Rachunek zysków i strat – co to jest i jak zrobić?

Zrozumienie rachunku zysków i strat pozwala odkryć ekonomiczną esencję działalności firmy. Ten dokument stanowi most między strategicznymi decyzjami a rzeczywistymi wynikami i pokazuje, jak decyzje przekładają się na liczby.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest rachunek zysków i strat?
• Czym różnią się bilans oraz rachunek zysków i strat?
• Kto musi przygotować rachunek zysków i strat?
• Jakie są metody przygotowania rachunku zysków i strat?
• Jakie są ogólne zasady przygotowania rachunku zysków i strat?
• Jak analizować rachunek zysków i strat?
• Co można zyskać dzięki rachunkowi zysków i strat?

Rachunek zysków i strat – definicja

Rachunek zysków i strat jest jednym z podstawowych sprawozdań finansowych przedsiębiorstwa. W nim zawarte są zyski, straty oraz dochody i koszty firmy w konkretnym okresie, zazwyczaj kwartale lub roku. Jest on niezbędny, żeby zrozumieć, czy firma generuje zysk, czy ponosi straty, a także, aby ocenić jej ogólną wydajność finansową^{[1] [2] [3] [4] [5]}. Oto główne elementy rachunku zysków i strat:

• Przychody to pieniądze uzyskane z głównej działalności firmy, np. ze sprzedaży towarów lub świadczenia usług.
• Koszty sprzedanych towarów/usług (koszty uzyskania przychodów), czyli bezpośrednie koszty związane z produkcją towarów lub świadczeniem usług przez firmę, takie jak materiały, siła robocza.
• Zysk brutto to przychody minus koszt sprzedanych towarów/usług. Pokazuje, ile firma zarobiła po pokryciu bezpośrednich kosztów produkcji.
• Koszty operacyjne to wydatki związane z działalnością operacyjną firmy, takie jak wynagrodzenia, amortyzacja, koszty ogólne i administracyjne, oraz inne koszty, które nie są bezpośrednio związane z produkcją towarów lub usług.
• Zysk z działalności operacyjnej (EBIT) to zysk brutto minus koszty operacyjne. EBIT to skrót od „zysk przed odsetkami i podatkami” i pokazuje zyskowność firmy przed uwzględnieniem odsetek i podatków.
• Przychody i koszty finansowe dotyczą działalności finansowej, takiej jak płatności odsetek od pożyczek oraz przychody odsetkowe z inwestycji.
• Zysk przed opodatkowaniem to zysk operacyjny plus/minus netto przychodów i kosztów finansowych. Pokazuje zysk przed odliczeniem podatków.
• Podatek dochodowy, czyli kwota podatku, którą firma musi zapłacić z tytułu swojego dochodu.
• Zysk netto to ostateczny zysk firmy po odjęciu wszystkich wydatków, w tym podatków. To, co pozostaje, to zysk, który może zostać zainwestowany z powrotem w firmę lub wypłacony właścicielom jako dywidendy.

Rachunek zysków i strat to sprawozdanie finansowe prezentujące przychody, koszty i zyski przedsiębiorstwa w określonym okresie.

Definicja rachunku zysków i strat.

Rachunek zysków i strat jest istotnym narzędziem dla inwestorów, kredytodawców, właścicieli oraz innych zainteresowanych stron – dostarcza im informacji o wydajności finansowej firmy i może pomóc w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Bilans a rachunek zysków i strat

Bilans finansowy oraz rachunek zysków i strat dostarczają informacji o stanie finansowym firmy, ale różnią się pod względem zawartości, celu i perspektywy czasowej, choć jednocześnie są ze sobą ściśle powiązane. Bilans jest finansowym zdjęciem majątku przedsiębiorstwa w danym momencie, zwykle na koniec okresu sprawozdawczego. Prezentuje aktywa (zasoby), pasywa (zobowiązania) oraz kapitał własny (różnica między aktywami a pasywami) firmy. Mówiąc krótko, pokazuje, co firma posiada i w jaki sposób to pozyskała.

Główna zależność między bilansem a rachunkiem zysków i strat wynika z faktu, że wyniki przedsiębiorstwa z okresu objętego rachunkiem zysków i strat wpływają na jego pozycję majątkową prezentowaną w bilansie. Przykładowo zysk netto z rachunku zysków i strat zwiększa kapitał własny w bilansie, stanowiąc źródło finansowania aktywów. Również straty netto zmniejszają kapitał własny, co może wpływać na zdolność firmy do zaciągania nowych zobowiązań lub pozyskiwania kapitału.

Podmioty, które muszą przygotować rachunek zysków i strat

Rachunek zysków i strat muszą przygotować następujące podmioty:

• Rachunek zysków i strat musi być przygotowany przez każdego przedsiębiorcę, który sporządza sprawozdania finansowe. Do tej grupy zaliczają się spółki osobowe i kapitałowe oraz inne osoby prawne, z wyjątkiem Skarbu Państwa. Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego.
• Obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego, w tym rachunku zysków i strat, spoczywa na jednostkach, które obligatoryjnie prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, na przykład ze względu na wysokość przychodów lub status prawny, bądź dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.
• Ustawowy obowiązek sporządzenia rachunku zysków i strat spoczywa na wybranych spółkach, osobach fizycznych i jednostkach organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej stosujących ustawę o rachunkowości.
• Spółki handlowe (osobowe i kapitałowe), osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie.

Metody przygotowania rachunku zysków i strat

Zgodnie z ustawą o rachunkowości rachunek zysków i strat można sporządzić na dwa główne sposoby – kalkulacyjny i porównawczy:

Wariant kalkulacyjny

W wersji kalkulacyjnej rachunek zysków i strat oparty jest na kosztach w układzie funkcjonalnym. Klasyfikacja kosztów dokonywana jest według miejsc ich powstawania. Celem tego podejścia jest pokazanie, jak różne funkcje w przedsiębiorstwie (np. produkcja, sprzedaż, administracja) przyczyniają się do wyniku finansowego. Wariant kalkulacyjny jest często używany, gdy firma chce zrozumieć, jakie funkcje są najbardziej kosztowne i gdzie można zrealizować oszczędności. Oto jak krok po kroku przygotować rozliczenie w tej metodzie:

• Rozpocznij od zgromadzenia wszystkich danych o przychodach ze sprzedaży w okresie sprawozdawczym. Będą to wszystkie wpływy z tytułu sprzedanych produktów lub usług.
• Oblicz całkowite koszty materiałów bezpośrednich wykorzystanych w procesie produkcyjnym. Dodaj do tego koszty bezpośredniej robocizny potrzebnej do wytworzenia produktów. Oblicz pośrednie koszty produkcji, w tym amortyzację urządzeń, koszty energii czy wynajmu. Suma powyższych kosztów da Ci całkowity koszt produkcji.
• Do całkowitych kosztów produkcji dodaj wartość zapasów produktów w trakcie wytworzenia na początku okresu i odejmij wartość zapasów produktów w trakcie wytworzenia na końcu okresu. Rezultatem jest koszt wytworzenia produktów gotowych do sprzedaży.
• Do kosztu wytworzenia produktów gotowych dodaj wartość początkową zapasów produktów gotowych i odejmij wartość końcową zapasów produktów gotowych. Otrzymasz w ten sposób koszt sprzedanych towarów.
• Zysk brutto wynika z różnicy między przychodami ze sprzedaży a kosztem sprzedanych towarów.
• Zgromadź informacje o kosztach operacyjnych, takich jak koszty administracyjne, koszty sprzedaży, amortyzacja, itp. Odejmij te koszty od zysku brutto, aby uzyskać zysk operacyjny.
• Jeśli przedsiębiorstwo posiada inne przychody (np. odsetki bankowe, przychody z inwestycji) lub inne koszty (np. odsetki od kredytów, straty z inwestycji), powinny być one również uwzględnione. Odejmij całkowite inne koszty od całkowitych innych przychodów, aby obliczyć netto inne przychody lub koszty.
• Zysk przed opodatkowaniem to suma zysku operacyjnego i netto innych przychodów (lub kosztów).
• Odejmij od zysku przed opodatkowaniem kwotę należnego podatku dochodowego, aby uzyskać zysk netto po opodatkowaniu.
• Mając wszystkie powyższe składniki, możesz sporządzić ostateczny rachunek zysków i strat, prezentując w nim wszystkie powyższe pozycje, zaczynając od przychodów ze sprzedaży, a kończąc na zysku netto.

Wariant porównawczy

W wersji porównawczej rachunek zysków i strat bazuje na układzie rodzajowym kosztów, co oznacza, żesą one kategoryzowane według ich rodzajów, takich jak zużycie materiałów i energii, koszty z tytułu wynagrodzeń, usług obcych, amortyzacji itp. Pozwala to prowadzić ewidencję kosztów według ich rodzajów, co ułatwia porównanie kosztów różnych kategorii oraz analizę, jak wpływają one na wynik finansowy firmy. Rachunek zysków i strat w tej metodzie przygotowuje się następująco:

• Zbierz pełne dane finansowe za bieżący okres sprawozdawczy oraz za co najmniej jeden poprzedni okres (choć często jest to więcej, na przykład dwa lub trzy poprzednie okresy), aby umożliwić porównanie.
• Sporządź rachunek zysków i strat za bieżący okres, uwzględniając wszystkie typowe elementy, takie jak przychody, koszty sprzedanych towarów, zysk brutto, koszty operacyjne, zysk z działalności operacyjnej, inne przychody i koszty, zysk przed opodatkowaniem, podatki oraz zysk netto.
• Obok każdej pozycji za bieżący okres umieść dane z odpowiadających pozycji za poprzedni(e) okres(y). Dane powinny być łatwe do odczytania i porównania – sprawdzą się do tego kolumny, gdzie jedna kolumna odpowiada jednemu okresowi sprawozdawczemu.
• Oblicz zmianę kwotową dla każdej pozycji w rachunku zysków i strat, odejmując dane poprzedniego okresu od danych bieżącego okresu. Oblicz również zmianę procentową, dzieląc zmianę kwotową przez wartość z poprzedniego okresu i mnożąc przez 100, aby uzyskać procent. Obliczenia powinny być przedstawione w dodatkowych kolumnach obok danych liczbowych, aby czytelnicy mogli łatwo zobaczyć, jak każda pozycja zmieniła się między okresami.
• Przeglądając rachunek zysków i strat, opracuj analizę zmian, które nastąpiły. To może obejmować wyjaśnienia dotyczące przyczyn znaczących zmian, dyskusję na temat wpływu tych zmian na przedsiębiorstwo oraz komentarze dotyczące wszelkich nietypowych lub jednorazowych zdarzeń, które mogły mieć wpływ na wyniki. Możesz go zaprezentować w formie sprawozdania zarządu towarzyszącego sprawozdaniom finansowym.
• Przeprowadź szczegółową rewizję przygotowanego rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym, upewniając się, że wszystkie dane są dokładne, a wszelkie różnice między okresami są odpowiednio wyjaśnione. Kontrola może również obejmować porównanie wyników z budżetem, prognozami lub standardami branżowymi, aby dostarczyć dodatkowego kontekstu. Ostateczny, zrewidowany rachunek zysków i strat powinien zostać przedstawiony interesariuszom (np. inwestorom, kredytodawcom, partnerom biznesowym), żeby pokazać im, w jakim kierunku zmierza przedsiębiorstwo i jak radzi sobie w porównaniu z poprzednimi okresami.

Zasady przygotowania rachunku zysków i strat

Rachunek zysków i strat powinien być przygotowany zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP) lub międzynarodowymi standardami sprawozdawczości finansowej (IFRS), w zależności od jurysdykcji, w której przedsiębiorstwo działa. Te standardy i zasady określają, jak należy rejestrować i prezentować różne transakcje finansowe, tak aby były spójne i porównywalne z innymi firmami.

Rachunek zysków i strat powinien być też przygotowany z założeniem, że firma będzie kontynuować działalność w przewidywalnej przyszłości. Oznacza to, że nie powinno być przewidywania likwidacji lub istotnego ograniczenia działalności. Warto też pamiętać, że aktywa i zobowiązania są zazwyczaj rejestrowane po kosztach historycznych, a nie po obecnej wartości rynkowej. Podstawowe transakcje powinny być rejestrowane po cenie zakupu, ale pewne dostosowania mogą być potrzebne w przypadku odpisów amortyzacyjnych lub rewaluacji.

Rachunek zysków i strat powinien odnosić się do jasno określonego okresu (zazwyczaj jest to kwartał lub rok fiskalny). Wszystkie liczby i informacje powinny odzwierciedlać sytuację finansową przedsiębiorstwa w tym konkretnym okresie. Oprócz tego wszystkie transakcje powinny być odpowiednio udokumentowane, a rachunek zysków i strat powinien opierać się na dokładnych zapisach.

