Jak zrobić rachunek zysków i strat krok po kroku? Poradnik

Stoisz przed zadaniem sporządzenia pierwszego rachunku zysków i strat dla swojej firmy? Czujesz lekką panikę, patrząc na te wszystkie pozycje, koszty rodzajowe, przychody operacyjne, aktualizację wartości aktywów? Spokojnie – to normalne. Każdy księgowy i każdy przedsiębiorca przeszedł przez to samo, a samo sporządzenie rachunku to proces logiczny i uporządkowany.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakie są metody przygotowania rachunku zysków i strat?
• Kto musi przygotować rachunek zysków i strat?
• Jak zrobić rachunek zysków i strat krok po kroku?

Najważniejsze informacje:

• Przygotowanie rachunku wymaga wyboru jednej z dwóch metod: porównawczej (koszty według rodzaju) lub kalkulacyjnej (koszty według funkcji), zależnej od sposobu ewidencji kosztów.
• Obowiązek sporządzania rachunku spoczywa na spółkach handlowych, innych osobach prawnych, jednostkach organizacyjnych bez osobowości prawnej oraz osobach fizycznych z przychodami powyżej 2 mln euro.
• Sporządzenie rachunku wymaga zastosowania zasad memoriału i współmierności, zebrania danych z ksiąg rachunkowych, ustalenia wyniku segmentami (ze sprzedaży, operacyjny, brutto, netto) i ujawnienia danych w informacji dodatkowej.

Jakie są metody przygotowania rachunku zysków i strat?

W 2024 roku ponad 17 000 przedsiębiorstw w Polsce regularnie sporządzało rachunek zysków i strat^[1]. Przygotowanie rachunku zysków opiera się na ściśle określonych zasadach prawa bilansowego i wymaga wyboru jednej z dwóch metod prezentacji. Niezależnie od wybranej metody, ważne w tym procesie są nadrzędne zasady rachunkowości:

• memoriału (transakcje ujmuje się w okresie, którego dotyczą),
• współmierności (koszty przypisuje się do przychodów, które pomogły wygenerować),
• ostrożności (realna wycena bez zniekształceń wyniku finansowego).

Metoda porównawcza (rodzajowa)

Metoda porównawcza grupuje koszty działalności operacyjnej według ich rodzaju: amortyzacja, zużycie materiałów i energii, usługi obce, wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne, podatki i opłaty, pozostałe koszty rodzajowe oraz wartość sprzedanych towarów. Występuje tu specyficzna pozycja “Zmiana stanu produktów”, która koryguje koszty, zapewniając współmierność. Jest preferowana dla jednostek handlowych i małych jednostek.

Metoda kalkulacyjna (funkcjonalna)

Metoda kalkulacyjna grupuje koszty według funkcji: koszt wytworzenia sprzedanych produktów, koszty sprzedaży, koszty ogólnego zarządu. Nie występuje “Zmiana stanu produktów”, bo uwzględnia się tylko koszty związane ze sprzedażą. Jest zalecana dla jednostek produkcyjnych i usługowych, gdzie konieczne jest ustalenie kosztu wytworzenia produktu bądź usługi.

Wybór metody

Wybór zależy głównie od sposobu ewidencji kosztów. Jeśli jednostka prowadzi ewidencję tylko w układzie rodzajowym (zespół 4), obligatoryjnie sporządza wariant porównawczy. Jeśli w układzie funkcjonalnym (zespół 5) lub równolegle (zespoły 4 i 5), może wybrać wariant kalkulacyjny. W 2024 roku w strukturze rodzajowej kosztów ogółem zwiększył się udział usług obcych o 1,8 p.p. i wynagrodzeń o 1,6 p.p^[2].

Kto musi przygotować rachunek zysków i strat?

Obowiązek sporządzania rachunku zysków spoczywa na wszystkich jednostkach zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o Rachunkowości.

Do podmiotów zobowiązanych należą:

• spółki handlowe zarówno osobowe jak kapitałowe, w tym:
  • spółka z o.o.,
  • spółka akcyjna,
  • prosta spółka akcyjna,
  • spółka komandytowa i komandytowo-akcyjna;
• inne osoby prawne (z wyłączeniem Skarbu Państwa i NBP);
• jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej (z wyjątkiem handlowych spółek osobowych i spółek cywilnych);
• przedstawicielstwa i oddziały przedsiębiorstw zagranicznych działających w Polsce;
• przedsiębiorstwa państwowe;
• spółdzielnie;
• fundacje.

Szczególna grupa to osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie – jeśli ich przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i operacji finansowych za poprzedni rok przekroczyły równowartość 2 000 000 euro. W 2024 roku liczba rejestracji przedsiębiorstw wyniosła 92 031^[3], z czego znaczna część podlega obowiązkowi sporządzania rachunku.

