Narzędzia do zarządzania projektami – przykłady, rodzaje i zalety korzystania 

Podczas zarządzania projektami przychodzi taki czas, kiedy kartka papieru jest niewystarczająca. Panowanie nad bieżącymi zadaniami staje się coraz trudniejsze i konieczne jest sięgnięcie po odpowiednie narzędzia. Wybór właściwych może być trudny, ale jest niezbędny w optymalizacji działalności firmy.

Z tego artykułu dowiesz się:  

• Czym są narzędzia do zarządzania projektami?
• Jakie są narzędzia do zarządzania projektami?
• Jakie korzyści wynikają ze stosowania narzędzi do zarządzania projektami?

Narzędzia do zarządzania projektami – definicja  

Narzędzia do zarządzania projektami są niezbędne w organizacji pracy. Umożliwiają one efektywne planowanie, śledzenie postępu i współpracę w ramach projektów. Tradycyjne metody zarządzania, a w tym spotkania offline czy korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych mogą być niewystarczające, więc nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami stają się odpowiedzią na rosnące potrzeby efektywnego planowania, monitorowania i koordynowania działań projektowych. 

Narzędzia do zarządzania projektami to aplikacje lub platformy, które pomagają planować, monitorować, koordynować i śledzić postęp w realizacji projektów, ułatwiając efektywne zarządzanie zadaniami, zasobami i harmonogramem. 

Definicja narzędzi do zarządzania projektami

Narzędzia te, w postaci programów i aplikacji, oferują zaawansowane funkcje zarządzania, które znacznie usprawniają cały proces. Kluczowym celem jest wspomaganie pracy zarówno jednostek, jak i zespołów poprzez zorganizowane struktury zadań oraz możliwość ich efektywnego zarządzania. Narzędzia te mogą przyjmować różne formy, takie jak listy kontrolne, tablice czy mapy myśli, zależnie od preferencji i potrzeb użytkowników. 

Narzędzia do zarządzania projektami 

Narzędzia do zarządzania projektami są nieocenione w kontekście zarządzania czasem oraz efektywności operacyjnej organizacji. Można podzielić je na dwie grupy – narzędzia do zarządzania zadaniami oraz narzędzia, które będą pomocne podczas spotkań.

Narzędzia do zarządzania zadaniami  

Każdy pracownik, pracujący nad danym projektem, powinien wiedzieć, jakie zadania musi wykonać i w jakiej kolejności. Jeśli chcesz odnieść sukces w zarządzaniu projektami, zacznij od ustalenia zadań i ich priorytetyzacji. Które aplikacje sprawdzą się do tego celu? Będą to m.in.:

Notion  

Notion to wszechstronne narzędzie, które wykracza poza tradycyjne ramy narzędzi do zarządzania projektami. To kombinacja aplikacji do notatek, bazy wiedzy, kalendarza i narzędzi do współpracy. Notion pozwala użytkownikom tworzyć spersonalizowane bazy danych, struktury projektów oraz bogate w treść notatki. 

Korzyści oferowane przez Notion, to m.in.:  

• Wszechstronność – Notion jest elastyczny i dostosowuje się do różnych stylów pracy, dzięki czemu Twoi pracownicy mogą dostosować go do swoich potrzeb. 
• Współpraca – narzędzie zapewnia łatwą współpracę, a dodatkowo umożliwia zespołom pracę nad projektem w jednym miejscu. 
• Bogata w treść – aplikacja pozwala na tworzenie treści w różnych formatach – od tekstu i tabel, po pliki multimedialne. 

Asana  

Asana umożliwia tworzenie zadań, przypisywanie ich do konkretnych osób, harmonogramowanie terminów oraz monitorowanie postępów projektu. Została zaprojektowana ona z myślą o prostocie i przejrzystości, przez co jest popularnym wyborem wśród organizacji. 

Korzyści oferowane przez Asanę, to:  

• Intuicyjny interfejs – prosty i intuicyjny interfejs ułatwia szybkie zrozumienie systemu i skuteczne zarządzanie projektami. 
• Harmonogramowanie zadań – Asana oferuje narzędzia do tworzenia harmonogramów. Możesz łatwo planować zadania, a dodatkowo śledzić postępy prac i terminy.  
• Współpraca w zespole – funkcje komunikacyjne ułatwiają współpracę i komunikację w zespole, nawet dla projektów o dużym stopniu złożoności. 

Monday  

Monday skupia się na wizualizacji danych i prostocie obsługi. Umożliwia tworzenie plansz projektowych, śledzenie zadań i przepływu pracy, a także analizę efektywności zespołu. 

Korzyści oferowane przez Monday, to:  

• Wizualizacja projektów – Monday umożliwia tworzenie kolorowych plansz projektowych, dzięki czemu ułatwia wizualne śledzenie postępu projektu. 
• Łatwa konfiguracja – narzędzie jest łatwe w konfiguracji. Zespoły mogą szybko dostosować je do swoich potrzeb. 
• Analiza efektywności – Monday oferuje narzędzia do analizy wydajności projektów. Twoje zespoły będą ciągle doskonalić swoje metody pracy. 

Trello  

Trello to narzędzie bazujące na koncepcji tablicy kanban, które umożliwia użytkownikom tworzenie kart z zadaniami, organizowanie ich w listy i przemieszczanie między nimi w ramach różnych etapów projektu. Prostota i elastyczność Trello sprawiają, że jest powszechnie stosowane zarówno w zastosowaniach biznesowych, jak i do projektów osobistych. 

Korzyści oferowane przez Trello to:  

• Tablica Kanban – koncepcja tablicy Kanban jest intuicyjna i umożliwia wizualne śledzenie postępu zadań. 
• Prostota obsługi – Trello jest bardzo łatwe w obsłudze, co sprawia, że szybko możesz zacząć korzystać z narzędzia bez konieczności długotrwałego szkolenia. 
• Elastyczność – dzięki kartom, listom i tablicom, użytkownicy mogą dostosować Trello do różnych typów projektów – od prostych, do bardziej złożonych. 

Narzędzia pomocne podczas spotkań 

Podczas pracy nad projektem bardzo ważne jest, aby regularnie spotykać się online lub brać udział w warsztatach, które mają usprawnić pracę. W takim celu wykorzystuje się różne narzędzia. Do najpopularniejszych należą Miro i Parabol.  

Miro  

Miro to narzędzie do współpracy online, które łączy wirtualne tablice, narzędzia do rysowania, diagramy i elementy współpracy na jednej platformie. Zaprojektowane zostało z myślą o kreatywnej pracy zespołowej. Miro umożliwia użytkownikom tworzenie interaktywnych tablic, dodawanie notatek, rysowanie i wspólną pracę nad różnorodnymi projektami. 

Korzyści, które oferuje Miro, to:  

• Wirtualne tablice kreatywne – Miro oferuje wirtualne tablice, na których zespoły mogą tworzyć mind mapy, diagramy, a także przygotowywać koncepcje projektów. 
• Współpraca w czasie rzeczywistym – narzędzie umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym, co pozwala na synchroniczną pracę zespołów – nawet jeśli są rozproszone geograficznie. 
• Elementy wizualne i diagramy – bogactwo narzędzi wizualnych, takich jak diagramy, szkice i kształty, ułatwiają wyrażanie pomysłów i analizę projektów. 

Parabol  

Jest to narzędzie, które pomaga zespołom w organizowaniu i prowadzeniu efektywnych spotkań, zwłaszcza tych, związanych z retrospektywą. Umożliwia gromadzenie informacji zwrotnej, identyfikację obszarów do poprawy i śledzenie postępu działań poprawczych. 

Korzyści oferowane przez Parabol, to:  

• Spotkania zespołowe – Parabol koncentruje się na organizacji retrospektyw i umożliwieniu zespołom refleksji nad przebiegiem projektu oraz identyfikację obszarów do poprawy. 
• Gromadzenie informacji zwrotnej – ułatwia zbieranie opinii od członków zespołu, dzięki czemu pomaga w identyfikacji mocnych stron i obszarów do dalszego rozwoju. 
• Planowanie działań poprawczych – Parabol pozwala tworzyć plany działań poprawczych, śledzić postęp działań oraz monitorować skuteczność wprowadzonych zmian. 
   

Korzyści wynikające ze stosowania narzędzi do zarządzania projektami  

Wykorzystywanie skutecznych narzędzi niesie ze sobą wiele korzyści, które przyczyniają się do efektywnego koordynowania danym projektem. Należą do nich m.in.:  

• Zrozumienie projektu – narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają strukturalne podejście do projektu poprzez definiowanie zadań, harmonogramowanie terminów i tworzenie hierarchii zadań. Dzięki temu łatwiej jest Ci zrozumieć strukturę projektu, a wszyscy uczestnicy są na bieżąco z przypisanymi im zadaniami. 
• Śledzenie postępu – możesz na bieżąco śledzić postęp prac, dzięki czemu od razu wiesz, czy prace idą zgodnie z planem. To pozwala na szybkie reagowanie na ewentualne opóźnienia czy problemy. 
• Efektywne delegowanie zadań – dzięki narzędziom możesz efektywnie przypisywać zadania do konkretnych osób, określać priorytety i terminy wykonania. Takie działanie sprzyja jasnej odpowiedzialności, a każdy członek zespołu wie, co do niego należy. 
• Lepsza komunikacja – narzędzia do zarządzania projektami ułatwiają komunikację w zespole. Członkowie zespołu o wiele łatwiej wymieniają się informacjami, komentują zadania, a także udostępniają dokumenty czy pliki, związane z projektem. 
• Łatwiejsze raportowanie – narzędzia do zarządzania projektami umożliwiają generowanie raportów i analizę danych związanych z postępem projektu. Dzięki temu liderzy projektu mają możliwość oceny efektywności i podejmowania decyzji na podstawie danych.