​Welcome pack – czym jest i jak może wyglądać?

Pierwsze wrażenie jest niezwykle istotne, a welcome pack to potężne narzędzie, które pomaga nowym pracownikom poczuć się wartościową częścią zespołu od pierwszego dnia. Jak efektywnie skonstruowany pakiet powitalny może odmienić proces onboardingowy i przyczyniać się do długofalowego sukcesu firmy?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest welcome pack?
• Jakie funkcje pełni welcome pack?
• Jakie są elementy welcome packu?
• Jak zaprojektować dobry welcome pack?
• Jakie są przykładowe welcome packi?
• Co można zyskać dzięki welcome packom?

Welcome pack – definicja

Welcome pack, znany również jako pakiet powitalny, to zestaw przedmiotów i informacji przygotowanych w celu powitania nowego pracownika w organizacji, firmie, na wydarzeniu lub w społeczności. Może zawierać materiały informacyjne, instrukcje, upominki, narzędzia pracy, produkty firmowe, gadżety i inne elementy, których celem jest stworzyć pozytywne pierwsze wrażenie.

Welcome pack to zestaw materiałów i przedmiotów przygotowanych przez firmę, aby przywitać i zintegrować nowych pracowników.

Co to jest welcome pack?

Welcome pack odgrywa kluczową rolę w procesie wprowadzania nowego pracownika do organizacji, będąc nie tylko symbolem gościnności, ale również praktycznym narzędziem ułatwiającym onboarding pracownika. Jest to pierwszy fizyczny punkt kontaktu pracownika z kulturą firmy i marką pracodawcy, często tworzący pierwsze, trwałe wrażenie. Demonstruje on zainteresowanie i inwestycję firmy w nowo przyjętego pracownika, co może znacząco wpłynąć na jego zaangażowanie i postrzeganie miejsca pracy.

​Funkcje welcome packu

Welcome pack pełni wiele funkcji i jest czymś więcej niż tylko zbiorem przedmiotów. Z jednej strony jest to przywitanie, które pomaga nowemu członkowi zespołu poczuć się mile widzianym i cennym dla organizacji. Równocześnie jest to źródło wiedzy, które zapewnia nowo przybyłym kluczowe informacje odnośnie funkcjonowania firmy, jej struktury czy panujących zasad. Można powiedzieć, że welcome pack stanowi swoistą instrukcję obsługi dla nowych pracowników.

Nie bez znaczenia jest również aspekt motywacyjny – dobrze przygotowany i przemyślany pakiet może podnieść morale i entuzjazm, zachęcając do pozytywnego podejścia do wyzwań, które niesie nowa praca. Jest również wyrazem troski organizacji o pracownika, co może wzmacniać jego zaangażowanie i poczucie, że jest ważnym ogniwem zespołu.

W kontekście długoterminowym welcome pack sprzyja budowaniu trwałej więzi pracownika z firmą – poprzez pozytywne doświadczenia pracownik może szybciej rozwinąć lojalność wobec pracodawcy, co jest istotne w retencji pracowników oraz pozwala, już od pierwszych dni pracy, położyć fundament pod długotrwałą i owocną współpracę.

​Elementy welcome packu

Elementy welcome packu mogą się różnić w zależności od firmy, jej kultury i specyfiki pracy, ale istnieje kilka kluczowych składników, które powinny znaleźć się w każdym pakiecie powitalnym:

• Materiały orientacyjne, takie jak dokumentacja pomagająca zorientować się w strukturze firmy, jej historii, kulturze, wartościach, zasadach wewnętrznych, procedurach i oczekiwaniach.
• Przewodnik lub harmonogram onboardingowy, który wytycza pierwsze dni lub tygodnie w firmie, w tym spotkania z kluczowymi osobami, sesje szkoleniowe i cele, które nowy pracownik powinien osiągnąć.
• Przedmioty niezbędne do wykonywania codziennych obowiązków – mogą to być na przykład dostępy do systemów komputerowych, identyfikatory, notatniki, długopisy czy inne akcesoria biurowe.
• Lista kontaktowa z danymi do ważnych osób w organizacji, takich jak przełożeni, członkowie zespołu HR, pomoc techniczna itp., aby nowy pracownik wiedział, gdzie szukać pomocy i wsparcia.
• Zasady dotyczące komunikacji wewnątrz firmy, w tym wyjaśnienie, jakie są preferowane kanały komunikacyjne, oczekiwania w zakresie dostępności i protokoły w razie pilnych sytuacji.
• Coś, co pomoże pracownikowi poczuć się częścią zespołu – mogą to być firmowa koszulka, kubek lub inne gadżety.
• Wskazówki, jak i gdzie nowy pracownik może zgłaszać swoje opinie oraz otrzymać wsparcie, co jest istotne dla jego rozwoju i adaptacji w nowym miejscu pracy.

