Zaliczka na podatek dochodowy – czym jest i jak ją obliczyć?

Zaliczka na podatek dochodowy jest jednym z najważniejszych elementów systemu podatkowego. Na czym polega ten obowiązek i ile wynosi jej wysokość w zależności od formy opodatkowania?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest zaliczka na podatek dochodowy?
• Kto jest zobowiązany do zapłaty zaliczki na podatek dochodowy?
• Kto jest zwolniony z zaliczki na podatek dochodowy?
• Ile wynosi wysokość zaliczki na podatek dochodowy?
• Jakie są sposoby opłacenia zaliczki na podatek dochodowy?
• Jakie są terminy płatności zaliczki na podatek dochodowy?
• Jakie jest znaczenie zaliczki na podatek dochodowy?

Zaliczka na podatek dochodowy – definicja

Zaliczka na podatek dochodowy stanowi część całkowitego zobowiązania podatkowego, które podatnik ma obowiązek uiścić w terminach określonych przez przepisy prawa podatkowego.

Zaliczka na podatek dochodowy to kwota, którą podatnik zobowiązany jest wpłacić na poczet przyszłego rozliczenia podatkowego w ramach systemu podatku dochodowego od osób fizycznych lub prawnych.

Definicja zaliczki na podatek dochodowy

Zaliczki ustala się na podstawie prognozowanego dochodu podatnika, a ich wysokość zależy od formy opodatkowania. Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą lub osiągający dochody z innych źródeł są zobowiązani do regularnego obliczania i wpłacania zaliczek w trakcie roku podatkowego, zazwyczaj na początku każdego miesiąca lub kwartału. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą zaliczki oblicza się na podstawie dochodu uzyskanego w poprzednim miesiącu lub kwartale, a następnie odprowadza do skarbówki.

Zaliczki na podatek dochodowy PIT umożliwiają państwu bieżące gromadzenie środków na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, a to pozwala uniknąć konieczności jednorazowej płatności całego podatku po zakończeniu roku podatkowego. Po złożeniu rocznej deklaracji podatkowej, podatnik rozlicza całość swoich dochodów i ewentualnie reguluje różnice pomiędzy zapłaconymi zaliczkami a ostatecznym zobowiązaniem podatkowym.

Podatnicy zobowiązani do zapłaty zaliczki na podatek dochodowy

Choć mało kto może uchylić się od obowiązku zapłaty podatku, istnieją pewne wyjątki, w których nie trzeba uiścić zaliczki na podatek dochodowy. Przykładem są osoby do 26 roku życia, które są zwolnione z obowiązku opłacania podatku dochodowego pod warunkiem, że ich roczne przychody nie osiągną 115 528 zł rocznie.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są zobowiązani do obliczania i wpłacania zaliczek na podstawie osiąganych dochodów w danym okresie rozliczeniowym, najczęściej miesięcznym lub kwartalnym. Zaliczki oblicza się na podstawie prognozowanego dochodu z działalności gospodarczej, a ich wysokość może się zmieniać w zależności od dochodów uzyskanych w poszczególnych okresach.

Zaliczki muszą wpłacać również osoby fizyczne uzyskujące dochody z innych źródeł niż działalność gospodarcza, np. z pracy najemnej, najmu nieruchomości czy działalności rolniczej. Dokonuje się ich na podstawie dochodów przekraczających określoną kwotę wolną od podatku lub podlegających opodatkowaniu na innych zasadach, na przykład na zasadzie ryczałtu.

W przypadku osób prawnych zaliczki oblicza się na podstawie dochodu uzyskanego w poprzednich miesiącach, a ich wysokość może się zmieniać, jeśli dochody przedsiębiorstwa ulegną istotnym zmianom. Zaliczek dokonuje się najczęściej w formie miesięcznych lub kwartalnych wpłat do fiskusa, a ostateczne rozliczenie i zapłata podatku następuje po zakończeniu roku podatkowego.

Podatnicy zwolnieni z zaliczki na podatek dochodowy

Zwolnienie z obowiązku opłacenia zaliczki dotyczy w szczególności osób fizycznych, które nie osiągają dochodów przekraczających określone progi, jak również podatników, którzy prowadzą działalność gospodarczą w szczególnych przypadkach.

