Matryca logiczna – co to jest i jak ją stworzyć?

Matryca logiczna to narzędzie zarządzania projektami, dzięki któremu zespoły mogą efektywnie zarządzać projektami. Jak ją stworzyć i wykorzystać do monitorowania postępów oraz oceny osiągniętych rezultatów?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest matryca logiczna?
• Jakie są elementy matrycy logicznej?
• Jak stworzyć matrycę logiczną?
• Jak wygląda wzór matrycy logicznej?
• Jaka jest rola matrycy logicznej?

Matryca logiczna – definicja

Matryca logiczna (znana również jako podejście logiczne lub logical framework approach) to metoda planowania, monitorowania i oceny działań, szczególnie popularna w dziedzinie rozwoju międzynarodowego, ale można ją stosować również w zarządzaniu projektami. Opiera się na tworzeniu tabeli (ang. logframe), która składa się z czterech kolumn i czterech rzędów. Rzędy opisują różne poziomy celów projektu: działania, wyniki, cele bezpośrednie oraz cel ogólny. Kolumny natomiast przedstawiają: opis narracyjny, obiektywnie weryfikowalne wskaźniki, źródła weryfikacji oraz założenia, które mogą wpływać na realizację projektu^{[1] [2] [3]}.

Matryca logiczna to narzędzie zarządzania projektami, które systematycznie przedstawia cele, wyniki, działania i założenia projektu, ułatwiając planowanie, monitorowanie i ocenę działań projektowych.

Definicja matrycy logicznej.

Matrycę logiczną opracowano w 1969 roku dla Agencji Stanów Zjednoczonych ds. Międzynarodowego Rozwoju (USAID) i do tamtego czasu jest powszechnie stosowana przez organizacje darczyńców, takie jak Bank Światowy, Komisja Europejska, a także liczne organizacje pozarządowe. Jest nie tylko narzędziem do planowania, ale także do przeprowadzania logicznych kontroli w trakcie realizacji projektu, monitorowania postępów oraz dokonywania przeglądów działań i rezultatów^{[4] [5] [6] [7]}.

Elementy matrycy logicznej

Matryca logiczna składa się z następujących elementów^{[8] [9] [10]}:

• Działania to szczegółowe kroki operacyjne, które muszą zostać wykonane w ramach projektu. Obejmują wszystkie zadania potrzebne do dostarczenia wyników – przykłady to organizacja warsztatów, budowa infrastruktury czy przeprowadzenie badań.
• Wyniki to konkretne produkty lub usługi, które projekt ma dostarczyć. Są bezpośrednimi efektami działań i są w pełni kontrolowane przez zarządzających projektem. Może to być na przykład liczba przeszkolonych osób.
• Cele bezpośrednie to główne efekty, które projekt ma osiągnąć po zakończeniu. Są bardziej szczegółowe niż cel ogólny i bezpośrednio powiązane z wynikami projektu. Celem bezpośrednim może być poprawa umiejętności zawodowych uczestników szkolenia.
• Cel ogólny to odnosi się do długoterminowych i szerokich korzyści społecznych, ekonomicznych lub środowiskowych, na które projekt ma wpływ, ale nie może ich w pełni kontrolować. Przykładem może być redukcja ubóstwa w regionie.
• Opis narracyjny to szczegółowy opis działań, wyników, celów bezpośrednich i celu ogólnego, który wyjaśnia, co projekt ma osiągnąć i jak zamierza to zrobić.
• Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki to miary pozwalające na ocenę postępów w osiąganiu celów, wyników i działań projektu. Muszą być mierzalne i obiektywne. Przykładem wskaźnika może być liczba osób, które ukończyły szkolenie.
• Źródła weryfikacji to wiarygodne i dostępne metody i źródła danych używane do zbierania informacji potrzebnych do oceny wskaźników. Przykłady to raporty z badań, ankiety, dane statystyczne lub rejestry uczestników.
• Założenia to zewnętrzne czynniki, które mogą wpływać na sukces projektu, ale są poza kontrolą zarządzających projektem. Pomagają zrozumieć ryzyka związane z realizacją projektu i są kluczowe dla oceny jego realności. Założeniem może być stabilność polityczna w regionie realizacji projektu.

Poza wymienionymi elementami matryca logiczna bazuje na kilku zasadach^{[11] [12]} – podstawową jest założenie, że struktura matrycy powinna opierać się na hierarchii celów przedstawionych w postaci logicznego ciągu przyczynowo-skutkowego. Zaczyna się od działań, które prowadzą do wyników, te z kolei do celu bezpośredniego projektu, a na końcu do celu ogólnego. Warto też pamiętać o logice interwencji – oznacza to, że każdy poziom matrycy musi być logicznie powiązany z poprzednim; działania muszą logicznie prowadzić do osiągnięcia wyników, wyniki muszą prowadzić do osiągnięcia celu bezpośredniego, a cel bezpośredni musi przyczyniać się do osiągnięcia celu ogólnego.

Tworzenie matrycy logicznej

Tworzenie matrycy logicznej zaczyna się od zrozumienia problemu, który projekt ma rozwiązać. W tym celu należy przeprowadzić analizę interesariuszy, zidentyfikować najważniejszych uczestników projektu oraz ich potrzeby i oczekiwania. Analiza powinna obejmować również zrozumienie kontekstu społecznego, ekonomicznego i politycznego, w którym projekt będzie realizowany.

Następnie można przejść do sformułowania głównych celów projektu na różnych poziomach:

• Określ długoterminowy cel projektu.
• Sformułuj konkretne, mierzalne rezultaty, które projekt ma osiągnąć bezpośrednio po jego zakończeniu.
• Określ konkretne produkty lub usługi, które projekt ma dostarczyć.
• Zidentyfikuj szczegółowe kroki, które muszą być podjęte, aby osiągnąć wyniki projektu.

Dla każdego z celów i działań należy stworzyć szczegółowy opis narracyjny, który wyjaśnia, co projekt ma osiągnąć i jak zamierza to zrobić. Opis powinien być jasny i zrozumiały dla wszystkich zainteresowanych stron.

Jednocześnie należy określić obiektywnie weryfikowalne wskaźniki, które pozwolą na ocenę postępów w osiąganiu celów i wyników projektu. Dla każdego wskaźnika zidentyfikuj wiarygodne źródła weryfikacji oraz zidentyfikuj czynniki zewnętrzne, które mogą wpływać na sukces projektu, ale są poza kontrolą zarządzających.

Kolejnym krokiem jest weryfikacja logiki interwencji – sprawdź spójność i logiczność zaplanowanych działań, wyników, celów bezpośrednich i celu ogólnego. Upewnij się, że każde działanie logicznie prowadzi do osiągnięcia wyników, które z kolei przyczyniają się do realizacji celów projektu.

Następna faza to konsultacje z interesariuszami w calu uzyskania ich opinii na temat matrycy logicznej. Na podstawie ich uwag trzeba dokonać korekt i doprecyzować elementy matrycy. Po zakończeniu prac pozostaje jeszcze upewnić się, że matryca logiczna jest jasno sformułowana, spójna i kompletna.

Wzór matrycy logicznej

Poniżej znajduje się wzór matrycy logicznej, który można dostosować do specyfiki danego projektu:

Rola matrycy logicznej

Matryca logiczna pomaga w zarządzaniu projektami – konkretnie pomaga zdefiniować i uporządkować cele projektu, określić oczekiwane wyniki oraz sformułować działania potrzebne do ich osiągnięcia. Ułatwia to komunikację między wszystkimi zainteresowanymi stronami projektu oraz jest nieocenione w ocenie projektów.

Matryca logiczna poprzez identyfikację czynników zewnętrznych, które mogą wpływać na sukces projektu, pomaga też w zarządzania ryzykiem. Pozwala to lepiej przygotować się na nieprzewidziane okoliczności, a także może być punktem wyjścia dla ciągłego doskonalenia procesów zarządzania projektami.