Środki trwałe: od jakiej kwoty się zaczynają?

Każdy przedsiębiorca, który dokonuje zakupów dla firmy, staje przed pytaniem: czy wydatek ten stanowi koszt jednorazowy, czy wymaga ujęcia w ewidencji środków trwałych? Odpowiedź ma fundamentalne znaczenie nie tylko dla prawidłowości rozliczeń podatkowych, ale przede wszystkim dla płynności finansowej firmy.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• W jakich sytuacjach składnik majątku należy ująć w ewidencji środków trwałych?
• Jak prawidłowo ustalić wartość początkową środków trwałych?
• Od jakiej kwoty zaczynają się środki trwałe w firmie?

Najważniejsze informacje:

• Składnik majątku należy ująć w ewidencji środków trwałych, gdy spełnia łącznie kryteria: własność podatnika, kompletność, zdatność do użytku, okres użytkowania powyżej roku, wykorzystanie w działalności gospodarczej oraz wartość początkowa przekraczająca 10 000 zł^[1].
• Wartość początkową ustala się w zależności od sposobu nabycia: przy zakupie jest to cena nabycia powiększona o koszty bezpośrednie; przy wytworzeniu – koszt wytworzenia; przy darowiźnie – wartość rynkowa.
• Środki trwałe zaczynają się od kwoty przekraczającej 10 000 zł netto dla czynnych podatników VAT lub brutto dla zwolnionych z VAT; składniki o niższej wartości mogą być zaliczone bezpośrednio do kosztów^[2].

W jakich sytuacjach składnik majątku należy ująć w ewidencji środków trwałych?

Składnik majątku należy obowiązkowo ująć w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w sytuacjach, gdy spełnia on łącznie określone kryteria i jego wartość przekracza ustalony limit kwotowy.

Pierwszym warunkiem jest własność lub współwłasność – składnik musi stanowić własność lub współwłasność podatnika.

Drugi warunek dotyczy sposobu nabycia – składnik musi być nabyty lub wytworzony we własnym zakresie.

Trzeci warunek to kompletność i zdatność do użytku – składnik musi być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania.

Czwarty warunek odnosi się do okresu użytkowania – przewidywany okres jego używania musi być dłuższy niż rok.

Piąty warunek to przeznaczenie – składnik musi być wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.

Szósty, kluczowy warunek to wartość początkowa – jego wartość początkowa musi być wyższa niż 10 000 zł (dla czynnych podatników VAT jest to kwota netto)^[3].

Wpisu do ewidencji środków trwałych (EŚT) należy dokonać najpóźniej w miesiącu przekazania składnika do używania. Późniejsze wprowadzenie uznaje się za ujawnienie środka trwałego. Dopiero środki trwałe ujęte w tym rejestrze mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne^[4].

Jeśli składnik majątku spełnia wszystkie kryteria środka trwałego, ale ma wartość nieprzekraczającą 10 000 zł, podatnik może nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i zaliczyć wydatki na jego nabycie bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania. Alternatywnie, podatnik może uznać taki składnik za środek trwały i dokonywać odpisów amortyzacyjnych, w tym zastosować jednorazową amortyzację.

Przyjęcie środka trwałego do użytkowania i jego wprowadzenie do ewidencji wiąże się z wystawieniem dokumentu OT (Otrzymanie Środka Trwałego), który potwierdza, że dany składnik majątku został wprowadzony do użytkowania w firmie i stanowi podstawę do rozpoczęcia amortyzacji^[5].

Termin wprowadzenia składnika majątku do ewidencji środków trwałych ma kluczowe znaczenie dla początkowej daty amortyzacji. Przedsiębiorcy często popełniają błąd, opóźniając wpis do ewidencji, co prowadzi do utraty możliwości zaliczenia części odpisów amortyzacyjnych do kosztów podatkowych w danym roku.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

Jak prawidłowo ustalić wartość początkową środków trwałych?

Ustalenie wartości środków trwałych następuje poprzez określenie ich wartości początkowej, która stanowi podstawę do naliczania odpisów amortyzacyjnych. Sposób ustalania wartości zależy od metody, w jaki środek trwały został wprowadzony do majątku firmy.

