Wywiad ustrukturyzowany – co to jest i jak go przeprowadzić? 

W przeciwieństwie do mniej formalnych metod rekrutacyjnych, wywiad ustrukturyzowany opiera się na zestawie przygotowanych pytań, które są zadawane każdemu kandydatowi w taki sam sposób. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą lepiej porównać odpowiedzi i wybrać najlepszego kandydata.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest wywiad ustrukturyzowany?
• Z jakich elementów składa się wywiad ustrukturyzowany?
• Jakie rodzaje pytań występują w wywiadzie ustrukturyzowanym?
• Jak przygotować się do wywiadu ustrukturyzowanego?
• Jak przeprowadzić wywiad ustrukturyzowany?
• Jak wygląda analiza danych z wywiadu ustrukturyzowanego?
• Jakie są zalety wywiadu ustrukturyzowanego?

Wywiad ustrukturyzowany – definicja

Wywiad ustrukturyzowany to jedna z najskuteczniejszych metod rekrutacji, która pozwala na obiektywne i rzetelne ocenianie kandydatów na dane stanowisko.

Wywiad ustrukturyzowany to metoda zbierania danych, w której badacz zadaje wszystkim respondentom te same pytania w ustalonej kolejności.

Definicja wywiadu ustrukturyzowanego

Pytania są dokładnie przygotowane i sformułowane wcześniej, co pozwala na uzyskanie porównywalnych odpowiedzi od wszystkich uczestników wywiadu. Tego typu wywiad różni się od wywiadu pół strukturyzowanego i niestandardowego, gdzie pytania mogą się różnić w zależności od przebiegu rozmowy.

Elementy wywiadu ustrukturyzowanego

Wywiad ustrukturyzowany to metoda zbierania danych, która wymaga precyzyjnego zaplanowania i struktury. Struktura wywiadu ustrukturyzowanego obejmuje kilka elementów, które mają na celu zapewnienie jednolitości i obiektywizmu w przeprowadzaniu wywiadu:

Wprowadzenie do wywiadu ustrukturyzowanego

Pierwszym etapem wywiadu ustrukturyzowanego jest nawiązanie kontaktu z respondentem. Wprowadzenie powinno być uprzejme i profesjonalne, aby stworzyć komfortową atmosferę dla respondenta.

W tym celu należy zacząć od powitania respondenta i przedstawienia się, a następnie jasno wyjaśnić, dlaczego wywiad jest przeprowadzany i jakie informacje są potrzebne. Należy także upewnić się, że respondent wyraża zgodę na udział w wywiadzie i rozumie jego cel.

Instrukcja w wywiadzie ustrukturyzowanym

W dalszej kolejności istotne jest przekazanie respondentom jasnych informacji na temat przebiegu wywiadu i zasad odpowiadania na pytania. Kluczowe jest wyjaśnienie, jak będzie przebiegał wywiad, ile czasu może zająć oraz jak będą zadawane pytania, należy przekazać instrukcje dotyczące sposobu udzielania odpowiedzi, np. czy odpowiedzi mają być krótkie i konkretne, czy też bardziej rozbudowane.

Pytania w wywiadzie ustrukturyzowanym

Centralnym elementem wywiadu ustrukturyzowanego jest lista pytań, które muszą być sformułowane w sposób jednoznaczny i zrozumiały dla wszystkich respondentów. Przygotowana wcześniej lista pytań, które są zadawane wszystkim respondentom, musi być za każdym razem przeprowadzana w takiej samej formie i kolejności, a pytania powinny być sformułowane w sposób zrozumiały, unikając dwuznaczności i skomplikowanych terminów.

Dodatkowe pytania w wywiadzie ustrukturyzowanym

Choć wywiad ustrukturyzowany jest zazwyczaj bardzo uporządkowany, ważne jest pozostawienie miejsca na ewentualne dodatkowe pytania w celu wyjaśnienia wątpliwości. W razie potrzeby można zadawać dodatkowe pytania, aby doprecyzować odpowiedzi lub uzyskać dodatkowe informacje.

Zakończenie wywiadu ustrukturyzowanego

Zakończenie wywiadu to etap, w którym podsumowuje się rozmowę i dziękuje respondentowi za udział. Ważne jest poinformowanie respondenta o tym, co będzie działo się dalej z zebranymi danymi oraz o ewentualnych następnych krokach.

Rodzaje pytań w wywiadzie ustrukturyzowanym

W wywiadzie ustrukturyzowanym stosuje się różnorodne typy pytań, które pomagają uzyskać konkretne informacje od respondentów. Wybór odpowiednich pytań jest bardzo istotny dla uzyskania wartościowych i porównywalnych danych. Zwykle stosowane są:

Pytania zamknięte

Pytania zamknięte ograniczają odpowiedzi respondenta do z góry określonych opcji, są proste do analizowania i pozwalają na szybkie porównanie odpowiedzi.

Zalety takich pytań to łatwość analizy ilościowej oraz jednoznaczność odpowiedzi. Do wad zaliczamy natomiast brak możliwości uzyskania szczegółowych informacji oraz ograniczenie swobody wypowiedzi respondenta.

