​Zarządzanie wiedzą w organizacji – co to jest? Dobre praktyki

Zarządzanie wiedzą w organizacji jest fundamentem innowacyjności i konkurencyjności. Jak dzięki niemu można skutecznie wykorzystywać zasoby intelektualne oraz zapewnić pracownikom narzędzia do rozwoju?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest zarządzanie wiedzą w organizacji?
• Jakie są elementy zarządzania wiedzą w organizacji?
• Jakie są modele zarządzania wiedzą w organizacji?
• Jakie są metody i narzędzia zarządzania wiedzą w organizacji?
• Jakie są dobre praktyki w zarządzaniu wiedzą w organizacji?
• Jakie są korzyści z zarządzania wiedzą w organizacji?

​Zarządzanie wiedzą w organizacji – definicja

Zarządzanie wiedzą w organizacji to proces systematycznego gromadzenia, organizowania, udostępniania i analizowania wiedzy oraz informacji w celu wspierania decyzji i działań biznesowych^{[1] [2] [3]}.

Zarządzanie wiedzą w organizacji to proces gromadzenia, organizowania, udostępniania i wykorzystywania wiedzy w celu wspierania decyzji i działań biznesowych.

Definicja zarządzania wiedzą

Efektywne zarządzanie wiedzą przyczynia się do lepszego wykorzystania zasobów, redukcji kosztów operacyjnych oraz unikania powielania pracy. Pracownicy mogą korzystać z już istniejących rozwiązań i najlepszych praktyk, co zwiększa ich produktywność i skuteczność. Organizacja staje się bardziej elastyczna i innowacyjna, a w dłuższej perspektywie buduje swój kapitał intelektualny, który jest jednym z najważniejszych zasobów w gospodarce opartej na wiedzy i pozwala uzyskać trwałą przewagę konkurencyjną.

​Elementy zarządzania wiedzą w organizacji

Proces zarządzania wiedzą w organizacji składa się z kilku elementów:

• Gromadzenie wiedzy to proces pozyskiwania informacji i wiedzy z różnych źródeł, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Może to obejmować dokumentację, raporty, wyniki badań, a także wiedzę ukrytą posiadaną przez pracowników (np. doświadczenie).
• Organizowanie wiedzy to strukturyzowanie i katalogowanie zdobytych informacji w sposób umożliwiający łatwe przeszukiwanie i odnalezienie potrzebnych informacji, co wymaga stworzenia baz danych, systemów klasyfikacji oraz wykorzystania metadanych.
• Przechowywanie wiedzy służy jej zabezpieczeniu w odpowiednich repozytoriach, takich jak systemy zarządzania dokumentami, bazy danych czy chmury obliczeniowe (cloud computing).
• Udostępnianie wiedzy polega na umożliwieniu pracownikom dostępu do zgromadzonej wiedzy poprzez różnorodne narzędzia i platformy, takie jak intranet, fora dyskusyjne, platformy e-learningowe oraz narzędzia do współpracy online. Ważne jest też promowanie kultury dzielenia się wiedzą w organizacji.
• Praktyczne zastosowanie zgromadzonej wiedzy w codziennych działaniach organizacji obejmuje podejmowanie decyzji, rozwiązywanie problemów, rozwijanie nowych produktów i usług oraz doskonalenie procesów biznesowych.
• Generowanie nowej wiedzy polega na rozwoju pracowników, badaniach i rozwój (R&D) oraz promocji innowacyjności.
• Analiza i ocena wiedzy służą identyfikacji wzorców, trendów i kluczowych wskaźników efektywności, dzięki czemu można lepiej zrozumieć dane oraz sposoby ich zastosowania.

​Modele zarządzania wiedzą w organizacji

W zarządzaniu wiedzą w organizacji stosuje się różne modele; oto kilka najważniejszych:

​Model SECI

Model SECI^[4], stworzony przez Ikujiro Nonakę i Hirotaka Takeuchi, opisuje dynamikę tworzenia wiedzy w organizacjach poprzez cztery etapy konwersji wiedzy:

• Socjalizacja polega na przekazywaniu wiedzy ukrytej przez bezpośrednie doświadczenia, na przykład poprzez obserwację i naśladowanie.
• Eksternalizacja to konwersja wiedzy ukrytej na wiedzę jawną, często poprzez artykulację, dokumentowanie i dzielenie się wnioskami.
• Kombinacja oznacza łączenie różnych elementów wiedzy jawnej, co prowadzi do tworzenia nowych zestawów informacji i wiedzy.
• Internalizacja to absorpcja wiedzy jawnej przez jednostki, co przekształca ją z powrotem w wiedzę tacit, która może być używana w praktyce.

