Na czym polega benchmarking funkcjonalny?

Czy kiedykolwiek pomyślałeś, że firma produkująca samochody może uczyć się od pizzerii, a bank od firmy kurierskiej? W świecie biznesu najbardziej przełomowe innowacje często pochodzą z najbardziej niespodziewanych miejsc, a benchmarking funkcjonalny to właśnie ta magiczna metoda, która pozwala organizacjom przekraczać granice branżowe i czerpać inspirację od prawdziwych mistrzów w konkretnych funkcjach biznesowych.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest benchmarking funkcjonalny?
• Kiedy stosować benchmarking funkcjonalny?
• Jakie są korzyści z benchmarkingu funkcjonalnego?

Benchmarking funkcjonalny – definicja

Benchmarking funkcjonalny to metoda analizy porównawczej, która koncentruje się na porównywaniu określonych funkcji lub procesów organizacji z najlepszymi praktykami stosowanymi przez liderów w danym obszarze, niezależnie od branży, w której działają. Ta forma benchmarkingu przekracza tradycyjne granice sektorowe, umożliwiając organizacjom uczenie się od firm z zupełnie różnych dziedzin działalności.

Benchmarking funkcjonalny to systematyczne porównywanie określonych funkcji organizacji z najlepszymi praktykami liderów w danej funkcji, bez względu na branżę, w celu identyfikacji innowacyjnych rozwiązań.

Definicja benchmarkingu funkcjonalnego

Wyróżniającą cechą benchmarkingu funkcjonalnego jest skupienie na uniwersalnych procesach, które występują w większości organizacji. Może to obejmować obsługę klienta, zarządzanie zasobami ludzkimi, logistykę, komunikację wewnętrzną, procesy zaopatrzenia czy organizację transportu. Benchmarking funkcjonalny polega na identyfikacji firm, które osiągnęły doskonałość w realizacji konkretnej funkcji, a następnie analizie ich metod i praktyk.

Różnica między benchmarkingiem funkcjonalnym a konkurencyjnym polega na tym, że pierwszy koncentruje się na uczeniu od organizacji spoza własnej branży. Takie podejście oferuje większy potencjał innowacyjny, ponieważ firmy z różnych sektorów często stosują odmienne podejścia do realizacji podobnych funkcji. Benchmarking funkcjonalny charakteruje się większą otwartością partnerów na współpracę, gdyż nie stanowią oni bezpośredniej konkurencji.

Proces ten wymaga identyfikacji organizacji, które rzeczywiście przodują w danej funkcji. Może to oznaczać analizę firm technologicznych pod kątem innowacyjnych rozwiązań w obsłudze klienta, uczenie się od firm logistycznych w zakresie zarządzania łańcuchem dostaw, czy adaptację praktyk z sektora finansowego w obszarze zarządzania ryzykiem. Benchmarking funkcjonalny często prowadzi do odkrycia rozwiązań, które mogą zrewolucjonizować sposób funkcjonowania organizacji w konkretnym obszarze.

Kiedy stosować benchmarking funkcjonalny?

Benchmarking funkcjonalny znajduje zastosowanie w sytuacjach, gdy organizacja poszukuje innowacyjnych rozwiązań wykraczających poza standardowe praktyki branżowe oraz gdy tradycyjne podejścia nie przynoszą oczekiwanych rezultatów.

Pierwszą sytuacją jest potrzeba przełomowych innowacji w konkretnych obszarach funkcjonalnych. Gdy firma osiągnęła już poziom najlepszych praktyk w swojej branży, ale nadal poszukuje możliwości doskonalenia, benchmarking funkcjonalny może otworzyć nowe perspektywy rozwoju. Organizacje często odkrywają, że firmy z innych sektorów opracowały efektywniejsze metody realizacji podobnych procesów.

Druga sytuacja dotyczy trudności w pozyskiwaniu danych od bezpośredniej konkurencji. Benchmarking konkurencyjny może napotykać na bariery związane z niechęcią firm do dzielenia się poufnymi informacjami. W takich przypadkach benchmarking funkcjonalny polega na współpracy z organizacjami z innych branż, które chętniej udostępniają swoje praktyki ze względu na brak bezpośredniej konkurencji.

