Lean management – co to jest i do czego służy?

Dzięki podejściu lean management firmy na całym świecie przekształcają swoje operacje, eliminują marnotrawstwo i ciągle doskonalą się, żeby osiągnąć wyjątkową jakość i poprawić satysfakcję klienta.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest lean management?
• Jakie są cele lean management?
• Jakie są zasady lean management?
• Jakich narzędzi i technik używa się w lean management?
• Jak wdrożyć lean management?
• Co można zyskać dzięki lean management?
• Jakie firmy stosują lean management?

Lean management – definicja

Lean management, czyli szczupłe zarządzanie, to filozofia operacyjna koncentrująca się na ciągłym doskonaleniu procesów biznesowych, eliminacji marnotrawstwa i maksymalizacji wartości dla klienta. Podstawowe zasady lean obejmują skupienie na wartości z punktu widzenia klienta, identyfikację i optymalizację strumienia wartości, pracę w kierunku płynnych operacji, wprowadzanie ciągłego ulepszania (kaizen) i dążenie do doskonałości.

Lean management to strategiczna metodyka optymalizacji procesów w organizacji poprzez eliminację wszelkich form marnotrawstwa, która dąży do maksymalizacji wartości dla klienta.

Definicja lean management

Chociaż korzeni tej koncepcji można szukać wcześniej, historia lean management rozpoczyna się w latach 20. i 30. XX wieku – wczesne zasady tej koncepcji zaczęły krystalizować się w procesach produkcyjnych stworzonych przez firmę Ford Motor Company. Henry Ford i jego zespół wprowadzili koncepcję linii montażowej i standaryzacji pracy, co zrewolucjonizowało produkcję masową.

W latach 40. i 50. koncepcję lean management rozwinęła się dzięki Toyota Motor Corporation i tzw. Systemowi Produkcyjnemu Toyoty (Toyota Production System, TPS), który został stworzony przez Taiichi Ohno i innych. TPS skupiał się na eliminacji trzech głównych rodzajów marnotrawstwa (muda, mura, muri), co miało na celu zwiększenie efektywności operacyjnej. W latach 70. i 80., gdy japoński przemysł motoryzacyjny zaczął dominować na globalnym rynku, System Produkcyjny Toyoty zaczął przyciągać uwagę na świecie. W tym czasie metodologie te były nadal głównie kojarzone z przemysłem motoryzacyjnym.

W 1990 roku pojęcie „lean” zostało formalnie zdefiniowane przez Jamesa P. Womacka i Daniela T. Jonesa w ich książce „The Machine That Changed the World”. Autorzy opisali zasady i praktyki TPS, promując je jako uniwersalne narzędzia zarządzania, które można zastosować w różnych sektorach przemysłu. W XXI wieku lean management dalej ewoluował i rozprzestrzenił w różnych sektorach, od produkcji po usługi zdrowotne, finanse, budownictwo czy edukację.

Lean management, choć zakorzeniony w produkcji, ewoluował w kierunku wszechstronnej filozofii zarządzania, a zasady szczupłego zarządzania są stosowane w kontekście globalnym i integrują nowoczesne podejścia takie jak metodologia Agile czy metodologia Six Sigma.

Cele lean management

Lean management, będący systematycznym podejściem do optymalizacji procesów poprzez ciągłe doskonalenie i eliminację marnotrawstwa, koncentruje się na kilku kluczowych celach. Oto niektóre z nich:

