Program do fakturowania – co to jest?

Czy zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego niektóre firmy wystawiają faktury w kilkanaście sekund, podczas gdy inne spędzają na tym godziny? Tajemnica tkwi w wykorzystaniu nowoczesnych programów do fakturowania. Tempo prowadzenia biznesu stale przyspiesza, więc tradycyjne metody wystawiania faktur stają się nie tylko nieefektywne, ale również kosztowne.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest program do fakturowania?
• Jakie są funkcje programów do fakturowania?
• Jakie cechy powinien posiadać dobry program do fakturowania?
• Jak wybrać program do fakturowania?
• Jakie są popularne programy do fakturowania?
• Jakie są korzyści z programów do fakturowania?

Najważniejsze informacje:

• Program do fakturowania to cyfrowe narzędzie umożliwiające szybkie, automatyczne wystawianie i zarządzanie dokumentami sprzedażowymi w formie elektronicznej.
• Kluczowe funkcje obejmują automatyzację procesów, zarządzanie bazą kontrahentów, integracje z innymi systemami oraz generowanie raportów finansowych.
• Dobry program powinien oferować intuicyjny interfejs, automatyzację procesów, zgodność z KSeF oraz możliwości integracyjne z innymi systemami biznesowymi.
• Proces wyboru obejmuje analizę potrzeb firmy, porównanie funkcjonalności, testowanie wersji próbnych oraz ocenę kosztów długoterminowych.
• Najpopularniejsze rozwiązania w Polsce to Fakturownia, Faktura.pl, FakturaXL, iFirma oraz Comarch ERP XT, każde z unikalnymi zaletami.
• Główne korzyści to oszczędność czasu i pieniędzy, poprawa bezpieczeństwa danych, mobilność oraz zgodność z przepisami prawa.

Program do fakturowania – definicja

Program do fakturowania zastępuje tradycyjne, czasochłonne metody ręcznego tworzenia faktur, oferując przedsiębiorcom możliwość automatyzacji całego procesu od wystawienia po archiwizację dokumentów. Nowoczesne programy nie ograniczają się jedynie do generowania standardowych dokumentów. Oferują kompleksowe wsparcie w zakresie zarządzania relacjami z kontrahentami, monitorowania płatności oraz integracji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Program do fakturowania to zintegrowane narzędzie cyfrowe, które umożliwia przedsiębiorcom szybkie, wygodne i zgodne z prawem zarządzanie procesem wystawiania, wysyłania i przechowywania dokumentów sprzedażowych w formie elektronicznej.

Definicja programu do fakturowania

Współczesne rozwiązania charakteryzują się intuicyjnym interfejsem, który sprawia, że wystawienie faktury zajmuje mniej niż minutę. Programy umożliwiają nie tylko tworzenie różnych rodzajów faktur – od standardowych VAT po faktury zaliczkowe i korygujące – ale również obsługę dokumentów kosztowych, paragonów fiskalnych oraz dokumentów magazynowych.

Jakie są funkcje programów do fakturowania?

Nowoczesne programy do fakturowania oferują znacznie więcej niż podstawowe wystawianie dokumentów, stanowiąc kompleksowe centrum zarządzania procesami sprzedażowymi i finansowymi przedsiębiorstwa.

Automatyzacja procesów fakturowania

Automatyczne wystawianie faktur stanowi rdzeń każdego profesjonalnego systemu. Program automatycznie generuje numery dokumentów, oblicza podatek VAT, kwoty netto i brutto, eliminując ryzyko błędów ludzkich. Szczególnie wartościowa jest funkcja automatycznego wystawiania faktur cyklicznych, która umożliwia tworzenie powtarzalnych dokumentów zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Zaawansowane systemy oferują również automatyczne generowanie faktur na podstawie zdefiniowanych szablonów oraz automatyczne przesyłanie dokumentów do kontrahentów. Dzięki integracji z bazą GUS, automatyczne księgowanie następuje poprzez pobieranie danych kontrahenta po wpisaniu numeru NIP.

Zarządzanie dokumentacją i kontrahentami

Kompleksowe zarządzanie sprzedażą obejmuje tworzenie i utrzymywanie bazy danych kontrahenta oraz katalogu produktów i usług. Program umożliwia przechowywanie historii transakcji, co ułatwia analiza działalności gospodarczej oraz budowanie długoterminowych relacji biznesowych.

Funkcjonalność obejmuje również zarządzanie dokumentami sprzedażowymi różnego typu – od faktur VAT po faktury ustrukturyzowane wymagane przez Krajowy System e-Faktur. System umożliwia wystawianie faktur online w różnych walutach, co jest niezbędne dla firm prowadzących działalność międzynarodową.

