Outsourcing IT – co to jest i co obejmuje? 

Outsourcing IT pozwala organizacjom na korzystanie z zaawansowanych technologicznie usług oferowanych przez specjalistyczne firmy, bez konieczności utrzymywania rozległych zasobów IT wewnątrz organizacji. Czym jest i jakie obszary może obejmować outsourcing IT? 

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest outsourcing IT?
• Jakie są różnice między outsourcingiem IT a obsługą informatyczna firm?
• Co lepsze – outsourcing IT czy własny zespół informatyczny?
• Jakie są rodzaje outsourcingu IT?
• Jakie są obszary outsourcingu IT?
• Co wpływa na koszty usługi outsourcingu IT?
• Jakie są ograniczenia outsourcingu IT?
• Jakie są zalety outsourcingu IT?

Outsourcing IT – definicja

Outsourcing IT, czyli zewnętrzne zlecanie usług informatycznych, to strategia, którą firmy wykorzystują do zwiększenia efektywności i skupienia się na kluczowych aspektach swojej działalności.

Outsourcing IT to strategia zarządzania, w której firma przekazuje wykonanie określonych zadań informatycznych zewnętrznym dostawcom usług, w celu zarządzania częścią lub całością działalności IT organizacji.

Definicja outsourcingu IT

Taka praktyka umożliwia firmom skoncentrowanie się na swoich podstawowych kompetencjach, jednocześnie korzystając z wysokiej jakości usług świadczonych przez ekspertów IT.

Outsourcing IT a obsługa informatyczna firm

Outsourcing informatyczny obejmuje m.in. delegowanie zewnętrznym podmiotom zadań związanych z zarządzaniem systemami, rozwojem oprogramowania, administracją sieciową czy wsparciem użytkowników. Może mieć formę kompleksowego przejęcia funkcji IT przez dostawcę lub ograniczać się do wybranych obszarów, takich jak chmura obliczeniowa czy helpdesk.

Obsługa informatyczna firm odnosi się natomiast do bieżącego zarządzania oraz utrzymania infrastruktury informatycznej przedsiębiorstwa. Obejmuje monitoring i utrzymanie serwerów, zarządzanie siecią, instalację oraz aktualizację oprogramowania, a także wsparcie techniczne dla pracowników. Może być realizowana zarówno przez wewnętrzne działy informatyczne, jak i przez podmioty zewnętrzne w ramach usług IT.

Różnica polega na zakresie oraz charakterze świadczonych zadań – zlecenie wykonania usług zewnętrznym specjalistom ma na celu optymalizację kosztów, zwiększenie efektywności operacyjnej lub uzyskanie dostępu do nowoczesnych technologii bez konieczności ich instalacji, co pozwala firmie zlecającej skupić się na swoich głównych celach biznesowych. Obsługa informatyczna firm natomiast koncentruje się na zapewnieniu ciągłości działania infrastruktury IT, eliminowaniu problemów technicznych oraz dostosowywaniu systemów do zmieniających się potrzeb organizacji.

Outsourcing IT a własny zespół informatyczny

Oddelegowanie zadań informatycznych zewnętrznym specjalistom daje firmie kompleksową obsługę IT, dostęp do szerokiej gamy specjalistycznych usług, możliwość dostosowania zakresu współpracy, oraz korzystania z zaawansowanych technologii bez ich samodzielnego wdrażania.

Choć rozwiązania informatyczne i usługi IT oferowane w ramach outsourcingu przekonują wiele firm, wciąż wiele organizacji decyduje się utrzymywać własny zespół IT. W ten sposób nie tylko utrzymują pełną kontrolę nad procesami informatycznymi i bezpieczeństwem IT, ale mogą też szybciej reagować na wewnętrzne potrzeby biznesowe czy lepiej dopasować zakres obsługi informatycznej do specyfiki działalności. Wiąże się to jednak z koniecznością ponoszenia kosztów procesu rekrutacji, szkoleń oraz utrzymania specjalistycznej infrastruktury.

W wielu przypadkach (zwłaszcza w kontekście dużych przedsiębiorstw) organizacje zatrudniają wewnętrzny zespół do obsługi informatycznej firm – zajmuje się on głównymi elementami działalności technologicznej, a wybrane obszary, takie jak administracja chmurowa czy cyberbezpieczeństwo, powierza zewnętrznym dostawcom. Wybór zależy od specyfiki działalności przedsiębiorstwa, jego budżetu oraz priorytetów technologicznych, ale model mieszany pozwala wykorzystać zalety obu podejść.

Rodzaje outsourcingu IT

Wyróżnić można następujące rodzaje outsourcingu informatycznego:

Outsourcing onshore (domestic outsourcing)

Polega na zlecaniu usług informatycznych firmom znajdującym się w tym samym kraju, co zlecająca firma. Często wybiera się go ze względu na brak barier językowych, kulturowych oraz bliskość geograficzną. Jest szczególnie atrakcyjny dla firm, które potrzebują ścisłej współpracy i koordynacji w projektach wymagających intensywnej wymiany informacji lub szybkich zmian. 

