Praca hybrydowa: Kodeks pracy. Co musisz wiedzieć?

7 kwietnia 2023 roku weszły w życie przepisy, które na zawsze zmieniły krajobraz zatrudnienia w Polsce. Kodeks pracy otrzymał nowy rozdział, który reguluje wykonywanie pracy zdalnej – w tym jej hybrydową odmianę.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakie są zasady pracy hybrydowej?
• Jak polskie prawo opisuje pracę hybrydową?
• Jaka jest przyszłość pracy hybrydowej?

Najważniejsze informacje:

• Zasady pracy hybrydowej muszą być określone w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową lub w regulaminie ustalonym przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników, obejmując harmonogram, sposób komunikacji oraz pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych zgodnie z Kodeksem pracy.
• Polskie prawo traktuje pracę hybrydową jako formę częściowej pracy zdalnej wykonywanej w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, przy wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość w kontekście wykonywania pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Przyszłość pracy hybrydowej kształtuje się jako dominujący model pracy wspierany nowymi regulacjami prawnymi, rozwojem technologii i rosnącymi oczekiwaniami rynku pracy dotyczącymi elastyczności i równowagi work-life balance w obszarze wykonywania pracy zdalnej.

Jakie są zasady pracy hybrydowej?

Zasady pracy hybrydowej w Polsce nie są już kwestią dobrej woli pracodawcy czy nieformalnych ustaleń. To precyzyjnie określone ramy prawne w Kodeksie pracy, które muszą być jak fundamenty – solidne, jasne i zgodne z przepisami dotyczącymi pracy zdalnej.

Formalizacja – podstawa wszystkiego w kontekście pracy zdalnej

Pierwszą i najważniejszą zasadą jest obowiązek formalnego uregulowania pracy hybrydowej zgodnie z Kodeksem pracy. Przepisy nie pozostawiają tu pola do improwizacji w obszarze wykonywania pracy zdalnej. Zasady pracy zdalnej muszą być określone w jednym z trzech sposobów:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową,
• w regulaminie pracy zdalnej ustalonym przez pracodawcę (po konsultacji z przedstawicielami pracowników, jeśli nie ma związków),
• w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem w ramach wykonywania pracy.

Harmonogram – rytm nowej rzeczywistości w godzinach pracy

Druga zasada dotyczy ustalenia harmonogramu pracy w kontekście wykonywania obowiązków. Regulamin pracy zdalnej musi precyzyjnie określać podział czasu pracy między pracę w biurze a wykonywanie pracy. Może to być stały harmonogram (np. poniedziałki i wtorki w biurze), elastyczny wybór dni przez pracownika w ramach ustalonych limitów, model rotacyjny dla zespołów lub podejście zadaniowe, gdzie miejsce wykonywania pracy zależy od charakteru obowiązków zawodowych w godzinach pracy.

Komunikacja – mosty ponad dystansem w kontekście pracy zdalnej

Trzecia zasada koncentruje się na sposobach porozumiewania się podczas wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca musi określić w regulaminie pracy, jak pracownik będzie potwierdzał swoją obecność w pracy, jakie kanały komunikacji będą używane i w jakich godzinach pracy pracownik musi pozostawać dyspozycyjny przy wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. To fundamentalne dla efektywnego funkcjonowania modelu hybrydowego.

Obowiązki pracodawcy finansowe w obszarze pracy zdalnej

Czwarta zasada dotyczy pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej zgodnie z Kodeksem pracy. Pracodawca ma obowiązek zapewnić materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej lub wypłacić ekwiwalent pieniężny za używanie prywatnego sprzętu. Dodatkowo musi pokryć niezbędne koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych w formie ekwiwalentu lub ryczałtu w wysokości ustalonej z pracownikiem. Badania EY pokazują, że 84% firm decyduje się na wypłatę ryczałtu^[1], a jego kwoty wahają się od kilkudziesięciu do kilkuset złotych miesięcznie w kontekście pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Bezpieczeństwo i zasady kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej

Piąta zasada obejmuje kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zasady kontroli podczas wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca musi opracować ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej i zapoznać z nią pracownika, uwzględniając higieniczne warunki pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej pod adresem zamieszkania pracownika. Ma też prawo kontrolować wykonywanie pracy zgodnie z ustalonymi zasadami kontroli, ale z poszanowaniem prywatności pracownika i tylko w uzgodnionych godzinach pracy, oraz wdrożyć procedury ochrony danych osobowych w kontekście pracy zdalnej.

