Referencje dla pracownika: wzór. Co powinny zawierać?

Rekruter w krótkim czasie musi ocenić nie tylko CV, ale także załączone referencje. Dlatego forma i struktura listu referencyjnego ma ogromne znaczenie – musi być jak dobrze zaprojektowana wizytówka: elegancka, czytelna i natychmiast przekazująca najważniejsze informacje.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakie są elementy referencji dla pracownika?
• Jak wygląda wzór referencji dla pracownika?

Jakie są elementy referencji dla pracownika?

Rekruter poświęca jedynie 6 sekund na pierwsze przejrzenie dokumentów kandydata^[1]. Dlatego profesjonalne referencje dla pracownika powinny działać jak dobry przepis kulinarny – każdy składnik musi mieć swoje miejsce i funkcję, a pominięcie któregoś może zepsuć całość.

Dane formalne i nagłówek

Pierwszym elementem, który rzuca się w oczy, są dane formalne dokumentu. Miejscowość i data umieszczone w prawym górnym rogu nadają dokumentowi oficjalny charakter i potwierdzają jego aktualność.

W lewym górnym rogu znajdują się dane osoby wystawiającej referencje. Muszą zawierać imię, nazwisko pracownika, stanowisko osoby wystawiającej, nazwę firmy oraz – co kluczowe – dane kontaktowe. Bez numeru telefonu i adresu e-mail dokument traci na wiarygodności, bo potencjalny pracodawca nie może zweryfikować informacji.

Nagłówek umieszczony na środku dokumentu, taki jak „REFERENCJE” czy „LIST REFERENCYJNY”, od razu informuje o charakterze dokumentu. Powinien być napisany większą, pogrubioną czcionką – to jak tytuł książki, który mówi, czego możemy się spodziewać.

Wprowadzenie i identyfikacja pracownika

Ta część to wizytówka pracownika w dokumencie. Zawiera podstawowe informacje:

• pełne nazwisko pracownika,
• zajmowane stanowisko lub stanowiska w przypadku awansu,
• dokładny okres zatrudnienia z datą rozpoczęcia pracy i datą zakończenia pracy.

Tutaj też wyjaśniamy relację między osobą wystawiającą referencje a pracownikiem – czy był bezpośrednim przełożonym, współpracownikiem z działu HR, czy może partnerem biznesowym. Ta informacja pomaga zrozumieć perspektywę, z jakiej pisane są referencje.

Opis obowiązków i kompetencji

Serce każdego listu referencyjnego to szczegółowy opis tego, co pracownik robił i jak to robił. Ten fragment powinien zawierać zakres głównych obowiązków, przedstawiony w sposób konkretny i zrozumiały dla osób spoza branży.

Równie ważna jest ocena kompetencji – zarówno twardych umiejętności (np. znajomość programów, języków obcych), jak i miękkich (komunikatywność, praca zespołowa, zarządzanie czasem). To tutaj pokazujemy, że pracownik to nie tylko wykonawca zadań, ale osoba o określonych cechach charakteru i predyspozycjach.

Osiągnięcia i sukcesy

To najważniejsza część z perspektywy nowego pracodawcy. Tutaj wymieniamy konkretne sukcesy, projekty i osiągnięcia pracownika, najlepiej poparte danymi liczbowymi. „Zwiększył sprzedaż o 25%” brzmi znacznie lepiej niż „był skutecznym sprzedawcą”.

Warto skupić się na tych osiągnięciach, które pokazują inicjatywę, kreatywność i wpływ na wyniki całej organizacji. To może być wprowadzenie nowego procesu, zaoszczędzenie kosztów, czy zdobycie ważnego klienta.

Rekomendacja i zakończenie

Końcowa część to miejsce na jasne sformułowanie rekomendacji. Tutaj wyrażamy przekonanie o wartości pracownika i zachęcamy do jego zatrudnienia. Można też wspomnieć o powodzie zakończenia współpracy, jeśli stawia to pracownika w pozytywnym świetle.

Zwrot grzecznościowy, podpis i pieczątka to formalne zamknięcie dokumentu. Odręczny podpis jest szczególnie ważny – to znak autentyczności, którego nie można skopiować z Internetu.

Najlepsze referencje to te, które opowiadają konkretną historię sukcesu, a nie tylko wyliczają cechy charakteru. Rekruter chce wiedzieć, co kandydat osiągnął, a nie tylko jaki jest.

Michał Włodarczyk, Head of Customer Success

Jak wygląda wzór referencji dla pracownika?

Oto profesjonalny wzór referencji do uzupełnienia:

[Miejscowość], [data]

[Imię i nazwisko osoby wystawiającej]
[Stanowisko]
[Nazwa firmy]
[Adres firmy]
Tel: [numer telefonu]
E-mail: [adres e-mail]

REFERENCJE

Niniejszym z przyjemnością wystawiam referencje dla [Pana/Pani] [imię i nazwisko pracownika], który/a był/a zatrudniony/a w [nazwa firmy] w okresie od [data rozpoczęcia zatrudnienia] do [data zakończenia zatrudnienia] na stanowisku [nazwa stanowiska].

Zakres obowiązków:
Do głównych obowiązków [Pana/Pani] [nazwisko] należało:

• (szczegółowy opis obowiązku 1)
• (szczegółowy opis obowiązku 2)
• (szczegółowy opis obowiązku 3)

Ocena kompetencji:
Podczas współpracy [Pan/Pani] [nazwisko] wykazał/a się [opis umiejętności miękkich, np. wysoką kulturą osobistą, umiejętnościami komunikacyjnymi]. Posiada również [opis umiejętności twardych, np. doskonałą znajomość programu Excel, biegłą znajomość języka angielskiego].

Osiągnięcia:
Do jego/jej największych sukcesów można zaliczyć:

• (konkretne osiągnięcie z danymi liczbowymi)
• (projekt lub inicjatywa, którą zrealizował/a)
• (wpływ na wyniki zespołu/firmy)

Charakterystyka:
[Pan/Pani] [nazwisko] to osoba [cechy charakteru, np. odpowiedzialna, punktualna, kreatywna]. W pracy zespołowej wyróżnia się [opisz jak funkcjonuje w zespole]. Szczególnie cenię [co szczególnie wyróżniało tę osobę].

Rekomendacja:
Biorąc pod uwagę [podsumowanie najważniejszych atutów], z pełnym przekonaniem polecam [Pana/Panią] [nazwisko] jako [określenie roli, np. wartościowego specjalistę, doświadczonego managera]. Jestem przekonany/a, że będzie [pozytywne sformułowanie o przyszłej pracy].

W razie dodatkowych pytań, chętnie udzielę dalszych informacji.

Z poważaniem,

[Odręczny podpis]
[Imię i nazwisko, stanowisko]
[Pieczątka firmowa – opcjonalnie]

Ten wzór referencji dla pracownika można dostosować do różnych branż i stanowisk. Kluczowe jest wypełnienie go konkretnymi informacjami zamiast ogólnikowych frazesów. Pamiętaj, że najlepsze referencje są jak dobrze skrojony garnitur – dopasowane do konkretnej osoby i sytuacji.

Wzór listu referencyjnego powinien być napisany na jednej stronie formatu A4, najlepiej na papierze firmowym. Każdy element ma swoje znaczenie i miejsce – od danych kontaktowych na górze po podpis na dole.