Program do fakturowania – co to jest i jaki wybrać?

Efektywne zarządzanie finansami jest kluczem do sukcesu każdej firmy. Programy do fakturowania są niezastąpionym narzędziem w tym procesie oraz oferują szereg zaawansowanych funkcji i usprawnień.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest program do fakturowania?
• Jak wybrać program do fakturowania?
• Jakie są popularne programy do fakturowania?
• Jakie są korzyści z programów do fakturowania?

Program do fakturowania – definicja

Program do fakturowania to oprogramowanie ułatwiające tworzenie, wysyłanie i zarządzanie fakturami online i fizycznie.

Umożliwia automatyzację procesu wystawiania faktur online, śledzenie płatności, generowanie raportów finansowych oraz zarządzanie danymi klientów.

Program do fakturowania to narzędzie informatyczne umożliwiające wystawianie, zarządzanie i archiwizowanie faktur oraz innych dokumentów księgowych, często z funkcjami automatyzacji, integracji z systemami finansowymi i zgodności z przepisami podatkowymi.

Definicja programu do fakturowania

Łączy się z obowiązującym w Polsce Krajowym Systemem E-faktur i może być dostępny jako samodzielna aplikacja czy jako część większych systemów zarządzania finansami lub systemów ERP.

Wybór programu do fakturowania

Wybór odpowiedniego programu do wystawiania faktur może znacząco wpłynąć na efektywność i organizację finansów Twojej firmy. Musisz dokładnie zastanowić się nad zakresem działalności i potrzebami swojego biznesu. Czy Twoja firma wymaga jedynie prostego programu do błyskawicznego wystawiania faktur, czy też potrzebujesz bardziej rozbudowanego systemu, który oferuje rozbudowane funkcje?

Dobry program do faktur powinien przede wszystkim być intuicyjny i oferować możliwość wystawiania dokumentów księgowych w sposób szybki i bezproblemowy. Musi być też zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, połączony z centralnym systemem w rodzaju Krajowego Systemu E-faktur, a także łatwy do aktualizacji w przypadku zmian regulacyjnych. Winien też łatwo integrować się z systemami księgowymi i bankowymi, co pozwala np. na automatyczne księgowanie wpłat i wypłat.

Profesjonalne oprogramowanie do fakturowania powinno umożliwiać generowanie różnych typów faktur, takich jak:

• faktury VAT,
• faktura proforma,
• faktury cykliczne,
• faktury zaliczkowe,
• faktury korygujące.

Powinien także oferować możliwość obsługi różnych walut i kursów wymiany. Musi również posiadać funkcje ewidencjonowania płatności, monitorowania należności oraz automatycznego przypominania o zaległych zobowiązaniach. Oprócz tego ważne w jego działaniu są bezpieczeństwo danych, szyfrowanie informacji, regularne kopie zapasowe oraz zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym RODO.

Ważnym krokiem jest określenie budżetu przeznaczonego na zakup takiego narzędzia. Rynek oferuje różnorodne rozwiązania – od darmowych, prostych programów o ograniczonych możliwościach po płatne wersje z bogatym zestawem funkcji i wsparciem technicznym. Koszty zakupu mogą się różnić w zależności od liczby dostępnych funkcji, a także rodzaju licencji, czy to jednorazowa opłata, czy subskrypcja. Warto też rozważyć przyszłe potrzeby firmy i możliwość skalowania narzędzia w miarę jej rozwoju.

Programy do wystawiania faktur powinny też oferować dodatkowe funkcjonalności, takie jak np. możliwość dodania dowolnych treści do dokumentów (np. logotypu czy własnego układu graficznego), połączenia z bazą klientów czy automatycznego wprowadzania danych kontrahenta, jeśli dokumenty kosztowe wypełniane są któryś raz z kolei. Współcześni przedsiębiorcy poszukują też w programach do faktur funkcji analitycznych, które pozwalają na monitorowanie kondycji finansowej firmy, analizę sprzedaży oraz prognozowanie przepływów pieniężnych.

Warto też zastanowić się, czy lepiej wybrać bezpłatny program czy płatny. Wybór zależy od specyfiki działalności, skali operacji oraz potrzeb użytkownika. Darmowe programy są atrakcyjne dla małych firm i freelancerów, oferując podstawowe funkcje, takie jak wystawianie faktur VAT, korekt i proform, często z ograniczoną liczbą dokumentów w danym miesiącu, ale mogą one nie zapewniać pełnej integracji z systemami księgowymi, wsparcia technicznego czy funkcji automatyzacji.