Z obowiązku uiszczenia zaliczek zwolnieni są również podatnicy, którzy w danym roku podatkowym uzyskali dochody w wysokości nieprzekraczającej kwoty wolnej od podatku (w 2024 roku było to 30 000 złotych), a więc osoby, które nie osiągają dochodów wystarczających do nałożenia na nie obowiązku podatkowego. W takiej sytuacji, podatnik nie musi wpłacać zaliczek, gdyż jego dochody są na tyle niskie, że nie występuje zobowiązanie do zapłaty podatku dochodowego.

Kolejnym przypadkiem zwolnienia z obowiązku płacenia zaliczek na podatek dochodowy PIT są osoby, które prowadzą firmę, ale w danym roku osiągnęły straty, co oznacza, że ich dochód do opodatkowania wynosi 0 zł lub jest ujemny. W takim przypadku podatnik nie ma obowiązku opłacania zaliczek na podatek dochodowy, ponieważ nie ma podstaw do jej obliczenia ze względu na brak dochodu podlegającego opodatkowaniu.

Zwolnienie z obowiązku przelewu zaliczek może także dotyczyć przedsiębiorców opodatkowanych na zasadzie karty podatkowej, która jest jednym z najprostszych systemów opodatkowania. W ramach tego systemu podatek dochodowy ma stałą kwotę, niezależnie od dochodów przedsiębiorcy.

Wysokość zaliczki na podatek dochodowy

W 2024 roku wysokość zaliczek w Polsce zależy od formy opodatkowania, którą wybierze podatnik:

Skala podatkowa (zasady ogólne)

Osoby fizyczne, które decydują się na opodatkowanie dochodów według zasad ogólnych, muszą obliczyć kwotę zgodnie z obowiązującymi progami podatkowymi. W 2024 roku obowiązują dwie stawki podatkowe:

• Do 120 000 zł dochodu rocznie stawka wynosi 12%
• Powyżej 120 000 zł dochodu rocznie stawka wynosi 32%

Zaliczki w tym przypadku oblicza się na podstawie dochodu osiągniętego w danym miesiącu lub kwartale, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W przypadku rocznego rozliczenia podatnik po uwzględnieniu odliczeń, ulg oraz innych zniżek ustala wysokość zobowiązania podatkowego.

W praktyce kwoty jest obliczana miesięcznie lub kwartalnie na podstawie osiągniętych dochodów i zastosowanych kosztów uzyskania przychodu, a także odliczeń, takich jak składki na ubezpieczenia społeczne.

Żeby obliczyć zaliczkę, trzeba ustalić dochód, który stanowi różnicę pomiędzy przychodami a kosztami uzyskania przychodu (np. koszty działalności gospodarczej). Jeśli dochód roczny jest niższy niż 30 000 zł, to w ogóle nie ma obowiązku uiszczenia zaliczek. Dla dochodów przekraczających 30 000 zł, zaliczkę oblicza się na podstawie dochodu z kwotą wolną pomniejszającą podatek

Wysokość zaliczki oblicza się następująco – dla dochodów do 120 000 zł jest to 12% od podstawy opodatkowania, dla dochodów powyżej 120 000 zł jest to 12% od dochodów do 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki ponad 120 000 zł. Zaliczki płaci się miesięcznie lub kwartalnie.

Żeby obliczyć zaliczkę, załóżmy, że miesięczny dochód wynosi 10 000 zł, a roczny dochód wynosi 120 000 zł. Stosujemy kwotę pomniejszającą podatek (kwota wolna od podatku w wysokości 30 000 zł), zatem wysokość podatku dochodowego oblicza się od 90 000 zł. W tym wypadku zaliczka miesięczna wyniesie: 12% x 10 000 zł = 1 200 zł.

Podatek liniowy

W przypadku podatku liniowego podatnik płaci stałą stawkę 19% od dochodu, niezależnie od jego wysokości.

W przypadku osób fizycznych prowadzących własne przedsiębiorstwo zaliczkę oblicza się na podstawie uzyskanego dochodu po odliczeniu kosztów uzyskania przychodu. Zaliczki są płacone miesięcznie lub kwartalnie, w zależności od wyboru podatnika. Kwotę zaliczki oblicza się jako 19% dochodu. Podatek liniowy zabrania korzystania z ulg podatkowych, takich jak ulga na dzieci, czy ulga rehabilitacyjna, ale pozwala odliczać składki na ubezpieczenie społeczne.

Załóżmy, że miesięczny dochód wynosi 10 000 zł, a koszty uzyskania przychodu wynoszą 3 000 zł. W tej sytuacji dochód wynosi 7 000 zł, zatem zaliczkę według podatku liniowego obliczy się następująco: 19% x 7 000 zł = 1 330 zł miesięcznie.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt ewidencjonowany jest formą opodatkowania, która dotyczy określonych rodzajów działalności gospodarczej, w której podatek dochodowy jest obliczany od przychodu, a nie dochodu. Wysokość zaliczki zależy od rodzaju prowadzonej działalności oraz stawki ryczałtu, która może wynosić:

• 2% – dla przychodów z działalności usługowej, np. fryzjerskiej, kosmetycznej
• 3% – dla przychodów z tzw. działalności wytwórczej
• 5,5% – dla przychodów z najmu
• 8,5% – dla przychodów z działalności gastronomicznej
• 12,5% – dla przychodów powyżej 2 milionów euro rocznie (tzw. limit dla dużych firm)

Przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem są zobowiązani do opłacania zaliczek miesięcznych lub kwartalnych, a stawka podatku jest zależna od rodzaju wykonywanej działalności.

Żeby obliczyć zaliczkę, trzeba na początku ustalić wysokość osiągniętego przychodu, bez odliczenia kosztów. Zaliczka obliczana jest w wysokości odpowiedniej stawki ryczałtu, zależnej od rodzaju działalności. Oblicza się ją też na podstawie miesięcznych lub kwartalnych przychodów, zależnie od wyboru podatnika. Jeżeli zatem miesięczny przychód wynosi 10 000 zł, a stawka ryczałtu wynosi 3%, to zaliczka wyniesie: 3% x 10 000 zł = 300 zł.

Karta podatkowa

Karta podatkowa jest najprostszą formą opodatkowania, która dotyczy określonych rodzajów działalności gospodarczej, takich jak np. działalność w zakresie handlu, rzemiosła czy usług. W jej ramach podatek dochodowy ustalany jest na stałą kwotę, która zależy od rodzaju działalności, liczby zatrudnionych pracowników, miejscowości oraz innych okoliczności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Podatnicy opodatkowani kartą podatkową nie muszą płacić zaliczek na podatek dochodowy, ponieważ wysokość podatku jest ustalana z góry przez fiskus. Zaliczki są w tym przypadku zastąpione stałą, miesięczną kwotą płaconą przez przedsiębiorcę. Jeżeli na podstawie karty podatkowej przedsiębiorca ma zapłacić 500 zł miesięcznie, to zaliczka wynosi dokładnie 500 zł miesięcznie, niezależnie od wysokości przychodu.

Zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych

Dochód podatnika uzyskany z najmu często rozlicza się na podstawie zryczałtowanej formy opodatkowania. W tym przypadku tego sposobu rozliczenia podatkowego podatnik wpłaca podatek dochodowy od przychodu, przy zastosowaniu stawki 8,5% lub 12,5%. Kwotę zaliczki w tym przypadku oblicza się na podstawie miesięcznych przychodów z najmu, a stawki ryczałtu wynoszą:

• 8,5% – dla przychodów do 100 000 zł rocznie
• 12,5% – dla przychodów powyżej 100 000 zł rocznie

W przypadku najmu osoby fizyczne opłacają zaliczki na podstawie wysokości osiąganych przychodów, przy czym nie mogą odliczać kosztów uzyskania przychodu, co odróżnia tę formę opodatkowania od innych metod, takich jak opodatkowanie na zasadach ogólnych czy liniowym.

Sposoby opłacenia zaliczki na podatek dochodowy

Przepisy podatkowe umożliwiają różne metody płatności, a wybór odpowiedniego sposobu zależy od indywidualnej sytuacji podatnika.

Najczęściej stosowanym sposobem płatności jest przelew na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego. Każdy podatnik ma obowiązek uregulować zaliczkę za pomocą przelewu, jeśli nie korzysta z innych, specjalnych metod płatności. Każdy urząd skarbowy posiada swoje konto bankowe, na które należy dokonać wpłaty za pomocą bankowości tradycyjnej lub elektronicznej. Numer konta można znaleźć na stronie internetowej odpowiedniego urzędu. Zaliczka powinna zostać uregulowana w terminie, który zależy od częstotliwości jej wpłacania (miesięcznie lub kwartalnie).

W przypadku korzystania z systemu e-Deklaracje, który jest platformą internetową Ministerstwa Finansów, możliwa jest płatność za pomocą opcji przelewu bankowego bezpośrednio z systemu. W tym przypadku, po wypełnieniu deklaracji (np. PIT-28, PIT-36), system generuje odpowiednią informację o kwocie zaliczki oraz numer konta bankowego fiskusa, na które należy dokonać płatności. Po zweryfikowaniu danych, system może przekierować użytkownika do banku, gdzie będzie można wykonać przelew na odpowiednie konto urzędowe.

System Twój e-PIT to usługa online, która umożliwia składanie deklaracji podatkowych oraz płatność zaliczek. Podatnik wypełnia swoją deklarację roczną lub opłaca zaliczkę, korzystając z systemu. W nim znajduje się opcja umożliwiająca dokonanie przelewu na odpowiednie konto urzędowe. Płatności mogą być realizowane online. Po zatwierdzeniu przelewu, podatnik otrzymuje potwierdzenie zapłaty, a informacje o zaliczce trafiają do urzędów skarbowych.

Zaliczki na podatek dochodowy można również opłacić w placówkach Poczty Polskiej. W tym przypadku podatnik wypełnia formularz wpłaty, podając dane właściwego urzędu skarbowego, kwotę zaliczki i inne niezbędne informacji, a płatność dokonuje się bezpośrednio w placówce Poczty Polskiej.

W przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie zaliczka na podatek dochodowy jest potrącana przez pracodawcę (płatnika). Oblicza kwoty zaliczki i przekazuje ją do urzędu skarbowego w imieniu pracownika, potrącając odpowiednią kwotę z wynagrodzenia brutto.

Terminy płatności zaliczki na podatek dochodowy

Terminy opłacenia zalicze są ściśle określone w przepisach prawa podatkowego i zależą od formy opodatkowania oraz sposobu obliczania zaliczek:

Skala podatkowa (zasady ogólne)

Dla osób fizycznych opodatkowanych na zasadach ogólnych (skala podatkowa), zaliczki na podatek dochodowy są płacone miesięcznie lub kwartalnie, w zależności od wybranej formy rozliczenia.

Podatnicy rozliczający się miesięcznie muszą wpłacić zaliczkę za poprzedni miesiąc do 20. dnia każdego miesiąca. Przykładowo zaliczkę za styczeń należy zapłacić do 20 lutego, za luty do 20 marca, i tak dalej.

Podatnicy, którzy wybiorą rozliczenie kwartalne, muszą zapłacić za dany kwartał w następujących terminach:

• I kwartał (styczeń–marzec) – do 20 kwietnia,
• II kwartał (kwiecień–czerwiec) – do 20 lipca,
• III kwartał (lipiec–wrzesień) – do 20 października,
• IV kwartał (październik–grudzień) – do 20 stycznia roku następnego.

Wyjątek jest sytuacja, w której podatnik osiąga dochód z pracy lub z działalności gospodarczej, której przychody nie przekraczają 2 000 000 zł rocznie (w przypadku ryczałtu), zaliczki mogą być opłacane w sposób kwartalny, pod warunkiem że nie zdecyduje się na inne rozwiązanie.

