Zarządzanie projektami – co to jest? Dobre praktyki

Zarządzanie projektami pozwala firmom skutecznie planować, realizować i monitorować inicjatywy biznesowe. Jakie są najskuteczniejsze metody zarządzania projektami i jak dzięki nim można osiągać cele biznesowe w określonym czasie i budżecie?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest zarządzanie projektami?
• Jakie są elementy zarządzania projektami?
• Jakie są metody zarządzania projektami?
• Jakie są dobre praktyki w zarządzaniu projektami?
• Jaka jest rola zarządzania projektami?

Zarządzanie projektami – definicja

Zarządzanie projektami to dyscyplina, która polega na planowaniu, organizowaniu, kontrolowaniu i koordynowaniu wszystkich elementów projektu, aby osiągnąć określone cele w ustalonym czasie i budżecie. Proces obejmuje zarządzanie zasobami, takimi jak ludzie, technologie, materiały i finanse^{[1] [2]}.

Zarządzanie projektami to proces planowania, organizowania i nadzorowania wszystkich aspektów projektu w celu osiągnięcia określonych celów w ramach ustalonego czasu, budżetu i zasobów.

Definicja zarządzania projektami

Zarządzanie projektami wymaga skutecznej komunikacji między członkami zespołu oraz z interesariuszami. Jeśli jest skuteczne, zwiększa efektywność pracy zespołu i minimalizuje ryzyko niepowodzeń. W zależności od organizacji, zarządzaniem projektami może zajmować się project manager lub design manager.

Elementy zarządzania projektami

Zarządzanie projektami obejmuje następujące elementy:

• Definiowanie celów, wyników i granic projektu obejmuje określenie, co będzie wchodziło w skład projektu, a co nie, aby uniknąć tzw. rozszerzenia zakresu (ang. scope creep).
• Planowanie harmonogramu projektu polega na ustaleniu kolejności działań, identyfikacji kamieni milowych oraz oszacowania czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań.
• Budżetowanie projektu obejmuje szacowanie kosztów, planowanie budżetu oraz monitorowanie wydatków w trakcie realizacji projektu, aby zapewnić, że nie zostanie przekroczony zaplanowany budżet.
• Określanie standardów jakości, które projekt musi spełniać, oraz implementacja procesów zapewniających, że te standardy są realizowane, pozwalają monitorować jakość w trakcie projektu.
• Zarządzanie zasobami ludzkimi i materialnymi niezbędnymi do realizacji projektu obejmuje rekrutację, alokację zadań, zarządzanie zespołem oraz zapewnienie odpowiednich narzędzi i materiałów.
• Zapewnienie skutecznego przepływu informacji między członkami zespołu projektowego oraz interesariuszami wymaga m.in. planowania komunikacji, spotkań projektowych, raportowania postępów i zarządzania dokumentacją.
• Identyfikacja potencjalnych zagrożeń dla projektu, analiza prawdopodobieństwa ich wystąpienia i potencjalnego wpływu pozwala opracować plany awaryjne oraz na bieżąco monitorować problemy w trakcie realizacji projektu.
• Zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy obejmuje ich identyfikację, analizę ich potrzeb i oczekiwań oraz angażowanie ich w proces projektowy.
• Koordynacja wszystkich elementów projektu zapewnia ich spójność działań. Obejmuje m.in. opracowanie planu projektu, nadzorowanie realizacji, kontrolę zmian oraz zamknięcie projektu.

Metody zarządzania projektami

Każda z metod zarządzania projektami ma swoje unikalne cechy, co sprawia, że w ich wyborze wiele zależy od specyfiki projektu oraz branży. Oto najważniejsze metody:

• Metoda tradycyjna (ang. Waterfall, w języku polskim znana też jako model kaskadowy) to linearne podejście do zarządzania projektami. Proces dzieli się na konkretne etapy – inicjacja, planowanie, realizacja, monitorowanie i zamknięcie – a każdy etap musi być zakończony przed rozpoczęciem kolejnego. Tę metodę stosuje się głównie w projektach o stabilnych wymaganiach i rzadkich zmianach.
• Metody zwinne (znane też jako Agile) skupiają się na iteracyjnym i przyrostowym dostarczaniu wartości. Promują elastyczność i szybkie reagowanie na zmiany, dzięki czemu można ciągle dostosowywać projekt do zmian wymagań. Najbardziej popularne metodyki zwinne to:
  • Scrum to konkretna metoda Agile, która dzieli pracę na sprinty (zazwyczaj trwające od 2 do 4 tygodni), w czasie których zespół pracuje nad listą priorytetowych zadań (backlogiem), a na końcu każdego sprintu dostarcza gotowy do użycia produkt lub jego część. Metodyka Scrum przewiduje regularne spotkania, takie jak codzienne stand-upy, sprint planning, review i retrospective.
  • Kanban to metoda wizualizacji, która polega na zarządzaniu pracą poprzez tablice Kanban, na których zadania przedstawia się jako karty przemieszczające się przez różne kolumny reprezentujące etapy pracy. Pomaga to optymalizować przepływ pracy i identyfikować wąskie gardła.
• PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) to strukturalne podejście do zarządzania projektami skoncentrowane na zarządzaniu etapami projektu oraz zapewnieniu skutecznej kontroli i nadzoru. W tej metodzie definiuje się konkretne role i odpowiedzialności w zespole projektowym oraz wykorzystuje dokumentację do śledzenia postępów.
• Lean management bazuje na zasadach Lean Manufacturing i koncentruje się na eliminacji marnotrawstwa oraz maksymalizacji wartości dla klienta. Metoda ta promuje ciągłe doskonalenie, redukcję zbędnych procesów i optymalizację zasobów.
• Critical Path Method, czyli metoda ścieżki krytycznej, to metoda stosowana do identyfikacji najdłuższej sekwencji zależnych zadań, które określają minimalny czas potrzebny na realizację projektu.
• Program Evaluation and Review Technique (PERT) to metoda statystyczna, która wykorzystuje trzy szacunki czasu (optymistyczny, pesymistyczny i najbardziej prawdopodobny) do obliczenia przewidywanego czasu realizacji zadań. Stosuje się ją w projektach, w których trudno jest dokładnie oszacować czas trwania zadań.
• Matryca logiczna to narzędzie do zarządzania projektami, które dzieli projekt na jego cele, a w nim działania, wyniki, cele bezpośrednie oraz cel ogólny, oraz dodatkowe elementy: opis narracyjny, obiektywnie weryfikowalne wskaźniki, źródła weryfikacji oraz założenia, które mogą wpływać na realizację projektu.

Dobre praktyki w zarządzaniu projektami

Najbardziej podstawową dobrą praktyką w zarządzaniu projektami jest jasne definiowanie celów – dzięki temu wszyscy członkowie zespołu mogą zrozumieć, do czego dążą i czego się od nich oczekuje. Planowanie projektu wymaga też stworzenia szczegółowego harmonogramu z wyraźnie określonymi etapami i kamieniami milowymi. Dobrze jest też raz na jakiś czas (np. raz w tygodniu lub w miesiącu – zależy to od specyfiki projektu) przeprowadzić spotkanie zespołu projektowego, żeby monitorować postępy i identyfikować potencjalne problemy, zanim staną się poważne.

Kluczem do sukcesu w zarządzaniu projektami jest komunikacja – istotne jest ustanowienie jasnych kanałów komunikacyjnych oraz promowanie otwartej wymiany informacji. Warto też angażować interesariuszy (np. zarząd) na wszystkich etapach projektu, a także pracowników – jeśli zespół Twojej firmy będzie rozumiał i popierał cele projektu oraz będzie mógł aktywnie uczestniczyć w jego realizacji, poprawi się nie tylko jego zaangażowanie, lecz także sam projekt może zostać zrealizowany szybciej. Jednocześnie warto dbać o motywację zespołu i uznawać jego osiągnięcia – wpływa to pozytywnie na produktywność.

Zarządzenie projektami nie obejdzie się bez zarządzania ryzykiem – im wcześniej zidentyfikujesz potencjalne zagrożenia, tym szybciej będziesz mógł się na nie przygotować. Trzeba jednak zachować pewną dozę elastyczności, ponieważ nawet najbardziej szczegółowy plan nie uwzględni wszystkich możliwych zmian – elastyczne powinny być zwłaszcza harmonogramy, ale należy pamiętać, żeby nie przeciągać ich w nieskończoność, ponieważ tylko zwiększa to koszty.

Dobrze jest też na bieżąco dokumentować wszystkie ważne decyzje i zmiany w projekcie – nie tylko pomaga to utrzymać transparentność, ale też może być przydatne w przyszłych działaniach. Nie należy również zapominać, że podstawą sukcesu projektu są członkowie zespołu projektowego oraz osoby, które będą korzystać z rezultatów ich prac. Oznacza to, że należy dbać o regularne szkolenia i rozwój umiejętności pracowników, żeby utrzymać wysoką efektywność przed, w trakcie i po zakończeniu projektu.

Warto korzystać również z różnorodnych narzędzi do zarządzania projektami. Wspierają one cały proces, pozwalają na efektywną komunikację, delegowanie zadań oraz bieżące śledzenie postępów projektu.

Rola zarządzania projektami

Zarządzanie projektami integruje planowanie, koordynację i kontrolę działań tak, aby dostarczyć oczekiwane wyniki w określonym czasie i budżecie. Dzięki temu można m.in. określić potencjalne ryzyka oraz opracować strategie ich minimalizacji.

Zarządzanie projektami wspiera także powstawanie innowacji i kreatywność w organizacji, ponieważ pozwala testować nowe rozwiązania i podejścia w kontrolowanym środowisku. Dobrze zarządzane projekty mogą też prowadzić do większej satysfakcji klientów, ponieważ lepiej zaspokajają ich potrzeby i oczekiwania.

Zarządzanie projektami jest też podstawą doskonalenia działania organizacji na podstawie doświadczeń z poprzednich projektów. W ten sposób pomaga ono organizacjom osiągać ich długoterminowe cele, jednocześnie dostarczając wartość w krótszej perspektywie czasowej.