​Model Wiig

Model stworzony przez Karla Wiiga^[5] koncentruje się na trzech głównych aspektach zarządzania wiedzą:

• Budowanie wiedzy to proces pozyskiwania i rozwijania wiedzy, który obejmuje naukę, badania oraz innowacje.
• Zachowywanie wiedzy to utrwalanie i przechowywanie wiedzy w sposób, który umożliwia jej przyszłe wykorzystanie, zarówno w dokumentach, jak i w pamięci organizacyjnej.
• Wykorzystywanie wiedzy to praktyczne zastosowanie wiedzy w codziennych działaniach biznesowych, aby zwiększyć efektywność i osiągać cele organizacji.

​Model Boisota (Model I-Space)

Max Boisot stworzył model I-Space^[6], który opisuje przepływ wiedzy w organizacji w trzech wymiarach:

• Kodowanie odnosi się do stopnia, w jakim wiedza może być sformalizowana i zapisana.
• Abstrakcja oznacza poziom ogólności wiedzy, od szczegółowych przypadków do ogólnych zasad.
• Dyfuzja to sposób i zakres, w jakim wiedza jest udostępniana w organizacji.

​Model Probst, Raub i Romhardt

Ten model zarządzania wiedzą^[7] składa się z następujących faz:

• Identyfikacja wiedzy polega na określeniu, jaka wiedza jest potrzebna i gdzie się znajduje.
• Pozyskiwanie wiedzy obejmuje zbieranie brakującej wiedzy z zewnętrznych i wewnętrznych źródeł.
• Rozwój wiedzy to tworzenie nowej wiedzy poprzez badania, innowacje i uczenie się.
• Dzielenie się wiedzą polega na umożliwieniu dostępu do wiedzy w organizacji poprzez systemy informacyjne i praktyki współpracy.
• Wykorzystywanie wiedzy to stosowanie wiedzy w codziennej działalności operacyjnej.
• Zachowanie wiedzy oznacza przechowywanie wiedzy w systemach pamięci organizacyjnej.
• Pomiar wiedzy to ocena efektywności zarządzania wiedzą i jej wpływu na wyniki organizacji.

​Metody i narzędzia zarządzania wiedzą w organizacji

W zarządzaniu wiedzą organizacje stosują różnorodne metody i narzędzia; oto najważniejsze:

• Bazy danych są podstawowym narzędziem do przechowywania dużych ilości informacji w sposób uporządkowany. Umożliwiają łatwe wyszukiwanie, sortowanie i analizowanie danych. Przykłady to relacyjne bazy danych, takie jak MySQL, PostgreSQL, czy Oracle.
• Systemy zarządzania dokumentami (Document Management System) umożliwiają przechowywanie, zarządzanie i śledzenie dokumentów elektronicznych i obrazów dokumentów papierowych. Przykłady to SharePoint, Google Drive, czy DocuWare.
• Intranet to wewnętrzna sieć organizacyjna, która umożliwia pracownikom dostęp do informacji, zasobów i aplikacji. Służy też jako platforma komunikacyjna i informacyjna i może zawierać fora dyskusyjne, blogi, bazy wiedzy i inne narzędzia.
• Systemy zarządzania wiedzą (KMS) integrują różne technologie i narzędzia zarządzania wiedzą w jedną platformę. KMS umożliwiają gromadzenie, organizowanie, udostępnianie i analizowanie wiedzy. Przykłady to Confluence, M-Files, czy IBM Watson Knowledge Studio. Szczególnym przykładem są wiki – platformy internetowe umożliwiające tworzenie, edytowanie i udostępnianie treści przez wielu użytkowników.
• Platformy społecznościowe dla firm wspierają komunikację i współpracę między pracownikami poprzez funkcje takie jak czaty, fora dyskusyjne, grupy robocze i udostępnianie plików. Przykłady to Microsoft Teams, Slack, czy Yammer.
• Mapowanie wiedzy to metoda wizualizacji zasobów wiedzy w organizacji. Tworzy się mapy wiedzy, które pokazują, jakie informacje są dostępne, gdzie się znajdują i kto jest ich właścicielem. Pomaga to w identyfikacji luk w wiedzy oraz planowaniu działań rozwojowych.
• E-learning to metoda zdalnego uczenia się, która wykorzystuje internet i technologie cyfrowe do dostarczania treści edukacyjnych. Organizacje korzystają z platform e-learningowych do szkolenia pracowników, udostępniania kursów i monitorowania postępów. Przykłady platform to Moodle, Coursera, czy LinkedIn Learning.
• Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) to metoda optymalizacji procesów biznesowych, która obejmuje analizę, modelowanie, implementację i monitorowanie procesów. Narzędzia BPM pomagają w automatyzacji procesów, identyfikacji wąskich gardeł oraz poprawie efektywności. Przykłady to Bizagi, Appian, czy Pega.
• Narzędzia analityczne umożliwiają analizowanie zgromadzonej wiedzy i danych w celu identyfikacji trendów, wzorców i kluczowych wskaźników efektywności. Pomagają w podejmowaniu decyzji opartych na danych. Przykłady to Tableau, Power BI, czy Google Analytics.