Trzecią sytuacją jest występowanie procesów o charakterze uniwersalnym, które działają podobnie w różnych organizacjach. Obsługa klienta, zarządzanie zasobami ludzkimi, logistyka czy komunikacja wewnętrzna to przykłady funkcji, które mogą być skutecznie porównywane między różnymi branżami. System ERP wspiera identyfikację i analizę takich uniwersalnych procesów.

Benchmarking funkcjonalny sprawdza się również w sytuacjach, gdy organizacja chce wyjść poza ograniczenia swojej branży i znaleźć świeże podejście do rozwiązywania problemów. Firmy z sektorów o wysokiej innowacyjności, takich jak technologia czy e-commerce, często opracowują rozwiązania, które mogą być zaadaptowane w zupełnie różnych kontekstach biznesowych.

Ostatnią sytuacją jest potrzeba budowania kultury innowacji i otwartości na zmiany. Benchmarking funkcjonalny może służyć jako narzędzie do przezwyciężenia oporu wobec nowych pomysłów pochodzących spoza organizacji, demonstrując konkretne korzyści płynące z uczenia się od liderów z różnych branż.

Najbardziej innowacyjne rozwiązania często powstają na styku różnych branż – benchmarking funkcjonalny pozwala organizacjom korzystać z tej synergii, adaptując najlepsze praktyki z sektorów, które na pierwszy rzut oka wydają się niepowiązane z ich działalnością.

Michał Włodarczyk, Head of Customer Success

Jakie są korzyści z benchmarkingu funkcjonalnego?

Największą zaletą jest dostęp do innowacyjnych rozwiązań wykraczających poza standardowe praktyki branżowe. Benchmarking funkcjonalny polega na poszukiwaniu najlepszych praktyk u liderów konkretnych funkcji, co często prowadzi do odkrycia przełomowych metod, które można zaadaptować w swojej organizacji. Ta międzybranżowa perspektywa pozwala na identyfikację rozwiązań, które konkurenci z tej samej branży mogą nie znać lub nie stosować.

Kolejną istotną korzyścią jest większa otwartość partnerów na współpracę i wymianę doświadczeń. Ponieważ organizacje uczestniczące w benchmarkingu funkcjonalnym nie stanowią dla siebie bezpośredniej konkurencji, chętniej dzielą się swoimi praktykami, metodologiami i nawet szczegółowymi danymi operacyjnymi. Ta współpraca często prowadzi do powstania długoterminowych relacji i sieci wymiany wiedzy.

Benchmarking funkcjonalny wspiera rozwój kultury innowacji i otwartości na zmiany w organizacji. Pracownicy uczą się, że najlepsze rozwiązania mogą pochodzić z niespodziewanych źródeł, co zwiększa ich motywację do poszukiwania nowych pomysłów i metod. Proces ten buduje świadomość, że uczenie się od innych nie jest oznaką słabości, ale ważnym elementem ciągłego doskonalenia organizacji.

Znaczącą korzyścią jest możliwość osiągnięcia przewagi konkurencyjnej poprzez implementację rozwiązań nieznanych konkurentom z tej samej branży. Gdy organizacja adaptuje najlepsze praktyki z innego sektora, może uzyskać unikalną pozycję na swoim rynku, oferując klientom doświadczenia i wartości, których konkurenci nie są w stanie zapewnić.

Benchmarking funkcjonalny przyczynia się także do poprawy efektywności operacyjnej poprzez optymalizację konkretnych procesów i funkcji. Organizacje mogą zidentyfikować znacznie bardziej efektywne metody realizacji podstawowych procesów, co przekłada się na redukcję kosztów, skrócenie czasu realizacji zadań i poprawę jakości wyników. Ostatecznie, ta metoda wspiera budowanie organizacji uczących się, które są lepiej przygotowane na wyzwania dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego.