Zarządzanie zespołem – dobre praktyki 

Twoja firma będzie generować o wiele lepsze wyniki biznesowe, kiedy stworzysz zgrany, współpracujący ze sobą zespół. Jednak, aby tak się stało, konieczne jest skuteczne zarządzanie zespołem specjalistów.  

Z tego artykułu dowiesz się:  

• Czym jest zarządzanie zespołem?
• Jakie kompetencje są niezbędne do zarządzania zespołem?
• Jakie są metody zarządzania zespołem?
• Jakie są najlepsze praktyki w zarządzaniu zespołem?
• Jak poprawić współpracę w zespole?

Zarządzanie zespołem – definicja 

Zarządzanie zespołem to nie tylko kierowanie ludźmi w określonym kierunku, lecz także budowanie relacji opartych na zaufaniu. Dzięki temu organizacja może efektywnie spełniać swoje cele biznesowe oraz nieustannie się rozwijać.

Zarządzanie zespołem to proces, polegający na organizowaniu pracy, motywowaniu, kierowaniu i wspieraniu określonej grupy ludzi w celu osiągania wybranych celów organizacyjnych i/lub biznesowych.

Definicja zarządzania zespołem

Odpowiednie zarządzanie zespołem to klucz do osiągania pożądanych wyników biznesowych. Proces ten wpływa zarówno na właściwą jakość produktów lub usług, zadowolenie konsumentów, jak i większą efektywność operacyjną i prowadzi do ogólnego wzrostu przedsiębiorstwa.

Kompetencje niezbędne do zarządzania zespołem  

Jeśli chcesz być skutecznym menedżerem zespołu lub takiego specjalistę zatrudnić, to wiedz, że do zarządzania zespołem potrzebne są konkretne kompetencje – zarówno umiejętności interpersonalne, jak i umiejętności zarządcze, a wśród nich:

• Umiejętność komunikacji – pierwszą i zarazem najważniejszą kompetencją jest umiejętność komunikacji. Menedżer powinien być w stanie klarownie przekazywać informacje oraz słuchać swoich pracowników. Komunikacja jest podstawą efektywnej współpracy w zespole, dlatego też umiejętność wyrażania swoich oczekiwań, jak i otwartego wysłuchiwania opinii jest tak bardzo ważna.  
• Zdolność do motywowania – motywowanie zespołu to kolejna istotna umiejętność. Menedżer powinien potrafić stawiać ambitne cele, doceniać osiągnięcia oraz oferować wsparcie w trudnych momentach. Tworzenie atmosfery w pracy, w której pracownicy czują się docenieni i wspierani, sprzyja zwiększeniu zaangażowania, a przede wszystkim wpływa na chęci do działania.  
• Decyzyjność – prowadzenie zespołu i podejmowanie decyzji również znajdą swoje miejsce na liście najważniejszych kompetencji. Twoi liderzy powinni potrafić wykorzystać mocne strony każdego członka zespołu, a dodatkowo delegować zadania oraz podejmować trafne decyzje, które będą służyć osiągnięciu celów organizacji.  
• Ugodowość – niezwykle ważna jest również umiejętność rozwiązywania konfliktów i budowania relacji. Menedżer powinien potrafić identyfikować i rozwiązywać konflikty w zespole, a także budować pozytywne relacje, oparte na zaufaniu i szacunku.

Dobrze, jeśli osoba zarządzająca zespołem jest również ekspertem w danej dziedzinie – wtedy będzie lepiej rozumieć zadania wykonywane na co dzień przez członków swojego zespołu. Przykładowo, zarządzanie będzie wyglądało inaczej w przypadku zespołu copywriterów i inaczej w zespole projektowym (wówczas będzie to design management).

Metody zarządzania zespołem  

Swoim zespołem pracowników możesz zarządzać na wiele sposobów – najważniejsze, aby cały proces był skuteczny i przynosił pożądane skutki. Do najczęściej stosowanych metod zarządzania pracownikami zaliczamy Agile, zarządzanie przez cele oraz kierowanie sytuacyjne.

Agile  

Metodologia Agile to podejście do zarządzania projektem, które skupia się na elastyczności, adaptacji i ciągłym doskonaleniu. W przeciwieństwie do tradycyjnych metod zarządzania projektami, które zakładają sztywny plan działania na początku projektu i minimalne zmiany w trakcie jego realizacji, podejście Agile jest o wiele bardziej dynamiczne. Centralnymi założeniami metodologii Agile są: 

• krótkie cykle pracy,  
• ciągłe doskonalenie,  
• współpraca zespołu,  
• elastyczność.  

Agile wykorzystywane jest głównie w projektach z obszaru IT i rozwoju oprogramowania, ale coraz częściej znajduje zastosowanie także w innych dziedzinach, na przykład w tworzeniu produktów fizycznych.  

Zarządzanie przez cele  

Management by objectives to metoda zarządzania, która skupia się na ustalaniu klarownych celów, monitorowaniu postępów w ich realizacji oraz ocenie osiągnięć w oparciu o wyniki. Metoda ta została po raz pierwszy zaproponowana przez Petera Druckera w latach 50. XX wieku i od tego czasu zyskała szerokie zastosowanie w biznesie. Do głównych założeń zarządzania przez cele należą: 

• ustalanie jasnych celów,  
• monitorowanie postępów,  
• ocenia osiągnięć w oparciu o wyniki. 