Płatne programy oferują bardziej zaawansowane narzędzia, takie jak możliwość wystawienia każdego rodzaju dokumentu, obsługa JPK, mobilna aplikacja działająca z dowolnego miejsca na świecie, integracja z bazami GUS, analiza sprzedaży, kontrola należności oraz moduły magazynowe. Zapewniają aktualizacje zgodne z przepisami oraz wsparcie techniczne, co minimalizuje ryzyko błędów. Z tych powodów oprogramowanie płatne najlepiej sprawdza się w firmach o większej skali działalności (np. bankach czy innych instytucjach finansowych), gdzie liczy się wydajność i bezpieczeństwo, płatne rozwiązania stanowią bardziej efektywne narzędzie wspierające zarządzanie dokumentacją finansową i optymalizację procesów księgowych.

Popularne programy do fakturowania

Do najpopularniejszych programów do faktur należą między innymi:

afaktura.pl

Ten program do faktur zaawansowane narzędzie online dedykowane kompleksowemu zarządzaniu fakturowaniem oraz dokumentacją sprzedażową. Daje rozbudowane możliwości tworzenia faktur i ułatwia wystawienie dokumentów różnych rodzajów, w tym faktur VAT, proform, faktur zaliczkowych, not korygujących, not księgowych, rachunków, ofert handlowych, faktur RR, dokumentów KP i KW, WZ oraz zamówień. Wspiera obsługę faktur walutowych, automatycznie przeliczając wartości według aktualnych kursów NBP, co jest nieocenione w transakcjach międzynarodowych.

Oferuje funkcje, takie jak drukowanie faktur, generowanie plików JPK (Jednolity Plik Kontrolny), zapis w formacie PDF oraz bezpośrednią wysyłkę dokumentów na adres e-mail kontrahenta. Do przydatnych opcji można też zaliczyć automatyczne przeliczanie wartości netto i brutto z uwzględnieniem różnych stawek VAT.

Zaawansowane zarządzanie bazą kontrahentów i produktów pozwala na szybkie dodawanie nowych pozycji, import danych z plików Excel oraz personalizację informacji o klientach. Funkcje, takie jak archiwum dokumentów, inteligentna wyszukiwarka oraz możliwość edycji wystawionych faktur, ułatwiają kontrolę nad dokumentacją i zapewniają szybki dostęp do potrzebnych informacji.

Afaktura.pl jest dostępna w ponad 30 wersjach językowych, co umożliwia wystawianie dokumentów w wielu językach i dostosowanie ich do międzynarodowych standardów. Program oferuje również zaawansowane funkcje analityczne, takie jak statystyki sprzedaży, raporty oraz monitoring płatności. Pełna wersja (program Prestige) kosztuje 24.92 zł miesięcznie przy abonamencie rocznym.

Bizin Premium

Program Bizin Premium jest nowoczesnym programem do fakturowania online, które ułatwia wystawianie dokumentów kosztowych, faktur i innych dokumentów przychodowych. Oprócz tego umożliwia zarządzanie wieloma magazynami, monitorowanie sytuacji finansowej firmy, posiada funkcję faktury cyklicznej, może automatycznie uzupełniać dane kontrahenta oraz oferuje intuicyjne możliwości zarządzania płatnościami.

Do głównych funkcji programu można zaliczyć też szeroki zakres integracji z systemami e-commerce oraz możliwość generowania dokumentów JPK jednym kliknięciem. Jest połączony z krajowym systemem e-faktur, zgodny z najnowszymi wymogami Ministerstwa Finansów i dostępny online za pośrednictwem bezpiecznego połączenia SSL z każdego miejsca na świecie, w tym w wersji mobilnej. Wersja Basic jest bezpłatna, Standard to koszt 132 złotych rocznie, zaś wersja Premium kosztuje 192 złote rocznie.

Comarch ERP XT

Comarch ERP XT oferuje funkcję księgowości i fakturowania, która umożliwia szybkie wystawienie faktury w 10 sekund i wysłanie jej do klienta jednym kliknięciem. Dzięki technologii OCR pozwala na oszczędność czasu i automatyczne wprowadzanie danych z faktur kosztowych. Moduł fakturowania jest dostępny w cenie 17 zł miesięcznie, ale za dodatkowymi opłatami można go rozszerzać o moduły, takie jak księga podatkowa i ryczałt ewidencjonowany (kosztuje to 39 złotych miesięcznie).

