Zmiana formy opodatkowania: najważniejsze zasady

Corocznie tysiące przedsiębiorców staje przed dylematem: czy aktualna forma opodatkowania wciąż jest optymalna? Rozwój firmy, zmiana struktury kosztów czy plany inwestycyjne mogą sprawić, że dotychczasowy sposób rozliczania się z fiskusem przestaje być korzystny. Zmiana formy opodatkowania to nie tylko kwestia wypełnienia formularza – to strategiczna decyzja wymagająca znajomości przepisów, terminów i konsekwencji. Jeden przegapiony termin może oznaczać konieczność pozostania przy nieoptymalnej formie przez kolejny rok, a to może kosztować nawet kilkanaście tysięcy złotych przepłaconych podatków.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakie prawa regulują zmianę formy opodatkowania?
• Jak zmienić formę opodatkowania?

Jakie prawa regulują zmianę formy opodatkowania?

Zmiana formy opodatkowania w Polsce jest ściśle uregulowana przepisami prawa podatkowego. Podstawowym aktem prawnym jest ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, która reguluje zasady opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej^[1]. Skala podatkowa (zasady ogólne) jest podstawową formą opodatkowania przysługującą z mocy ustawy, której wybór nie wymaga składania oświadczenia do naczelnika urzędu skarbowego.

Przepisy dotyczące podatku liniowego zawarte są w art. 9a ust. 2 oraz art. 30c ustawy o PIT. Zgodnie z tymi regulacjami, wybór podatku liniowego wymaga złożenia pisemnego oświadczenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego^[2]. Drugim ważnym aktem jest ustawa z dnia 20 listopada 1998 roku o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, która reguluje warunki wyboru ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych^[3].

Terminy zmiany formy opodatkowania są precyzyjnie określone w art. 9 ust. 1 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. Oświadczenie o wyborze podatku liniowego lub ryczałtu należy złożyć do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został osiągnięty pierwszy przychód z działalności gospodarczej w roku podatkowym^[4]. Dla większości przedsiębiorców, którzy osiągnęli przychód w styczniu, termin ten upływa 20 lutego. Jeśli pierwszy przychód osiągnięto w grudniu danego roku, wyboru formy opodatkowania należy dokonać do końca roku podatkowego.

Oświadczenie można złożyć za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), wypełniając formularz CEIDG-1^[5]. Orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego, w tym wyrok z 22 lutego 2024 roku (sygn. akt II FSK 710/21), dopuszcza również, by prawidłowo opisany dowód wpłaty podatku z wyraźnym oznaczeniem wybranej formy opodatkowania został uznany za skuteczne złożenie oświadczenia, pod warunkiem dokonania go w ustawowym terminie^[6].

Ważna jest zasada kontynuacji określona w art. 9a ust. 2b ustawy o PIT. Dokonany wybór sposobu opodatkowania (podatek liniowy lub ryczałt) dotyczy również lat następnych, chyba że podatnik w kolejnych latach zawiadomi o rezygnacji z tej formy opodatkowania lub wybierze inną formę w wymaganym terminie^[7]. Niezłożenie oświadczenia o zmianie jest równoznaczne z kontynuacją dotychczasowej formy. W przypadku przedsiębiorców korzystających z karty podatkowej, którzy chcą przejść na inną formę, oświadczenie o rezygnacji należy złożyć do 20 stycznia danego roku podatkowego^[8].

Przepisy przewidują również konsekwencje utraty prawa do określonej formy opodatkowania. Przekroczenie limitu przychodów dla ryczałtu (2 000 000 euro, czyli 8 569 200 zł w 2025 roku)^[9] skutkuje utratą prawa do tej formy, ale dopiero w kolejnym roku podatkowym. W przypadku utraty prawa do karty podatkowej stwierdzonej przez organ podatkowy, przedsiębiorca musi opodatkować dochody na zasadach ogólnych za cały rok. Zmiana formy opodatkowania w trakcie roku jest co do zasady niemożliwa, z wyjątkiem sytuacji, gdy przedsiębiorca zamyka działalność i otwiera nową w tym samym roku, zyskując prawo do ponownego wyboru dla nowej firmy^[10].

