Przychód ewidencjonowany – co to jest?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to jedna z najprostszych form opodatkowania w Polsce – tak prosta, że nie wymaga prowadzenia skomplikowanej księgowości ani wyliczania kosztów uzyskania przychodu. Wystarczy prowadzić ewidencję przychodów i płacić podatek według stałej stawki procentowej. Brzmi kusząco? Dla wielu małych przedsiębiorców, freelancerów czy właścicieli nieruchomości na wynajem to rzeczywiście najlepsza opcja.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest przychód ewidencjonowany?
• Czym przychód ewidencjonowany różni się od przychodu?
• Jak analizować przychód ewidencjonowany?

Najważniejsze informacje:

• Przychód ewidencjonowany to osiągnięty przychód stanowiący podstawę opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Podatek oblicza się bezpośrednio od przychodu (po odliczeniu składek ZUS i 50% składki zdrowotnej), bez pomniejszania go o koszty uzyskania przychodów.
• Opodatkowaniu ryczałtem podlegają przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, najmu prywatnego (obligatoryjnie od 2021 roku) oraz sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych.
• Stawki ryczałtu wynoszą od 2% do 17% w zależności od rodzaju działalności. Przykładowo: handel detaliczny – 3%, usługi – 8,5%, wolne zawody – 17%.
• Przedsiębiorcy muszą prowadzić ewidencję przychodów z podziałem na poszczególne stawki ryczałtu, ale nie muszą ewidencjonować kosztów – to znaczne uproszczenie w porównaniu do KPiR.
• Limit uprawniający do ryczałtu w 2025 roku: przychody w roku poprzednim nie mogły przekroczyć równowartości 2 000 000 euro (około 8 569 200 zł).

Przychód ewidencjonowany – definicja

Przychód ewidencjonowany jest ważkim pojęciem w kontekście uproszczonej formy opodatkowania nazywanej ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. To termin, który odnosi się zarówno do samej kwoty stanowiącej podstawę opodatkowania, jak i do sposobu jej ewidencjonowania.

Przychód ewidencjonowany to:

• Podstawa opodatkowania – osiągnięty przychód, który stanowi wyłączną podstawę do obliczenia podatku w formie ryczałtu. Oznacza to, że podatek oblicza się bezpośrednio od tej kwoty, stosując odpowiednią stawkę procentową (od 2% do 17%^[1]), bez pomniejszania jej o koszty uzyskania przychodów (KUP). To fundamentalna różnica w stosunku do zasad ogólnych i podatku liniowego, gdzie opodatkowany jest dochód (przychód minus koszty).
• Źródła podlegające opodatkowaniu – ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych opodatkowane są przychody z:
  • Pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej przez osoby fizyczne (w tym w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub przedsiębiorstwa w spadku).
  • Najmu prywatnego – tj. najem, podnajem, dzierżawa lub inne umowy o podobnym charakterze, niezawierane w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Od 2021 roku ta forma opodatkowania jest dla najmu prywatnego obligatoryjna – nie można wybrać innej formy opodatkowania^[2].
  • Sprzedaży przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych w sposób inny niż przemysłowy
• Ewidencja – nazwa “ewidencjonowany” odnosi się do obowiązku prowadzenia ewidencji przychodów odrębnie za każdy rok podatkowy. W tej ewidencji rejestruje się przychody bez kosztów ich uzyskania, ale z podziałem na poszczególne stawki ryczałtu. Jeśli prowadzisz różne rodzaje działalności opodatkowane różnymi stawkami (np. 3%, 8,5%, 17%), musisz oddzielnie ewidencjonować przychody dla każdej stawki.
• Odliczenia – mimo braku możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodów, na gruncie ryczałtu możliwe jest dokonanie pewnych odliczeń od przychodu:
  • Opłacone składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe)
  • 50% opłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne
  • Straty z lat ubiegłych (pod pewnymi warunkami)

Przychód ewidencjonowany to kwota przychodu osiągniętego w danym okresie rozliczeniowym, stanowiąca podstawę opodatkowania w uproszczonej formie ryczałtu, ewidencjonowana z podziałem na stawki podatkowe, bez uwzględniania kosztów jego uzyskania.

Definicja przychodu ewidencjonowanego

Przychód ewidencjonowany pozwala na uproszczoną księgowość i jest atrakcyjny dla przedsiębiorców, którzy nie ponoszą wysokich wydatków związanych z prowadzoną działalnością. Im niższe koszty, tym bardziej ryczałt się opłaca – przy kosztach powyżej 50-60% przychodu zasady ogólne lub podatek liniowy mogą być korzystniejsze.