Przyjrzyjmy się praktycznemu przykładowi zakupu samochodu dostawczego. Przedsiębiorca nabywa samochód ciężarowy za cenę 100 000 zł netto (plus 23 000 zł VAT). Do wartości początkowej dolicza koszty transportu w wysokości 1 500 zł netto, montaż specjalistycznego wyposażenia za 3 000 zł netto oraz opłatę za rejestrację pojazdu w wysokości 500 zł. Jako czynny podatnik VAT odlicza podatek od towarów i usług. Wartość początkowa samochodu wyniesie:

100 000 zł + 1 500 zł + 3 000 zł + 500 zł = 105 000 zł.

W przypadku wytworzenia środka trwałego we własnym zakresie wartością początkową jest koszt wytworzenia. Przykładowo, firma budowlana wytwarzająca we własnym zakresie budynek warsztatowy poniesie następujące koszty:

• materiały budowlane 200 000 zł,
• wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w budowę 150 000 zł,
• usługi podwykonawców 80 000 zł,
• koszty energii elektrycznej i wody związane z budową 10 000 zł,
• koszty projektu i pozwolenia na budowę 20 000 zł.

Nie wlicza się do kosztu wytworzenia wartości własnej pracy przedsiębiorcy oraz wydatków ogólnych zarządu. Koszt wytworzenia wyniesie:

200 000 zł + 150 000 zł + 80 000 zł + 10 000 zł + 20 000 zł = 460 000 zł.

Przy nabyciu nieodpłatnym, na przykład w drodze darowizny, wartość początkową ustala się na podstawie wartości rynkowej. Jeśli przedsiębiorca otrzymuje w darowiźnie maszynę produkcyjną, musi ustalić jej wartość rynkową poprzez wycenę rzeczoznawcy lub porównanie do podobnych aktywów dostępnych na rynku. Rzeczoznawca wycenia maszynę na 45 000 zł – ta kwota stanie się wartością początkową środka trwałego^[6].

W przypadku wprowadzenia składnika majątku z majątku prywatnego lub w formie aportu wartość ustala się na podstawie wartości wynikającej z wyceny. Przedsiębiorca wnoszący do spółki jako aport budynek biurowy musi ustalić jego wartość rynkową, która wynosi na podstawie wyceny rzeczoznawcy 800 000 zł.

Wartość początkowa środka trwałego ujętego w ewidencji może ulec zmianie. Powodem zmiany wartości początkowej może być jego ulepszenie. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł^[7]. Wartość ulepszenia zwiększa wartość początkową środka trwałego.

Od jakiej kwoty zaczynają się środki trwałe w firmie?

Środki trwałe, które należy obowiązkowo ująć w ewidencji i amortyzować dla celów podatkowych, zaczynają się od kwoty przekraczającej 10 000 zł^[8].

Próg ten ma zastosowanie przede wszystkim w kontekście ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i od osób prawnych (CIT). Dla czynnych podatników VAT jest to kwota netto, czyli bez podatku VAT. Dla podmiotów zwolnionych z VAT jest to kwota brutto. Oznacza to, że przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT, który kupuje drukarkę za 9 500 zł netto (plus 2 185 zł VAT, co daje 11 685 zł brutto), nie musi wprowadzać jej do ewidencji środków trwałych, ponieważ wartość netto nie przekracza progu. Z kolei przedsiębiorca zwolniony z VAT, który kupuje tę samą drukarkę za 11 685 zł brutto, również nie musi jej ewidencjonować, ponieważ kwota brutto nie przekracza 10 000 zł tylko w przypadku wartości poniżej tego limitu.

Składniki majątku o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł, tzw. niskocenne środki trwałe, nie muszą być wprowadzane do ewidencji środków trwałych. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania. Podatnik może jednak zdecydować się na ich amortyzowanie^[9].

Próg 10 000 zł obowiązuje od 1 stycznia 2018 r. Wcześniej, do końca 2017 r., próg ten wynosił 3 500 zł^[10]. Podwyższenie limitu było formą zachęty do zwiększenia wydatków inwestycyjnych, która w głównym stopniu miała oddziaływać na mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa^[11].

Warto podkreślić, że choć próg 10 000 zł jest kluczowy dla celów podatkowych, przepisy bilansowe (ustawa o rachunkowości) nie narzucają konkretnego progu wartości, pozostawiając decyzję kierownikowi jednostki. W praktyce jednak jednostki generalnie ustalają dolną granicę wartościową w polityce rachunkowości na podstawie limitu 10 000 zł określonego w ustawach podatkowych, aby uniknąć prowadzenia podwójnej ewidencji środków trwałych – dla celów bilansowych i podatkowych^[12].