Pytania otwarte

Pytania otwarte pozwalają respondentowi na swobodną wypowiedź i udzielenie bardziej szczegółowych i złożonych odpowiedzi.

Zalety to możliwość uzyskania szczegółowych i wyczerpujących odpowiedzi, co pozwala na lepsze zrozumienie perspektywy respondenta. Odpowiedzi na pytania otwarte są jednak trudniejsze w analizie ilościowej oraz wymagają większego zaangażowania czasowego zarówno od respondenta, jak i osoby, przeprowadzającej wywiad.

Pytania półotwarte

Pytania półotwarte łączą cechy pytań zamkniętych i otwartych. Respondent wybiera jedną z opcji, ale może również doprecyzować swoją odpowiedź.

Pytania półotwarte cenione są ze względu na łatwość analizy ilościowej przy jednoczesnej możliwości uzyskania dodatkowych informacji oraz elastyczność odpowiedzi. Wiążą się jednak z możliwością uzyskania mniej szczegółowych odpowiedzi niż w przypadku pytań otwartych a także koniecznością dodatkowej analizy komentarzy respondenta.

Pytania metryczne

Pytania metryczne dotyczą danych demograficznych respondenta, tj. wiek, płeć, wykształcenie. Są one ważne dla segmentacji danych i analiz demograficznych.

Ich zalety obejmują m.in. łatwość w gromadzeniu i analizie danych demograficznych, co jest pomocne w segmentacji i analizie odpowiedzi według grup demograficznych. Mogą być jednak postrzegane jako wkraczające w prywatność respondenta i niekiedy wymagają wyjaśnień lub kontekstu.

Przygotowanie do wywiadu ustrukturyzowanego

Aby przeprowadzić udany wywiad ustrukturyzowany, konieczne jest staranne przygotowanie. Obejmuje to opracowanie kwestionariusza, przeprowadzenie pilotażu, przygotowanie niezbędnych materiałów oraz wybór odpowiedniego miejsca i czasu:

• Opracowanie kwestionariusza – to pierwszy krok w przygotowaniach do wywiadu ustrukturyzowanego. Pytania w nim zawarte mogą być zamknięte, otwarte, półotwarte lub metryczne, w zależności od informacji, które chcemy uzyskać. Ponadto, powinny być dostosowane do celu badania i specyfiki grupy respondentów, by były jasne, jednoznaczne i zrozumiałe. 
• Pilotaż – polega na przeprowadzeniu testowego wywiadu z niewielką grupą osób. Jest to istotny etap, który pozwala ocenić przebieg wywiadu i wprowadzić ewentualne korekty. Umożliwia ocenę czy pytania są zrozumiałe i odpowiednie i pomaga zidentyfikować potencjalne problemy logistyczne i merytoryczne. Co więcej, na podstawie wyników pilotażu można wprowadzić niezbędne zmiany w kwestionariuszu. 
• Przygotowanie materiałów – przygotowanie wszystkich niezbędnych materiałów jest kluczowe dla sprawnego przebiegu wywiadu. Kwestionariusze dla każdego respondenta mogą być drukowane lub cyfrowe, a osoba przeprowadzająca wywiad powinna mieć miejsce na zapisywanie odpowiedzi respondentów, jeśli wywiad nie jest nagrywany dla późniejszej analizy. 
• Wybór miejsca i czasu – wybór odpowiedniego miejsca i czasu przeprowadzania wywiadów jest kluczowy dla komfortu respondentów i płynności wywiadu. Miejsce powinno być ciche, prywatne i komfortowe, aby respondent czuł się swobodnie i mógł skupić się na udzielaniu odpowiedzi. Należy dostosować czas wywiadu do harmonogramu respondentów, unikając godzin szczytu i innych potencjalnych zakłóceń. 

Przeprowadzanie wywiadu ustrukturyzowanego

Przeprowadzenie wywiadu ustrukturyzowanego wymaga skrupulatnego przestrzegania określonych procedur, aby zapewnić jego rzetelność i obiektywizm.

Stworzenie przyjaznej atmosfery i nawiązanie kontaktu z respondentem jest bardzo ważne dla przeprowadzenia skutecznego wywiadu. Zacznij od przywitania respondenta uprzejmie, z uśmiechem i zapewnij komfortowe warunki, aby czuł się swobodnie. Możesz zacząć od krótkiej rozmowy na neutralne tematy, aby złagodzić napięcie.

Ponowne wyjaśnienie celu wywiadu oraz uzyskanie zgody na udział jest niezbędne do rozpoczęcia wywiadu. W tym celu krótko przypomnij respondentowi, dlaczego wywiad jest przeprowadzany i jakie informacje są poszukiwane. Upewnij się, że respondent zgadza się na udział i rozumie, że jego odpowiedzi będą anonimowe i poufne.

Precyzyjne i konsekwentne zadawanie pytań zgodnie z kolejnością w kwestionariuszu pozwala na uzyskanie spójnych danych. Trzymaj się ustalonej kolejności pytań, aby zapewnić jednolitość wywiadu i zadawaj je dokładnie tak, jak są sformułowane w kwestionariuszu, bez ich modyfikowania. Upewnij się, że pytania są zrozumiałe dla respondenta, a w razie potrzeby udzielaj dodatkowych wyjaśnień.

Dokładne notowanie odpowiedzi respondentów lub korzystanie z urządzeń rejestrujących jest niezbędne dla późniejszej analizy. Notuj odpowiedzi respondenta dokładnie, bez dodawania własnych interpretacji, a jeśli używasz urządzeń rejestrujących, upewnij się, że działają poprawnie i uzyskaj zgodę respondenta na nagrywanie.

Bardzo ważne jest także unikanie subiektywnych komentarzy lub sugestii – zapewnienia to rzetelność wywiadu. Utrzymuj neutralny ton i wyraz twarzy, nie komentując odpowiedzi respondenta i unikaj pytań naprowadzających lub sugestywnych komentarzy, które mogą wpłynąć na odpowiedzi. 

Podziękowanie respondentom za udział i poinformowanie o dalszych krokach kończy wywiad w sposób profesjonalny. Wyraź wdzięczność za czas i wkład respondenta oraz poinformuj go, co będzie się działo z zebranymi danymi, oraz o ewentualnych kolejnych etapach badania. 

Analiza danych z wywiadu ustrukturyzowanego

Analiza danych zebranych podczas wywiadów ustrukturyzowanych jest etapem, który pozwala na wyciąganie wartościowych wniosków z uzyskanych informacji. Obejmuje ona różnorodne metody, takie jak:

• Kategoryzacja odpowiedzi – polega na przyporządkowaniu odpowiedzi respondentów do wcześniej zdefiniowanych kategorii. Jest to pierwszy krok w analizie danych, który pomaga w uporządkowaniu informacji. Na tym etapie istotne jest określenie kategorii na podstawie tematów poruszanych w wywiadach i przypisanie odpowiedzi do odpowiednich kategorii, co ułatwia ich późniejszą analizę. 
• Kodowanie – opiera się na oznaczeniu odpowiedzi respondentów kodami cyfrowymi lub literowymi. Ułatwia to analizę danych, zwłaszcza gdy liczba odpowiedzi jest duża. Dlatego niezbędne jest stworzenie kodów, odpowiadających różnym odpowiedziom (np. cyfrowe 1, 2, 3, lub literowe A, B, C). Przypisanie kodów do odpowiedzi respondentów umożliwia szybkie sortowanie i analizę danych. 
• Analiza ilościowa – polega na stosowaniu metod statystycznych do analizy danych liczbowych i pozwala na uzyskanie obiektywnych wyników i łatwe porównanie odpowiedzi. Na tym etapie ważne jest obliczenie, ile razy poszczególne odpowiedzi pojawiały się w wywiadach oraz wyznaczanie średnich wartości dla danych liczbowych, co pomaga w identyfikacji trendów. W tym celu warto wykorzystać tabele krzyżowe do analizy zależności między różnymi zmiennymi, np. wiekiem a preferencjami konsumenckimi. 
• Analiza jakościowa – opiera się na interpretowaniu odpowiedzi respondentów w kontekście badanego problemu. Jest to bardziej subiektywna metoda, która wymaga dogłębnego zrozumienia treści odpowiedzi pod kątem ich znaczenia i związku z badanym problemem. Na postawie interpretacji odpowiedzi formułowane są wnioski, co może pomóc w zrozumieniu bardziej złożonych zjawisk.

Zalety wywiadu ustrukturyzowanego

Wywiad ustrukturyzowany jest metodą zbierania danych, w której wszystkie pytania są zadawane w tej samej kolejności i w ten sam sposób każdemu respondentowi. Zapewnia to spójność i obiektywizm w badaniach i procesie rekrutacji. Do zalet wywiadu ustrukturyzowanego zaliczamy:

• Wysoki poziom standaryzacji – wszystkie pytania są zadawane w ten sam sposób, co umożliwia porównywanie odpowiedzi. 
• Obiektywizm – mniejsza możliwość wpływu badacza na odpowiedzi respondenta. 
• Łatwość analizy – standaryzowane odpowiedzi ułatwiają analizę danych ilościowych. 
• Oszczędność czasu – proces jest bardziej efektywny czasowo zarówno dla badacza, jak i dla respondenta.

Wywiad ustrukturyzowany jest skuteczną metodą zbierania danych, która zapewnia wysoki poziom standaryzacji i obiektywizmu. Proces przygotowania, przeprowadzania i analizy wywiadu ustrukturyzowanego wymaga starannego zaplanowania i realizacji.

Od opracowania kwestionariusza i przeprowadzenia pilotażu, przez precyzyjne zadawanie pytań i rejestrowanie odpowiedzi, po kategoryzację, kodowanie oraz analizę ilościową i jakościową – każdy etap jest niezbędny dla uzyskania wartościowych i porównywalnych danych. Dzięki starannemu podejściu do każdego z tych kroków wywiad ustrukturyzowany staje się niezastąpionym narzędziem w badaniach naukowych, rekrutacji i innych obszarach wymagających rzetelnych i dokładnych informacji.