Integracje i raportowanie

Nowoczesne programy oferuje integracje z systemami płatności, bankowością elektroniczną oraz wszystkimi dostawcami sklepów internetowych. Generowanie plików JPK oraz automatyzacja procesów księgowych znacznie upraszczają obsługę administracyjną firmy.

Generowanie raportów finansowych oraz raportów księgowych umożliwia bieżące monitorowanie kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Zaawansowane funkcje obejmują również automatyczne przypomnienia o terminach płatności oraz zarządzanie procesami windykacyjnymi.

Wybierając program do fakturowania, przedsiębiorcy powinni przede wszystkim zwrócić uwagę na automatyzację procesów i możliwości integracyjne. Te cechy determinują realną oszczędność czasu i wzrost efektywności operacyjnej firmy.

Michał Włodarczyk, Head of Customer Success

Jakie cechy powinien posiadać dobry program do fakturowania?

Dobry program do fakturowania powinien posiadać następujące cechy:

Zgodność z przepisami i bezpieczeństwo

Najważniejsze funkcje programu muszą obejmować pełną zgodność z Krajowym Systemem e-Faktur oraz możliwość generowania plików JPK. Program powinien automatycznie aktualizować się zgodnie ze zmieniającymi się przepisami prawa, zapewniając przedsiębiorcom spokój prawny.

Bezpieczeństwo danych stanowi fundamentalną cechę profesjonalnego oprogramowania do fakturowania. System musi oferować ochronę przed nieautoryzowanym dostępem poprzez zaawansowane szyfrowanie oraz regularne kopie zapasowe. Zgodność z RODO oraz certyfikaty bezpieczeństwa potwierdzają wiarygodność dostawcy.

Automatyzacja i funkcjonalność

Kompleksowy program umożliwia automatyczne wystawianie faktur, znacznie redukując czas potrzebny na rutynowe czynności administracyjne. Automatyczne księgowanie, generowanie faktur cyklicznych oraz integracja z bazą GUS to funkcje, które wyróżniają profesjonalne rozwiązania od prostych narzędzi.

Program do wystawiania faktur powinien obsługiwać różnorodne typy dokumentów – od standardowych faktur VAT po faktury zaliczkowe, korygujące oraz dokumenty kosztowe. Możliwość wystawiania faktur online w różnych walutach otwiera możliwości ekspansji międzynarodowej.

Mobilność i dostępność

Nowoczesne rozwiązania oferują pełną mobilność poprzez aplikacje na urządzenia mobilne oraz dostęp przez przeglądarki internetowe. Możliwość pracy z dowolnego miejsca staje się standardem dla dynamicznie rozwijających się firm.

Intuicyjne wystawianie faktur oraz łatwość obsługi determinują adopcję systemu przez zespół. Program powinien umożliwiać wystawienie faktury w kilku prostych krokach, minimalizując krzywą uczenia dla nowych użytkowników.

Jak wybrać program do fakturowania?

Jak wybrać program dopasowany do Twoich potrzeb? Pomocny może być plan.

Analiza potrzeb biznesowych

Pierwszym krokiem jest dokładne określenie wymagań Twojej działalności gospodarczej. Przeanalizuj liczbę wystawianych dokumentów miesięcznie, rodzaje faktur oraz specyficzne wymagania branżowe. Firmy prowadzące działalność międzynarodową będą potrzebować obsługi różnych walut, podczas gdy przedsiębiorstwa handlowe wymagają integracji z systemami magazynowymi.

Oceń również przyszłe potrzeby rozwojowe – czy planujesz ekspansję, zwiększenie zespołu lub rozszerzenie oferty. Wybór skalowalnego rozwiązania pozwoli uniknąć kosztownej migracji w przyszłości.

Porównanie funkcjonalności i testowanie

Sporządź listę koniecznych funkcji oraz porównaj dostępne opcje na rynku. Zwróć uwagę na możliwości integracji ze wszystkimi dostawcami sklepów internetowych, systemami płatności oraz programami księgowymi używanymi w Twojej firmie.

Skorzystaj z darmowych okresów próbnych oferowanych przez większość dostawców. Testowanie w rzeczywistych warunkach pracy pozwoli ocenić intuicyjność interfejsu oraz wydajność systemu przy codziennym użytkowaniu.

Ocena kosztów i wsparcia technicznego

Przeanalizuj całkowite koszty właścicielstwa, uwzględniając nie tylko miesięczne opłaty abonamentowe, ale również koszty wdrożenia, szkoleń oraz potencjalnych integracji. Darmowy program może okazać się kosztowny w długoterminowej perspektywie, jeśli nie oferuje niezbędnych funkcjonalności.

