Rezydent podatkowy – kto to jest?

Termin „rezydent podatkowy” pojawia się na każdym formularzu bankowym, przy zakładaniu konta inwestycyjnego, a także w umowach z zagranicznymi kontrahentami. Większość z nas intuicyjnie kojarzy to pojęcie z miejscem zamieszkania czy obywatelstwem, ale rzeczywistość bywa znacznie bardziej skomplikowana.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Kim jest rezydent podatkowy?
• Jak sprawdzić, kto jest rezydentem podatkowym?
• W ilu krajach można być rezydentem podatkowym?

Najważniejsze informacje:

• Rezydent podatkowy to osoba fizyczna lub prawna podlegająca nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w danym państwie, co oznacza obowiązek rozliczenia całości dochodów bez względu na miejsce ich osiągania, w przeciwieństwie do nierezydentów podlegających ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów z tego państwa.
• W Polsce rezydenta podatkowego określa się przez spełnienie przynajmniej jednego z dwóch kryteriów: posiadanie ośrodka interesów życiowych (centrum interesów osobistych lub gospodarczych) albo przebywanie na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
• Teoretycznie można być uznawanym za rezydenta w kilku krajach równocześnie według ich przepisów krajowych, ale umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (Polska ma ich ponad 90) rozstrzygają konflikt rezydencji poprzez reguły kolizyjne, wskazując ostatecznie jedno państwo jako kraj rezydencji dla celów podatkowych.

Rezydent podatkowy – definicja

Rezydent podatkowy w najprostszym ujęciu to osoba fizyczna lub prawna, która ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w określonym kraju dla celów podatkowych i w związku z tym podlega tam nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu^{[1] [2]}.

Rezydent podatkowy to osoba fizyczna lub prawna mająca miejsce zamieszkania lub siedzibę dla celów podatkowych na terytorium danego państwa, co powoduje powstanie nieograniczonego obowiązku podatkowego od całości osiąganych dochodów bez względu na miejsce ich pochodzenia.

Definicja rezydenta podatkowego

Oznacza to, że polski rezydent podatkowy musi rozliczyć w Polsce podatek od całości swoich dochodów, niezależnie od tego, czy zarobił je w Warszawie, Londynie czy Tokio. To coś więcej niż tylko miejsce fizycznego przebywania – to kompleksowy status prawny określający zakres odpowiedzialności podatkowej.

Jak sprawdzić, kto jest rezydentem podatkowym?

Sprawdzenie, kto jest rezydentem podatkowym, zaczyna się od zastosowania krajowych przepisów polskiej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Pierwszym krokiem w celu ustalenia rezydencji podatkowej jest analiza kryterium ośrodka interesów życiowych. Trzeba zadać sobie pytanie: gdzie znajduje się centrum twojego życia osobistego i zawodowego? W przypadku centrum interesów osobistych należy przeanalizować wszelkie powiązania rodzinne. To przede wszystkim obecność najbliższej rodziny – małżonka, partnera lub małoletnich dzieci – która w praktyce ma często decydujące znaczenie. Uwzględnia się również ognisko domowe, aktywność społeczną, polityczną, kulturalną, obywatelską oraz przynależność do organizacji czy klubów. Polski rezydent podatkowy to osoba, dla której te powiązania koncentrują się w Polsce.

Z kolei centrum interesów gospodarczych dotyczy sfery ekonomicznej. Analizuje się miejsce prowadzenia działalności zarobkowej, główne źródła dochodów podatnika, posiadane inwestycje, majątek nieruchomy i ruchomy, polisy ubezpieczeniowe, zaciągnięte kredyty, konta bankowe oraz miejsce, z którego osoba zarządza swoim mieniem. Często powiązania gospodarcze są równie istotne jak osobiste, choć w praktyce polskie organy podatkowe kładą duży nacisk na lokalizację rodziny. Wystarczy spełnienie kryterium centrum interesów osobistych albo centrum interesów gospodarczych, aby uznać, że podatnik posiada ośrodek interesów życiowych w Polsce i jest polskim rezydentem podatkowym.

Drugim kryterium jest znacznie prostsze do zweryfikowania. Jeśli przebywasz na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym^[3], automatycznie stajesz się rezydentem, nawet jeśli twój ośrodek interesów życiowych znajduje się gdzie indziej. Liczone są wszystkie dni pobytu w Polsce, w tym weekendy, święta, urlop, a nawet części dnia spędzone na terytorium RP. Rok podatkowy to rok kalendarzowy, czyli okres od 1 stycznia do 31 grudnia. Jeśli okaże się, że spełniasz kryteria rezydencji zarówno w Polsce, jak i w innym państwie, powstaje zjawisko podwójnej rezydencji podatkowej.

W przypadku konfliktu rezydencji stosuje się reguły kolizyjne zawarte w odpowiedniej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania. Polska zawarła takie umowy z ponad 90 krajami^{[4] [5] [6]}. Reguły te analizuje się w określonej hierarchicznej kolejności:

• Pierwsza to stałe miejsce zamieszkania (stałe ognisko domowe).
• Druga to ośrodek interesów życiowych – państwo, z którym istnieją ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze.
• Trzecia to kraj zwykłego pobytu, gdzie podatnik zazwyczaj przebywa.
• Czwarta to obywatelstwo.
• Jeżeli żadne z powyższych kryteriów nie pozwala na rozstrzygnięcie, kwestię rozstrzygają właściwe organy umawiających się państw w drodze wzajemnego porozumienia.

Formalnym dokumentem potwierdzającym status jest certyfikat rezydencji podatkowej, który można uzyskać w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania lub siedzibę podatnika, składając wniosek na formularzu CFR-1.

Wniosek można złożyć w formie papierowej za opłatą 17 zł^{[7] [8]} lub elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy bezpłatnie^[9]. Urząd ma 7 dni na wydanie dokumentu^[10]. Jeśli uznałeś się za rezydenta innego kraju, powinieneś uzyskać certyfikat rezydencji wydany przez właściwy organ podatkowy tego państwa.

Ten dokument jest wymagany przez polskie organy, aby uznać twoją nową rezydencję, a także przez zagraniczne podmioty wypłacające ci należności, aby zastosować korzystniejsze stawki podatku u źródła wynikające z umów międzynarodowych. Certyfikat jest ważny przez 12 miesięcy^[11] od dnia wydania, jeśli nie zawiera okresu ważności. Ze względu na złożoność procesu, szczególnie w kontekście pracy zdalnej, prowadzenia interesów za granicą czy częstych podróży, zaleca się konsultację ze specjalistą w zakresie międzynarodowego prawa podatkowego.

Ustalenie rezydencji podatkowej wymaga dogłębnej analizy wszystkich faktów i okoliczności życiowych podatnika. Nie ma tu miejsca na uproszczenia czy automatyzmy. Każdy przypadek jest indywidualny i wymaga osobnej oceny. Szczególnie w sytuacjach transgranicznych, gdy podatnik ma powiązania z kilkoma krajami, konieczna jest znajomość zarówno polskiego prawa podatkowego, jak i umów międzynarodowych oraz przepisów krajowych drugiego państwa. Mylne ustalenie rezydencji może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

W ilu krajach można być rezydentem podatkowym?

Na pierwszy rzut oka pytanie może wydawać się dziwne – jak można być rezydentem w kilku miejscach jednocześnie? Jednak rzeczywistość prawa podatkowego jest bardziej złożona. Na mocy wewnętrznych przepisów krajowych, bez uwzględnienia umów międzynarodowych, można być faktycznie uznawanym za rezydenta podatkowego w dwóch, a nawet większej liczbie krajów równocześnie. Taka sytuacja nazywana jest podwójną rezydencją podatkową i występuje stosunkowo często, zwłaszcza wśród osób prowadzących międzynarodowe interesy lub pracujących za granicą przy zachowaniu silnych powiązań z Polską.

Podwójna rezydencja pojawia się, ponieważ każde państwo stosuje własne, niezależne kryteria ustalania rezydencji podatkowej, które mogą się wzajemnie pokrywać lub wykluczać. Przykładowo, osoba może być uznana za polskiego rezydenta podatkowego, ponieważ ma tu ośrodek interesów życiowych w postaci rodziny i majątku, a jednocześnie może być uznana za rezydenta Hiszpanii, ponieważ przebywała tam dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. W takiej sytuacji teoretycznie oba państwa roszczą sobie prawo do opodatkowania całości dochodów światowych tej osoby na zasadzie nieograniczonego obowiązku podatkowego.

Na szczęście, choć na gruncie przepisów krajowych można być rezydentem wielu państw, w praktyce mechanizmy międzynarodowe regulowane przez umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania rozwiązują ten problem. Polska zawarła takie umowy z ponad 90 krajami. Umowy te zawierają specjalne reguły kolizyjne, których celem jest ustalenie jednego państwa jako kraju rezydencji dla celów podatkowych.

Reguły te stosuje się w określonej kolejności: stałe miejsce zamieszkania, ośrodek interesów życiowych (gdzie ściślejsze powiązania osobiste często ważą więcej niż gospodarcze), kraj zwykłego pobytu, obywatelstwo, a ostatecznie wzajemne porozumienie między właściwymi organami państw w ramach procedury wzajemnego porozumiewania się.

W rezultacie, mimo że przepisy krajowe kilku państw mogą jednocześnie uznawać cię za swojego rezydenta, umowy międzynarodowe prowadzą ostatecznie do wskazania tylko jednego kraju jako miejsca zamieszkania dla celów podatkowych. To właśnie tam będziesz rozliczać całość swoich dochodów na zasadzie nieograniczonego obowiązku podatkowego, podczas gdy w pozostałych krajach, gdzie spełniasz kryteria rezydencji według ich przepisów krajowych, będziesz traktowany jako nierezydent dla celów stosowania umowy międzynarodowej.