Outsourcing nearshore

Zlecanie zadań informatycznych firmom zlokalizowanym w krajach sąsiadujących lub geograficznie bliskich łączy korzyści wynikające z niższych kosztów pracy z większą wygodą komunikacji dzięki mniejszym różnicom czasowym i bliższej odległości. Jest to popularny model wśród europejskich firm, które współpracują z dostawcami z Europy Wschodniej, oferującymi konkurencyjne stawki i dużą jakość usług. 

Outsourcing offshore

Odnosi się do zlecania zadań informatycznych firmom zlokalizowanym w odległych krajach, często na innych kontynentach. Ten rodzaj jest najbardziej znany z możliwości znacznego obniżenia kosztów operacyjnych, dzięki korzystaniu z globalnych różnic w stawkach za pracę. Firmy często wybierają go dla usług łatwych do zdigitalizowania i możliwych do wykonywania zdalnie, takich jak wsparcie techniczne czy zarządzanie bazami danych. 

Outsourcing pełny (total outsourcing)

Obejmuje zlecenie całej działalności informatycznej zewnętrznemu podmiotowi. Często wybierają go organizacje, które chcą zrezygnować z prowadzenia wewnętrznych działów IT na rzecz pełnego powierzenia zarządzania infrastrukturą i procesami informatycznymi specjalistycznym firmom. 

Outsourcing częściowy

W przeciwieństwie do pełnego ten rodzaj polega na zlecaniu tylko wybranych funkcji lub projektów zewnętrznym dostawcom. Firmy mogą dzięki temu utrzymać kontrolę nad strategicznymi obszarami IT, podczas gdy mniej krytyczne lub bardziej standardowe zadania są zlecane na zewnątrz. Jest to idealne rozwiązania dla firm które chcą równoważyć między kosztami a kontrolą nad najważniejszymi technologiami. 

Obszary outsourcingu IT

Outsourcing usług IT może obejmować wiele różnych dziedzin. Jedną z nich jest utrzymanie infrastruktury IT, co obejmuje administrowanie serwerami, sieciami, stacjami roboczymi, sprzętem komputerowym oraz innymi komponentami technologicznymi. Organizacje mogą zapewnić sobie stałą opiekę techniczną i monitorowanie swoich zasobów IT, co jest pozwala im utrzymać ciągłość działalności i efektywność operacyjnej.

Zlecenie na zewnątrz rozwoju oprogramowania obejmuje projektowania, implementacji oraz utrzymania aplikacji biznesowych zewnętrznym deweloperom. Firmy mogą w ten sposób korzystać z nowoczesnych technologii, specjalistycznej wiedzy i metodyk programistycznych bez konieczności angażowania wewnętrznych zasobów programistycznych, co pozwala im skupić się na głównych celach biznesowych.

Outsourcing wsparcia technicznego to przekazanie zewnętrznym dostawcom odpowiedzialności za pomoc techniczną dla użytkowników końcowych. Procesy te mogą obejmować zarówno wsparcie zdalne, jak i na miejscu, rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem, sprzętem, jak również pomoc w codziennym użytkowaniu systemów informatycznych. 

Zagrożenia cybernetyczne są coraz bardziej zaawansowane, wiec zadania związane z bezpieczeństwem IT często zleca się na zewnątrz. niezbędnym elementem ochrony systemów informatycznych i danych. Zewnętrzne firmy oferują usługi, takie jak monitoring bezpieczeństwa, reagowanie na zdarzenia, zarządzanie tożsamością i dostępem, a fakt szybkiego reagowania na problemy.

Koszty outsourcingu IT

Koszty usług outsourcingu informatycznego zależą od przede wszystkim od zakres usług, który może obejmować podstawowe wsparcie, zarządzanie infrastrukturą IT, rozwój oprogramowania, administrację systemami czy zaawansowane usługi w zakresie cyberbezpieczeństwa. Im bardziej kompleksowe i specjalistyczne usługi, tym większe koszty.

Znaczenie ma również przyjęty model rozliczeniowy. Popularne podejścia obejmują rozliczenia abonamentowe, stawkę godzinową lub model oparty na efektach i poziomie świadczonych usług (SLA). Wybór konkretnego sposobu determinuje przewidywalność kosztów i ich elastyczność względem rzeczywistych potrzeb biznesowych.

Lokalizacja dostawcy ma także istotne znaczenie. Firmy korzystające z pomocy dostawców zagranicznych często osiągają oszczędności wynikające z niższych stawek w innych regionach świata, jednak może to wiązać się z dodatkowymi kosztami związanymi z różnicami kulturowymi, językowymi czy strefami czasowymi.

Stopień personalizacji działań oraz ich skomplikowanie technologiczne również mają bezpośredni wpływ na koszt outsourcingu. Standardowe pakiety są zazwyczaj tańsze, natomiast rozwiązania dostosowane do specyficznych wymagań firmy, obejmujące zastosowanie sztucznej inteligencji, wyspecjalizowaną infrastrukturę, integracje z wewnętrznymi systemami czy niestandardowe procesy, wymagają większych nakładów.

Nie bez znaczenia pozostaje także poziom umowy SLA, który określa gwarantowany czas reakcji i dostępności usług. Szeroki zakres działań czy wyższe wymagania w zakresie szybkości reakcji, ciągłości działania czy bezpieczeństwa danych wiążą się z większymi kosztami, ponieważ dostawca musi zapewnić odpowiednie zasoby i kompetencje do spełnienia warunków umowy.

Warto również uwzględnić ukryte koszty związane z zarządzaniem relacją z dostawcą, nadzorem nad realizacją zadań oraz ewentualnym ryzykiem konieczności zmiany partnera outsourcingowego. Procesy związane z migracją systemów, integracją technologii czy dostosowaniem do nowych standardów mogą generować dodatkowe koszty.

Ograniczenia outsourcingu IT

Jednym z wyzwań outsourcingu informatycznego jest utrata pełnej kontroli nad procesami informatycznymi, co może prowadzić do ograniczonej elastyczności w dostosowywaniu systemów i infrastruktury do potrzeb biznesowych. Przekazanie zarządzania zewnętrznemu dostawcy oznacza konieczność polegania na jego kompetencjach i specjalistycznej wiedzy, co w niektórych przypadkach może skutkować trudnościami w szybkim reagowaniu na problemy czy nietypowe wymagania organizacji.

Trzeba też pamiętać, że przekazanie wrażliwych informacji do zewnętrznych podmiotów wymaga zastosowania zaawansowanych mechanizmów ochrony oraz precyzyjnie określonych warunków w umowie, ale nie eliminuje całkowicie zagrożeń. W przypadku organizacji działających w sektorach o podwyższonych wymaganiach w zakresie bezpieczeństwa informatycznego (np. w bankowości czy administracji publicznej) outsourcing informatycznych może wymagać dodatkowych procedur ochrony danych , co wiąże się z większą złożonością i kosztami zarządzania kontraktem.

Zmiana partnera outsourcingowego może wiązać się też z wysokimi kosztami migracji, koniecznością dostosowania systemów czy ryzykiem zakłóceń operacyjnych. Jakość świadczonych usług również może ulegać zmianie w czasie, zwłaszcza gdy dostawca zmaga się z problemami kadrowymi lub modyfikuje ofertę.

Trzeba też pamiętać, że różnice w stylu zarządzania projektami, metodologiach pracy czy standardach operacyjnych mogą prowadzić do nieefektywności, co może być szczególnie wyraźne w przypadku offshoringu. Dodatkowa bariera w postaci stref czasowych, różnic językowych i kulturowych może utrudniać koordynację działań.

Zalety outsourcingu IT

Usługi outsourcingu IT zapewniają szereg korzyści, ale jedną z największych jest zmniejszenie kosztów operacyjnych firmy. Firmy outsourcingowe eliminują konieczność ponoszenia kosztów stałych związanych z zatrudnianiem własnych specjalistów oraz utrzymaniem infrastruktury IT.  

Firmy świadczące usługi outsourcingu IT skupiają się na ich optymalizacji i ciągłym udoskonalaniu, co pozwala im wykonywać powierzone zadania z większą efektywnością niż mogłoby to być możliwe w ramach wewnętrznych działów IT. Specjalizacja i dostęp do zaawansowanych narzędzi i technologii przyczyniają się do szybszego i niezawodnego wdrażania rozwiązań technologicznych, a to przekłada się na oszczędność czasu.

Dzięki outsourcingowi IT firmy mogą skorzystać ze specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, które często wykraczają poza możliwości wewnętrznych zasobów. Zewnętrzne firmy informatyczne utrzymują wysoki poziom kompetencji w najnowszych technologiach i umiejętnościach pracowników, dzięki czemu klient może czerpać korzyści z aktualnych osiągnięć dziedziny IT bez konieczności inwestowania w rozwój pracowników. 

Przekazanie zadań informatycznych zewnętrznym dostawcom uwalnia też wewnętrzne zasoby firmy, które można wykorzystać do realizacji strategicznych celów biznesowych. Pozwala to skoncentrować się na obszarach przynoszących największą wartość dodaną i niezbędnych dla jej rozwoju i konkurencyjności. 

Outsourcing IT redukuje też liczbę zadań administracyjnych związanych z zarządzaniem IT i pozwala skoncentrować zasoby i uwagę na podstawowej działalności. Dzięki temu organizacje mogą lepiej wykorzystać swoje kompetencje i zasoby w celu rozwoju i innowacji.