Na czym polega benchmarking wewnętrzny?

Czy zdarzyło Ci się kiedyś zastanawiać, dlaczego jeden oddział Twojej firmy osiąga spektakularne wyniki, podczas gdy inny boryka się z problemami, mimo że teoretycznie działają w podobnych warunkach? Odpowiedź często leży tuż pod nosem – w ukrytych talentach i najlepszych praktykach, które już istnieją w Twojej organizacji. Benchmarking wewnętrzny to fascynująca podróż odkrywania własnych skarbów, metoda, która pozwala przekształcić wewnętrzną różnorodność w przewagę konkurencyjną.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest benchmarking wewnętrzny?
• Kiedy stosować benchmarking wewnętrzny?
• Jakie są korzyści z benchmarkingu wewnętrznego?

Benchmarking wewnętrzny – definicja

Benchmarking wewnętrzny to systematyczna metoda analizy porównawczej, która koncentruje się na porównywaniu procesów, wyników, metod działania i strategii w obrębie jednej organizacji. Polega na identyfikacji różnic w wydajności między podobnymi jednostkami organizacyjnymi i wykorzystaniu najlepszych praktyk wewnętrznych do poprawy ogólnej efektywności firmy.

Benchmarking wewnętrzny to systematyczne porównywanie procesów i wyników różnych jednostek w ramach tej samej organizacji w celu identyfikacji i rozpowszechnienia najlepszych praktyk wewnętrznych.

Definicja benchmarkingu wewnętrznego

Ten rodzaj benchmarkingu znajduje szczególne zastosowanie w dużych organizacjach posiadających wiele oddziałów, filii, działów lub zespołów wykonujących podobne funkcje. Benchmarking wewnętrzny stosuje się do porównywania efektywności sprzedaży między regionami, wydajności produkcyjnej różnych zakładów, jakości obsługi klienta w poszczególnych centrach kontaktowych czy skuteczności procesów rekrutacyjnych w różnych lokalizacjach.

Główną cechą benchmarkingu wewnętrznego jest dostępność danych i pełna kontrola nad procesem badawczym. Organizacja ma dostęp do szczegółowych informacji o wszystkich analizowanych jednostkach, co pozwala na przeprowadzenie dogłębnej analizy czynników wpływających na różnice w wydajności. Benchmarking wewnętrzny polega również na wykorzystaniu wspólnych standardów pomiaru i porównywalnych wskaźników efektywności.

Proces ten obejmuje identyfikację jednostek o najwyższej wydajności, analizę przyczyn ich sukcesu oraz opracowanie strategii transferu najlepszych praktyk do innych części organizacji. System ERP może znacząco wspierać zbieranie danych i monitorowanie wskaźników potrzebnych do skutecznego benchmarkingu wewnętrznego. Metoda ta często służy jako punkt wyjścia przed rozpoczęciem bardziej złożonych form benchmarkingu zewnętrznego.

Kiedy stosować benchmarking wewnętrzny?

Benchmarking wewnętrzny znajduje optymalne zastosowanie w sytuacjach, gdy organizacja posiada rozbudowaną strukturę z wieloma podobnymi jednostkami oraz gdy dąży do szybkiego ulepszenia procesów wewnętrznych przy ograniczonym budżecie i czasie.

Pierwszą sytuacją jest występowanie znaczących różnic w wydajności między podobnymi jednostkami organizacyjnymi. Gdy niektóre oddziały, działy lub zespoły osiągają wyraźnie lepsze wyniki niż inne, mimo działania w podobnych warunkach, benchmarking wewnętrzny może pomóc zidentyfikować najlepsze praktyki i rozpowszechnić je w całej organizacji. Ta metoda pozwala wykorzystać wewnętrzny potencjał doskonalenia.

Druga sytuacja dotyczy potrzeby szybkiej poprawy efektywności przy ograniczonych zasobach. Benchmarking wewnętrzny charakteryzuje się niskimi kosztami i relatywnie krótkim czasem realizacji w porównaniu do analiz zewnętrznych. Organizacja może wykorzystać istniejące zasoby wewnętrzne i dostępne dane, co znacznie obniża bariery wejścia.

Trzecia sytuacja obejmuje przygotowanie do benchmarkingu zewnętrznego. Benchmarking wewnętrzny może służyć jako etap przygotowawczy, pozwalając organizacji zrozumieć własne procesy, zidentyfikować luki w wydajności i przygotować się do porównań z zewnętrznymi partnerami. Ten proces pomaga w lepszym zdefiniowaniu celów i oczekiwań od dalszych analiz.

Benchmarking wewnętrzny sprawdza się również w organizacjach, które chcą budować kulturę ciągłego doskonalenia i współpracy między jednostkami. Proces ten może pomóc w przełamaniu silosowego myślenia i zachęceniu do dzielenia się wiedzą między różnymi częściami organizacji. Sprzyja to wymianie najlepszych praktyk i wzajemnemu uczeniu się.

Ostatnią sytuacją jest potrzeba obiektywnej oceny wydajności różnych jednostek organizacyjnych. Benchmarking wewnętrzny może dostarczyć rzetelnych danych do podejmowania decyzji o alokacji zasobów, inwestycjach rozwojowych czy zmianach organizacyjnych. Pozwala na identyfikację jednostek wymagających wsparcia oraz tych, które mogą służyć jako wzorce dla innych.

Jakie są korzyści z benchmarkingu wewnętrznego?

Podstawową zaletą jest łatwy dostęp do danych i informacji potrzebnych do przeprowadzonej analizy. Wszystkie niezbędne dane znajdują się w dyspozycji przedsiębiorstwa, co eliminuje potrzebę czasochłonnych i kosztownych procesów pozyskiwania informacji od podmiotów zewnętrznych. Ta dostępność danych umożliwia przeprowadzenie dogłębnej analizy czynników wpływających na różnice w wydajności.

Kolejną istotną korzyścią są niskie koszty realizacji w porównaniu do innych rodzajów benchmarkingu. Organizacja może wykorzystać własne zasoby ludzkie i techniczne, co znacząco obniża budżet projektu. Brak konieczności zatrudniania zewnętrznych konsultantów czy zakupu danych rynkowych sprawia, że benchmarking wewnętrzny jest dostępny również dla organizacji o ograniczonych zasobach finansowych.

Benchmarking wewnętrzny charakteryzuje się również niskim ryzykiem niepowodzenia i wysokim prawdopodobieństwem implementacji zidentyfikowanych rozwiązań. Organizacja ma pełne prawo do stosowania najlepszych praktyk odkrytych w innych jednostkach, bez obaw o naruszenie praw własności intelektualnej czy narażenie się na zarzuty nieuczciwej konkurencji. Wewnętrzne rozwiązania są również lepiej dopasowane do kultury organizacyjnej i specyfiki działania.

Znaczącą korzyścią jest wspieranie kultury uczenia się i współpracy w organizacji. Process benchmarkingu wewnętrznego sprzyja wymianie pomysłów między różnymi jednostkami, poprawia komunikację wewnętrzną i buduje świadomość najlepszych praktyk w całej firmie. Stymuluje to wewnętrzną konkurencję w pozytywnym znaczeniu i motywuje zespoły do ciągłego doskonalenia.

Michał Włodarczyk, Head of Customer Success

Benchmarking wewnętrzny umożliwia także szybką identyfikację i rozpowszechnienie najlepszych praktyk bez długotrwałych procesów adaptacji. Rozwiązania sprawdzone w jednej części organizacji mogą być relatywnie łatwo przeniesione do innych jednostek, co przyspiesza proces poprawy wydajności w całej firmie.

Ostatecznie, ta metoda służy jako doskonały punkt wyjścia dla bardziej zaawansowanych form benchmarkingu zewnętrznego, pozwalając organizacji lepiej zrozumieć własne procesy i przygotować się do porównań z zewnętrznymi partnerami.