Elisoft Faktury

Elisoft Faktury to zaawansowany program do faktur umożliwiający kompleksowe zarządzanie dokumentacją sprzedażową i zakupową, w tym wystawianie faktur (np. VAT czy proform), korekt oraz rachunków. Aplikacja obsługuje różne waluty, automatycznie pobierając aktualne kursy z NBP, co ułatwia transakcje międzynarodowe. Wbudowany moduł magazynowy pozwala na ewidencję towarów i usług, kontrolę stanów magazynowych oraz generowanie dokumentów takich jak PZ, WZ, PW czy RW. Integracja z bazami GUS, VAT i VIES umożliwia automatyczne pobieranie i weryfikację danych kontrahentów, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami. Program oferuje tez funkcje, takie jak drukowanie kodów QR na fakturach dla płatności mobilnych, zaawansowany edytor szablonów wydruków oraz moduł analiz graficznych.

Faktura Small Business Standard

Program Faktura Small Business Standard to zaawansowane narzędzie dedykowane małym i średnim przedsiębiorstwom, umożliwiające sprawne wystawianie różnorodnych dokumentów sprzedażowych, takich jak faktury VAT, proformy, korekty oraz paragony fiskalne. Aplikacja wyposażona jest w kartoteki klientów oraz produktów, co przyspiesza proces fakturowania poprzez automatyczne uzupełnianie danych. Integracja z bazą GUS pozwala na szybkie pobieranie informacji o kontrahentach na podstawie numeru NIP.

Program obsługuje faktury w walutach obcych, automatycznie pobierając aktualne kursy z NBP, oraz umożliwia tworzenie plików JPK. Funkcje, takie jak ewidencja sprzedaży VAT, analiza sprzedaży według towarów i usług oraz raporty nieuregulowanych należności wspierają efektywne zarządzanie finansami. Roczna licencja kosztuje 320 złotych.

Faktura.pl

Faktura.pl jest łatwa do zrozumienia dla początkujących użytkowników i może pomóc w działalności małym firmom , ale sprawdzi się też w średnich firmach, które mogą korzystać z dodatkowych funkcji, takich jak automatyczne przypomnienia o płatnościach, personalizacja szablonów faktur, a także integracje z innymi systemami księgowymi lub narzędziami do zarządzania firmą. Jest to intuicyjne i przyjazne dla użytkownika narzędzie, które może pomóc w ułatwieniu procesu fakturowania i poprawie przepływu gotówki. Wersja Optimum kosztuje 18,99 PLN miesięcznie.

Fakturalight

FakturaLight oferuje prosty i intuicyjny interfejs użytkownika. Umożliwia szybkie wystawianie faktur, zarządzanie klientami oraz produktami. Dodatkowo program ten może zawierać funkcje takie jak eksport danych do programów księgowych, generowanie różnych raportów, czy wsparcie dla różnych stawek podatkowych. Jest to dobre rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw, które szukają prostego w obsłudze narzędzia do zarządzania fakturami. Pakiet standardowy to wydatek rzędu 150 złotych rocznie

Faktura XL

Faktura XL umożliwia szybkie i wygodne wystawianie faktur. Oferuje różne funkcje, takie jak wysyłka plików JPK i deklaracji ZUS DRA, zarządzanie danymi klientów, tworzenie spersonalizowanych szablonów faktur oraz monitorowanie płatności. Możliwa jest również jego integracja z innymi systemami księgowymi lub narzędziami do zarządzania firmą. Pełna wersja Faktury XL kosztuje 9,99 złotych miesięcznie.

Fakturownia

Fakturownia to platforma do fakturowania online, która umożliwia szybkie i wygodne wystawianie faktur, zarządzanie klientami oraz monitorowanie płatności. Oferuje również funkcje takie jak automatyczne przypomnienia o płatnościach, personalizacja szablonów faktur oraz eksport danych do programów księgowych. Dokumenty można także tłumaczyć na wiele języków, a same faktury można wystawiać we dowolnej walucie. Oprogramowanie dostępne jest w planach: Micro (w tym wypadku jest to darmowy program), Start (9,99 PLN miesięcznie), Standard (22,77 PLN miesięcznie), Pro (39,99 PLN miesięcznie), Pro Plus (66,77 PLN miesięcznie).

Fakturowo

Program umożliwiający wystawienie każdego rodzaju faktury oraz oferujący możliwość stworzenia bazy danych klientów, kosztów czy produktów. Z programu można korzystać bez abonamentu, ale w zamian użytkownik nie ma dostępu do wszystkich funkcjonalności. Jednorazowa opłata aktywacyjna wynosi 100 PLN brutto za możliwość aktywacji 50 dodatkowych usług cyklicznych, zaś abonament można przedłużać o miesiąc (15 PLN brutto), pół roku (60 PLN brutto) i rok (100 PLN brutto).