Sprawdź jakość wsparcia technicznego – dostępność pomocy, czas odpowiedzi oraz kompetencje zespołu wsparcia technicznego. Profesjonalne wsparcie staje się kluczowe w sytuacjach kryzysowych oraz podczas wdrażania nowych funkcjonalności.

Jakie są popularne programy do fakturowania?

Rok 2026 przynosi fundamentalną zmianę dla polskich przedsiębiorców – obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od 1 lutego 2026 KSeF staje się obowiązkowy dla firm z obrotami powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 dla wszystkich pozostałych podatników^{[1] [2]}. Dla najmniejszych firm (z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł lub fakturami do 450 zł) termin przesunięto na 1 stycznia 2027^[3]. Już od lutego 2026 wszyscy przedsiębiorcy muszą jednak być przygotowani na odbieranie faktur z KSeF^[4]. Wybór odpowiedniego programu do fakturowania staje się więc kluczową decyzją biznesową.

Środowisko testowe KSeF 2.0 zostało uruchomione 1 października 2025 roku^[5]. Co istotne, większość programów online oferuje już pełną integrację z KSeF bez dodatkowych opłat, nawet w pakietach darmowych^[6]. Ministerstwo Finansów planowało udostępnić bezpłatną aplikację dla firm od grudnia 2025^[7], jednak nie zastąpi ona pełnofunkcyjnych programów do fakturowania, które oferują bazę kontrahentów, automatyczne przypomnienia o płatnościach czy integracje z platformami sprzedażowymi. Warto wiedzieć, że do końca 2026 roku firmy nie będą karane za niezgodności i opóźnienia, jednak od 2027 roku kary mogą sięgać nawet 100% VAT z faktury^[8].

Fakturownia

Fakturownia to absolutny lider polskiego rynku fakturowania online – z systemu korzysta już ponad 600 000 firm^[9]. Program wyróżnia się intuicyjnym interfejsem i funkcją Turbofaktury, pozwalającą wystawić dokument w mniej niż 30 sekund^[10].

Cennik (płatność roczna z góry):

• Pakiet Micro: darmowy (do 3 faktur miesięcznie)
• Start: 8,99-12,49 zł/mies.
• Standard: 20,99-28,46 zł/mies. (magazyn, 3 użytkowników)
• Pro: 27,99-39,99 zł/mies. (5 użytkowników, własna domena)
• Pro Plus: 55,99-66,77 zł/mies. (10 użytkowników, pełne funkcje)^[11].

System oferuje ponad 65-70 integracji z platformami e-commerce, systemami płatności i bankowością^[12]. Obsługuje wszystkie waluty i 38 języków. Integracja z KSeF jest dostępna bez dodatkowych opłat we wszystkich pakietach, również w darmowym Micro^[13]. Aplikacja mobilna na iOS i Android oraz 30-dniowy bezpłatny okres próbny.

Faktura.pl

Na rynku od 1999 roku, Faktura.pl to jeden z najstarszych i najbardziej zaufanych programów do fakturowania w Polsce, obsługujący 180 000-500 000 firm^[14]. Wystawienie faktury zajmuje mniej niż 30 sekund^[15].

Cennik:

• Basic: 18,99 zł/mies.
• Optimum: 24,99 zł/mies.
• Premium: 44,99 zł/mies^[16].

Wyróżniającą funkcją jest finansowanie faktur do 100 000 zł we współpracy z Finea, pozwalające niemal natychmiast uzyskać środki z wystawionych faktur^[17]. Program oferuje integrację z Allegro, automatyczną księgowość online i pełną obsługę KSeF w cenie każdego pakietu^[18]. Posiada certyfikat ISO 27001 i 30-dniowy okres próbny.

FakturaXL

FakturaXL to solidny program dla firm poszukujących przystępnego cenowo rozwiązania z samodzielną księgowością. Jedyny minus: brak pełnofunkcyjnej aplikacji mobilnej do wystawiania faktur (dostępne tylko skanowanie kosztów)^[19].

Cennik:

• Darmowy: do 10 faktur miesięcznie, bezterminowo
• Pełny: 9,99 zł/mies. (rocznie) lub 12 zł/mies. (półrocznie)
• Pełny + magazyn: 19,99 zł/mies. (rocznie) lub 22 zł/mies. (półrocznie)^[20].

