Activity based costing – czym jest i jakie są założenia rachunku kosztów działań?

Activity based costing zrewolucjonizowało sposób rozliczania kosztów w firmach, zapewniając precyzję w przypisywaniu wydatków. Ta metoda pozwala organizacjom lepiej zrozumieć koszty swoich działań i procesów, co prowadzi do bardziej świadomych decyzji biznesowych.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest activity based costing?
• Jakie są główne założenia activity based costing?
• Jak wdrożyć activity based costing?
• Jakie narzędzia stosuje się w activity based costing?
• W których branżach stosuje się activity based costing?
• Jakie są wady activity based costing?
• Jakie korzyści daje activity based costing?

Acitivity based costing – definicja

Activity based costing (znane także jako ABC, rachunek ABC lub rachunek kosztów działań) to metoda rachunkowości zarządczej, której głównym celem jest dokładniejsze rozłożenie kosztów pośrednich na produkty i usługi. Stworzono ją w latach 80. XX wieku, głównie jako odpowiedź na rosnącą potrzebę dokładniejszego przypisywania kosztów w coraz bardziej skomplikowanych organizacjach biznesowych^{[1] [2] [3]}.

Tradycyjne metody rachunkowości często przypisywały koszty pośrednie, takie jak koszty zarządzania i utrzymania, na podstawie prostych alokatorów, takich jak czas pracy lub koszt surowców, co w bardziej złożonych środowiskach produkcyjnych i usługowych mogło prowadzić do zniekształcenia rzeczywistych kosztów. W rachunku ABC stosuje się bardziej złożone miary do alokacji kosztów pośrednich, takich jak liczba operacji, czas trwania procesów lub inne czynniki bardziej bezpośrednio związane z produkcją konkretnych produktów czy usług.

Activity based costing to metoda rachunkowości, która przypisuje koszty organizacji do konkretnych aktywności w celu dokładnego ustalenia kosztów produktów lub usług.

Definicja activity based costing

Rachunek ABC jest bardziej szczegółowy niż tradycyjnie stosowany rachunek zysków i strat, a także może prowadzić do różnych ocen rentowności poszczególnych produktów. W tradycyjnym systemie kosztowym koszty pośrednie alokuje się według ustalonych reguł, które mogą być arbitralne, a w rachunku kosztów działań przypisuje się je do działań, które faktycznie je generują. Dzięki temu można ujawnić, że niektóre produkty, które wydają się rentowne w tradycyjnym rachunku zysków i strat, w rzeczywistości mogą generować straty.

Activity based costing rozpowszechnił się w latach 90., kiedy organizacje zaczęły szukać bardziej szczegółowych sposobów kontrolowania swoich kosztów. Metoda ta sprawdziła się szczególnie w przemyśle. W warunkach skomplikowanych procesów produkcyjnych i dużej różnorodności produktów tradycyjne metody rachunkowości nie były wystarczająco precyzyjne. Współcześnie activity based costing uznaje się za cenną technikę zarządzania kosztami, a także często wykorzystuje się ją razem z narzędziami, takimi jak lean management.

Główne założenia activity based costing

Jednym z najważniejszych założeń activity based costing jest przypisywanie kosztów pośrednich opartych na konkretnych działaniach, które faktycznie przyczyniają się do tych kosztów. W przeciwieństwie do tradycyjnego rozliczania kosztów, które często wykorzystuje pojedynczy wskaźnik, taki jak godziny pracy, rachunek ABC uwzględnia całą gamę potencjalnych działań – od projektowania produktów, przez przygotowanie i obsługę maszyn, po dystrybucję.

Activity based costing rozpoznaje różne działania w organizacji i przypisuje koszty każdego z nich do produktów i usług zgodnie z rzeczywistym zużyciem. Pozwala to precyzyjniej rozliczać koszty oraz przezwyciężyć problemy niedokładnego i nadmiernego kosztorysowania, jakie występowały w tradycyjnych metodach rachunkowości kosztów. Koncentracja na poszczególnych działaniach, jako podstawowych obiektach kosztowych, pozwala bardziej realistycznie przedstawić zachowania kosztów.

W przeciwieństwie do tradycyjnych metod rachunkowości, które przypisywały koszty pośrednie do działów funkcjonalnych, rachunek kosztów działań przypisuje je do konkretnych działań lub grupuje w pulach kosztów, a następnie przypisuje do obiektów kosztowych, czyli produktów lub usług. Lepiej odzwierciedla to różnorodność i skomplikowanie nowoczesnych procesów biznesowych.

Chociaż activity based costing jest najczęściej stosowane w przemyśle produkcyjnym ze względu na dokładniejsze dane kosztowe, metody tej używają także organizacje usługowe, takie jak instytucje finansowe, dostawcy opieki medycznej czy jednostki rządowe, ponieważ pozwala ona minimalizować zniekształcenia w kosztorysowaniu produktów.

Wdrożenie activity based costing

Wdrożenie activity based costing w organizacji można podzielić na cztery etapy. Pierwszym jest identyfikacja najważniejszych działań (activities) w organizacji, ponieważ to na ich podstawie ustala się koszty. Przekrój działań powinien być jak najszerszy – tak, aby obejmował jak największy zakres działalności firmy – daje to pełen wgląd w koszty i pozwala uniknąć nieścisłości.

Drugi etap to pomiar kosztów – koszty wyszczególnionych w etapie pierwszym działań należy poszeregować na podstawie ich nośników (inaczej miar stosowanych do obliczenia wolumenu konkretnego działania). Mogą to być np.:

• produkty lub usługi,
• konkretne działania (np. liczba dostaw),
• działy,
• klienci,
• procesy biznesowe.

Po zakończeniu procesu można płynnie przejść do etapu trzeciego, w którym wybiera się nośniki odpowiadające faktycznemu wykorzystaniu danego działania. Owe nośniki powinny ukazywać nie tylko przyczynę powstania kosztów, lecz także zachodzące w nich zmiany w czasie oraz w porównaniu do innych działań. Etap czwarty to rozliczanie kosztów działań potrzebnych do wytworzenia produktów zgodnie z zapotrzebowaniem na konkretne działanie.

Powyższe można prześledzić na następującym przykładzie firmy, produkującej meble na zamówienie. W takim przypadku każdy mebel jest produkowany według indywidualnego projektu klienta i wymaga różnych materiałów, czasu pracy oraz zasobów produkcyjnych.

W tym wypadku zastosowanie rachunku ABC polega na dokładnym przypisaniu kosztów do poszczególnych aktywności związanych z produkcją każdego mebla, takich jak projektowanie, cięcie drewna, montaż, wykończenie, a nawet opakowanie i dostawa. W każdej z nich activity based costing stosuje się do obliczenia kosztu na bazie czynników, takich jak czas pracy, zużycie materiałów czy zużycie energii. Koszt cięcia drewna mógłby być przypisany na podstawie liczby godzin pracy maszyny tnącej, podczas gdy koszt projektowania mógłby być obliczony na podstawie czasu spędzonego przez projektanta do pracy nad projektem. Dzięki temu firma może dokładnie określić koszt produkcji każdego mebla, co pozwala na ustalenie odpowiedniej ceny sprzedaży. Pomaga to też w identyfikacji najbardziej kosztownych etapów produkcji, a co za tym idzie, oferuje możliwości optymalizacji procesów i redukcji kosztów.

We wdrożeniu rachunku ABC w firmie ważne są również seminaria i szkolenia dla zaangażowanych pracowników. Powinny one obejmować zarówno aspekty teoretyczne, jak i praktyczne. Cały proces wymaga skupienia na szczegółach oraz zaangażowania pracowników na różnych poziomach organizacji. Wdrożenie ABC pozwala organizacjom znaleźć działania niedodające wartości oraz lepiej wykorzystać zasoby, co prowadzi do bardziej precyzyjnych informacji o rzeczywistych kosztach operacyjnych.

Narzędzia stosowane w activity based costing

W procesie wdrażania i stosowania activity based costing wykorzystuje się różne narzędzia. Oto najważniejsze i najczęściej stosowane:

• Istnieje wiele specjalistycznych programów komputerowych zaprojektowanych do wspierania activity based costing, takie jak systemy ERP (Enterprise Resource Planning, planowanie zasobów przedsiębiorstwa) z modułami ABC oraz aplikacje do rachunkowości zarządczej, które pomagają w gromadzeniu danych, przypisywaniu kosztów do aktywności i produktów i analizie wyników.
• Aby efektywnie zastosować rachunek ABC, firmy często wykorzystują systemy do śledzenia czasu pracy i analizy procesów. Dzięki nim można określić, ile czasu pracownicy poświęcają na poszczególne aktywności, co jest ważne w przypisywaniu kosztów pośrednich.
• Narzędzia do mapowania procesów, takie jak diagramy przepływu czy mapy wartości dodanej, stosuje się do wizualizacji procesów w organizacji oraz identyfikacji aktywności i ich związków.
• Kostkowanie danych (data cubing) to technika analityczna pozwalająca prowadzić wielowymiarowe analizy danych, co przydaje się w analizie kosztów i wydajności z różnych perspektyw.
• Narzędzia, takie jak analiza wariantowa czy analiza punktu krytycznego, służą do oceny efektywności kosztowej poszczególnych aktywności i produktów.
• W activity based costing ważne jest identyfikowanie i stosowanie odpowiednich czynników kosztotwórczych. Narzędzia stosowane w tym celu to analizy statystyczne i systemy analityczne.
• Benchmarking, czyli porównywanie procesów i kosztów z innymi firmami w branży może pomóc w identyfikacji obszarów do poprawy i w ustanowieniu realistycznych celów finansowych.

Branże, w których stosuje się activity based costing

Activity based costing stosuje się w wielu branżach, gdzie dokładne rozliczanie kosztów i efektywne zarządzanie nimi jest kluczowe. Oto niektóre z nich:

• Branża produkcyjna jest jednym z głównych użytkowników rachunku ABC ze względu na złożoność procesów produkcyjnych i konieczność dokładnego przypisywania kosztów pośrednich.
• Szpitale i inne instytucje opieki zdrowotnej stosują ABC do lepszego zrozumienia kosztów poszczególnych procedur medycznych, leczenia pacjentów i wykorzystania sprzętu.
• W bankowości i finansach activity based costing stosuje się do analizy kosztów operacji bankowych, obsługi klientów czy procesów kredytowych.
• Firmy telekomunikacyjne stosują rachunek kosztów działań do zrozumienia kosztów związanych z utrzymaniem sieci, rozwojem infrastruktury oraz świadczeniem usług.
• Uczelnie i szkoły stosują ABC do analizy kosztów działalności dydaktycznej, badawczej oraz administracyjnej.
• W handlu detalicznym activity based costing pomaga w analizie kosztów związanych z zarządzaniem zapasami, logistyką, marketingiem i operacjami sklepowymi.

Wady activity based costing

Activity based costing ma pewne wady. Do najczęściej wymienianych należy trudność we wdrożeniu tej metody w codziennej pracy, ponieważ wymaga ona identyfikacji wszystkich aktywności i czynników kosztotwórczych związanych z każdym produktem lub usługą. To z kolei może przekładać się na wysokie koszty wdrożenia, które mogą dodatkowo wzrosnąć z powodu potrzeby skorzystania z pomocy ekspertów czy zakupu oprogramowania.

Przeciwnicy activity based costing zauważają, że nie jest to najprostsza metoda rachunkowa, a ze względu na swoją złożoność może wymagać doświadczenia w zakresie rachunkowości lub zarządzania finansami, co może z kolei może wiązać się z koniecznością zatrudnienia doświadczonej osoby. Podkreślają oni też, że rachunek ABC może nie uwzględniać wszystkich kosztów pośrednich – chociaż daje bardziej szczegółowy obraz kosztów pośrednich w produkcji, niektóre mogą pozostać nieujęte.

Korzyści z activity based costing

Pomimo swoich wad, korzyści wynikające z zastosowania activity based costing zdają się nad nimi przeważać, o czym świadczy fakt, że jest to metoda powszechnie stosowana w wielu branżach. Rachunek ABC pozwala precyzyjniej i w większej zgodzie z faktycznym stanem przypisać koszty produkcji do konkretnych produktów. Dzięki temu można dokładniej kalkulować koszty i strategie cenowe, co pomaga w identyfikacji najbardziej zyskownych produktów.

Activity based costing ułatwia także efektywne alokowanie zasobów, co przekłada się na poprawę wydajności i mniejsze marnotrawstwo. Metoda ta jest również nieoceniona w identyfikacji nieefektywnych procesów i obszarów wymagających poprawy. Zbiera także pochwały za przydatność w sytuacjach, gdy koszty pośrednie stanowią znaczną część całkowitych kosztów produkcji, a produkty lub usługi charakteryzują się różnorodnymi kosztami pośrednimi.