Office project manager – kim jest i czym się zajmuje?

W każdym biurze, za kulisami sprawnie działającej organizacji, kryje się osoba, która łączy świat administracji z zarządzaniem projektami. Office project manager to hybrydowa rola, która powstała z potrzeby profesjonalnego prowadzenia wewnętrznych projektów biurowych – od reorganizacji przestrzeni, przez wdrożenie nowych systemów, aż po optymalizację procesów administracyjnych.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Kim jest office project manager?
• Czym zajmuje się office project manager?
• Jakie kompetencje powinien posiadać office project manager?
• Ile zarabia office project manager?

Najważniejsze informacje:

• Office project manager to rola łącząca obowiązki office managera (zarządzanie administracją i biurem) z project managera (zarządzanie projektami wewnętrznymi), odpowiadająca za projekty optymalizacyjne, logistyczne i transformacyjne w organizacji.
• Office PM zajmuje się zarządzaniem dokumentacją i administracją, organizacją biura i zasobami, wsparciem operacyjnym i logistyką, koordynacją projektów biurowych oraz dbaniem o komfort pracowników i szefostwa.
• Kluczowe kompetencje to zarządzanie projektami (planowanie, budżetowanie, metodyki PRINCE2 lub Agile), organizacja i wielozadaniowość, komunikacja, zarządzanie zmianą oraz znajomość narzędzi biurowych i projektowych.
• Zarobki office project managera w Polsce w 2025 roku kształtują się w przedziale 7 330 – 14 000 PLN brutto miesięcznie, w zależności od zakresu odpowiedzialności i wielkości organizacji.

Office project manager – definicja

Office project manager to stanowisko, które nie zostało wprost zdefiniowane w standardowych klasyfikacjach zawodów, ale wyłoniło się z praktyki biznesowej jako odpowiedź na potrzebę profesjonalnego zarządzania projektami wewnętrznymi w organizacjach. Jest to rola łącząca obowiązki office managera (kierownika biura) z kompetencjami project managera (kierownika projektu), co czyni ją unikalną i coraz bardziej pożądaną na rynku pracy.

Office project manager to specjalista łączący zarządzanie administracją biurową z prowadzeniem projektów wewnętrznych, odpowiedzialny za optymalizację procesów, koordynację zmian organizacyjnych i zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura.

Definicja office project managera

Office manager, czyli kierownik biura, należy do personelu średniego stopnia i odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie wszystkich procesów biurowych. Jego praca jest samodzielna i często kojarzona z rolą asystenta, choć zakres kompetencji jest znacznie szerszy. Office manager zajmuje się zarządzaniem powierzchnią biurową, koordynowaniem pracy wszystkich sektorów w biurze, dbaniem o komfort pracowników i szefostwa, a także pośredniczeniem między pracownikami a zarządem.

Z kolei project manager to profesjonalista odpowiedzialny za kompleksowe zarządzanie pojedynczym projektem od jego rozpoczęcia aż do zakończenia. PM odpowiada za realizację projektu zgodnie z ustalonym zakresem projektu, budżetem i harmonogramem. Project manager planuje, organizuje i koordynuje działania zespołu projektowego w celu osiągnięcia założonych celów, będąc jednocześnie łącznikiem pomiędzy zespołem wykonawczym, interesariuszami projektu a zarządem firmy.

W praktyce office project manager to osoba, która zarządza projektami typowo wewnętrznymi lub administracyjnymi w firmie. Może to być wdrożenie nowego systemu zarządzania biurem, organizacja dużej transformacji przestrzeni biurowej, wdrożenie nowych benefitów pracowniczych, organizacja dużych wydarzeń firmowych wymagających podejścia projektowego, czy optymalizacja kosztów biurowych i procesów administracyjnych.

Office project manager wykorzystuje metodyki zarządzania projektami (takie jak planowanie harmonogramów, budżetowanie, zarządzanie zasobami i ryzykiem) do zapewnienia sprawnego funkcjonowania biura i procesów administracyjnych. Łączy wiedzę o procesach biurowych z formalnymi umiejętnościami zarządzania projektami, aby efektywnie optymalizować koszty i procesy biurowe. W kontekście ścieżki kariery, stanowisko koordynatora projektu lub asystenta programu/projektu jest często stanowiskiem początkowym dla aspirujących PM-ów, które często obejmuje zadania administracyjne i organizacyjne zbliżone do office managera.

Czym zajmuje się office project manager?

Dzień pracy office project managera to połączenie rutynowych obowiązków administracyjnych z dynamicznym zarządzaniem projektami wewnętrznymi. W przeciwieństwie do IT project managera, który koncentruje się na projektach technologicznych, czy marketing project managera zajmującego się kampaniami, office PM działa w sercu organizacji, dbając o to, by biuro funkcjonowało sprawnie, a wszystkie procesy administracyjne przebiegały bez zakłóceń. Przyjrzyjmy się typowemu dniu office project managera.

Poranek często rozpoczyna się od przeglądu priorytetów i bieżących zadań. Office PM sprawdza kalendarz zarządu, upewnia się, że wszystkie spotkania są odpowiednio przygotowane, sale konferencyjne zarezerwowane, a uczestnicy poinformowani. Następnie weryfikuje status trwających projektów – może to być relocacja biura, wdrożenie nowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów, czy organizacja dużego wydarzenia firmowego. Zarządzanie wieloma projektami jednocześnie wymaga doskonałej organizacji i umiejętności ustalania priorytetów.

Przed południem office project manager często uczestniczy w spotkaniach z dostawcami i kontrahentami. Może to być negocjowanie warunków wynajmu nowej powierzchni biurowej, ustalanie szczegółów z firmą cateringową obsługującą wydarzenia firmowe, czy konsultacje z dostawcą mebli biurowych w ramach projektu modernizacji przestrzeni. Umiejętność negocjacji i budowania dobrych relacji z interesariuszami projektu jest istotna dla sukcesu w tej roli.

Środek dnia to czas na zarządzanie bieżącymi operacjami biurowymi. Office PM dba o zaopatrzenie biura w artykuły spożywcze i materiały biurowe, zarządza powierzchnią biurową, optymalizuje koszty firmowe (np. wynajmu ekspresu do kawy czy dystrybutora wody). Przygotowuje rozliczenia i porządkuje dokumentację, prowadzi kalendarze zarządu i kontaktuje się z instytucjami i urzędami. W przypadku firm działających w modelu hybrydowym, office PM może również koordynować harmonogramy pracy z biura i zarządzać hot-desking systemem.

Popołudnie często poświęcone jest na prowadzenie projektów transformacyjnych. Jeśli firma przeprowadza się do nowego biura, office project manager koordynuje cały proces – od planowania przeprowadzki, przez komunikację z pracownikami, zarządzanie budżetem przeprowadzki, aż po nadzór nad instalacją sprzętu i organizacją przestrzeni. Stosuje praktyczne umiejętności zarządzania projektami, takie jak tworzenie szczegółowego planu, monitorowanie postępów i zarządzanie ryzykiem (np. opóźnienia ze strony dostawców, problemy logistyczne).

Pod koniec dnia office PM może organizować onboarding nowych pracowników, dbając o to, by mieli przygotowane stanowiska pracy, dostęp do niezbędnych systemów i materiały powitalne. Rozdziela poszczególne zadania między pracowników administracyjno-biurowych, koordynując ich pracę. Dba o komfort pracowników i szefostwa, reagując na zgłaszane potrzeby i problemy.

Office project manager musi być gotów na niestandardowe obowiązki. Wszelkie zadania, których nie można zlecić innym działom firmy – zarządzanie benefitami pracowniczymi, organizacja wyjazdów firmowych, zakup ozdób świątecznych, koordynacja remontu łazienek – spoczywają na barkach kierownika biura działającego jako PM. Ta różnorodność zadań wymaga otwartości na zmiany i przede wszystkim świetnej organizacji. Praca ta to wielozadaniowość (multitasking) w czystej postaci.

Różnicą między zwykłym office managerem a office project managerem jest podejście projektowe do większych inicjatyw. Zamiast po prostu “zorganizować przeprowadzkę”, office PM tworzy kartę projektu z celami, harmonogramem, budżetem i ryzykami. Monitoruje postępy względem planu, raportuje statusy do zarządu i stosuje metodyki zarządzania projektami (często PRINCE2 lub elementy Agile) do strukturyzowania pracy. To pozwala na znacznie większą kontrolę nad złożonymi przedsięwzięciami i lepsze wykorzystanie zasobów organizacji.

Michał Włodarczyk, Head of Customer Success

Jakie kompetencje powinien posiadać office project manager?

Office project manager to rola wymagająca unikalnego połączenia kompetencji twardych związanych z zarządzaniem projektami i wiedzą o procesach biurowych oraz umiejętności miękkich charakterystycznych dla stanowisk menadżerskich:

Planowanie i zarządzanie projektami

Office PM musi umieć planować projekty, definiować cele i zakres projektu, tworzyć szczegółowe harmonogramy oraz zarządzać budżetem projektu. Obejmuje to umiejętność dekompozycji dużych projektów na mniejsze, zarządzalne zadania, wyznaczanie kamieni milowych i określanie zależności między zadaniami. Zarządzanie finansami wymaga umiejętności planowania kosztów, monitorowania wydatków i optymalizacji kosztów firmowych. Office PM musi również potrafić zarządzać zasobami – ludźmi, czasem i materiałami – aby projekt został zrealizowany w ramach określonych ograniczeń.

Znajomość metodyk i standardów

Znajomość metodyk zarządzania projektami jest kluczowa dla office project managera. PRINCE2 (który kładzie nacisk na organizację i kontrolę projektów oraz ciągłe uzasadnienie biznesowe) jest szczególnie przydatny w projektach biurowych i administracyjnych. Elementy Agile/Scrum mogą być stosowane w projektach, gdzie wymagana jest elastyczność i iteracyjne podejście. Office PM powinien również znać podstawy zarządzania ryzykiem – identyfikację potencjalnych zagrożeń, ocenę ich wpływu i opracowywanie planów awaryjnych. Monitorowanie postępów i zarządzanie zmianą to umiejętności niezbędne do skutecznego prowadzenia projektów.

Narzędzia projektowe i biurowe

Office PM musi biegle posługiwać się narzędziami do zarządzania projektami i zadaniami, takimi jak Jira, Asana, Trello, MS Project, Monday.com czy Basecamp. Równie ważna jest znajomość oprogramowania biurowego – Excel/Google Sheets do budżetowania i analizy, PowerPoint/Keynote do prezentacji oraz Microsoft 365. Biegła obsługa urządzeń biurowych i systemów zarządzania dokumentami jest również wymagana. Office PM powinien znać też narzędzia do zarządzania danymi i dokumentacją oraz platformy komunikacyjne (Slack, Microsoft Teams).

Wiedza z zakresu office management

Office project manager musi posiadać wiedzę charakterystyczną dla kierownika biura. Obejmuje to zarządzanie budżetem i optymalizację kosztów firmowych, znajomość przepisów prawnych i uwarunkowań kulturowych firmy, zarządzanie danymi i dokumentacją (dbanie o prawidłowy przebieg dokumentów, porządkowanie dokumentacji). Office PM powinien również rozumieć specyfikę zarządzania przestrzenią biurową, szczególnie w kontekście pracy hybrydowej i systemów hot-desk.

Komunikacja i budowanie relacji

Skuteczna i jasna komunikacja (pisemna i werbalna) z różnymi interesariuszami projektu – zespołem, klientami wewnętrznymi, zarządem, dostawcami – jest fundamentem pracy office PM. Umiejętność słuchania opinii innych oraz jasne wyrażanie wymagań i oczekiwań pozwala uniknąć nieporozumień i konfliktów. Office PM musi potrafić dostosować styl komunikacji do różnych odbiorców – od szczegółów operacyjnych dla zespołu administracyjnego, po wysokopoziomowe podsumowania dla zarządu. Budowanie dobrych relacji z dostawcami i kontrahentami jest również ważkie dla sprawnego funkcjonowania biura.

Organizacja i wielozadaniowość

Zdolności organizacyjne i umiejętność ustalania priorytetów są niezbędne dla office project managera. Praca ta wymaga nieustannego balansowania między wieloma zadaniami – od bieżących obowiązków administracyjnych po długoterminowe projekty transformacyjne. Office PM musi potrafić szybko przełączać się między różnymi zadaniami (multitasking) i zachowywać spokój w trudnych sytuacjach. Decyzyjność i szybkie podejmowanie decyzji na podstawie dostępnych danych jest również ważne, szczególnie gdy pojawiają się nieprzewidziane problemy.

Przywództwo i zarządzanie zespołem

Office PM często kieruje zespołem pracowników administracyjno-biurowych, co wymaga umiejętności liderowania, motywowania i inspirowania do działania. Budowanie kultury współpracy i odpowiedzialności w zespole projektowym jest niezwykle ważne dla sukcesu projektów. Rozwiązywanie problemów i konfliktów w zespole wymaga empatii i umiejętności mediacji. Office PM musi również potrafić rozdzielać poszczególne zadania między pracowników, delegować odpowiedzialność i monitorować wykonanie.

Zarządzanie zmianą (Change Management)

Umiejętność zarządzania zmianą i wzięcie pełnej odpowiedzialności za wdrożenie zmiany jest szczególnie ważna w projektach transformacyjnych. Office PM musi umieć przekonać sponsorów do zarządzania ryzykami ludzkimi i komunikować korzyści ze zmian wszystkim członkom zespołu. Praca z oporem pracowników wobec zmian (np. przeprowadzka do nowego biura, zmiana układu przestrzeni) wymaga empatii, cierpliwości i skutecznej komunikacji. Office PM musi łączyć backlog techniczny (np. instalacja nowego systemu) z backlogiem zmiany (szkolenia, komunikacja, wsparcie użytkowników).

Ciągłe uczenie się i wykorzystanie technologii

Office project manager powinien inwestować w poznawanie nowych narzędzi i technologii, które mogą usprawnić zarządzanie biurem i projektami. Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) do automatyzacji rutynowych zadań administracyjnych, analizy danych i optymalizacji procesów staje się coraz bardziej powszechne. Office PM powinien śledzić najnowsze trendy w zarządzaniu biurem, pracy hybrydowej i employee experience, aby być na bieżąco z oczekiwaniami pracodawców i pracowników.

Ile zarabia office project manager?

Zarobki office project managera w Polsce w 2025 roku są zróżnicowane i zależą głównie od tego, czy rola koncentruje się bardziej na administracji biurowej, czy na zarządzaniu projektami. Ponieważ jest to stanowisko hybrydowe, wynagrodzenie może oscylować między stawkami typowymi dla office managera a tymi charakterystycznymi dla project managera. Warto przyjrzeć się obu składowym tej roli, aby określić potencjalne widełki płacowe.

Office manager, czyli kierownik biura, według danych ze stycznia 2025 roku zarabia średnio 7 330 zł brutto miesięcznie (mediana)^[1]. Pensja kierownika biura może oscylować wokół średniej krajowej, ale może być również wyższa o kilka tysięcy, w zależności od miejsca zatrudnienia, wielkości firmy i zakresu odpowiedzialności. W dużych korporacjach z rozbudowaną strukturą administracyjną wynagrodzenie office managera może być znacznie wyższe.

Z drugiej strony, project manager, który koncentruje się na zarządzaniu projektami, zarabia znacznie więcej. Według danych z rynku pracy, mediana wynagrodzenia dla project managera w Polsce wynosi 9 220 PLN brutto miesięcznie, z widełkami od 7 460 PLN do 11 980 PLN^[2]. Dla junior project manager stawki kształtują się w przedziale 6 000 – 14 000 PLN brutto, mid-level PM zarabia 11 400 – 25 000 PLN brutto, a senior PM od 17 000 do 35 000 PLN brutto miesięcznie^[3].

Jeśli rola office project managera w danej firmie koncentruje się bardziej na administracji biura i optymalizacji kosztów (typowe zadania office managera), można oczekiwać, że wynagrodzenie będzie bliższe medianie office managera, czyli w okolicach 7 330 zł brutto miesięcznie. Jednak jeśli stanowisko wymaga zaawansowanych kompetencji projektowych – planowania budżetu projektu, zarządzania ryzykiem, tworzenia harmonogramów i prowadzenia dużych projektów wewnętrznych (np. transformacja przestrzeni biurowej, wdrożenie nowego systemu IT dla biura) – wynagrodzenie może być znacznie wyższe i zbliżone do stawek junior lub mid-level project managera (od 10 000 zł brutto na UoP dla juniora).

Warto zauważyć, że zarobki na stanowisku project managera w marketingu dla osób na początku kariery (junior PM) wahają się od 6 000 zł do 9 000 zł brutto miesięcznie^[4]. Jeśli więc office project manager odpowiada za projekty związane z administracją i organizacją wewnętrzną, jego wynagrodzenie może być porównywalne do tego w mniej technologicznych branżach. Większość office PM prawdopodobnie zarabia w przedziale 7 000 – 14 000 PLN brutto miesięcznie, w zależności od wielkości organizacji, zakresu odpowiedzialności i lokalizacji.

Forma zatrudnienia również ma znaczenie. Na umowie o pracę (UoP) office project manager może liczyć na stabilne wynagrodzenie w wymienionych wyżej przedziałach oraz benefity, takie jak prywatna opieka medyczna, karty sportowe czy dofinansowanie do nauki. Kontrakt B2B, choć oferuje wyższe stawki (zazwyczaj o 30-50% więcej niż na UoP), wiąże się z prowadzeniem własnej działalności gospodarczej i mniejszą stabilnością zatrudnienia.

Lokalizacja geograficzna wpływa na zarobki office project managera. W Warszawie, gdzie koszty życia są najwyższe, wynagrodzenia są zazwyczaj o 15-25% wyższe niż średnia krajowa. W Krakowie, Wrocławiu i Poznaniu stawki są nieznacznie niższe, ale wciąż atrakcyjne. W mniejszych miastach wynagrodzenie office PM może być bliższe dolnej granicy przedziału.

Wielkość firmy również ma znaczenie. Duże korporacje z rozbudowaną strukturą biurową często oferują wyższe wynagrodzenia dla office project managerów, ponieważ zakres odpowiedzialności jest większy (zarządzanie wieloma lokalizacjami, większe budżety projektów, więcej członków zespołu). Średnie firmy mogą oferować konkurencyjne stawki, ale z większą elastycznością i możliwością bezpośredniego wpływu na organizację. Małe firmy i startupy zazwyczaj oferują niższe podstawowe wynagrodzenia, ale często większą autonomię i różnorodność zadań.