Zator płatniczy – jak powstaje i jak sobie z nim radzić?

Zator płatniczy to problem finansowy wielu przedsiębiorstw, prowadzący do opóźnień w uregulowaniu należności. Jego konsekwencje mogą wpływać na płynność finansową firmy, a w skrajnych przypadkach nawet na jej dalsze funkcjonowanie.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest zator płatniczy?
• Dlaczego powstają zatory płatnicze?
• Jakie są skutki zatorów płatniczych?
• Jak unikać i walczyć z zatorami płatniczymi?

Zator płatniczy – definicja

Zator płatniczy to sytuacja, w której dłużnik spóźnia się z uregulowaniem należności wobec wierzyciela, mimo że ma na to środki finansowe. Innymi słowy, jest to celowe opóźnienie płatności mimo możliwości jej dokonania. W wielu krajach, w tym w Polsce, zator płatniczy jest poważnym problemem, zwłaszcza w relacjach między przedsiębiorstwami (B2B).

Długotrwały zator płatniczy może prowadzić do problemów z płynnością finansową firmy, która oczekuje na płatność. Jeśli firma, która dostarczyła towary czy usługi, nie otrzymuje zapłaty w ustalonym terminie, może mieć trudności z opłaceniem własnych rachunków, wypłatą pensji pracownikom czy reinwestowaniem w rozwój.

Zator płatniczy nie dotyczy tylko pojedynczej relacji między jednym dłużnikiem a jednym wierzycielem. Często przedsiębiorstwa działają w skomplikowanych sieciach transakcji z wieloma dostawcami i klientami. Gdy jedno przedsiębiorstwo opóźnia płatności, może to wywołać efekt domina w całej sieci transakcji. Przykładowo, przedsiębiorstwo A opóźnia płatność dla przedsiębiorstwa B z powodu własnych problemów z płynnością. Wskutek tego przedsiębiorstwo B może mieć trudności z uregulowaniem własnych zobowiązań wobec firmy C. Jeśli firma C również nie otrzyma płatności na czas, może to wpłynąć na jej zdolność do zapłaty organizacji D, i tak dalej.

Efekt domina spowodowany zatorami płatniczymi może prowadzić do poważnych kryzysów finansowych, zwłaszcza w sektorach silnie powiązanych lub w sytuacjach, gdy ograniczonego dostępu do krótkoterminowego finansowania. Dlatego zatory płatnicze są nie tylko problemem indywidualnych firm, ale mogą stanowić zagrożenie dla stabilności gospodarczej na szerszą skalę. W praktyce może to oznaczać, że problemy finansowe jednego przedsiębiorstwa mogą prowadzić do problemów u wielu innych podmiotów w łańcuchu dostaw.

Zator płatniczy to sytuacja, w której dłużnik opóźnia uregulowanie swoich zobowiązań wobec wierzyciela.

Definicja zatoru płatniczego.

Aby zapobiec problemom z zatorami płatniczymi, wiele krajów wprowadza regulacje prawne dotyczące terminów płatności. Na przykład, w Polsce ustawodawstwo stara się ograniczyć nieuczciwe praktyki w zakresie terminów płatności, a przedsiębiorstwa mogą domagać się odsetek za opóźnienie w płatnościach.

Powody powstania zatorów płatniczych

Zatory płatnicze mogą prowadzić do poważnych konsekwencji dla przedsiębiorstw, zwłaszcza dla tych o niższej odporności finansowej i powstają z różnorodnych przyczyn. Oto niektóre z głównych powodów:

• Brak płynności finansowej dłużnika to najbardziej oczywisty powód. Jeśli firma nie ma wystarczających środków, by zapłacić rachunki, wystąpią opóźnienia w płatnościach. Może to być spowodowane nieodpowiednim zarządzaniem finansami, niskimi przychodami, niespodziewanymi wydatkami lub kryzysem finansowym.
• Zła organizacja procesów księgowych, takich jak błędy w fakturowaniu czy w systemach księgowych i brak odpowiedniej komunikacji między działami mogą prowadzić do opóźnień w płatnościach.
• Niektóre firmy celowo opóźniają płatności, aby korzystać z dodatkowego „kredytu” od dostawców czy poprawić chwilowo swoją płynność finansową.
• Jeśli istnieją różnice zdań co do jakości dostarczonego produktu czy usługi, jego ceny lub innych szczegółów faktury, płatność może być opóźniona, aż spór zostanie rozstrzygnięty.
• Czasami przedsiębiorstwa mogą nie zdawać sobie sprawy z nadchodzących terminów płatności z powodu braku odpowiednich narzędzi do monitorowania lub błędów ludzkich.
• Gdy dany sektor lub cała gospodarka doświadcza kryzysu, wiele firm może mieć trudności z terminowym regulowaniem płatności.
• Jeśli przedsiębiorstwo ma trudności z uzyskaniem finansowania na korzystnych warunkach, może opóźniać płatności, aby uniknąć kosztownych pożyczek.
• Jeśli warunki umowy dotyczące płatności są niejasne lub nie zostały odpowiednio ustalone, może to prowadzić do nieporozumień i opóźnień.

Konsekwencje zatorów płatniczych

Zatory płatnicze prowadzą do szeregu poważnych konsekwencji zarówno dla pojedynczych przedsiębiorstw, jak i dla całego otoczenia gospodarczego. W pierwszym przypadku, zwłaszcza w wypadku firm mniejszych lub o niższej odporności finansowej, zatory płatnicze mogą prowadzić do problemów z płynnością. Brak otrzymanych płatności oznacza, że firma może mieć trudności z pokryciem bieżących wydatków, takich jak pensje, czynsz czy koszty operacyjne. W skrajnych przypadkach może to doprowadzić przedsiębiorstwo do niewypłacalności lub upadłości.

Kiedy przedsiębiorstwa doświadczają problemów z płynnością, mogą być zmuszone do szukania dodatkowego finansowania, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i ryzykiem. Wpływa to również na ich zdolność do inwestowania i rozwijania działalności, co w dłuższej perspektywie może hamować wzrost i innowacje.

Z kolei na poziomie makroekonomicznym rozpowszechnienie zatorów płatniczych może prowadzić do obniżenia zaufania wśród przedsiębiorców i konsumentów. Jeśli firmy obawiają się, że nie otrzymają zapłaty na czas, mogą stać się bardziej konserwatywne w działaniach, ograniczając wydatki i inwestycje, co może wpłynąć na tempo wzrostu gospodarczego. Także efekt domina spowodowany zatorami płatniczymi może prowadzić do kaskadowych problemów finansowych w wielu sektorach, zwiększając ryzyko kryzysów gospodarczych. Choć zatory płatnicze mogą wydawać się problemem dłużnika i wierzyciela, mają dalekosiężne konsekwencje, które mogą wpłynąć na stabilność całej gospodarki.

Sposoby unikania zatorów płatniczych

Unikanie zatorów płatniczych jest kluczem do zachowania zdrowej płynności finansowej i budowania zaufania w relacjach biznesowych. Ważne jest, aby być świadomym ryzyka zatorów płatniczych i podejmować świadome działania w celu ich minimalizacji. Oto kilka sposobów, które mogą minimalizować ryzyko wystąpienia opóźnień:

Zrozumiałe i jasne warunki umowy

Zanim przedsiębiorstwa przystąpią do jakiejkolwiek transakcji, obie strony powinny dokładnie ustalić, ale przede wszystkim zrozumieć warunki płatności. Precyzyjne określenie terminów płatności zapobiega późniejszym nieporozumieniom i potencjalnym opóźnieniom. Warto również ustalić konsekwencje niewywiązania się z terminów – mogą to być np. odsetki naliczane za opóźnienie w płatnościach.

Sprawdzanie wiarygodności płatniczej

Przed podjęciem decyzji o współpracy z nowym partnerem biznesowym należy zbadać jego historię płatniczą. Pozwala to ocenić wiarygodność finansową potencjalnego partnera i przewidzieć, czy będzie terminowo regulować zobowiązania. Na rynku istnieje wiele firmy i narzędzi, które umożliwiają szczegółową analizę zdolności kredytowej oraz prześledzenie dotychczasowej historii płatniczej danej firmy.

Automatyzacja procesów księgowych

Współcześnie możliwe jest automatyczne monitorowanie terminów płatności. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą w czasie rzeczywistym śledzić zbliżające się terminy (np. terminy płatności składek) i efektywnie zarządzać swoimi należnościami. Systemy często oferują funkcje wysyłania automatycznych przypomnień do kontrahentów, co zwiększa szanse na terminowe uregulowanie zobowiązań. Ponadto możliwość automatycznego generowania i wysyłania faktur np. przez zastosowanie programu do fakturowania znacząco usprawnia procesy administracyjne i pozwala na szybsze rozliczenia transakcji.

Komunikacja z kontrahentami

Regularnej komunikacja z dłużnikami, zwłaszcza w okresie zbliżających się terminów płatności, zapobiega nieporozumieniom i niepotrzebnym opóźnieniom w rozliczeniach. Wczesne nawiązywanie dialogu i proaktywne podejście do komunikacji nie tylko wzmacniają relacje biznesowe, ale również pozwalają wcześnie wykryć i rozwiązać potencjalne problemy z płatnościami.