​Dobre praktyki w zarządzaniu wiedzą w organizacji

Zarządzanie wiedzą w organizacji wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi, ale również właściwego nastawienia. W tym kontekście ważne jest promowanie kultury dzielenia się wiedzą. Obejmuje to zachęcanie pracowników do współpracy, otwartości i dzielenia się swoimi doświadczeniami oraz pomysłami. Pomocne może być też stworzenie społeczności praktyków – grup osób połączonych wspólnym zainteresowaniem lub specjalizacją zawodową.

Ważne jest też, aby w organizacji istniał jasny podział ról, a struktura odpowiedzialności za zarządzanie wiedzą była zrozumiała dla wszystkich. Twoja firma może zatrudnić np. specjalistów ds. informacji oraz stworzyć zespoły zarządzania wiedzą, których zadaniem będzie koordynacja działań związanych z gromadzeniem, przechowywaniem i udostępnianiem wiedzy. Organizacje powinny też zapewniać, że pracownicy mają otwarty i stały dostęp do informacji o strategiach, celach i wynikach działań związanych z zarządzaniem wiedzą. Mogą w tym pomóc regularne spotkania, biuletyny informacyjne oraz platformy komunikacyjne.

Regularne gromadzenie i organizowanie wiedzy pozwala ją efektywnie wykorzystywać. Organizacje powinny implementować procesy i procedury, które umożliwiają systematyczne zbieranie wiedzy zarówno formalnej, jak i nieformalnej. Powinna być ona klasyfikowana i katalogowana tak, aby ułatwić jej późniejsze wyszukiwanie i wykorzystanie. Wiedza w organizacji musi być też regularnie aktualizowana, aby była aktualna i adekwatna do zmieniających się warunków biznesowych.

Inwestowanie w rozwój pracowników poprzez programy szkoleniowe, kursy e-learningowe oraz warsztaty, programy mentoringowe i coachingowe mogą pomóc w transferze wiedzy między doświadczonymi pracownikami a nowymi członkami zespołu (może w tym tez pomóc team building). Nie wolno jednak zapominać, że zarządzanie wiedzą wymaga też praktycznego zastosowania w procesach decyzyjnych, więc pracownicy muszą mieć dostęp do potrzebnych informacji oraz narzędzi analitycznych.

Zarządzanie wiedzą powinno wspierać innowacje i kreatywność w organizacji. Pracownicy powinni być zachęcani do eksperymentowania, proponowania nowych pomysłów i rozwiązań oraz do ciągłego doskonalenia procesów. Powinno być także integralną częścią strategii organizacyjnej, a cele i działania związane z wiedzą powinny wspierać ogólne cele biznesowe organizacji oraz powinno być elementem zarządzania talentami w organizacji.

Regularna analiza i usprawnianie procesów biznesowych jest kluczowa dla efektywnego zarządzania wiedzą. Organizacje powinny identyfikować i eliminować wąskie gardła, oraz optymalizować procesy, aby zwiększyć efektywność i skuteczność działań związanych z wiedzą. Narzędzia takie jak Lean, metodologia Six Sigma oraz Business Process Management mogą pomóc w tym procesie.

​Korzyści z zarządzania wiedzą w organizacji

Zarządzanie wiedzą pozwala lepiej wykorzystywać zasoby intelektualne członków organizacji, co pozwala szybciej rozwiązywać problemy, zwiększa produktywność, a także poprawia jakość podejmowanych decyzji. Wspiera też innowacyjność – poprzez systematyczne gromadzenie i analizowanie informacji organizacje mogą identyfikować nowe możliwości oraz trendy rynkowe, co umożliwia rozwój nowych produktów i usług.

Kolejną korzyścią z zarządzania wiedzą jest poprawa efektywności operacyjnej. Dzięki łatwemu dostępowi do informacji i najlepszych praktyk pracownicy mogą optymalizować swoje działania, co prowadzi do redukcji kosztów i poprawy wydajności pracy. Umożliwia to także lepsze zarządzanie ryzykiem.

Zarządzanie wiedzą przyczynia się również do wzrostu zaangażowania i satysfakcji pracowników, a długoterminowo, buduje kapitał intelektualny organizacji, który jest jednym z najważniejszych zasobów we współczesnej gospodarce. Dzięki temu Twoja firma może zyskać trwałą przewagę konkurencyjną.