Firmino

Program do faktur pozwalający również wysyłać notatki windykacyjne oraz przypomnienia o płatnościach. Dodatkową opcją jest możliwość ewidencji stanów magazynowych firmy. Program pozwala także w pewnym stopniu planować pracę, dzięki wbudowanej sekcji zdań. Wersja darmowa nie oferuje wszystkich funkcji, zaś wersja podstawowa kosztuje 8,80 PLN miesięcznie.

Infakt.pl

Program inFakt.pl jest przeznaczony do fakturowania, umożliwiając szybkie i wygodne wystawianie oraz wysyłanie faktur. Oferuje różne rodzaje faktur, takie jak faktury sprzedażowe, zaliczkowe, proformy i inne, także w walutach obcych. Program pozwala na zapraszanie współpracowników do wspólnego wystawiania faktur, kontrolę nad finansami oraz monitorowanie statusów płatności. Dodatkowo umożliwia wysyłanie przypomnień klientom o nieopłaconych fakturach, generowanie JPK_FA, a także korzystanie z infolinii ekspertów dostępnej od poniedziałku do soboty w godzinach 7-22. Moduł Faktury kosztuje 4,99 PLN miesięcznie, zaś pełna księgowość online to wydatek rzędu 189 PLN miesięcznie.

ING Księgowość

Oferowana przez bank ING aplikacja jest świetnym rozwiązaniem dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego lub KPiR. Oprogramowanie oferuje nie tylko możliwość fakturowania, ale również (za dodatkową opłatą) funkcje księgowe, kadrowe i magazynowe. Do działania nie jest wymagane konto w banku ING.

InTaxo

Oprogramowanie oferujące nie tylko moduł do fakturowania, ale również nadzorowania stanów magazynowych, prowadzenia księgowości czy rejestr VAT. Pozwala wystawić każdy rodzaj faktury. Wersja testowa jest bezpłatna przez 30 dni, po tym czasie płatność za moduł do fakturowania wynosi 15 złotych miesięcznie.

Subiekt 123

Ten program do faktur pozwala wystawiać rożnego rodzaju faktury i paragony. Oprócz tego daje możliwość generowania faktur cyklicznych, które są automatycznie wysyłane do klientów, a także plików JPK_VAT i JPK_FA. Wyróżnia się też w pełni konfigurowalnym interfejsem. Miesięczny koszt Subiekta to 14,90 PLN, trzymiesięczny 39,90, zaś roczny 149. Do programu można dokupić moduły, takie jak fiskalizacja czy użytkownik+ (dzięki czemu mogą z niego korzystać trzy dodatkowe osoby)

wFirma

Program wFirma to zaawansowane narzędzie online, które integruje funkcje fakturowania, księgowości, zarządzania magazynem oraz kadr i płac, oferując kompleksowe wsparcie dla przedsiębiorców w zarządzaniu ich działalnością. System umożliwia wystawianie różnorodnych dokumentów sprzedażowych, takich jak faktury VAT, proformy, faktury zaliczkowe, końcowe, uproszczone, korygujące oraz faktury VAT marża. Intuicyjny interfejs sprawia, że program jest łatwy w obsłudze, a możliwość personalizacji pozwala użytkownikom dostosować szablony faktur, dodawać logo firmy oraz wystawiać dokumenty w różnych językach i walutach. Oprócz faktur daje też możliwość korzystania z modułów magazynowych, HR czy CRM. Pakiet Fakturowanie i Księgowość kosztuje 49 PLN miesięcznie.

Korzyści z programów do fakturowania

Programy do faktur pozwalają zaoszczędzić czas, eliminując potrzebę ręcznego tworzenia i śledzenia faktur. Często oferują możliwość śledzenia należności i zobowiązań, co pomaga w utrzymaniu płynności finansowej oraz można je integrować z innymi systemami księgowymi lub finansowymi, co przyczynia się do lepszej organizacji i kontroli finansów.

Wykorzystanie programów do faktur minimalizuje ryzyko błędów ludzkich oraz gwarantuje dokładność i profesjonalizm w prezentacji dokumentów. Z kolei dostęp do danych pozwala w czasie rzeczywistym zarządzać finansami firmy i podejmować świadome decyzje biznesowe.