Program obsługuje 35 rodzajów dokumentów, prowadzenie KPiR i ryczałtu, generowanie JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_FA oraz deklaracji VAT– UE^[21]. Automatyczne pobieranie danych z GUS, wsparcie 24/7 przez czat, e– mail i telefon. Integracja z KSeF we wszystkich pakietach, również darmowym^[22].

iFirma

iFirma to kompleksowy system łączący fakturowanie z pełną księgowością online. Szczególnie atrakcyjny dla firm prowadzących sprzedaż e-commerce dzięki ponad 150 integracjom^[23].

Cennik:

• Darmowy: do 3 faktur miesięcznie
• Faktura+: 12,50 zł/mies. (150 zł/rok)
• Księgowość online: 49– 54 zł/mies.
• Biuro rachunkowe: od 149 zł/mies. (JDG ryczałt) do 619 zł/mies. (spółki)^[24].

Od 2025 roku moduł e-commerce (29 zł/mies.) oferuje do 100 zamówień bezpłatnie^[25]. CRM i magazyn w cenie, integracja z bankiem Santander, automatyczne księgowanie i wyliczanie podatków/ZUS. Aplikacja mobilna, 30-dniowy okres próbny i integracja z KSeF bez dodatkowych opłat^[26].

Comarch ERP XT (Betterfly)

Od 15 października 2025 program przeszedł rebranding na Comarch Betterfly^[27].

Cennik:

• eFaktury (darmowy): 10 dokumentów miesięcznie (sprzedażowe + kosztowe łącznie)
• Faktury (eFaktury Plus): 4,99– 17 zł/mies. lub 187 zł/rok
• Faktury + Księga Podatkowa: 56 zł/mies. lub 616 zł/rok
• Faktury + Magazyn + Księga: 106 zł/mies. lub 1166 zł/rok
• Pełna księgowość: 182 zł/mies. lub 2002 zł/rok^[28].

Comarch oferuje bezpłatną komunikację z KSeF do końca grudnia 2026 dla nowych klientów (do lipca 2026 dla obecnych)^[29]. Integracja z Allegro i wszystko.pl, limit OCR zwiększony do 50 dokumentów miesięcznie dla użytkowników płatnych, współpraca z biurami rachunkowymi przez Panel Klienta^[30]. Aplikacja mobilna i 30-dniowy okres próbny.

wFirma

wFirma to potężny system do kompleksowego zarządzania małą firmą, oferujący imponującą liczbę ponad 350 integracji^[31] – zdecydowanie najwięcej na rynku.

Cennik modułowy:

• Fakturowanie i CRM: 19 zł/mies.
• Księgowość: 49-54 zł/mies.
• Kadry i płace: 49 zł/mies.
• Magazyn: 30 zł/mies. (wymaga innego pakietu)^[32]
• Dla biur rachunkowych: 18 zł/mies. za klienta (promocja 2026: 0 zł przez rok dla biura i 10 klientów)^[33].

System oferuje AI asystenta do rozliczeń, nielimitowany OCR, obsługę JPK_V7, środków trwałych, księgi handlowej i CIT estońskiego. Integracja z KSeF bez dodatkowych opłat^[34]. Aplikacja mobilna i 30-dniowy okres próbny.

inFakt

inFakt to jeden z największych graczy na rynku – korzysta z niego ponad 460 000 firm^[35]. Program wyróżnia się najwyżej ocenianą aplikacją mobilną (4,9/5 w Google Play, ponad 100 000 pobrań) oraz AI Asystentem wprowadzonym w 2025 roku^[36].

Cennik:

• KSeF (darmowy): wysyłanie i odbieranie faktur bez limitów (nowość 2025)
• Faktury: 4,99 zł/mies. (59,88 zł/rok) – bez limitu dokumentów
• Samodzielna księgowość: 29,99 zł/mies. (359,88 zł/rok)
• Biuro rachunkowe: od 189 zł/mies. (JDG ryczałt) do 619 zł/mies. (spółki)^[37].

W styczniu 2025 inFakt wprowadził kontrowersyjne zmiany cennika – usunięto limity dokumentów, co wywołało dyskusję wśród użytkowników^[38]. Integracja z bankiem Santander, 30-dniowy okres próbny.

Symfonia eBiuro

Symfonia eBiuro to rozwiązanie rekomendowane przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, posiadające certyfikaty ISO 27001:2013^[39].

Cennik:

• Pakiet Sprzedaż: 23 zł/mies.
• 45-dniowy darmowy okres próbny^[40].

Obsługa KSeF – model freemium:

• 60 operacji KSeF rocznie: bezpłatnie
• Dodatkowe pakiety: od 59 zł za 120 operacji do ok. 10 900 zł za 100 000 operacji
• Dostęp do API KSeF: od 2340 zł rocznie^[41].

