Zaliczka na podatek dochodowy – czym jest i jak ją obliczyć?

Zaliczka na podatek dochodowy jest elementem, którego nie można przeoczyć. Jak ją obliczyć, aby uniknąć niespodzianek podczas rozliczeń rocznych?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest zaliczka na podatek dochodowy?
• Ile wynosi wysokość zaliczki na podatek dochodowy w 2023?
• Jak obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy?
• Jak opłacić zaliczkę na podatek dochodowy?

Zaliczka na podatek dochodowy – definicja

Zaliczka na podatek dochodowy to kwota, którą podatnicy wpłacają na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Odnosi się ona do podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) lub od osób prawnych (CIT). Ma to na celu rozłożenie obciążenia podatkowego w ciągu roku, zamiast jednorazowej płatności po zakończeniu roku podatkowego. Pozwala to także zachować płynność finansową firmy^{[1] [2] [3]}.

Zaliczka na podatek dochodowy to wstępna płatność podatku, dokonywana przez podatników w ciągu roku podatkowego, mająca na celu rozłożenie rocznego obciążenia podatkowego.

Definicja zaliczki na podatek dochodowy

Dla osób fizycznych, prowadzących działalność gospodarczą, wysokość zaliczki na podatek dochodowy jest zwykle obliczana na podstawie dochodu z poprzedniego roku. Podatnicy są zobowiązani do samodzielnego obliczenia i wpłacenia zaliczek, zazwyczaj co miesiąc lub co kwartał. Dla osób prawnych (np. spółek) zaliczki na CIT również są obliczane na podstawie dochodów z poprzedniego roku.

Wysokość zaliczki na podatek dochodowy w 2023

W 2023 roku wysokość zaliczki na podatek dochodowy w Polsce zależy od kilku czynników, w tym od wybranej formy opodatkowania oraz od dochodu. Istnieją trzy główne formy opodatkowania dla przedsiębiorców:

• Podatek progresywny dotyczy dochodów do 120 000 zł, gdzie stawka podatkowa wynosi 12%, oraz dla nadwyżki ponad tę kwotę, gdzie stawka wynosi 32%.
• Podatek liniowy wynosi 19%.
• Ryczałt ewidencjonowany nie bierze się pod uwagę kosztów poniesionych przy uzyskiwaniu przychodu, a jedynie kwotę przychodów z danego miesiąca.

Dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia czy umowy o dzieło wysokość zaliczki na podatek dochodowy oblicza się na podstawie wynagrodzenia brutto, od którego odlicza się składki na ubezpieczenie społeczne oraz koszty uzyskania przychodu i stosuje się odpowiednią stawkę podatku (12% lub 32%). Wartości stawek podatkowych obowiązujących w 2023 roku wynoszą 12% dla dochodów do 120 000 zł i 32% dla dochodów przekraczających tę kwotę. Kwota wolna od podatku wynosi 30 000 zł, a od 2023 roku wprowadzono nowe zasady składania oświadczeń płatnikom podatku dochodowego oraz uwzględniania kwoty wolnej od podatku.

Podatnicy mogą składać oświadczenia i wnioski płatnikom w różnych formach, w tym elektronicznie. Warto też pamiętać, że błędnie naliczona zaliczka na podatek dochodowy nie powoduje poważnych konsekwencji, ale konieczne jest jej prawidłowe wyliczenie i ewentualna korekta wpłaty do Urzędu Skarbowego.

Obliczanie zaliczki na podatek dochodowy

Od 2023 roku w Polsce obowiązują nowe zasady obliczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT). Istotnymi zmianami są nowe sposoby stosowania kwoty wolnej od podatku przy poborze zaliczek przez płatników oraz możliwość składania przez podatników oświadczeń i wniosków w tej sprawie – podatnik może upoważnić nawet trzech płatników do potrącania kwoty wolnej od podatku przy obliczaniu zaliczek, co jest szczególnie istotne dla osób otrzymujących przychody od różnych płatników, takich jak pracodawcy lub zleceniodawcy. Może również zdecydować o sposobie, w jaki będzie stosowana kwota zmniejszająca podatek, co może wpłynąć na miesięczną sumę pomniejszenia zaliczki.

Podatnicy, którzy uzyskują dochody na skali podatkowej, obliczają zaliczki na podatek dochodowy na podstawie dochodów uzyskanych w roku podatkowym. Jeśli należny podatek jest wyższy od wpłaconych zaliczek, powstaje niedopłata, którą należy uregulować w rocznym rozliczeniu. Jeśli natomiast zaliczki przekroczą podatek należny, podatnik otrzymuje zwrot nadpłaty. Warto też pamiętać, że decyzja organu podatkowego o zwolnieniu płatnika z obowiązku poboru zaliczek lub ograniczenia jej wysokości nie zwalnia go z obowiązku zapłaty podatku w rozliczeniu rocznym.

W sytuacji, gdy obliczona zaliczka na podatek dochodowy wynosi 0 zł, przedsiębiorca nie jest zobowiązany do dokonania płatności do urzędu skarbowego. Nie ma również obowiązku informowania urzędu skarbowego o braku konieczności wpłaty, co oznacza, że jeśli dochód przedsiębiorcy po odjęciu od niego wszystkich możliwych odliczeń (takich jak składki społeczne i zdrowotne) wynosi zero lub wynik jest ujemny, zaliczka na podatek dochodowy nie jest wymagana. Jest to często spotykana sytuacja u nowych przedsiębiorców lub tych, którzy w danym okresie osiągnęli niewielkie przychody lub ponieśli wyższe koszty.

W przypadku zaliczek na PIT dla przedsiębiorców, istnieją różne metody opodatkowania, które wpływają na sposób obliczania zaliczek. Są to:

Podatek progresywny

Podatek progresywny, w którym stosuje się 12% podatku do dochodu do 120 000 zł i 32% powyżej tej kwoty, z możliwością odliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i kwoty zmieniającej podatek w wysokości 3600 zł. Zaliczkę w tym rodzaju podatku oblicza się następująco:

• Do 120 000 zł dochodu podatek obliczany jest jako 12% od dochodu minus kwota zmniejszająca podatek (3600 zł), od której odlicza się także składki na ubezpieczenie społeczne.
• Powyżej 120 000 zł dochodu podatek wynosi 10 800 zł plus 32% od kwoty przekraczającej 120 000 zł. Składki na ubezpieczenie społeczne mogą być odliczane od dochodu.

Podatek liniowy

Podatek liniowy, w którym dochód opodatkowany jest stawką 19%, bez możliwości odliczenia kwoty wolnej od podatku, ale z możliwością odliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz ewentualnych strat z lat ubiegłych.

Ryczałt ewidencjonowany

Ryczałt ewidencjonowany, w którym opodatkowaniu podlegają przychody bez uwzględnienia kosztów ich uzyskania, ale z możliwością pomniejszenia o zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne. Podatek obliczany jest od przychodu, bez uwzględnienia kosztów jego uzyskania. Stawka podatku zależy od rodzaju działalności (np. 8.5%, 17%, 15% dla różnych rodzajów działalności).

Opłacanie zaliczki na podatek dochodowy

Przedsiębiorcy zobowiązani są do terminowej zapłaty zaliczek na podatek dochodowy. Do końca 2006 roku byli też zobowiązani do dokumentowania podatku dochodowego deklaracją (PIT-5 dla skali podatkowej i PIT-5L dla podatku liniowego), ale od 2007 roku ten obowiązek został wycofany. Wpłata odbywa się na właściwy mikrorachunek podatkowy, z odpowiednim oznaczeniem rodzaju i okresu zaliczki, np. „PIT za 05/2023”.

Zaliczki na podatek dochodowy można opłacać miesięcznie lub kwartalnie. Miesięczne zaliczki należy wpłacać do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, którego dotyczy zaliczka (np. za luty do 20 marca). Zaliczki kwartalne opłaca się do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału (np. za I kwartał do 20 kwietnia).

Warto jeszcze wspomnieć o zaliczkach uproszczonych – są one dostępne dla niektórych przedsiębiorców i charakteryzują się stałą wysokością przez cały rok podatkowy. Wylicza się je na początku roku na podstawie dochodu z poprzedniego roku i nie ulegają one zmianie, chyba że dochody przedsiębiorcy znacząco się zmienią. Należy je opłacać w tych samych terminach, co zaliczki standardowe, czyli miesięczne do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą, lub kwartalne do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

Podczas dokonywania płatności ważne jest prawidłowe wypełnienie formularza przelewu. Należy podać odpowiednie dane, w tym identyfikację zobowiązanego oraz okres, którego dotyczy płatność (np. „23M2” dla lutego 2023 roku). Dzień zapłaty zależy od formy płatności – przy płatności gotówką liczy się data przekazania pieniędzy, przy przelewie – dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika.

Jeśli wartość zaliczki nie przekroczy 1000 zł, podatnik nie musi przestrzegać terminu 20. dnia miesiąca. Jeśli zaś przedsiębiorca zdecyduje się złożyć zeznanie roczne i uiścić podatek dochodowy do 20 stycznia, nie musi płacić zaliczki za grudzień lub za ostatni kwartał roku.