• Najważniejszym celem lean management jest dostarczanie wartości klientowi. To oznacza zrozumienie, czego klienci potrzebują i pragną, a następnie dostosowanie procesów w celu spełnienia tych potrzeb w sposób jak najbardziej efektywny.
• Kolejnym celem jest eliminacja marnotrawstwa, które dzieli się na trzy rodzaje. Muda oznacza usunięcie wszelkich form marnotrawstwa zasobów, które nie dodają wartości z perspektywy klienta (np. nadprodukcja, oczekiwanie, niepotrzebny transport). Mura to wyeliminowanie nierówności w procesach operacyjnych, które mogą prowadzić do przeciążenia pracowników i maszyn. Muri oznacza pozbycie się nadmiernego wysiłku i obciążenia, czyli upewnienie się, że praca jest wykonywana łatwiej, szybciej i efektywniej, bez nadwyrężania personelu i maszyn.
• Istotnym celem, jak i zasadą lean management jest ciągłe doskonalenie znane także jako kaizen. Lean management promuje kulturę organizacyjną, w której wszyscy członkowie są zaangażowani w doskonalenie procesów, produktów i usług, co oznacza ciągłe poszukiwanie drobnych zmian, które razem mogą prowadzić do znaczącej poprawy.
• Skupienie się nie tylko na optymalizacji indywidualnych działów, ale na całym łańcuchu wartości, od surowców po klienta końcowego, co pozwala zwiększyć ogólną wydajność i satysfakcję klienta.
• Poprzez wczesne identyfikowanie i rozwiązywanie problemów lean management dąży do minimalizacji błędów i defektów w procesie produkcji czy świadczenia usług, co prowadzi do oferowania produktów/usług wyższej jakości.
• Szacunek dla pracowników jest kluczowy w lean management. Duży nacisk kładzie się na inwestowanie w rozwój pracowników, słuchanie ich opinii, zachęcanie do udziału w procesie decyzyjnym i tworzenie bezpiecznego środowiska pracy.
• Dążenie do zwiększenia zdolności organizacji do szybkiego reagowania na zmiany na rynku lub w wymaganiach klientów, co pozwala na lepsze dostosowanie się do dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego.

Zasady lean management

Wdrażanie filozofii lean to długoterminowe przedsięwzięcie, które wymaga zarówno zmian kulturowych, jak i operacyjnych, z naciskiem na adaptację i elastyczność w obliczu zmieniających się warunków biznesowych. Opiera się na kilku kluczowych zasadach, z których pierwszą jest określenie wartości z perspektywy klienta. Zrozumienie, co klient uważa za wartościowe, co może docenić i za co zapłacić staje się wyznacznikiem tego, co organizacja produkuje lub jaką usługę świadczy, z naciskiem na unikanie czynności, które mogą być uznane za marnotrawstwo.

Równie ważne jest ważne jest mapowanie strumienia wartości (znane też jako Value Stream Mapping), co polega na analizie wszystkich procesów i etapów, które produkt lub usługa przechodzi od początku do końca. Celem jest tutaj pełne zrozumienie, jak wartość jest obecnie tworzona i dostarczana, zidentyfikowanie wszelkiego rodzaju marnotrawstwa oraz obszarów możliwych do poprawy.

Kolejnym krokiem jest stworzenie płynnego przepływu pracy, czyli eliminacji przestojów, opóźnień i przeszkód, dzięki czemu produkty i usługi mogą płynnie przechodzić przez procesy produkcyjne lub operacyjne. Pozwala to na szybsze i bardziej przewidywalne dostawy oraz zwiększa efektywność i zadowolenie klienta.

Zamiast polegać na tradycyjnym podejściu opartym na prognozach, które może prowadzić do nadprodukcji, system ciągnięcia wytwarza produkty w odpowiedzi na rzeczywisty popyt klienta. Dzięki temu można uniknąć gromadzenia zbędnych zapasów i związanych z nimi kosztów, jednocześnie zapewniając, że zasoby firmy są wykorzystywane w sposób optymalny.

Lean management dąży do doskonałości poprzez kulturę ciągłego doskonalenia – kaizen. Organizacje stale monitorują i poprawiają procesy, eliminują marnotrawstwo i zwiększają wydajność. Wymaga to jednak zaangażowania na wszystkich poziomach organizacji i obejmujące szacunek oraz rozwój pracowników jako kluczowe elementy sukcesu.

Narzędzia i techniki lean management

Lean management wykorzystuje różne narzędzia i techniki, aby zidentyfikować i eliminować marnotrawstwo, poprawiając ogólną wydajność i jakość. Oto kilka kluczowych narzędzi i technik stosowanych w tej metodologii:

• Metoda 5S to system organizacji miejsca pracy. Składa się z pięciu kroków, które w języku japońskim zaczynają się na literę S: Seiri (sortowanie), Seiton (uporządkowanie), Seiso (czyszczenie), Seiketsu (standaryzacja) i Shitsuke (samodyscyplina). Ma on na celu eliminację marnotrawstwa poprzez utrzymanie zorganizowanego, czystego, bezpiecznego i wydajnego środowiska pracy.
• Kanban to wizualny system do zarządzania pracą w czasie rzeczywistym. Poprzez użycie kart Kanban lub elektronicznych tablic zespoły mogą monitorować postępy, zidentyfikować przestoje i unikać przeciążenia pracy.
• Value Stream Mapping (VSM) to technika służąca do wizualizacji przepływu materiałów i informacji w procesach produkcyjnych. Pomaga zidentyfikować marnotrawstwo, opóźnienia i przestoje, a następnie ulepszyć cały proces poprzez lepsze planowanie i harmonogramowanie.
• Kaizen, czyli filozofia ciągłego doskonalenia, promuje stałe zmiany prowadzące do doskonałości. Angażuje też wszystkich pracowników w proces doskonalenia, od zarządu po linię produkcyjną.
• Poka-yoke to technika zapobiegająca błędom przez zaprojektowanie procesów tak, aby wyeliminować możliwość wystąpienia błędów lub umożliwić ich łatwe wykrycie. Może to obejmować proste urządzenia i alerty, które zapobiegają defektom na etapie produkcji.
• Jidoka (automatyzacja z ludzkim dotykiem) oznacza dodanie inteligentnej logiki do maszyn, tak aby automatycznie zatrzymywały się w przypadku wystąpienia problemów. To pozwala na szybką interwencję i zapobieganie produkcji wadliwych części.
• Heijunka to praktyka wyrównywania produkcji poprzez stabilizację i standaryzację ilości oraz sekwencji produkowanych elementów. Zapobiega to fluktuacjom i nierównomiernemu obciążeniu w procesach produkcyjnych.
• Andon to wizualny system sygnalizujący status operacyjny i wskazujący problemy w procesie produkcyjnym, co umożliwia szybką reakcję personelu.
• SMED (Single-Minute Exchange of Die) to technika ta skupia się na drastycznym skróceniu czasu przełączania lub konfiguracji maszyn, co zmniejsza czas przestojów i zwiększa wydajność systemu produkcyjnego.

Każde z wymienionych narzędzi i technik może przynieść znaczące korzyści, jeśli zostanie właściwie wdrożone. W praktyce ich skuteczność zależy od kultury organizacji, zaangażowania pracowników i konsekwentnego dążenia do doskonałości operacyjnej.

Wdrożenie lean management

Wdrażanie lean management zaczyna się od zaangażowania liderów w filozofię lean. Muszą oni przejść odpowiednie szkolenia i być gotowi do pełnego wsparcia transformacji. Następnie należy ocenić obecnie stosowane procesy oraz zidentyfikować wszystkie marnotrawstwa i dokonać analizy kultury organizacyjnej. Pozwoli to określić wizję i cele, a także sprecyzuje, w jaki sposób metodyka może poprawić działalność i ustalenia mierzalnych kryteriów sukcesu. Równie ważne jest przeszkolenie pracowników i stworzenie zespołów lub liderów lean, którzy będą napędzać zmiany w organizacji.

Zamiast radykalnych zmian we wszystkich sektorach firmy często wdrażają projekty pilotażowe, aby wypróbować i dostosować podejście w mniejszej skali. Następnie dokonuje się szczegółowej analizy wyników, zbiera opinie i, jeśli to konieczne, dostosowuje strategię, aby lepiej odpowiadała na potrzeby firmy. Z czasem implementacja lean jest rozszerzana na inne działy firmy. Na tym etapie należy skupić się na standaryzacji procesów i utrzymać kulturę ciągłego doskonalenia, ponieważ podróż ta nigdy się nie kończy i zawsze można znaleźć obszary do optymalizacji.

