Na czym polega benchmarking zewnętrzny?

W bezwzględnym świecie biznesu prawda brzmi brutalnie prosto: organizacje, które nie uczą się od swoich konkurentów i liderów rynkowych, są skazane na porażkę. Benchmarking zewnętrzny to nie tylko strategiczne narzędzie – to konieczność przetrwania w globalnej gospodarce, gdzie przewaga konkurencyjna może zostać utracona w ciągu miesięcy, a czasem nawet tygodni.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest benchmarking zewnętrzny?
• Kiedy stosować benchmarking zewnętrzny?
• Jakie są korzyści z benchmarkingu zewnętrznego?

Benchmarking zewnętrzny – definicja

Benchmarking zewnętrzny to kompleksowa metoda analizy porównawczej, która polega na systematycznym porównywaniu osiągnięć, procesów, strategii i wyników organizacji z innymi podmiotami działającymi poza własną firmą. Jest to strategiczne podejście do zarządzania, które umożliwia ocenę możliwości przedsiębiorstwa poprzez konfrontację z najlepszymi praktykami dostępnymi na rynku.

Benchmarking zewnętrzny to proces porównywania działań organizacji z innymi podmiotami spoza własnej firmy w celu identyfikacji najlepszych praktyk i osiągnięcia przewagi konkurencyjnej.

Definicja benchmarkingu zewnętrznego

Benchmarking zewnętrzny obejmuje kilka podstawowych kategorii, różniących się pod względem typu analizowanych organizacji. Benchmarking konkurencyjny koncentruje się na porównywaniu z bezpośrednimi rywalami z tej samej branży, co pozwala na precyzyjną ocenę pozycji rynkowej i identyfikację konkurencyjnych firm stosujących skuteczniejsze rozwiązania.

Benchmarking funkcjonalny polega na porównywaniu określonych funkcji lub procesów z organizacjami z różnych sektorów, które są liderami w danym obszarze. Ta forma analizy porównawczej może prowadzić do odkrycia innowacyjnych rozwiązań, które nie są powszechnie znane w samej branży organizacji. System ERP może wspierać zbieranie danych niezbędnych do skutecznego benchmarkingu zewnętrznego.

Ten rodzaj benchmarkingu dostarcza szerszej perspektywy na standardy rynkowe i możliwości doskonalenia. W przeciwieństwie do benchmarkingu wewnętrznego, który może prowadzić do samozadowolenia kierownictwa, benchmarking zewnętrzny zmusza organizację do krytycznego spojrzenia na własne rozwiązania i motywuje do wprowadzania zmian. Proces ten wymaga jednak większych nakładów finansowych i czasowych oraz może napotykać na trudności w pozyskiwaniu wiarygodnych danych od innych podmiotów.

Kiedy stosować benchmarking zewnętrzny?

Benchmarking zewnętrzny sprawdza się, gdy organizacja potrzebuje obiektywnej oceny swojej pozycji względem rynku oraz gdy wewnętrzne zasoby wiedzy i doświadczenia okazują się niewystarczające do osiągnięcia ambitnych celów rozwoju.

Pierwszą sytuacją jest wyczerpanie możliwości benchmarkingu wewnętrznego lub jego nieadekwatność do potrzeb organizacji. W małych firmach brak rozbudowanych struktur wewnętrznych ogranicza wartość porównań między działami. W dużych organizacjach, które osiągnęły już wysoki poziom wewnętrznej standaryzacji, benchmarking zewnętrzny staje się jedynym sposobem na odkrycie nowych możliwości doskonalenia i identyfikację obszarów wymagających poprawy.

Druga sytuacja dotyczy potrzeby zdobycia przewagi konkurencyjnej i poprawy pozycji rynkowej. Benchmarking konkurencyjny pozwala organizacji zrozumieć strategie i praktyki bezpośrednich rywali, co umożliwia opracowanie skuteczniejszych działań konkurencyjnych. Analiza konkurencyjnych firm dostarcza cennych informacji o trendach rynkowych, innowacjach produktowych i strategiach cenowych.

Trzecią sytuacją jest poszukiwanie przełomowych innowacji i rozwiązań wykraczających poza standardy branżowe. Benchmarking funkcjonalny polega na uczeniu się od liderów konkretnych funkcji z różnych sektorów, co może doprowadzić do odkrycia rewolucyjnych podejść do realizacji kluczowych procesów. Ta metoda jest szczególnie wartościowa w branżach o niskiej innowacyjności lub silnej konkurencji.

Benchmarking zewnętrzny sprawdza się również w sytuacjach wymagających obiektywnej oceny wydajności i efektywności organizacji. Porównania z zewnętrznymi wzorcami pozwalają na realistyczną ocenę własnych osiągnięć i zidentyfikowanie rzeczywistych luk w wydajności. To podejście jest kluczowe dla organizacji planujących ekspansję, wprowadzanie nowych produktów czy wchodzenie na nowe rynki.

Ostatnią sytuacją jest potrzeba zmiany kultury organizacyjnej i przełamania wewnętrznego oporu wobec zmian. Benchmarking zewnętrzny dostarcza niepodważalnych argumentów za koniecznością wprowadzenia usprawnień, demonstrując konkretne korzyści osiągane przez inne organizacje. Pomaga to w przezwyciężeniu wewnętrznych barier i mobilizacji zespołów do działania.

Jakie są korzyści z benchmarkingu zewnętrznego?

Benchmarking zewnętrzny oferuje organizacjom szerokie spektrum korzyści strategicznych i operacyjnych, które znacząco przewyższają możliwości analiz wewnętrznych i stanowią fundament trwałej przewagi konkurencyjnej.

Główną zaletą jest dostęp do najlepszych praktyk i innowacyjnych rozwiązań stosowanych przez liderów rynkowych. Benchmarking zewnętrzny umożliwia identyfikację metod i strategii, które zostały sprawdzone w praktyce przez najskuteczniejsze organizacje w danym obszarze. Ta wiedza pozwala na twórczą adaptację rozwiązań i unikniecie kosztownych błędów podczas wdrażania własnych inicjatyw doskonalących.

Znaczącą korzyścią jest obiektywna ocena pozycji konkurencyjnej organizacji względem rynku. W przeciwieństwie do benchmarkingu wewnętrznego, który może prowadzić do fałszywego poczucia bezpieczeństwa, analiza zewnętrzna dostarcza realnego obrazu mocnych i słabych stron firmy. Pozwala to na podejmowanie świadomych decyzji strategicznych opartych na faktach, a nie przypuszczeniach.

Michał Włodarczyk, Head of Customer Success

Benchmarking zewnętrzny stymuluje innowacyjność i kreatywność poprzez ekspozycję na różnorodne podejścia do rozwiązywania problemów biznesowych. Organizacje uczą się od firm z różnych branż i kultur, co może prowadzić do przełomowych odkryć i nietypowych kombinacji rozwiązań. Benchmarking funkcjonalny polega właśnie na tego typu międzysektorowym transferze wiedzy.

Proces ten wspiera również budowanie kultury ciągłego doskonalenia i otwartości na zmiany. Pracownicy otrzymują konkretne przykłady sukcesu innych organizacji, co motywuje ich do poszukiwania usprawnień we własnych obszarach odpowiedzialności. Benchmarking zewnętrzny pomaga w przezwyciężeniu syndromu „nie zostało wymyślone tutaj” i zachęca do uczenia się od zewnętrznych wzorców.

Kolejną korzyścią jest poprawa efektywności operacyjnej poprzez implementację sprawdzonych procesów i metodologii. Organizacje mogą znacząco skrócić czas wdrażania ulepszeń, korzystając z doświadczeń innych podmiotów, które już przeszły przez podobne transformacje. To podejście minimalizuje ryzyko niepowodzenia i maksymalizuje prawdopodobieństwo osiągnięcia zamierzonych rezultatów.

Benchmarking zewnętrzny przyczynia się także do lepszego zrozumienia oczekiwań klientów poprzez analizę standardów obsługi stosowanych przez najlepsze organizacje. Pozwala to na dostosowanie oferty i procesów do rosnących wymagań rynkowych oraz przewyższenie oczekiwań klientów poprzez implementację najlepszych praktyk w obsłudze klienta.