Metoda 5W – co to jest i jakie są zastosowania 5 Why?

Metoda 5W, znana także 5 Why, to prosta i skuteczna metoda analizy przyczynowo-skutkowej. Jak działa i dlaczego jest stosowana w różnych branżach, od produkcji po zarządzanie projektami?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest metoda 5W?
• Jak działa metoda 5W?
• Jakie są zastosowania metody 5W?
• Jak wygląda przykład użycia metody 5W?
• Jaka jest rola metody 5W?

Metoda 5W – definicja

Metoda 5W, znana także jako metoda „5 Whys” (dosłownie „5 dlaczego”), jest narzędziem używanym w analizie przyczynowo-skutkowej, które służy do identyfikacji pierwotnej przyczyny problemu. Proces polega na wielokrotnym zadawaniu pytania „dlaczego?” w odniesieniu do problemu, aby stopniowo dotrzeć do jego źródła, a nie jedynie objawów. Zwykle po zadaniu piątego pytania uzyskuje się satysfakcjonującą odpowiedź, choć liczba pytań może się różnić w zależności od złożoności sytuacji^{[1] [2] [3]}.

Metoda 5W (5 Why, 5 dlaczego) to technika analizy przyczynowo-skutkowej, polegająca na zadawaniu serii pięciu pytań „dlaczego”, żeby znaleźć pierwotną przyczynę problemu.

Definicja metody 5W

Metodę opracowała firma Toyota jako część ich systemu produkcyjnego. Jest ona powszechnie stosowana w zarządzaniu jakością, inżynierii oraz innych dziedzinach, gdzie analiza problemów ma ważkie znaczenie. Celem jest nie tylko naprawa problemu, ale również zapobieżenie jego ponownemu wystąpieniu^{[4] [5] [6]}.

Działanie metody 5W

Działanie metody 5W^{[7] [8] [9]} polega na systematycznym dociekaniu do przyczyn problemu poprzez zadawanie pytania „dlaczego?” przy każdej odpowiedzi, aż do momentu, gdy zostanie zidentyfikowana pierwotna przyczyna.

Proces rozpoczyna się od zdefiniowania problemu wymagającego rozwiązania. Po jego ustaleniu zadaje się pierwsze pytanie „dlaczego?”, aby zrozumieć, co doprowadziło do sytuacji. Odpowiedź jest analizowana, a kolejne „dlaczego?” pozwala zagłębić się w bardziej fundamentalne powody. Cykl powtarza się, zazwyczaj pięć razy, choć w niektórych przypadkach może być konieczne mniej lub więcej kroków.

W miarę zadawania kolejnych pytań można zidentyfikować zarówno problemy proceduralne, jak i strukturalne, a także te wynikające z ludzkich błędów czy niedoskonałości systemu. Każde „dlaczego?” musi odnosić się do poprzedniej odpowiedzi, co umożliwia stopniowe odkrywanie głębszych przyczyn, które mogłyby zostać przeoczone przy bardziej powierzchownej analizie.

Zastosowania metody 5W

Metodę 5W stosuje się w wielu dziedzinach, zwłaszcza tam, gdzie analiza przyczyn problemów i identyfikacja ma znaczenie dla poprawy procesów. Przykładem może być zarządzanie jakością – w tym obszarze jest ona stosowana do lokalizowania przyczyn defektów w produkcji lub usługach. Dzięki niej można szybko dojść do podstawowych problemów w procesach produkcyjnych, co pozwala je usunąć i zapobiega ich ponownemu występowaniu.

W inżynierii i utrzymaniu ruchu stosuje się ją do diagnozowania awarii maszyn i systemów. Analizując kolejne „dlaczego”, można dojść do głównej przyczyny usterek, a to nie tylko umożliwia naprawę, ale także jest pomocne w optymalizacji procesów serwisowych i konserwacyjnych.

W zarządzaniu projektami 5 Whys może pomóc w analizie opóźnień lub niepowodzeń w realizacji zadań. Pytanie „dlaczego?” pomaga znaleźć przyczyny problemów, np. niewystarczające zasoby, błędna komunikacja czy brak odpowiednich procedur.

5W pomaga też w identyfikacji przyczyn spadku sprzedaży, niskiego zaangażowania pracowników czy niezadowolenia klientów. Dzięki niej można analizować aspekty organizacyjne, takie jak marketing, obsługa klienta czy wewnętrzne procesy operacyjne, co może poprawiać funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Metoda 5 Why jest także używana w badaniach i analizie przyczyn wypadków oraz incydentów w branżach, takich jak lotnictwo, motoryzacja czy opieka zdrowotna. Pozwala dotrzeć do faktycznych przyczyn zagrożeń bezpieczeństwa lub błędów skutkujących poważnymi konsekwencjami.

Przykład użycia metody 5W

Metodę 5W można opisać przykładem związanym z problemem produkcyjnym w fabryce. Załóżmy, że doszło do opóźnienia w dostawie produktu do klienta.

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie problemu – dostawa została opóźniona. Pierwsze pytanie brzmi – dlaczego dostawa się opóźniła?

Odpowiedź – produkcja była opóźniona.

Kolejne pytanie – dlaczego produkcja była opóźniona?

Odpowiedź – doszło do awarii maszyny.

Kolejne pytanie brzmi – dlaczego maszyna uległa awarii?

Odpowiedź wskazuje, że jedna z części maszyny zużyła się i nie została wymieniona na czas.

Dlaczego część nie została wymieniona? Harmonogram konserwacji maszyn nie był regularnie aktualizowany, a brak nadzoru spowodował, że przeoczono konieczność wymiany.

Ostatnie pytanie brzmi – dlaczego harmonogram konserwacji nie był aktualizowany?

Odpowiedź brzmi – nikt nie był odpowiedzialny za ten proces, ponieważ nie przypisano konkretnych zadań do osób odpowiedzialnych za konserwację.

Jak widać, dzięki metodzie 5W, odkryto, że pierwotną przyczyną opóźnienia dostawy była luka w zarządzaniu konserwacją maszyn. Zamiast jedynie naprawiać maszynę, firma wprowadziła nowe procedury, przypisała odpowiedzialności i zadbała o regularną aktualizację harmonogramu konserwacji, żeby zapobiec podobnym problemom w przyszłości.

Rola metody 5W

5 Whys ma pewne ograniczenia, a jednym z nich jest fakt, że jej efektywność zależy od jakości zadawanych pytań oraz dostępnych informacji. Jeśli odpowiedzi są powierzchowne lub niekompletne, można zbyt szybko zakończyć proces lub dojść do błędnych wniosków.

Metoda 5W zakłada też, że każdy problem ma jedną główną przyczynę, podczas gdy w rzeczywistości problemy często wynikają ze złożonej sieci powiązań różnych czynników. W takiej sytuacji może okazać się zbyt uproszczona.

Trzeba też pamiętać, że 5W bazuje na subiektywnych odpowiedziach, co może prowadzić do niejednoznacznych wyników, zwłaszcza gdy osoby zaangażowane w analizę nie posiadają pełnej wiedzy na temat procesów. Z tego względu często łączy się ją z innymi technikami analizy przyczyn, takimi jak wykres Ishikawy.

Powyższe ograniczenia nie zmieniają faktu, że metoda 5W odgrywa ważną rolę w procesie identyfikacji pierwotnych przyczyn problemów, szczególnie w dziedzinach związanych z zarządzaniem jakością, inżynierią oraz zarządzaniem projektami. Jej największą zaletą jest prostota – opiera się na serii pytań, które może zadać każdy, niezależnie od specjalistycznej wiedzy technicznej. Dzięki temu jest łatwa do wdrożenia i nie wymaga zaawansowanych narzędzi.

5W pozwala także szybko zidentyfikować przyczyny problemów, co może skrócić czas potrzebny na podjęcie działań naprawczych. Pomaga też skupić się na rzeczywistych przyczynach, a nie na objawach – w praktyce problem, który na pierwszy rzut oka wydaje się mieć prostą przyczynę, może wynikać z systemowych zaniedbań, a kolejne „dlaczego” pozwalają dotrzeć aż do sedna problemu.