Proces decyzyjny – co to jest i jak powinien wyglądać? 

Podejmowanie decyzji jest nieodłącznym elementem naszego życia. Środowisko biznesowe, pełne złożonych wyzwań i nieustannych zmian, wymaga od liderów i menedżerów podejmowania trafnych i przemyślanych decyzji, które mogą mieć długofalowe konsekwencje. Każdego dnia stajemy przed koniecznością wyboru najlepszych rozwiązań w różnych sytuacjach – od prostych, rutynowych wyborów po te, które mogą znacząco wpłynąć na przyszłość organizacji czy naszego życia osobistego.

Z tego artykułu dowiesz się: 

• Czym jest proces decyzyjny?
• Jak wygląda klasyfikacja decyzji?
• Z jakich elementów składa się proces decyzyjny?
• Jak zmaksymalizować efektywność procesu decyzyjnego?

Proces decyzyjny – definicja

Proces decyzyjny jest kluczowy zarówno w kontekście indywidualnym, jak i organizacyjnym, pomagając w podejmowaniu przemyślanych i skutecznych decyzji, które mogą wpływać na różne aspekty funkcjonowania jednostki lub przedsiębiorstwa.

Proces decyzyjny to sekwencja działań i etapów, które prowadzą do wyboru najlepszego rozwiązania spośród dostępnych opcji w celu osiągnięcia określonego celu.

Definicja procesu decyzyjnego

Obejmuje identyfikację problemu lub potrzeby, zebranie i analizę informacji, ocenę alternatyw, wybór najbardziej odpowiedniej opcji, wdrożenie podjętej decyzji oraz monitorowanie i ocenę jej rezultatów.

Klasyfikacja decyzji

Decyzje mogą być klasyfikowane na różne sposoby w zależności od kryteriów takich jak poziom ich skomplikowania, zakres, czas podejmowania czy też stopień formalizacji:

• Ze względu na poziom skomplikowania:
  • Decyzje rutynowe – podejmowane regularnie i dotyczące powtarzających się problemów – np. zamawianie zapasów w firmie.
  • Decyzje nieliniowe – dotyczą złożonych i unikalnych problemów, wymagają dogłębnej analizy – przykładem może być wprowadzenie nowego produktu na rynek.
• Ze względu na zakres:
  • Decyzje strategiczne – dotyczą długoterminowych celów i ogólnego kierunku działania organizacji. Przykładowo może to być wejście na nowy rynek międzynarodowy.
  • Decyzje taktyczne – dotyczą średnioterminowych planów i strategii. Przykładem może być kampania marketingowa na najbliższy rok.
  • Decyzje operacyjne – dotyczą codziennych działań i bieżących operacji, takich jak harmonogram pracy zespołu na tydzień.
• Ze względu na czas podejmowania:
  • Decyzje krótkoterminowe – mają natychmiastowy lub krótkoterminowy efekt – przykładem może być naprawa awarii w linii produkcyjnej.
  • Decyzje długoterminowe – skutki są widoczne w długim okresie. Przykładem są inwestycje w nowoczesne technologie.
• Ze względu na stopień formalizacji:
  • Decyzje programowane – mają ustalone procedury i są podejmowane według ustalonych reguł. Przykładem jest przyjęcie nowego pracownika zgodnie z procedurami HR.
  • Decyzje nieprogramowane – nie mają ustalonych procedur i wymagają indywidualnej analizy i podejścia. Przykładem może być reakcja na kryzys wizerunkowy.
• Ze względu na liczbę zaangażowanych osób:
  • Decyzje indywidualne – podejmowane przez jedną osobę – na przykład decyzja menedżera o awansie pracownika.
  • Decyzje grupowe – podejmowane wspólnie przez zespół lub komitet. Przykładem mogą być decyzje zarządu firmy dotyczące strategii rozwoju. 
• Ze względu na warunki podejmowania:
  • Decyzje podejmowane w warunkach pewności – wszystkie informacje są dostępne, a wynik jest przewidywalny. Przykładem może być zakup surowców o ustalonej cenie.
  • Decyzje podejmowane w warunkach ryzyka – dostępne informacje są częściowe, a wynik jest prawdopodobny, przykładowo, są to inwestycje na giełdzie.
  • Decyzje podejmowane w warunkach niepewności – brak informacji lub są one niepełne, a wynik jest nieprzewidywalny. Przykładem może być wprowadzenie nowego, innowacyjnego produktu na rynek.
• Ze względu na funkcje zarządzania:
  • Decyzje planistyczne – dotyczą wyznaczania celów i planów działania. Przykładem może być opracowanie planu strategicznego.
  • Decyzje organizacyjne – dotyczące struktury organizacyjnej i alokacji zasobów. Przykładem jest reorganizacja działów firmy.
  • Decyzje kontrolne – dotyczą monitorowania i oceny wyników. Przykładem jest audyt wewnętrzny.
  • Decyzje kierownicze – dotyczące zarządzania ludźmi i motywowania zespołów. Przykład to wprowadzenie programu motywacyjnego.

Każda z tych klasyfikacji pomaga zrozumieć różnorodność decyzji, jakie mogą być podejmowane w organizacjach i w życiu codziennym, a także ułatwia zastosowanie odpowiednich narzędzi i metod do ich skutecznego realizowania.

Elementy procesu decyzyjnego

Proces decyzyjny składa się z kilku kluczowych etapów, które pomagają w systematycznym i logicznym podejmowaniu decyzji. Główne elementy tego procesu to:

• Identyfikacja problemu lub potrzeby – pierwszym krokiem jest rozpoznanie i zdefiniowanie problemu, który wymaga podjęcia decyzji. Jest to etap kluczowy, ponieważ źle zidentyfikowany problem może prowadzić do nieodpowiednich decyzji.
• Zbieranie informacji – po zidentyfikowaniu problemu, konieczne jest zebranie odpowiednich danych i informacji, które pomogą zrozumieć sytuację oraz dostępne opcje. Informacje mogą pochodzić z różnych źródeł, takich jak badania, raporty, opinie ekspertów czy analiza danych historycznych.
• Analiza informacji i ocena alternatyw – na tym etapie zebrane informacje są analizowane, a różne możliwe rozwiązania są oceniane pod kątem ich zalet i wad. Ważne jest, aby rozważyć różne scenariusze i konsekwencje każdej opcji.
• Wybór najlepszego rozwiązania – po ocenie dostępnych alternatyw, dokonuje się wyboru najlepszego rozwiązania, które najskuteczniej rozwiązuje problem lub spełnia zidentyfikowaną potrzebę. Decyzja ta powinna być oparta na przeprowadzonej analizie i dostępnych informacjach.
• Wdrożenie decyzji – wybrane rozwiązanie jest wprowadzane w życie. Na tym etapie konieczne może być planowanie konkretnych działań, alokacja zasobów oraz koordynacja działań w celu skutecznej realizacji decyzji.
• Monitorowanie i ocena rezultatów – po wdrożeniu decyzji, istotne jest monitorowanie jej efektów oraz ocena, czy przynosi oczekiwane rezultaty. W przypadku stwierdzenia odchyleń lub problemów, konieczne może być podjęcie działań korygujących.

Każdy z tych etapów jest istotny dla skutecznego i przemyślanego podejmowania decyzji, pomagając minimalizować ryzyko i zwiększać szanse na osiągnięcie zamierzonych celów.

Maksymalizowanie efektywności procesu decyzyjnego

Aby zmaksymalizować efektywność procesu decyzyjnego, warto zastosować kilka sprawdzonych strategii i technik, które pomogą w podejmowaniu trafnych i przemyślanych decyzji:

• Zdefiniowanie celów i kryteriów decyzji – jasno określ, co chcesz osiągnąć i jakie są kluczowe kryteria, które decyzja powinna spełniać. Ustalenie priorytetów i celów pomoże w ukierunkowaniu procesu decyzyjnego. 
• Zbieranie i analiza rzetelnych danych – upewnij się, że masz dostęp do aktualnych i dokładnych informacji. Korzystaj z wiarygodnych źródeł danych, przeprowadzaj badania i analizy, aby mieć pełny obraz sytuacji.
• Uwzględnianie różnych perspektyw – zasięgaj opinii różnych osób, w tym ekspertów i interesariuszy, aby uzyskać różnorodne punkty widzenia. Współpraca zespołowa może ujawnić nowe aspekty problemu i generować innowacyjne rozwiązania.
• Korzystanie z narzędzi wspomagających decyzje – wykorzystuj techniki i narzędzia analityczne, takie jak analiza SWOT, drzewa decyzyjne, analiza kosztów i korzyści, aby usystematyzować proces i ocenić różne opcje.
• Podejmowanie decyzji na podstawie faktów, a nie intuicji – staraj się unikać podejmowania decyzji wyłącznie na podstawie intuicji czy emocji. Bazuj na faktach i przeprowadzonych analizach, aby decyzje były bardziej obiektywne i przemyślane.
• Planowanie scenariuszowe i ocena ryzyka – przygotuj się na różne scenariusze i ocenę ryzyka związane z każdą opcją. Planowanie scenariuszowe pomoże zidentyfikować potencjalne zagrożenia i przygotować plany awaryjne.
• Efektywna komunikacja – zapewnij, że wszyscy zaangażowani w proces decyzyjny mają pełną i jasną informację. Otwarta i transparentna komunikacja ułatwia zrozumienie problemu i przyspiesza proces podejmowania decyzji.
• Monitorowanie i uczenie się na błędach – po wdrożeniu decyzji, regularnie monitoruj jej efekty i analizuj wyniki. Uczenie się na błędach i sukcesach pozwala na ciągłe doskonalenie procesu decyzyjnego w przyszłości.
• Delegowanie i wykorzystanie zasobów – jeśli to możliwe, deleguj odpowiednie zadania i odpowiedzialności do członków zespołu, którzy mają odpowiednie kompetencje. Efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich i materialnych zwiększa skuteczność procesu.
• Czas na refleksję i podjęcie decyzji – nie spiesz się z podejmowaniem decyzji. Daj sobie i zespołowi czas na przemyślenie i dokładną analizę wszystkich opcji.

Zastosowanie tych strategii pomoże w zwiększeniu efektywności procesu decyzyjnego, minimalizując ryzyko i maksymalizując szanse na osiągnięcie pozytywnych wyników.

Bibliografia:

• Opracowanie zbiorowe, Wspomagania Procesów Decyzyjnych. Tom 3. Badania Operacyjne. Wydawnictwo C.H. Beck, 2003.  
• Gregor Bogdan, Kalińska-Kula Magdalena, Market Intelligence jako program wsparcia procesów decyzyjnych we współczesnym przedsiębiorstwie. Wydawnictwo Uniwersytetu Łódzkiego, 2019.  
• Prusak Anna Stefanów Piotr, AHP – analityczny proces hierarchiczny. Budowa i analiza modeli decyzyjnych krok po kroku. Wydawnictwo C.H. Beck, 2014.