Szczególna ochrona wybranych grup pracowników

Kodeks pracy przewiduje szczególne uprawnienia dla pracownicy wychowujący dziecko do 4. roku życia, pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadającymi orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności oraz kobiet w ciąży. Te grupy mają prawo złożyć wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, który pracodawca powinien uwzględnić, chyba że rodzaj pracy uniemożliwia jej wykonywanie poza dotychczasowym miejscem pracy pracownika.

Nowe przepisy kodeksu pracy dotyczące wykonywania pracy zdalnej to przełomowa zmiana w polskim prawie pracy. Po raz pierwszy mamy kompleksowe regulacje, które chronią zarówno pracodawców, jak i pracowników w kontekście pracy hybrydowej. To nie tylko formalizacja tego, co już funkcjonowało w praktyce, ale stworzenie solidnych fundamentów dla przyszłości pracy w Polsce. Kluczowe jest zrozumienie, że praca hybrydowa to nie przywilej, ale forma organizacji pracy z jasno określonymi prawami i obowiązkami pracodawcy oraz procedurami ochrony danych osobowych. Szczególnie istotne są przepisy dotyczące pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych oraz zapewnienia odpowiednich higienicznych warunków pracy.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

Jak polskie prawo opisuje pracę hybrydową?

Polski ustawodawca podszedł do pracy hybrydowej w sposób pragmatyczny i precyzyjny w ramach wykonywania pracy zdalnej. Kodeks pracy nie wprowadza odrębnej definicji „pracy hybrydowej” jako samodzielnej instytucji prawnej. Zamiast tego traktuje ją jako szczególną odmianę pracy zdalnej – konkretnie jako wykonywanie pracy zdalnej częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika.

Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy, praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Ta definicja obejmuje trzy formy: wykonywanie pracy zdalnej całkowite (100% poza biurem), częściowe (hybrydowe) oraz okazjonalną pracę zdalną (do 24 dni w roku kalendarzowym).

Prawne ramy pracy hybrydowej opierają się na zasadzie dobrowolności i wzajemnego uzgodnienia w trakcie zatrudnienia. Pracownik nie może być zmuszony do pracy hybrydowej bez swojej zgody, podobnie pracodawca nie ma obowiązku jej oferowania, chyba że dotyczy to szczególnych grup pracowników (pracownice w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do 4. roku życia czy osoby sprawujące opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności).

Kluczowym elementem regulacji prawnej jest obowiązek formalnego uregulowania zasad wykonywania pracy zdalnej. Może to nastąpić poprzez porozumienie zawierane z zakładową organizacją związkową, regulamin pracy zdalnej ustalony przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników, lub indywidualne uzgodnienie z pracownikiem. W sytuacjach wyjątkowych, takich jak stan zagrożenia epidemicznego, stan nadzwyczajnego lub działanie siły wyższej, pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej jednostronnie.

Polskie prawo szczegółowo reguluje obowiązki pracodawcy w zakresie pracy hybrydowej. Obejmują one zapewnienie narzędzi pracy oraz urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z jej wykonywaniem (w tym kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych), zagwarantowanie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz wdrożenie procedur ochrony danych osobowych. Pracodawca zachowuje też prawo kontroli zgodnie z ustalonymi zasadami kontroli, ale w ograniczonym zakresie i z poszanowaniem prywatności pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Istotnym elementem prawnej regulacji pracy hybrydowej jest zasada równego traktowania. Pracownicy hybrydowi nie mogą być dyskryminowani w porównaniu z pracownikami stacjonarnymi w zakresie warunków zatrudnienia, możliwości awansowania czy dostępu do szkoleń zawodowych, niezależnie od miejsca wykonywania pracy.

Kodeks pracy przewiduje także szczególną ochronę dla pracowników szczególnie narażonych. Wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej złożony przez pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia czy osobę sprawującą opiekę nad członkiem rodziny z orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności powinien być uwzględniony przez pracodawcę, chyba że rodzaj pracy lub jej organizacja w siedzibie pracodawcy to uniemożliwiają. W przypadku zawieraniu umowy o pracę, kwestie dotyczące pracy zdalnej mogą być uzgodnione już na etapie negocjacji warunków zatrudnienia.

Przepisy regulują także kwestie związane z instalacją, serwisem i konserwacją narzędzi pracy wykorzystywanych do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może zapewnić te usługi samodzielnie lub pokryć związane z nimi koszty w formie ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracownikiem. Dodatkowo regulamin pracy zdalnej powinien określać zasady związane z pomocą techniczną dla pracowników wykonujących pracę w modelu hybrydowym.

Jaka jest przyszłość pracy hybrydowej?

Badania EY z 2024 roku pokazują, że aż 88% organizacji w Polsce już wdrożyło hybrydowy model pracy^[2]. To nie przypadek – to odpowiedź rynku pracy na nową rzeczywistość związaną z wykonywaniem pracy zdalnej. Model hybrydowy staje się nowym standardem, szczególnie w sektorze usług, gdzie 64% firm oferuje pełną elastyczność w miejscu wykonywania pracy^[3]. Dla 61% kandydatów możliwość pracy w modelu hybrydowym to kluczowy czynnik pozafinansowy przy wyborze oferty w trakcie zatrudnienia^[4], co pokazuje rosnące znaczenie elastyczności w obszarze wykonywania pracy.

Nowelizacja kodeksu pracy z 7 kwietnia 2023 roku to dopiero początek prawnej ewolucji w kontekście pracy zdalnej. Spodziewać się można dalszych udoskonaleń regulacji, szczególnie w zakresie procedur ochrony danych osobowych, cyberbezpieczeństwa oraz międzynarodowych aspektów wykonywania pracy zdalnej. Unia Europejska także pracuje nad wspólnymi standardami, które mogą wpłynąć na polskie przepisy dotyczące pracy zdalnej i regulaminy pracy w różnych krajach członkowskich.

Przyszłość pracy hybrydowej jest nierozerwalnie związana z rozwojem technologii i urządzeń technicznych. Sztuczna inteligencja, chmury obliczeniowe, narzędzia pracy do współpracy wizualnej – wszystko to tworzy ekosystem, który sprawia, że fizyczna lokalizacja staje się coraz mniej istotna przy wykonywaniu pracy. Biura przyszłości będą przypominać raczej centra współpracy niż tradycyjne miejsca pracy, wyposażone w najnowocześniejsze technologie umożliwiające seamless połączenie ze współpracownikami z całego świata podczas wykonywania pracy zdalnej.

Przyszłość przyniesie radykalną transformację przestrzeni biurowej w kontekście pracy hybrydowej. Zamiast rzędów identycznych biurek powstają „sąsiedztwa” tematyczne, strefy głębokiego skupienia, przestrzenie kreatywnej współpracy i centra technologiczne. System „gorących biurek” stanie się normą, a zaawansowane systemy rezerwacji przestrzeni będą optymalizować wykorzystanie każdego metra kwadratowego w siedzibie pracodawcy, uwzględniając potrzeby konkretnego pracownika w godzinach pracy.

Menadżerowie przyszłości będą musieli opanować sztukę zarządzania rozproszonymi zespołami, opierając się na zaufaniu i wynikach, a nie na fizycznej kontroli w kontekście pracy hybrydowej. Ważne staną się umiejętności budowania kultury włączające, która nie dzieli zespołu na „biurowych” i „zdalnych” podczas wykonywania pracy. Pracownicy z kolei będą musieli rozwijać samodyscyplinę, umiejętności komunikacji cyfrowej przy wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz zdolność do efektywnego wykonywania pracy w różnych środowiskach, zachowując przy tym odpowiednie higieniczne warunki pracy.

Praca hybrydowa wpisuje się także w trendy związane ze zrównoważonym rozwojem na rynku pracy. Mniejsza liczba dojazdów oznacza mniejszą emisję CO2, a optymalizacja przestrzeni biurowej przekłada się na bardziej efektywne wykorzystanie zasobów w kontekście wykonywania pracy zdalnej. Firmy przyszłości będą postrzegać model hybrydowy nie tylko przez pryzmat produktywności, ale także odpowiedzialności ekologicznej związanej z redukcją zużycia energii elektrycznej i innych zasobów w siedzibie pracodawcy.

Przyszłe regulacje prawne będą prawdopodobnie jeszcze bardziej uwzględniać potrzeby pracownika wychowującego dziecko, osób sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny z orzeczeniem o niepełnosprawności oraz pracownic w ciąży. Wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej od tych grup będzie prawdopodobnie traktowany z jeszcze większą przychylnością, z uwzględnieniem możliwości zapewnienia odpowiednich warunków do wykonywania pracy pod adresem zamieszkania pracownika.

Przyszłość przyniesie również automatyzację wielu procesów związanych z zarządzaniem pracą hybrydową. Systemy automatycznego rozliczania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, inteligentne platformy do planowania harmonogramów pracy, czy zaawansowane narzędzia do monitorowania przestrzegania procedur ochrony danych osobowych w kontekście wykonywania pracy zdalnej – to tylko niektóre z rozwiązań, które mogą stać się standardem w najbliższych latach.