Metodologia Six Sigma – czym jest i czemu warto ją stosować?

Metodologia Six Sigma, znana z redukcji błędów i doskonalenia procesów, jest kluczowym narzędziem dla organizacji, dążących do doskonałości operacyjnej i konkurencyjności na rynku. Jak ją stosować i co można dzięki niej poprawić?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest metodologia Six Sigma?
• Jakie są zasady metodologii Six Sigma?
• Jakie są fazy metodologii Six Sigma?
• Jakie są role w metodologii Six Sigma?
• Jakie narzędzia stosuje się w analizie metodologii Six Sigma?
• Jakie są zastosowania metodologii Six Sigma?

Metodologia Six Sigma – definicja

Metodologia Six Sigma to jedna z najczęściej stosowanych metod zarządzania jakością oraz jeden ze sposobów doskonalenia procesów biznesowych. Opiera się ona na pomiarze sigmy, czyli odchylenia od średniej wartości danego procesu. Jej podstawą jest metoda DMAIC (skrót od Define, Measure, Analyze, Improve i Control, co tłumaczy się jako zdefiniuj, zmierz, zanalizuj, popraw i kontroluj).

Nazwa „Six Sigma” odnosi się do statystycznego pojęcia odchylenia standardowego (sigma), a „Six” oznacza, że proces ma być tak sterowany, aby utrzymać defekty na poziomie nieprzekraczającym sześciu odchyleń standardowych od średniej. Głównym celem jest osiągnięcie jak najbliższego możliwego do zrealizowania poziomu jakości, czyli limitu 3,4 defektów na milion możliwości (czyli ok. 99.99966% produkcyjnej poprawności).

Metodologia Six Sigma to system zarządzania jakością, który dąży do redukcji defektów i nieciągłości w procesach, dążąc do osiągnięcia poziomu jakości na poziomie 3,4 defektów na milion możliwości.

Definicja metodologii Six Sigma

Chociaż wiele osób wskazuje, że początków metodologii Six Sigma należy poszukiwać w latach 80. XX wieku, w firmie Motorola, w której pracował inżynier Bill Smith, który opracował podstawowe założenia tej metody^[1], jej podstawy pojawiły się znacznie wcześniej. Można je znaleźć w Total Quality Managment, modelu zarządzania firmą, która stała się znana dzięki dr. Edwardowi Demingowi i japońskiej fabryce Toyoty, którą udoskonalił po II wojnie światowej^[2].

W latach 90. XX wieku Six Sigma zyskała na popularności dzięki sukcesowi firmy General Electric (GE), której CEO, Jack Welch, wprowadził tę metodologię do swojej firmy jako kluczowy element strategii doskonalenia jakości i zwiększenia konkurencyjności. Od tego czasu stała się szeroko stosowaną metodologią zarządzania jakością w różnych branżach, w tym produkcji, usługach finansowych, opiece zdrowotnej, technologii informatycznej i wielu innych.

Zasady metodologii Six Sigma

Metodologia Six Sigma opiera się na kilku głównych zasadach. Najważniejszą jest podejście, oparte na danych – to dzięki opomiarowaniu i liczbom można ustalać średnie wartości dla konkretnych procesów, a także definiować dopuszczalne odchylenia od tychże. Jednocześnie Six Sigma cechuje projektowe podejście do pracy – metodologia ta kładzie nacisk na wprowadzanie zmian i ciągłe doskonalenie, a najlepiej jest tego dokonywać za pomocą pracy projektowej.

Six Sigma kładzie też duży nacisk na procesy, zarówno pod względem ich poznania i zdefiniowania (co powinno opierać się na twardych liczbowych danych oraz jasnym języku), jak i kontroli – każdy proces powinien działać bez zarzutu i być stale monitorowany, żeby można było szybko wprowadzić niezbędne zmiany. Chociaż metodologia Six Sigma skupia się głównie na stosowanych w firmie procesach, nie zapomina się w niej o klientach – według jej założeń powinni być oni zawsze w centrum uwagi, a każdą zmianę powinno wdrażać się z myślą o ich potrzebach i preferencjach.

Fazy metodologii Six Sigma

Metodologia Six Sigma składa się z pięciu głównych faz, znanych jako DMAIC, co jest akronimem od:

• Define (Określenie) – w tej fazie definiuje się cel i zakres projektu oraz identyfikuje się kluczowe czynniki sukcesu.
• Measure (Pomiar) – w tej fazie zbiera się dane dotyczące istniejącego procesu, aby ocenić jego obecną wydajność.
• Analyze (Analiza) – w tej fazie analizuje się zebrane dane, aby zidentyfikować główne źródła problemów i defektów. Stosuje się do tego m.in. diagram Ishikawy czy analizę regresji.
• Improve (Poprawa) – w tej fazie opracowuje się i wdraża strategie oraz rozwiązania, mające na celu eliminację defektów i poprawę wydajności procesu.
• Control (Kontrola) – w tej fazie ustanawiane są procedury i narzędzia do monitorowania i utrzymania osiągniętych poprawek w długim okresie.

DMAIC może być kontynuowany iteracyjnie, co oznacza, że po zakończeniu fazy Control można wrócić do fazy Define w celu kontynuacji doskonalenia procesu.

Role w metodologii Six Sigma

W metodologii Six Sigma istnieje kilka różnych ról:

• Champion jest to osoba na wysokim szczeblu zarządzania, która odpowiada za promowanie i popieranie projektów Six Sigma w organizacji. Jego głównym zadaniem jest zapewnienie wsparcia, zasobów i zaangażowania potrzebnego do skutecznego przeprowadzenia projektów Six Sigma. Może być również odpowiedzialny za wyznaczanie priorytetów projektów oraz monitorowanie ich postępów.
• Sponsor jest to osoba na poziomie kierowniczym, która odpowiada za dostarczenie środków finansowych, zasobów i narzędzi do przeprowadzenia projektu. Zapewnia też wsparcie i motywuje członków zespołu projektowego oraz usuwa ewentualne przeszkody w realizacji projektu.
• Członków zespołu projektowego dzieli się na:
  • Black Belt to wyszkolony specjalista Six Sigma, który pełni rolę lidera zespołu projektowego. Zarządza projektem od początku do końca, wykorzystując narzędzia i techniki Six Sigma do identyfikacji, analizy i rozwiązania problemów. Jest odpowiedzialny za koordynację działań zespołu, prowadzenie analizy danych oraz wdrażanie rozwiązań w celu osiągnięcia celów projektu.
  • Green Belt to osoba zaangażowana w projekt Six Sigma jako członek zespołu, ale nie pełni roli lidera. Wykonuje zadania przypisane przez Black Belta i może odpowiadać za zbieranie i analizę danych, testowanie rozwiązań oraz udział w implementacji działań poprawczych.
  • Yellow Belt to osoba, która posiada podstawową wiedzę na temat metodologii Six Sigma i może wspierać projekty jako członek zespołu. Zazwyczaj wykonuje zadania operacyjne i pomaga w zbieraniu danych oraz wdrażaniu prostszych działań poprawczych.
• Mistrz Procesu jest to osoba odpowiedzialna za zarządzanie danym procesem w organizacji. Współpracuje z zespołem projektowym, udostępniając informacje i wsparcie oraz współpracując przy wdrażaniu rozwiązań. Jego głównym celem jest zapewnienie, że propozycje zmian wprowadzone przez projekt są zgodne z celami organizacyjnymi i przyczyniają się do poprawy wydajności procesu.

Narzędzia stosowane w analizie metodologii Six Sigma

Metodologia Six Sigma wykorzystuje różnorodne wskaźniki i narzędzia do analizy danych, identyfikacji problemów oraz doskonalenia procesów. Oto kilka z najczęściej stosowanych wskaźników:

• DPU (Defects Per Unit) określa średnią liczbę defektów na jednostkę produktu lub usługi.
• DPO (Defects Per Opportunity) określa średnią liczbę defektów na jednostkę możliwości defektu w procesie.
• DPMO (Defects Per Million Opportunities) określa liczbę defektów na milion możliwości defektu, co jest użyteczne w porównywaniu procesów na różnych skalach.
• RTY (Rolled Throughput Yield) określa procent produkowanych jednostek, które przechodzą przez proces bez wad.

Wśród narzędzi stosowanych w metodologii Six Sigma można wymienić m.in.:

• Histogramy służą do wizualizacji rozkładu danych i identyfikacji głównych źródeł zmienności w procesie.
• Diagramy Pareto pozwalają na identyfikację najważniejszych przyczyn defektów.
• Diagram Ishikawy pomaga w identyfikacji potencjalnych przyczyn problemów.
• Wykresy kontrolne służą do monitorowania stabilności procesu poprzez analizę danych w czasie i wykrywanie odstępstw od normy.
• Analiza regresji pozwala na zidentyfikowanie zależności między różnymi zmiennymi w procesie i prognozowanie ich wpływu na wyniki.
• Testy statystyczne, takie jak test t-studenta czy analiza wariancji (ANOVA), są stosowane do oceny różnic między grupami danych i identyfikacji istotnych różnic.
• Projekcje przyszłych wyników oparte na analizie danych historycznych pozwalają określić, jakich wyników można oczekiwać po wprowadzeniu zmian.

Zastosowania metodologii Six Sigma

Metodologia Six Sigma znajduje zastosowanie w różnych obszarach i branżach, gdzie istnieje potrzeba poprawy jakości procesów oraz eliminacji defektów, czyli np. w:

• przemyśle produkcyjnym,
• usługach finansowych,
• opiece zdrowotnej,
• sektorze publicznym
• oraz wielu innych sektorach gospodarki.

Organizacje wykorzystują Six Sigma do zwiększenia satysfakcji klienta (customer satisfaction) poprzez eliminację błędów i defektów, co przekłada się na lepszą jakość produktów i usług oraz większą konkurencyjność na rynku. Metodologia ta pozwala organizacjom identyfikować, analizować i eliminować defekty oraz problemy w procesach biznesowych.

Six Sigma pomaga organizacjom skupić się na potrzebach klientów poprzez eliminację błędów i dostarczanie produktów i usług o wysokiej jakości. Umożliwia też podejmowanie decyzji opartych na faktach i dowodach, co prowadzi do lepszych wyników i efektywności w organizacji. Zachęca również do doskonalenia procesów na wszystkich szczeblach organizacji i angażuje pracowników w proces podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów, co przyczynia się do redukcji kosztów, zwiększenia efektywności operacyjnej i zadowolenia klientów.