Terminy płatności składek – kiedy trzeba opłacić składki?

Terminy płatności składek ZUS są istotnym elementem zarządzania finansami każdej firmy. Jakie są aktualne terminy i zasady, które pomogą Ci uniknąć opóźnień i kar?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jakie są terminy płatności składek ZUS?
• Co zrobić, gdy termin płatności składek wypada w dzień wolny od pracy?
• Jak wygląda wpłata dokonana według ZUS-u?
• Jakie są konsekwencje nieopłacenia składki w terminie?

Terminy płatności składek ZUS

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek zapłaty składek ZUS – opłaca je nie tylko za siebie, lecz także za pracowników, których zatrudnia – termin ich płatności zależy jednak od formy prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to jeden z elementów kosztów stałych, a także istotny składnik płynności finansowej firmy. Od stycznia 2022 roku właściciele firm zobowiązani są do zapłaty składek w następujących terminach:

• do 5. dnia następnego miesiąca zapłacić muszą jednostki i zakłady budżetowe, czyli np. urzędy gminne i miejskie,
• do 15. dnia następnego miesiąca zapłacić muszą wszyscy płatnicy posiadający osobowość prawną, tj. spółki akcyjne i z o.o., stowarzyszenia, spółdzielnie czy fundacje – mowa o wszystkich podmiotach generujących dochody,
• do 20. dnia następnego miesiąca zapłacić muszą wszyscy pozostali podatnicy, czyli m.in. przedsiębiorcy opłacający wyłącznie własne składki, podmioty bez osobowości prawnej zatrudniające innych ubezpieczonych, spółki cywilne, jawne czy komandytowe, a także twórcy i artyści i to bez względu na fakt, czy opłacają je tylko za siebie, czy też za inne zatrudnione osoby – w tej kategorii znajdują się wszystkie podmioty, które nie pasują do dwóch pozostałych^[1].

Termin „do x dnia następnego miesiąca” oznacza, ze składki za styczeń należy opłacić do konkretnego dnia lutego (określa to przynależność do właściwej grupy płatników). Co ważne, ma to też zastosowanie w rocznych rozliczeniach podatkowych, które następują w kwietniu, a więc wszystkie wynikające z tego tytułu należności należy uregulować do konkretnego (determinowanego przez przynależność do jednej z trzech grup płatników) dnia maja.

Termin płatności składek a dzień wolny od pracy

Czasami zdarza się, że dzień płatności składki wypada w dzień wolny od pracy. Choć pewnie wielu przedsiębiorców wolałoby, żeby było inaczej, taki fakt nie zwalnia z konieczności zapłaty – składki należy opłacić do kolejnego dnia roboczego, przypadającego po terminie płatności składki. Oznacza to, że jeśli Twoja firma jest spółką akcyjną i ma obowiązek zapłaty składki do 15. dnia następnego miesiąca (np. 15 maja), a wypada on w dzień wolny od pracy, musi uregulować należności do 16. dnia miesiąca (czyli w tym wypadku 16 maja).

Wpłata dokonana według ZUS-u

Nie wystarczy zapłacić składki – trzeba jeszcze to zrobić w prawidłowy, określony przepisami sposób. Przede wszystkim, terminy płatności składek należy traktować jako termin ich zaksięgowania przez ZUS. Wpłata dokonana np. 15. dnia miesiąca może zostać zaksięgowana kilka dni później, a więc z perspektywy przepisów i ZUS będzie opłacona po terminie.

Warto jednak pamiętać, że składki opłacane przelewem (np. przez bankowość internetową) są uznawane za terminowe, jeśli rachunek bankowy płatnika zostanie obciążany w ostatecznym terminie zapłaty. Oznacza to, że jeśli konto zostanie obciążone np. 15. dnia miesiąca (co może być ostatecznym terminem np. dla spółki akcyjnej), wpłata jest uznawana za terminową. Ma to jednak swoją drugą stronę – ZUS nie wie, kiedy obciążono rachunek, więc zdecydowanie lepiej jest traktować określone prawem terminy jako ostateczny dzień zaksięgowania wpłaty.

Kolejnym czynnikiem, określającym poprawnie dokonaną płatność składki, jest obowiązek wpłaty na indywidualne konto składkowe. Także podatki należy wpłacać na mikrorachunek podatkowy.

Konsekwencje nieopłacenia składki w terminie

Konsekwencje nieopłacenia składki w terminie mogą być różnorakie, ale najbardziej widoczną są odsetki. ZUS nalicza je od każdej nieterminowej płatności, ale jeśli nie przekroczy ona 1% obowiązującego w danym roku wynagrodzenia minimalnego, ulegają anulowaniu. W takim wypadku należy opłacić jedynie zaległe składki.

Za notoryczne opóźnienia z płatnościami składek grozi kara grzywny – ta może wynosić do 5000 złotych. Zwlekanie z zapłatą zaległych opłat może też skutkować karą w wysokości do 100% zaległych składek, a w ostateczności sprawą sądową i koniecznością poniesienia kosztów egzekucji.

Nieopłacenie składek ma też inne konsekwencje – ZUS potrąca koszty egzekucyjne i upomnienia z przysługujących płatnikowi emerytur, rent i zasiłków, ale należy pamiętać, że nie może od razu potrącić całości. Najpierw musi przeprowadzić egzekucję należnej płatności i zostawić płatnikowi kwotę wolną od egzekucji. Nie zmienia to faktu, że nieopłacanie składek może negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy, więc zdecydowanie lepszym wyjściem jest płacenie ich w terminie.

Konsekwencje nieopłacenia podatków są podobne – zaczyna się od konieczności uiszczenia odsetek, a może skończyć się na grzywnie lub zajęciu komorniczym w przypadku uporczywego niepłacenia podatków. Wysokość grzywny waha się w zależności od wysokości zaległych opłat oraz nakładającego ją podmiotu – w przypadku urzędu skarbowego jest to zakres od 301 do 15050 złotych, w przypadku sądu od 301 do 60200 złotych.