Podatek liniowy

Podatnicy, którzy wybrali podatek liniowy, płacą zaliczki w sposób miesięczny lub kwartalny, podobnie jak w przypadku skali podatkowej, z tą różnicą, że stawka podatkowa jest stała (19%) i nie ma zastosowania kwota wolna od podatku.

Termin płatności zaliczek miesięcznych na podatek dochodowy za poprzedni miesiąc obowiązuje do 20. dnia każdego miesiąca

W przypadku zaliczek kwartalnych zapłacić trzeba do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału – podobnie jak w przypadku skali podatkowej, w przypadku rozliczenia kwartalnego zaliczkę należy zapłacić do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Podatnicy, którzy wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, również muszą regularnie wpłacać zaliczki. Termin płatności zależy od tego, czy podatnik rozlicza się miesięcznie, czy kwartalnie.

Ryczałtowcy rozliczający się miesięcznie, muszą zapłacić zaliczkę za poprzedni miesiąc. Jeśli podatnik uzyskuje przychody z ryczałtu, musi wykonać wpłatę do 20 dnia miesiąca następującego po zakończeniu miesiąca.

W przypadku zaliczek kwartalnych to należy je opłacić do 20 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału (tak samo jak w przypadku skali podatkowej i podatku liniowego):

• I kwartał – do 20 kwietnia,
• II kwartał – do 20 lipca,
• III kwartał – do 20 października,
• IV kwartał – do 20 stycznia roku następnego.

Karta podatkowa

Podatnicy, którzy wybrali kartę podatkową, płacą podatek dochodowy w formie jednej stałej miesięcznej zaliczki ustalonej przez urząd skarbowy. Termin płatności zależy od tego, kiedy podatnik zawrze umowę z urzędem skarbowym, a także od decyzji administracyjnej.

W większości przypadków zaliczka jest ustalana na początku roku i płatna do 7. dnia każdego miesiąca. Ostateczny termin zależy od terminu, w którym podatnik dokonał pierwszej wpłaty na poczet podatku.

Płatność zaliczki na podatek dochodowy przez płatnika (np. pracodawcę)

W przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę lub umowę zlecenie zaliczki są potrącane przez pracodawcę i przekazywane do urzędów skarbowych.

Pracodawca jest zobowiązany do odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy za swojego pracownika do 20. dnia każdego miesiąca, a dokładniej – do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone.

Jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie za styczeń, zaliczka na podatek dochodowy jest wpłacana przez pracodawcę do 20 lutego.

Terminy dla przedsiębiorców korzystających z innych form opodatkowania

Dla niektórych podatników, którzy osiągają dochody z innych źródeł (np. najem), terminy opłacania zaliczek mogą się różnić w zależności od wybranej formy opodatkowania i charakterystyki dochodów.

Znaczenie zaliczki na podatek dochodowy

Zaliczka na podatek dochodowy umożliwia państwu regularne pozyskiwanie środków z tytułu podatków dochodowych. Zapewnia też ciągłości finansowania budżetu państwa w trakcie roku podatkowego, zanim nastąpi rozliczenie roczne.

Zaliczki umożliwiają też państwu bieżące monitorowanie dochodów podatników. Dzięki nim organy skarbowe są w stanie kontrolować i korygować potencjalne niedopłaty, a także zmniejszać ryzyko, że podatnik na koniec roku nie będzie w stanie zapłacić całej należnej kwoty podatku dochodowego.

Dla podatników system zaliczek stanowi sposób na rozłożenie swoich zobowiązań podatkowych na mniejsze, łatwiejsze do udźwignięcia kwoty. W przypadku osób fizycznych zaliczki na podatek dochodowy odgrywają także rolę w unikaniu kary za niewłaściwe obliczenie zobowiązania podatkowego. Z kolei przedsiębiorcy mają możliwość bieżącego rozliczania się z fiskusem, co wpływa na płynność finansową firmy.

Mechanizm zaliczek wspiera stabilność finansową systemu podatkowego. Wpływa też na przewidywalność dochodów budżetowych, co jest niezbędne w planowaniu polityki fiskalnej państwa.