Metody rachunkowości wykorzystywane do przygotowania rachunku zysków i strat powinny być konsekwentnie stosowane z roku na rok – dzięki temu można porównać wyniki finansowe przedsiębiorstwa w różnych okresach. Rachunek zysków i strat należy też przygotować z zastosowaniem ostrożności, więc należy unikać przeceniania przychodów lub zaniżania kosztów. Straty powinny być rejestrowane, gdy są znane, podczas gdy zyski powinny być rejestrowane tylko wtedy, gdy są realizowane. Warto też pamiętać, że wszystkie istotne informacje, które mogą wpłynąć na decyzje interesariuszy, powinny być ujawnione w rachunku zysków i strat lub w przypisach do sprawozdań finansowych.

Analiza rachunku zysków i strat

Analiza rachunku zysków i strat pozwala zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym interesariuszom ocenić wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Pozwala też zrozumieć, jak firma generuje przychody, jak kontroluje się koszty i jak te czynniki przekładają się na zysk netto.

W przypadku przychodów analitycy skupiają się na tym, skąd pochodzą główne dochody i czy są zrównoważone w długim okresie. Biorą pod uwagę czynniki, takie jak dywersyfikacja bazy klientów, zależność od kluczowych klientów i trendy w sprzedaży. Równie ważna jest analiza dynamiki przychodów, czyli porównanie z poprzednimi okresami, ponieważ pozwala ocenić, czy firma rośnie, czy boryka się z problemami.

Przejście do kosztów operacyjnych ujawnia, jak efektywnie Twoja firma zarządza zasobami. Analitycy bacznie obserwują koszty stałe i zmienne, starając się zrozumieć, co można zrobić, żeby poprawić efektywność operacyjną. Badanie relacji między kosztami a przychodami, znane jako wskaźnik kosztów, pozwala zrozumieć, czy rosnące przychody przekładają się na proporcjonalne zyski. Równie ważne jest zrozumienie innych pozycji kosztowych, takich jak amortyzacja czy koszty finansowe – mogą one w znacznym stopniu wpływać na zysk netto i zdolność firmy do generowania przepływów pieniężnych.

Zysk operacyjny i zysk netto są kluczowymi wskaźnikami zdrowia finansowego. Obserwacja tych liczb w kontekście historycznym pozwala ocenić, czy firma podąża w pozytywnym kierunku. Jeśli zyski rosną, analitycy będą chcieli wiedzieć, co napędza tę poprawę. Jeśli zaś spadają, analitycy mogą określić, jakie wyzwania stoją przed firmą. Warto również rozważyć wpływ jednorazowych pozycji, takich jak sprzedaż aktywów czy koszty restrukturyzacyjne – mogą one wpłynąć na zysk netto w danym okresie, ale niekoniecznie odzwierciedlają stan firmy.

Korzyści z rachunku zysków i strat

Rachunek zysków i strat umożliwia ocenę wydajności finansowej przedsiębiorstwa przez określony czas. Poprzez analizę dochodów, kosztów i zysków wewnętrzni i zewnętrzni interesariusze mogą ocenić, jak efektywnie firma zarządza zasobami w celu generowania zysków. Może to wspierać zarządzanie strategiczne i operacyjne – na podstawie danych z rachunku zysków i strat kierownictwo może podejmować decyzje dotyczące, na przykład, kosztów operacyjnych, strategii cenowej, planowania czy budżetowania sprzedaży.

Rachunek zysków i strat pozwala też porównać wyniki finansowe w różnych okresach, co pomaga zidentyfikować trendy dochodowe i kosztowe, co pozwala przewidywać przyszłe wyniki. Jest też niezbędny dla inwestorów, kredytodawców, dostawców czy klientów oraz może wpływać na decyzje dotyczące inwestycji, kredytów lub warunków handlowych.

W wielu jurysdykcjach firmy są prawnie zobowiązane do regularnego sporządzania i publikowania rachunku zysków i strat. Dzięki niemu działalność przedsiębiorstwa jest prowadzona zgodnie z przepisami i standardami rachunkowości, co jest ważne dla ochrony interesów akcjonariuszy i wierzycieli. Warto też podkreślić, że dostarcza on danych niezbędnych do obliczenia i zgłoszenia podatku dochodowego. Różnice między zyskiem księgowym a podatkowym są często wynikiem różnych przepisów regulujących amortyzację, rezerwy na straty i inne kwestie, dlatego dokładne sprawozdanie jest niezbędne dla właściwego rozliczenia podatków.