Do 31 grudnia 2026 wszystkie funkcje są dostępne we wszystkich pakietach^[42]. Aplikacja mobilna iOS/Android, technologia OCR, automatyczne księgowanie z KSeF, JPK, deklaracje VAT/PIT/ZUS, środki trwałe, kadry i płace.

Bizin

Bizin to ewenement na rynku – oferuje całkowicie darmowy pakiet bez limitu faktur^[43]. Na rynku od 2009 roku, obsługuje około 50 000 klientów.

Cennik:

• Basic: 0 zł (nielimitowane faktury!)
• Standard: 8-11 zł/mies. (96-132 zł/rok)
• Premium: 12-16 zł/mies. (144-192 zł/rok)^[44].

Integracja z KSeF 2.0 bezpłatna we wszystkich pakietach, certyfikaty KSeF 2.0 dostępne od listopada 2025 (demo), od lutego 2026 (produkcja)^[45]. Obsługa drukarek fiskalnych, faktury w 9 językach, OCR (20 dokumentów/mies. w Basic, 100 w Premium za dopłatą). Integracje z Allegro, WooCommerce, PrestaShop, PayU, Przelewy24, BaseLinker. API dostępne^[46].

TAXON

TAXON to najwyżej oceniana aplikacja do fakturowania w Google Play w Polsce^[47]. Ponad 50 000 użytkowników docenia minimalistyczny interfejs i możliwość wystawienia faktury w zaledwie 4 kliknięciach^[48].

Cennik:

• Darmowy okres: 3 miesiące za 0 zł^[49]
• Pakiety płatne: brak szczegółowych danych w dostępnych źródłach.

Program obsługuje wszystkie rodzaje faktur: VAT, proforma, korekty, zaliczkowe, marża, split payment, reverse charge. Dokumenty w językach PL, EN, DE. Współpraca z biurami rachunkowymi. Aplikacja skupia się na prostocie i mobilności – idealna dla freelancerów i mikroprzedsiębiorców, którzy nie potrzebują zaawansowanych funkcji księgowych^[50].

Jakie są korzyści z programów do fakturowania?

Wdrożenie profesjonalnego systemu fakturowania przynosi przedsiębiorstwom wieloaspektowe korzyści, które wykraczają daleko poza zwykłą automatyzację wystawienia dokumentów.

Oszczędność czasu i redukcja kosztów

Najważniejsze funkcje programu obejmują drastyczne skrócenie czasu potrzebnego na wystawienie faktury – z godzin do kilkunastu sekund. Intuicyjne wystawianie faktur eliminuje potrzebę ręcznego przepisywania danych kontrahentów, co znacznie redukuje ryzyko błędów. Automatyzacja procesów fakturowania może obniżyć koszty operacyjne o nawet 75%^[51].

Firmy korzystające z darmowy program często osiągają znaczne oszczędności już w pierwszym roku użytkowania. Eliminacja kosztów papieru, drukarek oraz wysyłki pocztowej pozwala zaoszczędzić setki złotych miesięcznie. Dodatkowo, automatyczne wystawianie faktur cyklicznych redukuje zaangażowanie personelu w rutynowe czynności administracyjne.

Poprawa bezpieczeństwa i zgodności z prawem

Bezpieczeństwo danych stanowi kluczową zaletę profesjonalnych systemów fakturowania. Dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem poprzez zaawansowane systemy szyfrowania oraz regularne kopie zapasowe. Zgodność z przepisami, w tym z Krajowym Systemem e-Faktur oraz wymogami generowania plików JPK, gwarantuje spokój prawny przedsiębiorcom.

Programy księgowych automatycznie aktualizują się zgodnie ze zmieniającymi się przepisami, eliminując ryzyko niezgodności z obowiązującym prawem. Funkcje audytowe oraz szczegółowe logi działań zapewniają pełną transparentność procesów biznesowych.

Mobilność i dostępność

Możliwość pracy z dowolnego miejsca dzięki aplikacjom mobilnym oraz dostępowi online rewolucjonizuje sposób prowadzenia biznesu. Przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury bezpośrednio u klienta, co skraca cykl płatności oraz poprawia satysfakcję kontrahentów.

Integracja z różnymi walutami oraz obsługa dokumentów w wielu językach otwiera możliwości ekspansji na rynki międzynarodowe. Nowoczesnych przedsiębiorstw coraz częściej doceniają możliwość zarządzania sprzedażą w czasie rzeczywistym, niezależnie od lokalizacji.