Każdy z tych elementów pełni ważną rolę w ułatwianiu nowym pracownikom płynnego przejścia do nowego środowiska pracy oraz pomaga w szybkim włączeniu się w struktury firmy.

​Projektowanie welcome packów

Projektowanie welcome packów wymaga zrozumienia i empatii wobec nowo przyjętych pracowników, a także znajomości kultury i wartości firmy. Proces ten należy traktować jako strategiczny element onboardingowy, który wykracza poza zwykły pakiet powitalny i staje się integralną częścią doświadczenia pracownika.

Na początek należy zdefiniować cel i przesłanie welcome packu – powinien on odzwierciedlać, czym firma jest i czego oczekuje od swoich pracowników, a także co chce im zapewnić. Trzeba się wczuć w sytuację nowego pracownika i zastanowić, co może mu być potrzebne i co sprawi, że poczuje się wartościowy i doceniony.

Warto też skupić się na użyteczności zawartości – wszystko, co się znajdzie w pakiecie, powinno służyć konkretnemu celowi i być dostosowane do codziennej pracy oraz potrzeb pracownika. Przykładowo, jeśli pracownik będzie często korzystać z laptopa, praktycznym elementem może być zewnętrzna pamięć USB lub podkładka pod mysz. Elementy powinny być wysokiej jakości – welcome pack to inwestycja w pierwsze wrażenie. Nie zmienia to faktu, że należy zbyt dużej liczby gadżetów lub materiałów promocyjnych.

Pod względem estetycznym projekt powinien odzwierciedlać markę i być spójny z jej wizerunkiem. Nie chodzi tylko o logo firmy, ale również o kolory, typografię i ogólny styl kojarzony z danym brandem. Spójność ta pomaga w budowaniu marki pracodawcy i wizerunku firmy w oczach pracownika. Należy też uwzględnić możliwość personalizacji. Welcome pack, który zawiera elementy dostosowane do osoby odbierającej, może zwiększyć poczucie bycia zauważonym przez pracodawcę.

​Przykłady welcome packów

Rzeczy, które mogą znaleźć się w welcome packu, różnią się w zależności od charakteru firmy, branży oraz budżetu, ale oto niektóre z możliwych elementów:

• Materiały informacyjne, np. przewodnik dla nowych pracowników, broszury dotyczące misji, wizji i wartości firmy, informator o zasadach i procedurach firmy, plan orientacyjny na pierwsze dni pracy.
• Narzędzia pracy, np. firmowa torba, plecak, etui na laptopa, notatnik i długopis, pendrive, zewnętrzny dysk twardy z logo firmy, kalendarz biurkowy, planer.
• Akcesoria biurowe, np. kalkulator, podkładka pod mysz, zestaw do czyszczenia ekranu komputera.
• Technologia, np. słuchawki czy głośnik bluetooth, stacja dokująca lub ładowarka bezprzewodowa
• Artykuły osobiste i odzież, np. koszulka, bluza lub inna odzież z logo firmy, kubek termiczny, butelka na wodę, termos, breloczek, pin czy inne małe akcesoria związane z marką
• Mata do jogi lub voucher na zajęcia fitness, pakiet zdrowych przekąsek, karta upominkowa do spa lub masaż
• Ramka na zdjęcia, świeczki zapachowe, mała roślina biurowa w doniczce z logo firmy.
• Karty podarunkowe do lokalnych restauracji lub kawiarni czy bony na zakupy w firmowym sklepie z gadżetami
• Gadżety firmowe jak breloki, naklejki, magnesy, książka napisana przez założyciela lub kierownictwo firmy
• Torby na zakupy z materiałów odzyskanych, metalowe słomki lub zestaw sztućców wielokrotnego użytku