Jak zmienić formę opodatkowania?

Proces zmiany formy opodatkowania wymaga przestrzegania ściśle określonych terminów i procedur. Zmiana jest możliwa co do zasady raz w roku, a nowa forma obowiązuje przez cały rok podatkowy. Istotny termin przypada do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został osiągnięty pierwszy przychód z działalności gospodarczej w danym roku podatkowym^[11]. Dla większości przedsiębiorców osiągających pierwszy przychód w styczniu, termin ten upływa 20 lutego danego roku.

Najprostszą i najczęściej stosowaną metodą jest złożenie oświadczenia o zmianie formy opodatkowania poprzez aktualizację wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG mogą to zrobić elektronicznie przez Konto Przedsiębiorcy na stronie Biznes.gov.pl^[12]. W kreatorze należy wypełnić pole „Oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowego” i wskazać wybraną formę: skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Ważne są dwie odrębne czynności – najpierw trzeba wniosek podpisać, a następnie wysłać. Potwierdzeniem skutecznej wysyłki jest otrzymanie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.

Alternatywnie, zmianę można zgłosić bezpośrednio do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania – osobiście lub listownie za pośrednictwem poczty, przesyłając dokument listem poleconym^[13]. Choć tradycyjnie preferowane jest złożenie formalnego oświadczenia przez CEIDG-1 lub pismo, aktualne orzecznictwo (wyrok NSA z 22 lutego 2024 roku)^[14] dopuszcza uznanie prawidłowo opisanego przelewu podatkowego za skuteczny wybór formy opodatkowania. Z tytułu przelewu musi jednoznacznie wynikać rodzaj podatku (np. oznaczenie “PPE” dla ryczałtu lub “PIT 5L” dla podatku liniowego), a wpłata musi zostać dokonana w ustawowym terminie.

Termin na zmianę formy opodatkowania jest nieprzekraczalny, a przegapienie terminu skutkuje automatycznym zachowaniem formy stosowanej w poprzednim roku podatkowym^[15]. W przypadku rezygnacji z karty podatkowej, przedsiębiorca musi złożyć oświadczenie o wyborze innej formy (zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt) do 20 stycznia danego roku kalendarzowego^[16]. Jeśli pierwszy przychód został osiągnięty dopiero w grudniu danego roku podatkowego, wyboru formy należy dokonać do końca roku (do 31 grudnia).

Wybrana forma opodatkowania obowiązuje również w latach następnych – jest to zasada kontynuacji^[17]. Oznacza to, że przedsiębiorca nie musi corocznie składać oświadczenia o chęci pozostania przy danej formie. Jeśli chce zmienić formę w kolejnym roku, musi złożyć nowe oświadczenie w odpowiednim terminie. Zasady ogólne są formą domyślną – jeśli przedsiębiorca nie wybierze innej formy w wymaganym terminie, automatycznie rozlicza się według skali podatkowej. Zmiana formy opodatkowania w środku roku podatkowego jest co do zasady niemożliwa, z wyjątkiem zamknięcia działalności i otwarcia nowej w tym samym roku, co daje prawo do ponownego wyboru dla nowej działalności^[18].

Zmiana formy opodatkowania to decyzja wymagająca nie tylko znajomości terminów, ale przede wszystkim analizy finansowej opłacalności. Przedsiębiorcy często popełniają błąd, koncentrując się wyłącznie na stawce podatku, pomijając całkowite obciążenia włączając składkę zdrowotną. Dobrze jest przeprowadzić symulację podatkową dla różnych scenariuszy biznesowych przed złożeniem oświadczenia. Warto również pamiętać, że wybór formy na dany rok to także strategia długoterminowa – raz wybrana forma kontynuowana jest automatycznie w kolejnych latach, co daje stabilność planowania finansowego.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital