Zadaniowy czas pracy a godziny pracy: co warto wiedzieć?

Tradycyjne 8-16 staje się reliktem przeszłości, a elastyczność w pracy staje się koniecznością. Zadaniowy czas pracy zyskuje na popularności wśród polskich pracodawców. Czy jednak wiesz, jak praktycznie wygląda organizacja godzin pracy w tym systemie? Jakie są rzeczywiste możliwości i ograniczenia?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jak wyglądają godziny pracy w zadaniowym czasie pracy?
• Jak wpisać w umowie zadaniowy czas pracy?
• Jakie są zależności między modelem zadaniowym a pracą zdalną?

Najważniejsze informacje:

• W zadaniowym czasie pracy nie ma sztywno określonych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy – pracownik samodzielnie organizuje swój czas, ale musi przestrzegać norm określonych podstawy wymiaru czasu pracy.
• Zapis w umowie o pracę nie jest obowiązkowy, ale zalecany – system musi być wprowadzony w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub obwieszczeniu pracodawcy zgodnie z przepisami.
• Zadaniowy czas pracy i praca zdalna wzajemnie się uzupełniają – system idealnie odpowiada na wyzwania związane z kontrolą czasu pracy w trybie zdalnym i wykonywania pracy poza zakładem.

Jak wyglądają godziny pracy w zadaniowym czasie pracy?

88% firm w Polsce wybrało model hybrydowy^[1]. W zadaniowym systemie czasu pracy godziny pracy nabierają zupełnie nowego znaczenia – przestają być sztywną ramą, a stają się elastycznym narzędziem dostosowanym do potrzeb i specyfiki wykonywanej pracy. To fundamentalna zmiana w podejściu do organizacji czasu, która może przynieść korzyści, ale wymaga także zrozumienia pewnych ograniczeń w ramach określonego czasu pracy.

Najważniejszą cechą zadaniowego czasu pracy jest brak stałych godzin pracy. Pracownik może rozpocząć pracę o 6:00 rano, jeśli jest bardziej produktywny we wczesnych godzinach, lub przesunąć rozpoczęcie pracy na 10:00, jeśli musi wcześniej załatwić sprawy prywatne. Może pracować intensywnie przez kilka godzin, następnie zrobić dłuższą przerwę, a potem wrócić do zadań wieczorem. Ta elastyczność jest jednak ograniczona wymogiem wykonania powierzonych zadań w określonym czasie i pozostawania pod dyspozycją pracodawcy w zakresie realizacji obowiązków.

Znaczenie ma fakt, że zadaniowy czas pracy nie oznacza braku jakichkolwiek norm określonych w przepisach. Kodeks pracy jasno określa, że zadania muszą być tak ustalone, aby pracownik mógł je wykonać w ramach standardowych norm czasu pracy. Oznacza to maksymalnie 8 godzin pracy na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy. Te normy pozostają nienaruszone nawet w najbardziej elastycznym systemie zadaniowym.

W normalnym czasie pracy pracownik musi wykonać wszystkie powierzone mu zadania, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z przepisów kodeksu. Pracodawca może wymagać obecności pracownika w określonych godzinach, jeśli jest to uzasadnione charakterem zadania. Na przykład udział w spotkaniu z klientem, konferencji zespołowej czy prezentacji wyników. Nie narusza to istoty zadaniowego czasu pracy, o ile nie staje się stałym narzucaniem sztywnego harmonogramu w ściśle określonych godzinach.

Godziny nadliczbowe w systemie zadaniowym mogą wystąpić, gdy pracodawca powierza zadania, których obiektywnie nie da się wykonać w ramach normalnych norm czasu pracy. W takiej sytuacji zlecenie jest traktowane jak polecenie pracy w godzinach nadliczbowych, a pracownikowi przysługuje odpowiednie wynagrodzenie. Jednak praca przekraczająca normy z powodu złej organizacji samego pracownika nie jest uznawana za nadgodziny.

Ważnym aspektem są prawa do odpoczynku. Pracownik w systemie zadaniowym nadal ma prawo do minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego i 35 godzin odpoczynku tygodniowego. Odpowiedzialność za zapewnienie tych odpoczynków spoczywa na pracodawcy, który musi tak planować zadania, aby ich realizacja umożliwiała skorzystanie z należnych przerw w ramach kodeksowego czasu pracy.

Przy rozpoczęciem pracy pracownik powinien znać zakres swoich obowiązków i przewidywany czas ich wykonania. Czas pracy w danym okresie rozliczeniowym musi być tak zaplanowany, aby umożliwić realizację wszystkich zadań bez przekraczania norm określonych w przepisach. Dla pracowników objętych zadaniowym czasem pracy szczególnie istotne jest zachowanie równowagi między elastycznością a odpowiedzialnością za terminowe wykonanie powierzonych obowiązków.

Zadaniowy czas pracy to system dla dojrzałych pracowników, którzy potrafią samodzielnie zarządzać swoim czasem, zachowując równowagę między efektywnością a zdrowiem. Pamiętajmy jednak, że wolność w organizacji czasu nie oznacza wolności od odpowiedzialności za wyniki i przestrzeganie podstawowych norm czasu pracy.

Damian Sawicki, radca prawny Cyrek Digital

Jak wpisać w umowie zadaniowy czas pracy?

Umowa o pracę określa warunki współpracy między pracodawcą a pracownikiem, ale w przypadku zadaniowego czasu pracy nie jest jedynym ani nawet najważniejszym źródłem regulacji tego systemu. Wbrew powszechnemu przekonaniu, wpisanie informacji o zadaniowym systemie czasu pracy bezpośrednio do umowy o pracę nie jest wymogiem prawnym wynikającym z kodeksu pracy. Przepisy nie nakładają takiego obowiązku, choć umieszczenie odpowiedniego zapisu może być praktyczne i przydatne dla obu stron. Jeśli pracodawca zdecyduje się na taki zapis, powinien zawrzeć informację o tym, że pracownik będzie wykonywał pracę w zadaniowym systemie czasu pracy zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy.

System zadaniowy musi zostać formalnie wprowadzony w przepisach wewnątrzzakładowych. Zgodnie z art. 150 Kodeksu pracy może to nastąpić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy. Ten wymóg ma charakter bezwzględny – bez odpowiedniego uregulowania w aktach wewnętrznych system nie ma mocy prawnej i nie może być skutecznie stosowany w zakładach pracy.

Ważnym elementem, który powinien znaleźć się w dokumentacji, jest precyzyjne określenie konkretnych zadań powierzonych pracownikowi. Zadania muszą być skonkretyzowane, powtarzalne i określone z góry w umowie o pracę lub innych dokumentach kreujących stosunek pracy. Nie mogą być ustalane doraźnie, każdego dnia, gdyż wtedy system traci swój charakter zadaniowy i staje się zwykłym systemem podstawowym, a wykonanie powierzonych obowiązków staje się nieprzewidywalne.

Istotne jest także odnotowanie, że czas niezbędny do wykonania zadań został ustalony po porozumieniu z pracownikiem, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy określonego w art. 129 kodeksu pracy. Przykładowy zapis w umowie może brzmieć:

Strony ustalają, że Pracownik będzie wykonywał pracę w zadaniowym systemie czasu pracy. Czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań uwzględniając wymiar czasu został ustalony po porozumieniu z Pracownikiem, z uwzględnieniem norm czasu pracy wynoszących 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo.

Gdy zadaniowy czas pracy wprowadzany jest dla już zatrudnionego pracownika, optymalnym rozwiązaniem jest zawarcie aneksu do umowy o pracę. Taki aneks powinien określać nowe warunki pracy, zakres zadań i sposób ich wykonania. Ważne jest uzyskanie świadomej zgody pracownika na zmianę, gdyż może ona znacząco wpłynąć na sposób wykonywania pracy i organizację jego życia zawodowego.

Szczególną ostrożność należy zachować przy formułowaniu zapisów umownych. Jeśli informacja o zadaniowym systemie zostanie wpisana do umowy, każda późniejsza zmiana będzie wymagała ponownego zawarcia porozumienia zmieniającego lub wręczenia pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego. Dlatego wielu prawników zaleca wprowadzenie systemu w regulaminie pracy, który łatwiej można modyfikować bez konieczności zmiany indywidualnych umów o pracę.

Danego zadania opis powinien być na tyle precyzyjny, aby pracownik wiedział dokładnie, co ma wykonać i w jakim terminie. Wykonania powierzonych zadań uwzględniając specyfikę pracy i możliwości pracownika to podstawa prawidłowego funkcjonowania systemu. Zadań uwzględniając wymiar czasu pracy musi być realistyczny i możliwy do zrealizowania w ramach obowiązujących norm.