Zarządzanie przez cele będzie skuteczne tylko wtedy, kiedy Twoje założenia są realistyczne, mierzalne i zgodne z celami organizacji. W przypadku tej metody liczy się regularne monitorowanie postępów oraz otwarta komunikacja między menedżerem a pracownikami.  

Kierowanie sytuacyjne 

Kierowanie sytuacyjne kładzie nacisk na elastyczność i dostosowywanie się do różnorodnych sytuacji oraz potrzeb zespołu. Menedżer stosuje różne style zarządzania w zależności od okoliczności, charakterystyki zadania oraz kompetencji i zaangażowania poszczególnych członków zespołu. 

Zgodnie z modelem kierowania sytuacyjnego, opracowanym przez Paula Hersey’ego i Kennetha Blancharda, liderzy muszą dostosowywać swój styl zarządzania do czterech głównych sytuacji: 

• instruowania – styl dyrektywny,  
• współpracowania – styl wspierający,  
• konsultowania – styl partycypacyjny,  
• sytuacji, w której członkowie zespołu są doświadczeni – styl delegujący.  

Kierowanie sytuacyjne umożliwia menedżerom dostosowanie swojego podejścia do zarządzania w zależności od konkretnych potrzeb i okoliczności.  

Najlepsze praktyki w zarządzaniu zespołem  

Jeśli chcesz, aby motywowanie pracowników i zarządzanie zespołem były efektywne, to poznaj najlepsze praktyki w tym zakresie:  

• Określ cele – Twój zespół musi znać misję, wizję i wartości firmy, mieć jasne cele oraz wiedzieć czego dokładnie oczekujesz. Kiedy wspólnie określicie, co powinien osiągnąć dany dział, każdy pracownik będzie wiedział, jak skuteczniej pracować i w jaki sposób priorytetyzować swoje działania.  
• Przydziel zadania – każdy pracownik ma w firmie jakąś rolę. Zadbaj o to, aby miał również swoje zadania, które musi wykonać. Delegując zadania, zwróć uwagę na specjalizację swojego pracownika. Zadbaj, by role były podzielone między członków zespołu tak, aby nikt nie poczuł się wykorzystywany. 
• Buduj zespół – team to nie tylko określenie na grupę ludzi, którzy zajmują się tym samym. Pod tą nazwą kryje się znacznie więcej, a w tym atmosfera, współpraca i wsparcie na każdym etapie realizacji projektu. Twoi pracownicy powinni czuć się swobodnie, dlatego zadbaj o team building, odpowiednią integrację i wspólne rozwiązywanie problemów. W ten sposób wzmocnisz więzi pomiędzy specjalistami.  
• Zadbaj o komunikację – monolog ze strony szefa lub przełożonego nie zmotywuje pracowników. Zadbaj o to, aby w Twojej firmie istniała odpowiednia komunikacja korporacyjna. Powinna być ona przede wszystkim klarowna, przejrzysta i dopasowana do rozmówców. Staraj się regularnie słuchać swoich pracowników, pytać ich o pomysły i dzielić się opiniami.  
• Motywuj zespół – motywowanie pracowników zapewni Ci poprawę efektywności pracy zespołu. Każdy specjalista ma swoje cele i, aby je zrealizować, powinien być zmotywowany, na przykład dodatkowymi benefitami pracowniczymi.  
• Wspieraj rozwój pracowników – motywować pracowników możesz również poprzez inwestowanie w ich rozwój. Dbaj o to, aby Twoi specjaliści regularnie zwiększali swoją wiedzę i doświadczenie.

Poprawa współpracy w zespole 

Jak poprawić współpracę w zespole? Przede wszystkim, zacznij od budowania zaufania. Osiągniesz to m.in. poprzez otwartość, uczciwość i konsekwentne działanie. Ważne jest, aby członkowie zespołu czuli, że mogą być szczerzy w swoich relacjach z Tobą i innymi członkami zespołu.  

Niezwykle istotna jest także otwarta i jasna komunikacja. Lider powinien zadbać o to, aby informacje były przekazywane w sposób zrozumiały i dostępny dla wszystkich członków zespołu. Po Twojej stronie leży zadanie promowania aktywnego słuchania i zachęcania pracowników do wymiany pomysłów.

Ponadto, zespołowi powinien przyświecać wspólny cel, który jednoczy i motywuje do działania. Niech Twoi liderzy jasno określą cele, a także oczekiwania. Podkreślaj również znaczenie odpowiedzialności każdego członka zespołu za osiągnięcie tych celów. 

Pamiętaj także o odpowiednim zarządzaniu konfliktami. Mogą one występować w każdym zespole, dlatego ważne jest ich szybkie identyfikowanie i rozwiązywanie. Zadbaj o to, aby w Twoim zespole była atmosfera, w której członkowie zespołu czują się swobodnie, wyrażają swoje opinie i obawy oraz szukają konstruktywnych rozwiązań. W ten sposób stworzysz przestrzeń, sprzyjającą rozwojowi i osiąganiu wyznaczanych celów.