Czym przychód ewidencjonowany różni się od przychodu?

Termin “przychód ewidencjonowany” jest w rzeczywistości tożsamy z “przychodem” w szerokim znaczeniu księgowo-podatkowym, ale jest używany w bardzo specyficznym kontekście – uproszczonej formy opodatkowania zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Różnica nie leży w samej definicji przychodu, ale w sposobie jego wykorzystania do celów podatkowych.

Przychód (pojęcie ogólne)

Przychód to łączna wartość wpływów (pieniężnych lub wartości pieniężnych), które firma lub osoba fizyczna uzyskuje w danym okresie rozliczeniowym. Obejmuje to:

• Wpływy ze sprzedaży towarów i usług (dla czynnych podatników VAT – kwota netto bez należnego podatku VAT).
• Dotacje, dopłaty i subwencje.
• Wpływy z najmu, podnajmu lub dzierżawy.
• Odsetki od lokat bankowych.
• Wpływy ze sprzedaży środków trwałych.
• Otrzymane kary umowne lub odszkodowania.
• Różnice kursowe.

Przychód jest miarą brutto – nie uwzględnia kosztów poniesionych na jego osiągnięcie. Z tego względu sam w sobie nie odzwierciedla faktycznej sytuacji finansowej firmy. Przedsiębiorstwo może mieć wysokie przychody, ale jeśli koszty są równie wysokie, ostateczny dochód (zysk) będzie niewielki lub wystąpi strata.

Przychód ewidencjonowany (kontekst podatkowy)

Przychód ewidencjonowany to przychód (w jego ogólnej definicji księgowej), który został wybrany jako wyłączna podstawa do obliczenia podatku dochodowego w uproszczonej formie opodatkowania – ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych (PIT-28).

Różnice w kontekście są następujące:

1. Sposób opodatkowania:
   • Przychód ogólny w przypadku zasad ogólnych lub podatku liniowego jest punktem wyjścia do obliczenia dochodu: Dochód = Przychód – Koszty uzyskania przychodów. Dopiero dochód jest podstawą opodatkowania.
   • Przychód ewidencjonowany bezpośrednio stanowi podstawę opodatkowania. Stosuje się do niego odpowiednią stawkę ryczałtu (np. 8,5% dla usług^[3]), bez odliczania kosztów.
2. Ewidencja
   • Przychód ogólny wymaga prowadzenia pełnej księgowości: Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub ksiąg rachunkowych, w których ewidencjonuje się zarówno przychody, jak i koszty.
   • Przychód ewidencjonowany wymaga prowadzenia tylko ewidencji przychodów z podziałem na stawki. Nie trzeba ewidencjonować kosztów, co znacznie upraszcza rozliczenia.
3. Konsekwencje dla zobowiązania podatkowego
   • Przy wysokich kosztach (np. 70% przychodu) opodatkowanie dochodu (zasady ogólne/liniowy) będzie znacznie korzystniejsze, bo podstawa opodatkowania zmniejszy się o te koszty.
   • Przy niskich kosztach (np. 10-20% przychodu) ryczałt może być korzystniejszy mimo braku odliczeń, szczególnie przy niskich stawkach (2%, 3%, 5,5%).

Przykład:

Wyobraźmy sobie, że grafik komputerowy (freelancer) ma następujące dochody:

• Przychód: 150 000 zł rocznie.
• Koszty: 30 000 zł (sprzęt, oprogramowanie, szkolenia, ZUS).

W wariancie 1 rozlicza się ryczałtem (stawka 8,5% dla usług^[4]):

Podstawa opodatkowania: 150 000 zł - 20 000 zł (ZUS) = 130 000 zł
Podatek: 130 000 * 8,5% = 11 050 zł

W wariancie 2 rozlicza się według zasad ogólnych:

Dochód: 150 000 - 30 000 = 120 000 zł
Podatek (12% z kwotą zmniejszającą 3600 zł): 120 000 * 12% - 3600 = 10 800 zł

W tym przypadku skala podatkowa jest nieznacznie korzystniejsza. Jednak przy jeszcze niższych kosztach (np. 10 000 zł) ryczałt byłby lepszy.

Jak analizować przychód ewidencjonowany?

Przychód ewidencjonowany, będąc podstawą opodatkowania w ryczałcie, wymaga szczególnej uwagi w analizie. Ponieważ nie można odliczyć kosztów, analiza przychodu musi być prowadzona w kontekście ponoszonych wydatków, aby ocenić realną opłacalność tej formy opodatkowania.

Klasyfikacja przychodu według stawek ryczałtu

Podstawą analizy jest prawidłowe przyporządkowanie przychodów do odpowiednich stawek ryczałtu (od 2% do 17%^[5]). Analiza struktury przychodów z podziałem na stawki pozwala zrozumieć, które rodzaje działalności generują największe obciążenie podatkowe:

Najważniejsze stawki ryczałtu w 2025 roku:

• 2% – sprzedaż przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych.
• 3% – działalność gastronomiczna (bez alkoholu >1,5%), prowizje handlowe.
• 5,5% – działalność wytwórcza, roboty budowlane, przewóz ładunków.
• 8,5% – działalność usługowa (jeśli nie objęta wyższą stawką), najem do 100 000 zł.
• 12,5% – najem prywatny powyżej 100 000 zł przychodu^[6].
• 17% – wolne zawody (prawnicy, księgowi, doradcy podatkowi, architekci).

Jeśli podatnik nie prowadzi ewidencji w sposób zapewniający ustalenie przychodów dla każdego rodzaju działalności, zastosowana zostanie stawka sankcyjna 8,5% (lub wyższa, jeśli właściwa stawka dla danej działalności przekracza 8,5%). To może znacząco zwiększyć podatek, jeśli faktycznie uprawniałbyś do niższej stawki (np. 3% czy 5,5%).

Analiza rentowności i porównanie z dochodem

Ponieważ przychód ewidencjonowany jest opodatkowany bez uwzględnienia kosztów, jego analiza musi być prowadzona w kontekście ponoszonych wydatków:

Ocena opłacalności ryczałtu:

• W przypadku niskich kosztów (poniżej 20-30% przychodu) ryczałt zazwyczaj bardzo opłacalny, szczególnie przy niskich stawkach (2%, 3%, 5,5%).
• W przypadku średnich kosztów (30-50% przychodu) wymaga indywidualnego przeliczenia, może być opłacalny w zależności od stawki.
• Wysokie koszty (powyżej 50-60% przychodu) sprawiają, że zasady ogólne lub podatek liniowy będą prawdopodobnie korzystniejsze, bo pozwalają odliczyć duże koszty.

Przykładowo weźmy usługodawcę z przychodem 200 000 zł i kosztami 140 000 zł:

• Ryczałt 8,5%: podatek ~17 000 zł (od 200 000 po odliczeniu ZUS).
• Skala podatkowa: dochód 60 000 zł, podatek ~3 600 zł (60 000 * 12% – 3600 kwota zmniejszająca).

Różnica to aż 13 400 zł! W tym przypadku zasady ogólne są zdecydowanie lepsze.

Ustalenie podstawy opodatkowania (po odliczeniach)

Przychód ewidencjonowany przed opodatkowaniem musi zostać pomniejszony o przysługujące odliczenia:

• Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) – pełna kwota.
• 50% zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne.
• Straty z lat ubiegłych (można rozliczyć w kolejnych 5 latach).

Odliczenia muszą być przyporządkowane proporcjonalnie, jeśli podatnik osiąga przychody opodatkowane różnymi stawkami.

Analiza spełnienia warunków i limitów

Weryfikacja przychodu ewidencjonowanego jest niezbędna do sprawdzenia uprawnień:

Limit przychodów uprawniający do ryczałtu:

• W 2025 roku: przychody w roku poprzednim nie mogły przekroczyć równowartości 2 000 000 euro (około 8 569 200 zł)^[7].
• Limit dotyczy przychodów z działalności gospodarczej (nie wlicza się najmu prywatnego).

Limit rozliczeń kwartalnych:

• Przychody w roku poprzednim poniżej 856 920 zł^[8] dają możliwość płacenia ryczałtu kwartalnie zamiast miesięcznie.

Wyłączenia z przychodu przy obliczaniu limitów:

• Zaliczki, przedpłaty (do momentu realizacji).
• Wartość zwróconych towarów.
• Udzielone rabaty i skonta.
• Ulga na złe długi (faktury nieopłacone po 90 dniach).

Ryczałt to świetna forma dla ‘lekkich’ biznesów – konsultantów, trenerów, grafików, programistów – gdzie głównym kosztem jest Twój czas i wiedza. Jeśli jednak przedsiębiorcy trzymają się ryczałtu z przyzwyczajenia, mimo że ich koszty urosły do 60-70% przychodu, przepłacają kilkanaście tysięcy złotych rocznie. Raz w roku (najlepiej w listopadzie-grudniu) zrób symulację: ile zapłacisz ryczałtem, ile na skali, ile na liniówce. To proste wyliczenie może zaoszczędzić Ci fortunę.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital