Wydajność a produktywność: czym się różnią?

Wydaje się, że wydajność i produktywność to pojęcia synonimiczne – nic bardziej mylnego. Ta pozorna tożsamość może prowadzić do poważnych błędów strategicznych, które kosztują organizacje miliony złotych rocznie.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym różni się wydajność od produktywności w praktyce?
• Kiedy ważna jest wydajność, a kiedy produktywność?

Czym różni się wydajność od produktywności?

Wydajność pracy to przede wszystkim miara tempa i sprawności wykonywania zadań. Koncentruje się na odpowiedzi na pytanie “jak szybko?” i “ile w danym czasie?”. Jest to stosunek ilości wytworzonych dóbr lub wykonanych usług świadczonych do nakładu pracy, najczęściej wyrażanego w jednostce czasu. Gdy mówmy o wydajności pracownika, oceniamy jego zdolność do szybkiego i sprawnego wykonywania powierzonych mu obowiązków.

W praktyce wydajność można porównać do prędkościomierza w samochodzie – pokazuje nam, jak szybko się poruszamy, ale nie mówi nic o tym, czy jedziemy we właściwym kierunku. Wysokiej wydajności można osiągnąć poprzez optymalizację procesów, eliminację marnotrawstwa czasu i usprawnienie przepływu pracy.

Produktywność pracowników to z kolei znacznie szersze pojęcie, które uwzględnia nie tylko tempo pracy, ale również wartość i jakość osiąganych rezultatów. Jest to stosunek wartości wytworzonej produkcji do wszystkich użytych zasobów – nie tylko czasu pracy, ale również kapitału fizycznego, surowców, energii i innych nakładów. Produktywność odpowiada na pytanie “jaką wartość tworzymy?” i “jak efektywnie wykorzystujemy wszystkie dostępne zasoby?”. Przegląd badań (Bloom i in.) pokazuje, że lepsze praktyki zarządcze przekładają się na wyższą produktywność, zyskowność i przeżywalność firm^[1].

Główna różnica polega na tym, że wydajność skupia się na efektywnym wykonywaniu zadań (“robienie rzeczy dobrze”), podczas gdy produktywność koncentruje się na tworzeniu wartości (“robienie właściwych rzeczy właściwie”). Organizacja może być bardzo wydajna w produkowaniu czegoś, na co nie ma popytu, ale nie będzie produktywna w sensie ekonomicznym.

Według badań średnia wydajność pracy w Polsce wzrosła o ~3,7%–5,1% rocznie w latach 2010-2022, ale produktywność mierzona jako PKB na przepracowaną godzinę rosła wolniej – o 2,8% rocznie[2] [3]. Ta różnica ilustruje, jak ważne jest rozróżnianie tych pojęć przy analizie wyników gospodarczych.

W kontekście specyfiki firmy, wydajność często mierzy się za pomocą wskaźników wydajności pracy takich jak liczba wykonanych zadań na godzinę czy czas potrzebny na ukończenie standardowego procesu. Produktywność natomiast ocenia się poprzez wskaźniki finansowe jak przychód na pracownika, zysk na zainwestowany kapitał czy stosunek wartości produkcji do całkowitych kosztów.

W skali branży różnice są jeszcze bardziej widoczne. Firma może mieć najwyższą wydajność w swojej branży pod względem czasu produkcji, ale jeśli jej koszty są niekonkurencyjne lub jakość produktów niska, jej produktywność może być znacznie gorsza od konkurentów.

Wydajność bez produktywności zużywa dużo energii, a przynosi mało rezultatów. Produktywność bez wydajności z kolei nadaje właściwy kierunek, ale zbyt wolno. Mistrzowskie organizacje łączą obie te cechy, tworząc synergię między tempem działania a wartością końcowego efektu.

Michał Włodarczyk, Head of Customer Success

Kiedy ważna jest wydajność, a kiedy produktywność?

Wydajność pracy nabiera pierwszorzędnego znaczenia w sytuacjach, gdzie tempo działania jest kluczowym czynnikiem sukcesu. Szczególnie istotna jest w środowiskach produkcyjnych, gdzie każda minuta przestoju kosztuje organizację realne pieniądze. W fabrykach produkujących towary masowe, call center obsługujących tysiące połączeń dziennie, czy w logistyce, gdzie szybkość dostawy decyduje o zadowoleniu klientów.

Wydajność jest również istotna podczas realizacji projektów o sztywnych terminach, gdzie opóźnienie może skutkować karami umownymi lub utratą kontraktu. W takich sytuacjach organizacje koncentrują się na optymalizacji procesów, eliminowaniu wąskich gardeł i maksymalizacji wykorzystania czasu pracy każdego zatrudnionego.

Branże, w których dominują standardowe, powtarzalne procesy, także kładą nacisk na wydajność. Przykładem może być przetwórstwo spożywcze, montaż samochodów czy usługi księgowe, gdzie głównym celem jest wykonanie jak największej liczby zadań w jak najkrótszym czasie przy zachowaniu odpowiedniej jakości.

Produktywność staje się priorytetem, gdy organizacja potrzebuje maksymalizować zwrot z inwestycji i tworzyć długoterminową wartość. Jest szczególnie ważna w branżach opartych na wiedzy, gdzie jakość rezultatu ma większe znaczenie niż tempo jego osiągnięcia. Firmy konsultingowe, agencje marketingowe, studia projektowe czy przedsiębiorstwa technologiczne powinny skupiać się na produktywności.

Produktywność jest również kluczowa w okresach ograniczonych zasobów finansowych, gdy każda złotówka musi być wykorzystana maksymalnie efektywnie. Start-upy i małe firmy często mają ograniczone budżety i muszą skupić się na działaniach przynoszących największą wartość biznesową, nawet jeśli wykonują je wolniej niż by chciały.

W sytuacjach kryzysowych, gdy rynek się kurczy lub zmienia, produktywność pozwala organizacjom przetrwać trudne okresy poprzez koncentrację na najważniejszych dla klientów aspektach działalności. Badania przeprowadzone przez Boston Consulting Group podczas pandemii COVID-19 pokazuje utrzymanie lub wzrost postrzeganej produktywności w pandemii^[4], co wpływało też na ogólna wydajność firm.

Optymalne rozwiązanie często polega na zbalansowanym podejściu, które uwzględnia oba aspekty w zależności od kontekstu. W całej firmie różne działy mogą wymagać różnych podejść – dział produkcji może skupić się na wydajności, podczas gdy zespół R&D stawia na produktywność. Znaczenie ma zrozumienie, które wskaźniki wydajności pracy są najważniejsze dla realizacji celów strategicznych organizacji i jak wpływają one na zadowolenie klientów oraz wyniki finansowe firmy.