Leasing pracowniczy – co to jest?

Polskie firmy stoją przed coraz większymi wyzwaniami związanymi z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Szybkie uzupełnienie braków kadrowych, elastyczne zatrudnienie w okresach wzmożonego zapotrzebowania oraz potrzeba dostępu do wykwalifikowanych pracowników sprawiają, że tradycyjne metody zatrudnienia często nie wystarczają. W tej sytuacji leasing pracowniczy zyskuje na popularności.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest leasing pracowniczy?
• Jakie są etapy leasingu pracowniczego?
• Co powinna zawierać umowa leasingu pracowniczego?
• Gdzie stosuje się leasing pracowniczy?
• Jakie są koszty leasingu pracowniczego?
• Jakie są ograniczenia leasingu pracowniczego?
• Jakie są korzyści z leasingu pracowniczego?

Najważniejsze informacje:

• Leasing pracowniczy to usługa polegająca na „wypożyczeniu” pracownika z agencji pracy tymczasowej lub innego pracodawcy w celu wykonywania pracy na rzecz leasingobiorcy przez określony czas, wymagająca pisemną zgodą pracownika.
• Proces obejmuje identyfikację potrzeb kadrowych, rekrutację odpowiednich kandydatów przez agencję zatrudnienia, podpisanie umowy na określony czas oraz oddelegowanie stałych pracowników do nowego pracodawcy użytkownika.
• Umowa powinna precyzować stronie agencji oraz pracodawcy użytkownika obowiązki, okres wykonywania pracy, wynagrodzenie agencji, warunki BHP oraz zasady rozwiązania współpracy zgodnie z kodeksem pracy.
• Najczęściej stosuje się w branżach sezonowych jak produkcja czy logistyka, przy nagłych brakach kadrowych, w celu realizacji konkretnych zadań oraz podczas urlopu bezpłatnego pracowników etatowych.
• Kosztuje leasing pracowniczy od 40 do 500 zł za godzinę w zależności od kwalifikacji i branży, przy czym rzecz leasingobiorcy to również koszty operacyjne agencji obejmujące obsługi kadrowo płacowej.
• Ograniczenia obejmują wyższe długoterminowe koszty związane, trudności integracji z zespołem, ryzyko związane z interpretacją przepisów oraz od zależą uprawnienia pracownicze od rodzaju umowy.
• Korzyści to elastyczność zatrudnienia, oszczędność czasu w procesie rekrutacji nowych pracowników, redukcja kosztów administracyjnych oraz dostęp do zasobami ludzkimi o specjalistycznych kompetencjach bez stałego zatrudnienia.

Leasing pracowniczy – definicja

Leasing pracowniczy, określany również jako wynajem pracowników lub outsourcing pracowniczy, stanowi specjalistyczną usługę polegającą na czasowym udostępnieniu pracownika przez agencję pracy tymczasowej lub innego pracodawcy w celu wykonywania pracy na rzecz innego przedsiębiorstwa przez określony termin^{[1] [2] [3]}. Model ten charakteryzuje się złożonym układem prawnym, w którym pracownik formalnie pozostaje zatrudniony w firmie macierzystej będącej leasingodawcą, podczas gdy faktycznie wykonuje obowiązki pod bezpośrednim nadzorem pracodawcy użytkownika^{[4] [5]}.

Leasing pracowniczy to usługa polegająca na „wypożyczeniu” pracownika z agencji pracy tymczasowej lub innej firmy do wykonywania pracy na rzecz innego przedsiębiorstwa przez określony czas, przy czym pracownik formalnie pozostaje zatrudniony u leasingodawcy, a faktycznie podlega nadzorowi pracodawcy użytkownika.

Definicja leasingu pracowniczego

W polskim systemie prawnym leasing pracowników nie posiada jednolitej definicji ustawowej, jednak w praktyce funkcjonuje w oparciu o przepisy Kodeksu pracy, konkretnie art. 174 ust. 1 dotyczący udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu pracy u innego pracodawcy, lub na podstawie Ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych przy współpracy z agencjami zatrudnienia. Od tradycyjnego zatrudnienia różni się tym, że pracodawca użytkownik nie ponosi bezpośrednich kosztów związanych z administracją kadrowo-płacową, która pozostaje w gestii agencji będącej formalnym pracodawcą.

Jakie są etapy leasingu pracowniczego?

Leasingu pracowników składa się z kilku etapów, które różnią się w zależności od wybranej formy współpracy. Sprawne przeprowadzenie każdego z nich decyduje o sukcesie całego przedsięwzięcia w zakresie rekrutacji i zarządzaniu zasobami ludzkimi.

Identyfikacja potrzeb kadrowych i kontakt z agencją

Pierwszy etap to precyzyjne określenie zapotrzebowania na pracowników tymczasowych. Firma analizuje swoje potrzeby kadrowe, określając liczbę osób, wymagane umiejętności oraz okres zatrudnienia. To fundament całego procesu – bez jasno sprecyzowanych oczekiwań trudno o skuteczne dopasowanie odpowiednich kandydatów. W tym etapie kluczowe jest również ustalenie budżetu oraz warunków pracy w krótkim czasie.

Współpraca z agencją pracy i proces rekrutacji

Po zdefiniowaniu potrzeb firma nawiązuje kontakt z wybraną agencją zatrudnienia. Agencja zajmuje się kompleksową obsługą procesu rekrutacji i selekcji odpowiednich kandydatów zgodnie z wymogami stanowiska pracy. Weryfikuje kwalifikacje, doświadczenie zawodowe oraz umiejętności praktyczne potencjalnych pracowników, często wykorzystując własną bazę kandydatów.

Formalizacja współpracy i podpisanie umowy

Agencja prowadzi pełny proces rekrutacyjny, od publikacji ogłoszeń po przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych. Następuje podpisanie umowy między stronami na określony czas, która reguluje wszystkie aspekty współpracy. Agencja podpisuje z pracownikiem umowę o pracę na czas określony, zgłasza go do ZUS oraz organizuje badania medycyny pracy i szkolenia BHP.

Okres wykonywania pracy i nadzór

Pracownicy zostają oddelegowani do firmy pracodawcy użytkownika, gdzie rozpoczynają wykonywanie swoich obowiązków zgodnie z zakresem określonym w umowie. Pracodawca użytkownik sprawuje nadzór nad wykonywaną pracą, zapewniając jednocześnie bezpieczne warunki pracy oraz wynagrodzenie równe temu, które otrzymują stali pracownicy na podobnych stanowiskach.

Zarządzanie relacją i szybkie zwiększenie efektywności

Podczas trwania współpracy firma może zgłaszać agencji pracy tymczasowej ewentualne problemy lub potrzeby zmian w zakresie wykonywanych zadań. Agencja powinna rozwiązywać te kwestie na bieżąco, zapewniając elastyczność zatrudnienia i możliwość dostosowania do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Zakończenie lub przedłużenie współpracy

Po zakończeniu okresu leasingu pracownicy mogą wrócić do agencji i zostać przypisani do innych projektów. Alternatywnie, jeśli sprawdzą się podczas pracy u innego pracodawcy, firma ma możliwość zatrudnienia ich na stałe, co pozwala na lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi długoterminowo.

Co powinna zawierać umowa leasingu pracowniczego?

Podstawowe elementy umowy obejmują szczegółowe określenie stron współpracy – w przypadku pracy tymczasowej są to:

• agencja pracy jako formalny pracodawca,
• firma korzystająca z usług,
• pośrednio sam pracownik.

Niebagatelne znaczenie ma precyzyjne ustalenie daty rozpoczęcia i zakończenia umowy wraz z warunkami ewentualnego przedłużenia na kolejny określony termin.

Umowa musi zawierać dokładny opis rodzaju wykonywanej pracy i zakresu obowiązków, obejmujący konkretne czynności, miejsce świadczenia usług, wymagane kwalifikacje oraz wyposażenie stanowisk. Nie może zabraknąć szczegółowych informacji o wynagrodzeniu – stawce godzinowej lub miesięcznej, sposobie i terminach wypłat oraz ewentualnych dodatkach zgodnych z zasadami równego traktowania.

W kontekście zatrudniania pracowników tymczasowych istotnym elementem są zapisy dotyczące warunków pracy i BHP, określające godziny pracy, przerwy, przestrzeganie przepisów bezpieczeństwa oraz procedury zgłaszania ewentualnych problemów. Umowa powinna także precyzować obowiązki agencji w zakresie obsługi kadrowo płacowej, dokumentacji personalnej oraz szkoleń BHP.

Szczególną uwagę należy poświęcić zapisom dotyczącym odpowiedzialności pracodawcy użytkownika za zapewnienie odpowiednich warunków pracy, szkoleń stanowiskowych oraz materiałów niezbędnych do wykonywania obowiązków. Umowa powinna regulować kwestie związane z okresami wzmożonego zapotrzebowania oraz procedury zwiększania lub zmniejszania liczby pracowników.

Nie można pominąć klauzul dotyczących poufności i ochrony danych osobowych, szczególnie ważnych przy dostępie do wewnętrznych systemów firmy. Równie istotne są warunki zakończenia umowy, w tym procedury wypowiedzenia oraz zasady rozliczeń finansowych przy przedterminowym zakończeniu współpracy.

Umowa leasingu pracowniczego powinna szczegółowo regulować wszystkie aspekty współpracy zgodnie z kodeksem pracy. Precyzyjne zapisy dotyczące uprawnień pracowniczych, wynagrodzeń i warunków pracy chronią interesy wszystkich stron. W praktyce obserwujemy, że firmy inwestujące czas w przygotowanie kompleksowej umowy rzadziej borykają się z problemami prawnymi czy operacyjnymi podczas realizacji projektów z agencjami pracy tymczasowej.

Michał Włodarczyk, Head of Customer Success

Gdzie stosuje się leasing pracowniczy?

W branżach sezonowych, takich jak rolnictwo, turystyka, logistyka czy handel detaliczny i e-commerce, wynajem pracowników umożliwia firmom dynamiczne dostosowywanie zatrudnienia do okresów wzmożonego zapotrzebowania bez konieczności utrzymywania stałego personelu przez cały rok. Szczególnie widoczne jest to podczas świąt, zbiorów czy szczytu sezonu turystycznego, gdy potrzeba szybkiego uzupełnienia braków kadrowych.

Sektor produkcyjny intensywnie wykorzystuje pośrednictwem agencji pracy tymczasowej możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się potrzeby rynku i dostosowywania liczby pracowników do aktualnego popytu. Firmy produkcyjne często poszukują pracowników montażu, magazynierów, kierowców wózków widłowych czy operatorów maszyn na okresy realizacji większych zamówień lub podczas nieobecności stałych pracowników.

Branża IT stanowi jeden z najdynamiczniej rozwijających się segmentów, gdzie ramach leasingu pracowników firmy potrzebują dostępu do wykwalifikowanych programistów, administratorów, analityków czy innych specjalistów z unikalnymi kompetencjami na czas określonych projektów. W sektorze IT stawki mogą być znacznie wyższe ze względu na specjalistyczny charakter wykonywanych zadań.

Budownictwo, charakteryzujące się sezonowością prac oraz zapotrzebowaniem na fachowców z różnych dziedzin, chętnie wykorzystuje leasing do zatrudniania specjalistów na czas konkretnych projektów budowlanych. Model ten pozwala na elastyczne zarządzanie zespołem w zależności od faz realizacji inwestycji.

W sektorze usług, obejmującym gastronomię, hotelarstwo czy handel, leasing pracowniczy pomaga w zarządzaniu personelem w zależności od zmiennego natężenia ruchu klientów i sezonowych wahań popytu. Agencja pracy może szybko dostarczyć odpowiednio przeszkolonych pracowników dostosowanych do specyfiki branży.

Jakie są koszty leasingu pracowniczego?

Szacunkowa wysokość wynagrodzeń w ramach leasingu może wynosić od 40 do 500 złotych za godzinę pracy^[6], przy czym ostateczne koszty związane z usługą podlegają negocjacjom między firmą a agencją pracy tymczasowej.

Na wysokość kosztów leasingu pracowniczego decydujący wpływ mają rodzaj i kwalifikacje potrzebnych specjalistów. Eksperci z unikalnymi umiejętnościami lub znacznym doświadczeniem generują znacznie wyższe koszty niż pracownicy wykonujący standardowe zadania. Według danych branżowych, stawki godzinowe w body leasingu dla specjalistów IT wahają się od 100 do 500 złotych, podczas gdy dla pracowników z branży przemysłowej od 70 do 200 złotych^[7].

Długość okresu pracy stanowi kolejny istotny czynnik wpływający na koszty operacyjne. Krótkoterminowe umowy mogą być droższe w przeliczeniu na jednostkę czasu niż długoterminowe kontrakty oferujące korzystniejsze stawki. Jednocześnie w długim okresie całkowity koszt zatrudnienia może przewyższać koszty zatrudnienia stałego personelu.

Lokalizacja wykonywania pracy znacząco wpływa na strukturę kosztów związanych z wynajmem pracowników. W większych miastach, gdzie płace są wyższe, stawki za usługi agencji będą odpowiednio wyższe w porównaniu do mniejszych miejscowości. Podobnie, praca w niestandardowych godzinach wiąże się z dodatkowymi opłatami za nadgodziny.

Marża i koszty administracyjne agencji pracy stanowią istotny składnik całkowitych wydatków. Agencje naliczają opłaty obejmujące zarządzanie rekrutacją, selekcję, szkolenia oraz zarządzanie pracownikami, w tym wypłaty wynagrodzeń i składki ZUS. Średnia marża agencji w branży wynosi około 20% całkowitego kosztu^[8], ale może wahać się znacznie w zależności od specyfiki usług.

W kalkulacji kosztów trzeba uwzględnić również oszczędności wynikające z braku konieczności prowadzenia własnych procesów rekrutacyjnych, szkoleń wstępnych czy administracji kadrowej. Firma korzystająca z leasingu nie ponosi bezpośrednich kosztów związanych z urlopem bezpłatnego czy zwolnieniami chorobowymi pracowników tymczasowych.

Jakie są ograniczenia leasingu pracowniczego?

Jednym z najistotniejszych ograniczeń są wyższe długoterminowe koszty związane z wynajmem pracowników. Opłaty dla agencji pracy tymczasowej mogą znacząco przewyższać bezpośrednie zatrudnienie, szczególnie przy długoterminowych projektach. Marże agencji oraz stawki dla wykwalifikowanych specjalistów mogą negatywnie wpływać na koszty operacyjne firmy, szczególnie przy okresach wzmożonego zapotrzebowania.

Brak pełnego zaangażowania i lojalności stanowi kolejne wyzwanie w pracy tymczasowej. Pracownicy wynajęci na określony czas mogą wykazywać mniejsze zaangażowanie w kulturę organizacyjną firmy, wiedząc o tymczasowym charakterze zatrudnienia. Może to negatywnie wpływać na jakość wykonywanych zadań oraz współpracę z stałymi pracownikami.

Znaczące ograniczenia wynikają z niejasności prawnych w polskim systemie. Brak precyzyjnej definicji w kodeksie pracy stwarza ryzyko uznania leasingu za ukryte zatrudnienie przez organy kontrolne. Jeśli nadzór nad wynajętym pracownikiem okazuje się zbyt ścisły, może to prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla pracodawcy użytkownika.

Ograniczenia czasowe stanowią dodatkowe utrudnienie – zgodnie z przepisami, pracownik może świadczyć pracę u jednego pracodawcy maksymalnie przez określony okres, co może komplikować realizację długoterminowych projektów wymagających ciągłości w wykonywaniu zadań.

Trudności z integracją zespołową również wpływają na efektywność współpracy. Pracownicy tymczasowi mogą mieć problemy z pełną integracją z zespołem, być traktowani jako „zewnętrzni” lub mniej angażować się w długoterminowe cele organizacji. Wysoka rotacja może utrudniać transfer wiedzy i ciągłość procesów biznesowych.

Jakie są korzyści z leasingu pracowniczego?

Najważniejszą zaletą jest elastyczność zatrudnienia i możliwość szybkiego reagowania na aktualne potrzeby rynkowe. Umożliwia firmom dynamiczne dostosowywanie liczby pracowników w odpowiedzi na sezonowe wahania, realizację konkretnych projektów czy nagłe braki kadrowe. Agencje potrafią dostarczyć wykwalifikowanych kandydatów w trybie ekspresowym, co ratuje przedsiębiorstwa przed opóźnieniami i karami umownymi.

Znacząca redukcja kosztów i oszczędność czasu w całym procesie stanowi kolejną kluczową korzyść. Dzięki współpracy z agencją firmy unikają kosztów rekrutacji i selekcji nowych pracowników, ponieważ agencja przejmuje całą administrację związaną z poszukiwaniem odpowiednich kandydatów. Dodatkowo, agencja pokrywa koszty szkoleń BHP, badań lekarskich oraz całą obsługę kadrowo-płacową.

Dostęp do wykwalifikowanych specjalistów to obszar, gdzie leasing wykazuje szczególną wartość dodaną. Zapewnia dostęp do szerokiej bazy kandydatów o specjalistycznych kwalifikacjach, których pozyskanie na etat mogłoby być trudne lub ekonomicznie nieuzasadnione. Model ten szczególnie ułatwia proces legalizacji pracy cudzoziemców, gdzie agencja zajmuje się kompleksowymi formalnościami.

Efektywność operacyjna polega na umożliwieniu koncentracji na kluczowych obszarach działalności przy jednoczesnym delegowaniu zarządzania personelem na wyspecjalizowaną agencję. W przeciwieństwie do outsourcingu, leasing zapewnia bezpośredni nadzór nad wykonywanymi zadaniami, umożliwiając szybkie reagowanie na zmiany w projektach.

Istotną korzyścią jest możliwość „testowania” potencjalnych kandydatów w rzeczywistych warunkach pracy przed podjęciem decyzji o stałym zatrudnieniu. To rozwiązanie minimalizuje ryzyko związane z błędną rekrutacją i pozwala na lepsze dopasowanie do kultury organizacyjnej bez długoterminowych zobowiązań.

Leasing pracowniczy pozwala również na lepsze zarządzanie ryzykiem pracowniczym, ponieważ agencja przejmuje odpowiedzialność za większość aspektów administracyjnych i prawnych. Firma może skupić się na osiąganiu celów biznesowych, mając pewność, że kwestie formalne są właściwie obsługiwane przez profesjonalną organizację z doświadczeniem w tym zakresie.