Leasing pracowniczy – co to jest i ile kosztuje?

Potrzeby kadrowe mogą ulegać dynamicznym zmianom, co sprawia, że firmy mogą szybko potrzebować wypełnić luki w zatrudnieniu. Rozwiązaniem może być leasing pracowniczy – jak może on pomóc firmom szukającym elastyczności i efektywności kosztowej?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest leasing pracowniczy?
• Jakie są etapy leasingu pracowniczego?
• Co powinna zawierać umowa leasingu pracowniczego?
• Gdzie stosuje się leasing pracowniczy?
• Jakie są koszty leasingu pracowniczego?
• Jakie są zależności między leasingiem pracowniczym a outsourcingiem?
• Jakie są ograniczenia leasingu pracowniczego?
• Jakie są korzyści z leasingu pracowniczego?

Leasing pracowniczy – definicja

Leasing pracowniczy to sytuacja, w której jedna firma wypożycza pracowników innej firmie na określony czas. Jest to popularny w Polsce rodzaj współpracy, zwłaszcza w branżach, w których zapotrzebowanie na pracowników wykazuje silne wahania sezonowe, czyli w budownictwie, logistyce czy produkcji^[1].

Leasing pracowniczy to usługa umożliwiająca firmom tymczasowe zatrudnianie pracowników poprzez agencję zewnętrzną, która formalnie pozostaje ich pracodawcą.

Definicja leasingu pracowniczego

Leasing pracowniczy wyróżnia się tymczasowym charakterem zatrudnienia – pracownik wykonuje obowiązki w firmie, do której został wypożyczony, ale formalnie jest zatrudniony w firmie wypożyczającej. Przysługują mu te same prawa, jakie miałby, gdyby pracował bezpośrednio u firmy, do której jest wypożyczony, czyli np. prawo do urlopu czy wynagrodzenia za nadgodziny. Chociaż formalnie podlega firmie wypożyczającej, w czasie leasingu wykonuje bezpośrednie polecenia w organizacji, która go wypożycza.

Choć w polskim prawie nie istnieje dokładne pojęcie leasingu pracowniczego, kwestie z nim związane reguluje m.in. Kodeks pracy – mowa dokładniej o artykule 174, który dotyczy oddelegowania pracowników do pracy w innej firmie^[2]. Przepisy wymagają między innymi, aby pracodawca wypożyczający pracownika uzyskał zgodę pracownika, a warunki pracy i płacy nie były gorsze niż te, które pracownik miałby w swojej macierzystej firmie. Szczególne zasady dotyczące agencji pracy tymczasowej reguluje Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych^[3].

Etapy leasingu pracowniczego

Proces leasingu pracowniczego rozpoczyna się, gdy firma, która potrzebuje dodatkowych rąk do pracy, identyfikuje potrzeby kadrowe, określając liczbę potrzebnych osób, wymagane kwalifikacje oraz okres zapotrzebowania. Następnie nawiązuje kontakt z agencją pracy tymczasowej lub firmą specjalizującą się w leasingu pracowniczym, żeby przedstawić jej swoje wymagania.

Agencja pracy tymczasowej rozpoczyna następnie proces rekrutacji odpowiednich kandydatów. Weryfikuje kwalifikacje, doświadczenie i umiejętności kandydatów, aby upewnić się, że spełniają oni oczekiwania klienta. Po znalezieniu właściwych ludzi agencja prowadzi z nimi rozmowy kwalifikacyjne oraz finalizuje formalności związane z zatrudnieniem.

Po selekcji i zatrudnieniu pracowników przez agencję rozpoczyna się właściwy leasing pracowniczy. Pracownicy zostają oddelegowani do firmy, która ich wynajmuje, gdzie rozpoczynają wykonywanie swoich obowiązków. W czasie trwania leasingu pracowniczego agencja pozostaje ich formalnym pracodawcą, odpowiedzialnym za wypłatę wynagrodzeń, ubezpieczenia społeczne oraz inne obowiązki. Firma wynajmująca pracowników zapewnia im warunki pracy oraz nadzoruje ich codzienne obowiązki.

Firma wynajmująca pracowników może zgłaszać ewentualne problemy lub potrzeby zmian do agencji, która powinna na bieżąco je rozwiązywać. Po zakończeniu okresu leasingu pracownicy mogą wrócić do agencji pracy tymczasowej i zostać przypisani do innych zadań lub projektów, ale istnieje też szansa, że zostaną na stałe zatrudnieni przez firmę, w której pracowali w trakcie trwania leasingu.

Umowa leasingu pracowniczego

Umowa leasingu pracowniczego powinna zawierać następujące elementy:

• Dokładne określenie stron umowy, czyli agencji leasingowej, pracownika oraz firmy korzystającej z usług pracownika.
• Data rozpoczęcia i zakończenia umowy leasingu pracowniczego oraz warunki jej ewentualnego przedłużenia.
• Dokładne określenie roli, obowiązków i odpowiedzialności pracownika oraz miejsca wykonywania pracy.
• Informacje o wynagrodzeniu pracownika, w tym stawkę godzinową lub miesięczną, sposób i terminy wypłat, a także szczegóły dotyczące ewentualnych dodatków i benefitów.
• Szczegóły dotyczące godzin pracy, przerw, przestrzegania przepisów BHP oraz inne specyficzne wymagania związane z pracą.
• Obowiązki agencji, takie jak dbałość o prawidłowe zatrudnienie i ubezpieczenia pracowników, a także reprezentowanie pracownika w sprawach administracyjnych i prawnych.
• Oczekiwania wobec pracownika, w tym zachowanie standardów pracy, przestrzeganie polityki firmy oraz postępowanie zgodnie z instrukcjami.
• Obowiązki firmy korzystającej z usług pracownika, takie jak zapewnienie odpowiednich warunków pracy, szkoleń oraz materiałów potrzebnych do pracy.
• Warunki, na jakich umowa może być zakończona przez każdą ze stron, w tym wymagane okresy wypowiedzenia.
• Klauzule dotyczące poufności i ochrony danych osobowych, mające na celu ochronę informacji firmowych i osobowych.
• Standardowe klauzule dotyczące rozstrzygania sporów, jurysdykcji właściwej oraz innych aspektów prawnych.

Zastosowania leasingu pracowniczego

Leasing pracowniczy stosuje się przede wszystkim w branżach sezonowych, takich jak rolnictwo czy turystyka. Dzięki niemu firmy mogą zwiększyć zatrudnienia w okresach wzmożonej działalności bez konieczności zatrudniania na stałe. Podobnym przykładem są prace w logistyce i magazynowaniu – w tych branżach leasing pracowniczy sprawdza się szczególnie w okresach szczytowych, takich jak przedświąteczny boom zakupowy. W pokrewny sposób z leasingu korzystają firmy produkcyjne.

Branże technologiczne i projektowe często korzystają z leasingu specjalistów posiadających unikalne umiejętności potrzebne do realizacji konkretnych zadań lub projektów. Firmy mogą w ten sposób zyskać dostęp do wysoko wykwalifikowanych ekspertów bez konieczności długotrwałego zobowiązania zatrudnienia na stałe.

W sektorze usług, zwłaszcza w firmach z wysoką fluktuacją klientów, leasing pracowników pozwala zarządzać personelem w zależności od bieżącego zapotrzebowania. Przykładem może być branża gastronomiczna, gdzie liczba gości może się znacznie różnić w ciągu roku. Leasing pracowniczy jest też wykorzystywany w sytuacjach nagłych, takich jak nieprzewidziane nieobecności pracowników.

Koszty leasingu pracowniczego

Wysokość kosztów leasingu pracowniczego zależy przede wszystkim od rodzaju i kwalifikacji wypożyczanych pracowników. Specjaliści z unikalnymi umiejętnościami czy doświadczeniem mogą generować wyższe koszty niż pracownicy wykonujący zadania niewymagające specjalnych kwalifikacji.

Kolejnym czynnikiem jest długość okresu leasingu. Krótkoterminowe umowy, na przykład na kilka tygodni czy miesięcy, mogą być droższe w przeliczeniu na jednostkę czasu niż długoterminowe kontrakty, które zazwyczaj oferują korzystniejsze stawki. Koszty wzrastają też w przypadku pracy nadliczbowej, nocnej, weekendowej czy świątecznej, ponieważ firma wynajmująca musi uiścić dodatkowe opłaty za pracę w niestandardowych godzinach.

Znaczenie ma również lokalizacja. W większych miastach, gdzie koszty życia i płace są wyższe, stawki za leasing pracowników będą wyższe w porównaniu do mniejszych miejscowości czy regionów o niższym koszcie życia. Również branża, w której działa firma, wpływa na koszty – w sektorach z dużym zapotrzebowaniem na pracowników i wysoką konkurencją mogą być wyższe.

Nie wolno też zapominać, że agencje pracy tymczasowej naliczają marże i opłaty administracyjne wliczane w całkowity koszt usługi. Obejmują one koszty rekrutacji, selekcji, szkolenia oraz zarządzania pracownikami, w tym wypłatami wynagrodzeń czy ubezpieczeniami społecznymi.

Szacunkowa wysokość kosztów leasingu pracowniczego może się znacznie różnić w zależności od powyższych czynników, ale należy spodziewać się, że będzie on kosztował między 40 a 80 złotych za godzinę pracy^{[4] [5]}. Ostateczne koszty są negocjowane między firmą wynajmującą a agencją pracy tymczasowej i zależą od specyficznych warunków umowy oraz wymagań dotyczących pracy.

Leasing pracowniczy a outsourcing

Leasing pracowniczy i outsourcing to dwa różne modele zarządzania zasobami ludzkimi, choć często się je myli ze względu na pewne podobieństwa. Leasing pracowniczy polega na tymczasowym wypożyczeniu pracowników przez jedną firmę do innej firmy. Outsourcing natomiast polega na przekazaniu całego procesu biznesowego lub działu firmy zewnętrznemu dostawcy usług. Przykładem może być zlecenie zewnętrznej firmie zarządzania IT – odpowiedzialni za to pracownicy są zatrudnieni przez firmę zewnętrzną i podlegają jej zarządzaniu, a firma zlecająca korzysta z efektów ich pracy.

Zasadnicza różnica między leasingiem pracowniczym a outsourcingiem leży w kontroli nad pracownikami i zakresem odpowiedzialności. W leasingu pracowniczym firma wynajmująca ma bezpośrednią kontrolę nad pracownikami i ich zadaniami, mimo że formalnie są zatrudnieni przez agencję. W outsourcingu firma zlecająca nie zarządza pracownikami dostawcy usług, a tylko ustala wymagania dotyczące efektów pracy. Odpowiedzialność za zarządzanie personelem, jego wynagrodzenie, szkolenie i problemy kadrowe spoczywa na zewnętrznym dostawcy usług.

Ograniczenia leasingu pracowniczego

Jednym z głównych ograniczeń leasingu pracowniczego jest możliwe ograniczenie lojalności i zaangażowania pracowników, którzy wiedzą, że ich zatrudnienie w firmie jest tymczasowe. Pracownicy leasingowani mogą nie czuć się tak związani z firmą, jak etatowi pracownicy, co może wpływać na ich motywację i produktywność.

Koszty leasingu pracowniczego mogą być wyższe niż bezpośrednie zatrudnienie pracowników, szczególnie jeśli agencje pracy tymczasowej naliczają wysokie marże. Choć może przynieść to oszczędności w dłuższym okresie, początkowe opłaty znacznie wpłynąć na koszty operacyjne firmy. Nie wolno też zapominać, że w przypadku wykwalifikowanych specjalistów stawki mogą być bardzo wysokie.

Leasing pracowniczy może także prowadzić do problemów z integracją – tymczasowi pracownicy mogą być traktowani inaczej lub mniej angażować się w życie firmy, co może wpłynąć na atmosferę pracy i skuteczność współpracy. Dodatkowo, może się to wiązać się z ryzykiem zmniejszenia jakości pracy, zwłaszcza jeśli agencje pracy tymczasowej nie dokonują dokładnej selekcji pracowników.

Korzyści z leasingu pracowniczego

Leasing pracowniczy przede wszystkim pozwala firmom szybko i łatwo zwiększać lub zmniejszać zatrudnienie w zależności od sezonowych wzrostów zapotrzebowania, realizacji konkretnych projektów lub nagłych braków kadrowych. Ponieważ całym procesem zarządza agencja pracy tymczasowej, firma wynajmująca unika wielu etapów rekrutacji i szkolenia, co nie tylko oszczędza czas, ale również zmniejsza koszty operacyjne.

Leasing pracowniczy daje także firmom dostęp do specjalistów z określonymi umiejętnościami i wiedzą, co pozwala realizować zaawansowane projekty bez konieczności stałego zatrudnienia pracowników. Może to zmniejszać ogólne ryzyko biznesowe związane z zatrudnieniem – pracownicy leasingowani są formalnie zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej, więc firma wynajmująca nie musi martwić się o koszty związane z ewentualnymi zwolnieniami, odprawami czy roszczeniami pracowniczymi.

Przekazując część obowiązków związanych z zarządzaniem pracownikami agencji pracy tymczasowej, firmy mogą skupić swoje zasoby i uwagę na najważniejszych obszarach działalności. Prowadzi to do lepszego wykorzystania czasu i zasobów oraz zwiększa szanse realizacji celów strategicznych i celów biznesowych.