Program do fakturowania – jaki wybrać?

Efektywne zarządzanie finansami jest kluczem do sukcesu każdej firmy. Programy do fakturowania są niezastąpionym narzędziem w tym procesie oraz oferują szereg zaawansowanych funkcji i usprawnień.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest program do fakturowania?
• Jak wybrać program do fakturowania?
• Jakie są najbardziej popularne programy do fakturowania?
• Co można zyskać dzięki programom do fakturowania?

Program do fakturowania – definicja

Program do fakturowania to oprogramowanie ułatwiające tworzenie, wysyłanie i zarządzanie fakturami. Umożliwia automatyzację procesu fakturowania, śledzenie płatności, generowanie raportów finansowych oraz zarządzanie danymi klientów. Dzięki niemu użytkownicy mogą zaoszczędzić czas, zminimalizować błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych i poprawić przepływ gotówki w swoich przedsiębiorstwach. Programy do fakturowania mogą być dostępne jako samodzielne aplikacje czy jako część większych systemów zarządzania finansami lub ERP (Enterprise Resource Planning).

Dobry program do fakturowania powinien odznaczać się następującymi cechami:

• Dobry program do fakturowania powinien umożliwiać efektywne zarządzanie fakturami poprzez automatyczne generowanie i wysyłanie faktur oraz przypomnień o płatnościach.
• Prosta nawigacja i interfejs ułatwiają szybkie nauczenie się obsługi programu.
• Skuteczny program do fakturowania powinien być elastyczny, a jego funkcje, takie jak personalizacja faktur, dodawanie logo firmy, zmiana kolorów i czcionek, powinny być łatwe w dostosowaniu do potrzeb firmy.
• Dobry program do fakturowania powinien oferować możliwość połączenia z innymi systemami, np. systemami księgowymi online, CRM czy platformami płatności.
• Program do fakturowania powinien umożliwiać generowanie różnych raportów finansowych pomagających analizować dane.
• Bezpieczeństwo i ochrona danych przed nieautoryzowanym dostępem to jedne z najważniejszych cech dobrego programu do fakturowania.
• Program do fakturowania musi oferować dostęp do pomocy technicznej w razie problemów.
• Dostęp do programu za pośrednictwem aplikacji mobilnej może być przydatny np. w przypadku pracy zdalnej. W tym kontekście ważne będą też przechowywanie danych w chmurze oraz możliwość współpracy i dostęp do danych z różnych lokalizacji
• Dobry program do fakturowania powinien być zawsze zgodny ze zmianami w prawie podatkowym i księgowym. Program do fakturowania to cyfrowe narzędzie służące do tworzenia, wysyłania i śledzenia faktur oraz zarządzania finansami przedsiębiorstwa.

Wybór programu do fakturowania

Wybór odpowiedniego programu do fakturowania może znacząco wpłynąć na efektywność i organizację finansów Twojej firmy. Warto więc poświęcić na ten proces odpowiedni czas i zastanowić się nad wszystkimi aspektami wyboru. Najczęściej działa się według następującego planu:

Zidentyfikuj potrzeby biznesowe i określ budżet

Musisz dokładnie zastanowić się nad zakresem działalności i potrzebami swojego biznesu. Czy Twoja firma wymaga jedynie prostego narzędzia do tworzenia i wysyłania faktur, czy też potrzebujesz bardziej rozbudowanego systemu, który oferuje zaawansowane funkcje?

Kolejnym ważnym krokiem jest określenie budżetu przeznaczonego na zakup takiego narzędzia. Rynek oferuje różnorodne rozwiązania – od darmowych programów o ograniczonej funkcjonalności po płatne wersje z bogatym zestawem funkcji i wsparciem technicznym. Koszty zakupu mogą się różnić w zależności od liczby dostępnych funkcji, a także rodzaju licencji, czy to jednorazowa opłata, czy subskrypcja. Warto także rozważyć przyszłe potrzeby firmy i możliwość skalowania narzędzia w miarę jej rozwoju.

