Analiza Pareto – czym jest i jakie ma zastosowanie w biznesie? 

Aby prowadzić biznes w efektywny sposób, gwarantujący uzyskiwanie oczekiwanych rezultatów, konieczne jest dokładne analizowanie procesów, wyników i ich przyczyn. Dzięki temu możliwe jest lepsze zrozumienie czynników, mających wpływ na biznes oraz optymalizacja obszarów, wymagających poprawy. Narzędziem, pozwalającym na precyzyjne i poprawne interpretowanie wybranej sytuacji jest natomiast m.in. analiza Pareto. 

Z tego artykułu dowiesz się: 

• Czym jest analiza Pareto?
• Jak przeprowadzić analizę Pareto?
• Jakie zastosowanie w biznesie znajduje analiza Pareto?
• Jakie są ograniczenia analizy Pareto?

Analiza Pareto – definicja 

Analiza Pareto to technika, wykorzystywana m.in. do analizowania powodów wybranych sytuacji, następnie do podejmowania świadomych decyzji i działań optymalizacyjnych. Opiera się ona na założeniu, że 80% efektów to wynik 20% przyczyn. Analiza Pareto pozwala zatem na lepsze zrozumienie powodów danej sytuacji, a następnie na podjęcie świadomych i skutecznych działań, służących jej poprawie. 

Analiza Pareto to technika analizy, opierająca się na koncepcji, że 80% efektów pochodzi od 20% przyczyn. 

Definicja analizy Pareto

Twórcą analizy Pareto, która określana jest również jako zasada 80/20 jest Vilfredo Pareto. Zaobserwował on, że około 80% włoskich gruntów było własnością 20% populacji. 

Przeprowadzanie analizy Pareto 

Dzięki analizie Pareto możliwe jest zdefiniowanie czynników, które w głównej mierze wpływają na konkretną sytuację. Sama analiza składa się natomiast z kilku etapów. Są to: 

• Zdefiniowanie problemu – postawą analizy Pareto jest określenie konkretnego problemu, wymagającego rozwiązania lub obszaru, w którym konieczne jest wprowadzenie optymalizacji. Pamiętaj o tym, aby jednorazowo skupić się jedynie na jednej kwestii. 
• Zidentyfikowanie przyczyn – kolejny krok to zebranie możliwych przyczyn danej sytuacji. Przyjrzyj się wskazanemu wcześniej problemowi lub wybranemu obszarowi i wskaż zaobserwowane powody określonej sytuacji, w której znalazła się Twoja organizacja.  
• Przypisanie wartości liczbowych – w następnym etapie konieczne jest przypisanie wartości liczbowych do konkretnych przyczyn analizowanej sytuacji. Zbierz odpowiednie dane i określ częstotliwość, z jaką określona przyczyna odpowiada za dany problem. 
• Stworzenie diagramu Pareto – mając jasno zdefiniowany problem, jego możliwe przyczyny oraz częstotliwość ich występowania, możesz stworzyć diagram Pareto. W tym celu przenieś zebrane wcześniej dane na wykres kolumnowy i odpowiednio je opisz. Pamiętaj o tym, aby uporządkować dane pod względem ich wartości – od najmniejszej do największej. Następnie nanieś na wykres punkty, odpowiadające danym wartościom i połącz je ze sobą za pomocą linii. Wówczas otrzymasz tzw. krzywą Lorenza. 
• Analiza wyników – po wizualizacji danych, pora na ich dokładną analizę. Zidentyfikuj główną przyczynę określonej sytuacji lub problemu – zgodnie z zasadą 80/20 likwidacja lub optymalizacja danego czynnika powinna w znaczący sposób pomóc Ci w rozwiązaniu problemu lub poprawie efektywności wybranego obszaru działalności.  

Zastosowanie analizy Pareto w biznesie  

Analiza Pareto to narzędzie, które znajduje zastosowanie przede wszystkim w kontekście prowadzenia przedsiębiorstwa. Pozwala ono bowiem m.in. na: 

• Określanie kluczowych obszarów, wymagających poprawy – punktem wyjścia do analizy Pareto jest wskazanie tych aspektów działania przedsiębiorstwa, które mają duże znaczenie, a jednocześnie wymagają wprowadzenia odpowiednich optymalizacji. Dzięki analizie Pareto możliwe jest zatem ustalenie, które obszary mają kluczowe znaczenie dla poprawnego funkcjonowania organizacji. 
• Skuteczne zarządzanie czasem – analiza Pareto to również cenne narzędzie w skutecznym zarządzaniu czasem. Pozwala ono bowiem na skupieniu się na najważniejszych aspektach organizacji, co wpływa na odpowiednie zarządzanie posiadanymi zasobami czasowymi. 
• Optymalizowanie procesów biznesowych – wiedząc, co jest główną przyczyną danej sytuacji możliwe jest wdrożenie odpowiednich działań optymalizacyjnych, co w długoterminowej perspektywie przełoży się na lepsze wyniki biznesowe przedsiębiorstwa.  
• Poprawę relacji z klientami – jednym z obszarów, w których można wykorzystać analizę Pareto są relacje z klientami. Przykładowo, jeśli zidentyfikujesz główną przyczynę skarg, następnie zlikwidujesz lub zoptymalizujesz dany czynnik, wówczas zwiększysz zadowolenie swoich konsumentów, co w efekcie pozwoli Ci na budowanie jakościowych i długotrwałych relacji oraz wpłynie na lepsze wyniki sprzedażowe. 

Ograniczenia analizy Pareto 

Choć analiza Pareto znajduje szerokie zastosowanie w biznesie i może wiązać się z realnymi, wymiernymi korzyściami dla organizacji, posiada ona również pewne ograniczenia. Przede wszystkim, metoda ta nie zawsze zapewnia jasne rozwiązanie danego problemu. W większości przypadków wskazuje jedynie na główną przyczynę danej sytuacji. Choć jest ona niezwykle ważna, często stanowi jedynie punkt wyjścia, a nie precyzyjne wyjaśnienie problemu, który w rzeczywistości może być dużo bardziej złożony. W niektórych przypadkach likwidacja lub poprawa wybranego czynnika zapewni oczywiście poprawę ogólnej sytuacji. Nie zawsze jednak rozwiązanie jest takie proste. 

Decydując się na przeprowadzenie analizy Pareto, pamiętaj zatem o tym, aby traktować ją jako cenny punkt wyjścia i dostosowywać narzędzie do swojego indywidualnego przypadku. Chcąc rozwiązać dany problem, zweryfikuj czy na pewno likwidacja/optymalizacja jednego wybranego czynnika wpłynie na poprawę sytuacji. Działania optymalizacyjne często wymagają bowiem bardziej kompleksowego podejścia.