Jakie są zależności między modelem zadaniowym a pracą zdalną?

Praca zdalna i zadaniowy czas pracy to dwa rozwiązania, które wzajemnie się wspierają i uzupełniają, co pokazują dane – już 10,2% wszystkich zatrudnionych w Polsce wykonuje swoje zadania w trybie zdalnym^[2].

Fundamentalną łączącą je cechą jest przesunięcie nacisku z kontroli czasu na kontrolę efektów. Gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki z domu, pracodawca ma naturalnie ograniczone możliwości monitorowania jego godzin pracy. Zadaniowy system czasu pracy rozwiązuje ten problem, umożliwiając rozliczanie pracownika z wykonania konkretnych zadań, a nie z liczby przepracowanych godzin. To idealne dopasowanie do specyfiki pracy zdalnej, gdzie liczy się rezultat, a nie obecność przy biurku w zakładzie pracy.

Elastyczność i autonomia stanowią wspólny fundament obu rozwiązań. W zadaniowym czasie pracy pracownik samodzielnie organizuje swój czas, decydując o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz o przerwach. Ta autonomia jest naturalnie wpisana w charakter pracy zdalnej, gdzie pracownik nie znajduje się pod stałym nadzorem przełożonego. Połączenie tych dwóch systemów daje pracownikom możliwość optymalnego dostosowania rytmu pracy do indywidualnych potrzeb i preferencji w określonym czasie pracy.

Zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy zadaniowy czas pracy można wprowadzić, gdy jest to uzasadnione między innymi miejscem wykonywania pracy. Praca zdalna, świadczona poza zakładem pracy, jest jedną z kluczowych przesłanek, która może uzasadniać zastosowanie tego systemu. System sprawdza się nie tylko w pracy z domu, ale także w przypadku pracowników mobilnych, takich jak przedstawiciele handlowi czy serwisanci, których praca z natury odbywa się poza biurem i wymaga elastycznego podejścia do czasu pracy.

Z perspektywy formalnej, jedną z największych korzyści dla pracodawców jest uproszczona ewidencja czasu pracy. Zamiast skomplikowanego monitorowania godzin pracy pracowników zdalnych, pracodawca prowadzi uproszczoną ewidencję, rejestrując dni pracy oraz nieobecności takie jak urlopy, zwolnienia lekarskie czy delegacje.

Ważnym aspektem jest przestrzeganie norm czasu pracy. Zadaniowy system nie jest systemem nienormowanym – pracodawca musi tak ustalić zakres zadań, aby pracownik był w stanie je wykonać w ramach kodeksowych norm czasu pracy, czyli 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo. W przypadku pracy zdalnej kontrola tego aspektu wymaga szczególnej uwagi i zaufania między stronami, a także jasnego określenia zakresu obowiązków i oczekiwanych rezultatów.

Istnieją jednak pewne ryzyka związane z połączeniem pracy zdalnej i zadaniowego czasu pracy. Brak sztywnych ram godzinowych może prowadzić do zatarcia granicy między życiem zawodowym a prywatnym, zwiększając ryzyko przepracowania i wypalenia zawodowego. Pracownik pozostaje pod dyspozycją pracodawcy, ale w środowisku domowym może mieć trudności z wyznaczeniem jasnych granic między czasem pracy a odpoczynkiem.

Pracodawca nie może wprowadzić pozornego systemu zadaniowego tylko po to, by uniknąć płacenia za nadgodziny. Jeśli mimo formalnego zapisu o systemie zadaniowym wymaga od pracownika zdalnego stałej dostępności w określonych godzinach, to w rzeczywistości stosuje podstawowy system czasu pracy. Fakt świadczenia pracy w trybie zdalnym nie może być pretekstem do obchodzenia przepisów o czasie pracy i wynagrodzeniu.

Model ten wymaga od pracownika dużej samodyscypliny i umiejętności zarządzania czasem, a od pracodawcy precyzyjnego określania zadań i budowania kultury zaufania. Gdy te warunki są spełnione, połączenie pracy zdalnej z zadaniowym czasem pracy może przynieść wymierne korzyści obu stronom, zwiększając produktywność przy jednoczesnym poprawieniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.