Sprawdź cechy programu

Korzystanie z nowych narzędzi może być wyzwaniem, dlatego tak istotne jest, by program do fakturowania był intuicyjny i łatwy w obsłudze. Uproszczony interfejs i funkcje przyspieszające pracę to klucz do efektywnego zarządzania finansami. Istotne jest również wsparcie oferowane przez producenta, takie jak darmowe szkolenia, tutoriale wideo czy materiały instruktażowe.

Jeśli Twoja firma korzysta z innych narzędzi, takich jak programy księgowe czy platformy e-commerce, możliwość integracji programu do fakturowania z nimi jest nieoceniona. Warto też pamiętać, że współcześnie mobilność to nie luksus, ale konieczność, a aplikacja mobilna lub dostęp przez przeglądarkę w smartfonie pozwalaj na pracę w dowolnym miejscu.

Oprogramowanie powinno też oferować zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie danych, by chronić informacje przed nieautoryzowanym dostępem. Równie ważne są wsparcie techniczne i aktualizacje.

Sprawdź opinie innych użytkowników i wybierz wersję próbną

Przeglądając recenzje i komentarze na temat wybranego programu do fakturowania, możesz poznać jego mocne strony oraz ewentualne mankamenty. Opinie klientów mogą dostarczyć istotnych informacji o jego funkcjonalności, intuicyjności, a także o jakości wsparcia oferowanego przez producenta.

Także bezpłatne wersje próbne programów to świetna okazja, aby na własne oczy zobaczyć, jak dany produkt działa w praktyce. Testując oprogramowanie, można ocenić, czy spełnia ono wszystkie Twoje oczekiwania i jest dostosowane do specyfiki Twojej działalności.

Dokonaj wyboru i zakupu

Po dokładnej analizie i wyborze programu do fakturowania, który najlepiej odpowiada potrzebom Twojego biznesu i jest w zadanym budżecie, przystąp do jego zakupu. Następnie przeprowadź proces wdrożenia w firmie, szkoląc pracowników i dostosowując narzędzie do specyfiki Twojej działalności.

Lista programów do fakturowania

Do najpopularniejszych programów do fakturowania należą między innymi:

Bizin Premium

Program Bizin Premium jest nowoczesnym narzędziem do fakturowania online, które ułatwia codzienną działalność przedsiębiorcy. Umożliwia szybkie wystawianie faktur i innych dokumentów przychodowych, zarządzanie wieloma magazynami, monitorowanie sytuacji finansowej firmy, automatyczne wystawianie faktur oraz zarządzanie płatnościami. Oferuje również szeroki zakres integracji z systemami e-commerce oraz możliwość generowania dokumentów JPK (Jednolity Plik Kontrolny) jednym kliknięciem. Jest zgodny z najnowszymi wymogami Ministerstwa Finansów i dostępny online za pośrednictwem bezpiecznego połączenia SSL z dowolnego miejsca na świecie. Dostępny jest w planach Standard (96 złotych rocznie) i premium (144 złote)

Comarch ERP XT

Comarch ERP XT oferuje moduł fakturowania, który umożliwia szybkie wystawienie faktury w 10 sekund i wysłanie jej do klienta jednym kliknięciem. Dzięki technologii OCR, program pozwala na oszczędzenie czasu i automatyczne wprowadzanie danych z faktur kosztowych. Moduł fakturowania jest dostępny w cenie 17 zł miesięcznie, z dodatkową opłatą 115 zł miesięcznie za korzystanie z pozostałych funkcji systemu Comarch ERP XT. Program można rozszerzać o moduły takie jak księga podatkowa i ryczałt ewidencjonowany (kosztuje to 39 złotych miesięcznie) oraz inne.

Elisoft Faktury 2023

Program ELISOFT Faktury 2023 to intuicyjne narzędzie do wystawiania faktur, które umożliwia szybkie generowanie dokumentów, oszczędza czas, i zminimalizuje możliwość pomyłek. Jest darmowy, umożliwia generowanie kilkunastu faktur miesięcznie i oferuje różne eksporty danych do programów księgowych. Jest idealny dla osób, które wolą przechowywać dane na swoich komputerach, a nie w chmurze, choć oferuje również opcję zdalnej pracy na kilku komputerach jednocześnie.

