy.

Po zatwierdzeniu można przejść do publikacji. Treści formatuje się i publikuje w kanałach marketingowych dopasowanych do potrzeb i preferencji grupy docelowej – najczęściej pojawiają się one na stronach internetowych, blogach, w mediach społecznościowych czy newsletterach. Po publikacji zbiera się dane dotyczące wydajności treści – liczbę odsłon, zaangażowanie, konwersje czy czas spędzony na stronie. Analiza tych danych pozwala ocenić skuteczność treści i pozwala wprowadzić zmiany na podstawie uzyskanych informacji.

Rola content workflow

Content workflow zapewnia strukturę i porządek, co pozwala na efektywne zarządzanie zasobami i utrzymanie wysokiej jakości treści. Dzięki niemu członkowie zespołu wiedzą, co należy zrobić, kto jest odpowiedzialny za poszczególne zadania i w jakim terminie powinny zostać zrealizowane. Planowanie i organizacja zadań pozwalają na lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów, a także na uniknięcie sytuacji, w których niektóre zadania są pomijane lub wykonywane w pośpiechu.

Dzięki jasnym wytycznym i zdefiniowanym procesom członkowie zespołu mogą łatwo śledzić postępy i koordynować swoje działania, co zmniejsza ryzyko błędów i opóźnień. Workflow pomaga również w identyfikacji i eliminacji potencjalnych blokad, co zwiększa płynność procesu tworzenia treści. Content workflow pozwala też ustalić standardy i wytycznym, dzięki czemu wszystkie materiały publikowane przez firmę są zgodne z jej wizerunkiem i wartościami.

Systematyczne monitorowanie wyników publikowanych treści pozwala ocenić ich jakość i skuteczność, dzięki czemu można ciągle doskonalić publikowane materiały. Ma to również znaczenie strategiczne – content workflow pozwala firmom lepiej planować swoje działania marketingowe i komunikacyjne, co przekłada się na bardziej efektywne wykorzystanie budżetu marketingowego i zwiększa szanse na osiągnięcie zamierzonych rezultatów.