Komunikacja ma kluczowe znaczenie we wdrażanie lean management. Sukcesy powinny być świętowane, a postępy regularnie komunikowane, aby utrzymać morale i zaangażowanie pracowników. Nagradzanie udziału i wkładu pracowników również pomaga budować pozytywną i produktywną atmosferę. Przez cały okres wdrażania warto zachować gotowość do modyfikacji strategii w odpowiedzi na wyniki i zmieniające się okoliczności.

Korzyści z lean management

Wdrożenie lean management przynosi szereg korzyści, które wywierają przemożny wpływ na różne aspekty działalności organizacji. Na pierwszy plan wysuwa się zwiększenie efektywności poprzez eliminację marnotrawstwa w procesach, dzięki czemu organizacje mogą lepiej wykorzystać zasoby, zapewniając sobie tym samym niższe koszty operacyjne. Przekłada się to także na poprawę jakości produktów i usług. Pracownicy zaangażowani w poszukiwanie sposobów na usprawnienie procesów i eliminację defektów przyczyniają się do naturalnego wzrostu jakości, a zatem również większego zadowolenia klientów.

Lean management promuje kulturę organizacyjną stawiającą na ciągłe doskonalenie i zachęca pracowników na wszystkich szczeblach do udziału w innowacji i doskonaleniu. Tworzy to środowisko pracy, w którym wszyscy członkowie zespołu czują się wartościowi i wiedzą, że ich głos ma znaczenie, co przekłada się na większe zaangażowanie i satysfakcję z pracy.

W miarę upływu czasu rośnie także elastyczność i szybkość reakcji na zmiany na rynku lub potrzeby klientów – skrócenie czasu cyklu produkcji i dostaw pozwala szybciej reagować na zmieniające się warunki. Wszystkie wymienione korzyści tworzą silniejszą, bardziej konkurencyjną organizację i składają się na model biznesowy, który może wytrzymać próbę czasu i zapewnić trwały sukces na rynku.

Firmy stosujące lean management

Lean management, choć pierwotnie związany z przemysłem produkcyjnym, szczególnie z Toyota Production System, został zaadaptowany i pomyślnie wdrożony przez wiele firm z różnych sektorów na całym świecie:

• Toyota jest często uważana za prekursora lean management dzięki swojemu systemowi produkcyjnemu (Toyota Production System). System ten skupia się na eliminacji wszelkich form marnotrawstwa (japońskie „muda”), ciągłym doskonaleniu („kaizen”) i szacunku dla ludzi. Przez lata te metody pozwoliły Toyota stać się jednym z największych i najbardziej efektywnych producentów samochodów na świecie.
• Boeing, jeden z przodujących producentów w przemyśle lotniczym, zaadoptował lean manufacturing w celu zmniejszenia czasu produkcji i kosztów, jednocześnie zwiększając jakość swoich produktów. Firma ta zastosowała techniki takie jak Just-In-Time (JIT) i Kaizen, aby zoptymalizować swoje procesy produkcyjne.
• Nike wdrożyło lean manufacturing w swojej sieci dostaw, skutecznie zmniejszając czas i koszty produkcji, jednocześnie zwiększając reakcję na zmieniające się trendy rynkowe. Implementacja lean pomogła również firmie w skuteczniejszym zarządzaniu zasobami i zrównoważeniu produkcji.
• Intel wdrożył zasady lean w swoich procesach produkcyjnych, dzięki czemu skrócił czas cyklu, zwiększył jakość i zmniejszył koszty. Wprowadzenie kultury ciągłego doskonalenia pozwoliło pracownikom na aktywny udział w usprawnianiu procesów.
• Amazon, chociaż jest sklepem internetowym i firmą technologiczną, z powodzeniem zastosował lean management w swoich centrach logistycznych. Techniki takie jak 5S, Kaizen, i JIT pozwalają szybko i skutecznie reagować na potrzeby klientów, co jest szczególnie ważne w dynamicznym świecie e-commerce.

Każda z tych firm dostosowała zasady lean do swojego unikalnego środowiska operacyjnego i kultury korporacyjnej. Wspólnym mianownikiem jest jednak dążenie do doskonałości operacyjnej poprzez ciągłe doskonalenie, eliminację marnotrawstwa i kultury zorientowanej na wartość dla klienta.