Faktura Small Business Standard

Program Faktura Small Business Standard jest podstawowym systemem do fakturowania VAT/bez VAT. Można zakupić licencję na 12 miesięcy za 280 zł netto, choć istnieje możliwość rozpoczęcia 7-dniowego okresu próbnego za 0 zł. Cena programu wynosi 400 zł netto, a koszt odnowienia licencji na kolejny rok to 165 zł netto.

Faktura-online.pl

Faktura-online.pl umożliwia szybkie wystawianie faktur, zarządzanie nimi i wysyłanie klientom. Oferta obejmuje różne plany taryfowe, w tym opcje darmowe i płatne, dostosowane do różnych potrzeb użytkowników. Program oferuje szereg funkcji, takich jak automatyczne uzupełnianie danych, szablony faktur, zarządzanie klientami i produktami, a także eksport danych do programów księgowych. Narzędzie to jest dostępne przez przeglądarkę internetową, co ułatwia dostęp i współpracę.

Faktura.pl

Faktura.pl umożliwia użytkownikom szybkie tworzenie, wysyłanie i śledzenie faktur. Oferuje funkcje, takie jak automatyczne przypomnienia o płatnościach, personalizacja szablonów faktur, a także integracje z innymi systemami księgowymi lub narzędziami do zarządzania firmą. Jest to intuicyjne i przyjazne dla użytkownika narzędzie, które może pomóc w ułatwieniu procesu fakturowania i poprawie przepływu gotówki. Miesiąc korzystania kosztuje 19,99 PLN, pół roku 14,99, a rok 9,99.

Fakturalight

FakturaLight oferuje prosty i intuicyjny interfejs użytkownika. Umożliwia szybkie wystawianie faktur, zarządzanie klientami oraz produktami. Dodatkowo program ten może zawierać funkcje takie jak eksport danych do programów księgowych, generowanie różnych raportów, czy wsparcie dla różnych stawek podatkowych. Jest to dobre rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw, które szukają prostego w obsłudze narzędzia do zarządzania fakturami. Pakiet standardowy to wydatek rzędu 150 złotych rocznie

FakturaXL

FakturaXL umożliwia szybkie i wygodne wystawianie faktur. Oferuje różne funkcje, takie jak zarządzanie danymi klientów, tworzenie spersonalizowanych szablonów faktur oraz monitorowanie płatności. Możliwa jest również jego integracja z innymi systemami księgowymi lub narzędziami do zarządzania firmą. Pełna wersja programu kosztuje 8 złotych miesięcznie

Fakturownia

Fakturownia to platforma do fakturowania online, która umożliwia szybkie i wygodne wystawianie faktur, zarządzanie klientami oraz monitorowanie płatności. Oferuje również funkcje takie jak automatyczne przypomnienia o płatnościach, personalizacja szablonów faktur oraz eksport danych do programów księgowych. Dokumenty można także tłumaczyć na różne języki, a same faktury można wystawiać we wszystkich walutach świata. Oprogramowanie dostępne jest w czterech planach: Start (6,40 zł miesięcznie), Standard (15,20 zł) Pro (23,20 zł) i Pro Plus (45,60 zł).

Fakturowo

Program umożliwiający wystawienie każdego rodzaju faktury oraz oferujący możliwość stworzenia bazy danych klientów, kosztów czy produktów. Z programu można korzystać bez abonamentu, ale w zamian użytkownik nie ma dostępu do wszystkich funkcjonalności. Abonament miesięczny kosztuje 15 złotych brutto, półroczny 40, a roczny 60.

Firmino

Program do fakturowania pozwalający również wysyłać notatki windykacyjne oraz przypomnienia o płatnościach. Dodatkową opcją jest możliwość ewidencji stanów magazynowych firmy. Program pozwala także w pewnym stopniu planować pracę, dzięki wbudowanej sekcji zdań. Wersja darmowa nie oferuje wszystkich funkcji, ale jest darmowa, standardowa kosztuje 7,20 miesięcznie, a Pro, która zapewnia dostęp do wszystkich funkcjonalności – 14,40.

iFirma

iFirma to nie tylko program do fakturowania, ale również system CRM. Oprócz tego platformę można powiązać z kontem na Allegro, co pozwala automatycznie wysyłać faktury do klientów. Pełna wersja kosztuje 12,50 zł miesięcznie.