Elastyczne warunki płatności

Oferowanie elastycznych warunków płatności może przyciągnąć i zatrzymać klientów, zwłaszcza tych, którzy mogą mieć chwilowe trudności finansowe. Dając możliwość ratalnej spłaty długu czy proponując różnorodne metody płatności, przedsiębiorstwa mogą dostosować się do indywidualnych potrzeb klientów. Takie podejście buduje zaufanie, zmniejsza ryzyko opóźnień w płatnościach i często motywuje klientów do szybszego uregulowania swoich zobowiązań.

Ubezpieczenie należności

Ubezpieczenia od niewypłacalności kontrahenta stanowią zabezpieczenie dla przedsiębiorstw, które chcą zminimalizować ryzyko finansowe związane z niespłaconymi zobowiązaniami. Działają one na zasadzie rekompensaty za nieuregulowane należności. Gdy kontrahent staje się niewypłacalny lub z jakiegoś innego powodu nie reguluje swojego długu, ubezpieczyciel wypłaca przedsiębiorstwu odszkodowanie, które pokrywa całość lub część nieuregulowanej należności, chroniąc tym samym finanse firmy przed nieprzewidzianymi stratami.

Rabaty za wcześniejszą płatność

Stosowanie rabatów za wcześniejsze płatności jest praktyką, która może skutecznie motywować klientów do szybszego regulowania swoich zobowiązań. Dla przedsiębiorstw jest to strategia, która nie tylko poprawia płynność finansową, ale również buduje pozytywne relacje z kontrahentami. Kiedy klient dokonuje płatności przed ustalonym terminem i korzysta z oferowanego rabatu, obie strony odnoszą korzyści – klient oszczędza pieniądze, a firma szybciej ma środki na koncie.

Wdrożenie polityki windykacyjnej

Wprowadzenie jasnych i konsekwentnych procedur odzyskiwania długów w działalności przedsiębiorstwa ma kluczowe znaczenie dla zarządzania należnościami. Kiedy kontrahenci są świadomi istnienia takich procedur oraz konsekwencji ich niestosowania, istnieje większa szansa, że będą chcieli uniknąć potencjalnych problemów. Konsekwentne stosowanie procedur i komunikowanie ich klientom może działać prewencyjnie, ograniczając ryzyko opóźnień w płatnościach i zwiększając dyscyplinę płatniczą wśród kontrahentów.

Faktoring

Faktoring polega on na sprzedaży niespłaconych faktur (wierzytelności) przez przedsiębiorstwo (tzw. cedenta) do firmy faktoringowej w zamian za natychmiastową płatność. Kwota wypłacana przez firmę faktoringową jest zazwyczaj niższa od wartości faktury, ponieważ jest pomniejszana o prowizję firmy faktoringowej. Często oferują one usługi związane z zarządzaniem należnościami, takie jak monitorowanie płatności, przypominanie o zbliżających się terminach czy prowadzenie procesów windykacyjnych. Dzięki tej praktyce przedsiębiorstwo może uzyskać dostęp do gotówki niemal natychmiast po wystawieniu faktury, nie czekając na jej zapłatę przez kontrahenta. W wielu formach faktoringu to firma faktoringowa przejmuje ryzyko niewypłacalności kontrahenta, więc w przypadku braku zapłaty przez kontrahenta to ona ponosi odpowiedzialność za odzyskanie należności.

Split payment

Mechanizm split payment (podzielonej płatności) wprowadzono w niektórych krajach, w tym w Polsce, jako narzędzie do walki z oszustwami podatkowymi w zakresie VAT. Polega on na podziale płatności za towar lub usługę na dwie części: netto i podatek VAT. Kwota netto jest przekazywana sprzedawcy, natomiast kwota odpowiadająca podatkowi VAT trafia na specjalne, zamknięte konto bankowe sprzedawcy, z którego może być używana wyłącznie do rozliczeń związanych z VAT.

Dzięki temu mechanizmowi nabywca nie ma fizycznej możliwości zatrzymania kwoty odpowiadającej VAT, co może prowadzić do lepszej dyscypliny płatniczej i mniejszej liczby prób wykorzystania tej kwoty do poprawy własnej płynności finansowej. Ponieważ środki na koncie VAT są przeznaczone wyłącznie do rozliczeń podatkowych, sprzedawca jest pewny, że kwota ta nie zostanie wykorzystana w inny sposób przez nabywcę. Z drugiej strony może to jednak wpłynąć na ograniczenie płynności finansowej przedsiębiorstw, które nie mogą swobodnie dysponować środkami zgromadzonymi na koncie VAT.