Pamiętaj, że przedmioty powinny być dopasowane nie tylko do profilu działalności firmy, ale również do jej kultury i charakteru pracy. Oto kilka przykładów welcome packów, które mogą być dostosowane do różnych rodzajów organizacji i branż:

• Welcome pack w agencji reklamowej może zawierać zestaw artykułów piśmienniczych z firmowym logo, skoroszyt do rysowania koncepcji oraz kartę dostępu do wewnętrznego systemu zarządzania projektami. Mogą się w nim znaleźć także bogato ilustrowany przewodnik po firmie, który opowiada o filozofii i największych sukcesach agencji, oraz kolorowa, interaktywna mapa biura z zaznaczonymi najważniejszymi punktami, jak np. pomieszczenie kreatywne czy studio fotograficzne.
• Welcome pack w firmie technologicznej skupia się na innowacyjności, dlatego oprócz standardowych materiałów takich jak firmowa odzież i akcesoria biurowe, może oferować gadżety technologiczne, takie jak power banki z logo firmy. Może też zapewniać dostęp do platform szkoleniowych i bibliotek online oraz być uzupełniony o przewodnik z najlepszymi praktykami pracy zdalnej i ergonomii.
• Welcome pack w firmie prawniczej charakteryzuje się formalnością i profesjonalizmem, więc oprócz eleganckiego pióra i notatnika w twardej oprawie, może zawierać książkę z najważniejszymi przepisami prawnymi i firmowym kodeksem etyki, poradnik dotyczący procedur i praktyk w firmie, a także wysokiej jakości wizytownik.
• Welcome pack w organizacji non-profit może podkreślać misję społeczną i etyczną charakterystykę organizacji i zawierać materiały informacyjne o aktualnych projektach i wpływie, jaki organizacja ma na społeczność. Można też dołączyć skromne, ale symboliczne prezentów, takie jak nasiona do zasadzenia drzewa lub bawełniana torba na zakupy.

Każdy z tych przykładów demonstruje, jak ważne jest dostosowanie zawartości welcome packa do specyfiki branży, kultury organizacyjnej i potrzeb nowych pracowników. Celem jest nie tylko zapewnienie przydatnych przedmiotów, ale także przekazanie wartości firmy i jej identyfikacji, a także wsparcie nowych pracowników

​Korzyści z welcome packów

Welcome packi na najbardziej podstawowym poziomie zapewniają nowym pracownikom niezbędne narzędzia i zasoby potrzebne do szybkiego i efektywnego rozpoczęcia pracy. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej w kontekście potencjalnych pozytywów. Dla nowego pracownika początek pracy w nowym miejscu jest często pełen niepewności – welcome pack może znacząco złagodzić stres związany z adaptacją, pokazując, że pracodawca przewidział potrzeby pracownika i jest gotowy na jego przybycie. To gest, który może pomóc poczuć się ważnym członkiem zespołu.

Z perspektywy organizacyjnej welcome packi stanowią pierwszy krok w budowaniu silnej relacji z pracownikiem. Pokazują kulturę i wartości firmy, co jest szczególnie ważne w czasach, gdy pracownicy poszukują miejsca pracy, które odzwierciedla ich osobiste wartości i aspiracje. Mogą również pomóc w zaprezentowaniu spójnego wizerunku marki. Przynoszą także korzyści długoterminowe, takie jak zwiększenie zaangażowania pracowników – członkowie zespołu, którzy czują się doceniani od pierwszego dnia, są bardziej skłonni do inwestowania swojego czasu i wysiłków w firmę.

Welcome pack może dostarczać ważnych informacji w atrakcyjny sposób, co jest kluczowe w onboardingu. Ponadto może służyć jako punkt wyjścia do rozwoju zawodowego i osobistego pracownika w organizacji – jeśli pakiet zawiera narzędzia i zasoby wspierające rozwój umiejętności, pracownicy mogą poczuć, że inwestuje się w ich przyszłość, co może wzmacniać ich lojalność i satysfakcję z pracy. W tym kontekście warto podkreślić, że korzyści z welcome packów rozprzestrzeniają się poprzez pracowników do szerszego rynku pracy. Szczęśliwi pracownicy często dzielą się pozytywnymi doświadczeniami, co może poprawić reputację firmy jako pożądanego miejsca pracy.