Infakt.pl

Program inFakt.pl jest przeznaczony do fakturowania, umożliwiając szybkie i wygodne wystawianie oraz wysyłanie faktur. Oferuje różne rodzaje faktur, takie jak faktury sprzedażowe, zaliczkowe, proformy i inne, także w walutach obcych. Program pozwala na zapraszanie współpracowników do wspólnego wystawiania faktur, kontrolę nad finansami oraz monitorowanie statusów płatności. Dodatkowo umożliwia wysyłanie przypomnień klientom o nieopłaconych fakturach, generowanie JPK_FA, a także korzystanie z infolinii ekspertów dostępnej od poniedziałku do soboty w godzinach 7-22. Dostępny jest w trzech planach – podstawowym (5 PLN miesięcznie), optymalnym (15 PLN) i premium (25 PLN)

ING Księgowość

Oferowana przez bank ING aplikacja jest świetnym rozwiązaniem dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego lub KPiR. Oprogramowanie oferuje nie tylko możliwość fakturowania, ale również (za dodatkową opłatą) funkcje księgowe, kadrowe i magazynowe. Do działania nie jest wymagane konto w banku ING.

InTaxo

Oprogramowanie oferujące nie tylko moduł do fakturowania, ale również nadzorowania stanów magazynowych, prowadzenia księgowości czy rejestr VAT. Pozwala wystawić każdy rodzaj faktury. Wersja testowa jest bezpłatna przez 30 dni, po tym czasie płatność za moduł do fakturowania wynosi 15 złotych miesięcznie.

Melpe

Program pozwalający zarządzać wieloma firmami. Dzięki niemu można nie tylko wystawiać faktury, ale również prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupów, a także kontrolować firmową dokumentację. Wersja testowa działa 30 dni za darmo, po tym okresie płaci się 6 złotych miesięcznie.

mpFaktura Professional

Proste i intuicyjne pod względem wyglądu, ale oferujące niezwykle rozbudowane możliwości oprogramowanie do fakturowania, kontroli dokumentacji, zamówień oraz magazynowania. Dostępne jest w trzech planach – podstawowy, w którym użytkownik może korzystać tylko z lokalnej bazy danych, kosztuje 19,99 zł miesięcznie. W kolejnym (34,99 zł za miesiąc) zyskuje się 1GB przestrzeni w chmurze, a w najwyższym (57,99 zł za miesiąc) użytkownik ma dostęp do 5GB przestrzeni oraz może skorzystać z godzinnego szkolenia z obsługi programu.

Subiekt 123

Subiekt pozwala wystawiać faktury i paragony. Oprócz tego daje możliwość generowania faktur cyklicznych, które są automatycznie wysyłane do klientów, a także plików JPK_VAT i JPK_FA. Wyróżnia się też w pełni konfigurowalnym interfejsem. Miesięczny koszt Subiekta to 9,90 zł trzymiesięczny 26,90 zł, a roczny 99,90. Do programu można dokupić moduły, takie jak fiskalizacja czy użytkownik+ (dzięki czemu mogą z niego korzystać trzy dodatkowe osoby)

Taxon

Bezpłatna aplikacja mobilna pozwalająca rozliczać faktury nie tylko w złotówkach, ale również w euro i funtach. Pozwala wystawić każdy rodzaj faktury, a także automatycznie generuje przypomnienia o końcu okresu rozliczeniowego czy konieczności zapłaty ZUS.

Korzyści ze stosowania programów do fakturowania

Programy do fakturowania pozwalają zaoszczędzić czas, eliminując potrzebę ręcznego tworzenia i śledzenia faktur. Często oferują możliwość śledzenia należności i zobowiązań, co pomaga w utrzymaniu płynności finansowej oraz można je integrować z innymi systemami księgowymi lub finansowymi, co przyczynia się do lepszej organizacji i kontroli finansów.

Wykorzystanie programów do fakturowania minimalizuje ryzyko błędów ludzkich oraz gwarantuje dokładność i profesjonalizm w prezentacji dokumentów. Z kolei dostęp do danych pozwala w czasie rzeczywistym zarządzać finansami firmy i podejmować świadome decyzje biznesowe.