Odpowiedzialność za prawidłowe sporządzenie spoczywa na kierowniku jednostki. W przypadku organu wieloosobowego (zarząd) odpowiedzialni są wszyscy członkowie. Faktyczne sporządzenie powierzane jest osobie prowadzącej księgi rachunkowe – głównemu księgowemu lub działowi księgowości.

Obowiązek sporządzania rachunku zysków to nie tylko wymóg formalny, ale fundamentalne narzędzie zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Dla jednostek powiązanych w grupach kapitałowych rachunek ten służy również do wewnętrznych rozliczeń i konsolidacji wyników. Pamiętaj, że odpowiedzialność za błędy w sprawozdaniu finansowym ponosi zarząd jednostki, dlatego ważna jest ścisła współpraca między zarządem a działem finansowo-księgowym przy sporządzaniu tego dokumentu.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

Jak zrobić rachunek zysków i strat krok po kroku?

Przygotowanie rachunku to proces wieloetapowy wymagający systematycznego podejścia.

Zapewnienie jakości danych źródłowych

Rachunek jest końcowym produktem rachunkowości. Jego jakość zależy od prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, potwierdzonych inwentaryzacją aktywów i pasywów. Przed rozpoczęciem sporządzania należy upewnić się, że wszystkie operacje gospodarcze zostały zaksięgowane, inwentaryzacja została przeprowadzona, a uzgodnienia z kontrahentami są kompletne. W samym okresie sprawozdawczym należy stosować zasadę memoriału – ujmować wszystkie osiągnięte przychody i poniesione koszty dotyczące danego roku obrotowego.

Wybór wariantu i ewidencji kosztów

Kierownik jednostki wybiera wariant prezentacji. Wariant porównawczy jest obowiązkowy, jeśli ewidencja kosztów działalności operacyjnej prowadzona jest wyłącznie w układzie rodzajowym (zespół 4). Wariant kalkulacyjny stosuje się przy ewidencji wyłącznie w układzie funkcjonalnym (zespół 5) lub przy pełnym rachunku kosztów (zespoły 4 i 5). Decyzja powinna być zgodna z przyjętą polityką rachunkowości i stosowana konsekwentnie.

Ustalenie wyniku ze sprzedaży

To pierwszy i najważniejszy etap ustalania wyniku finansowego. W wariancie porównawczym najpierw liczy się: przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi (włącznie ze zmianą stanu produktów i kosztem wytworzenia produktów na własne potrzeby jednostki) minus Koszty działalności operacyjnej w układzie rodzajowym = Zysk ze sprzedaży.

W wariancie kalkulacyjnym proces jest dwuetapowy: najpierw liczy się Zysk brutto ze sprzedaży (Przychody minus Koszty sprzedanych produktów), potem odejmuje się od niego koszty sprzedaży i koszty ogólnego zarządu.

Ustalenie wyniku z działalności operacyjnej

Do wyniku ze sprzedaży dodaje się pozostałe przychody operacyjne (zysk ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych, dotacje, inne przychody) i odejmuje pozostałe koszty operacyjne (strata ze zbycia aktywów, aktualizacja wartości aktywów niefinansowych, kary, grzywny). Uzyskujemy wynik z działalności operacyjnej – kluczowy wskaźnik pokazujący efektywność działalności operacyjnej jednostki.

Ustalenie wyniku brutto

Do wyniku z działalności operacyjnej dodajemy przychody finansowe (dywidendy, odsetki, zysk ze zbycia inwestycji, dodatnie różnice kursowe) i odejmujemy koszty finansowe (odsetki od kredytów, strata ze zbycia inwestycji, ujemne różnice kursowe, aktualizacja wartości aktywów finansowych). To daje zysk brutto z działalności gospodarczej – wynik przed opodatkowaniem.

Ustalenie wyniku netto

Od wyniku brutto odejmujemy podatek dochodowy i pozostałe obowiązkowe zmniejszenia zysku (lub dodajemy zwiększenia straty), uzyskując wynik netto. Ten wynik jest przenoszony do bilansu w kapitale własnym. W 2024 roku wynik finansowy netto przedsiębiorstw ukształtował się na poziomie 223,5 mld zł^[4], będąc efektem opisanego procesu obliczeniowego.

Sporządzenie informacji dodatkowej

Jednostka musi sporządzić Informację Dodatkową jako integralny element sprawozdania finansowego. Powinna zawierać przyjęte zasady (politykę) rachunkowości dotyczące ustalania wyniku finansowego, dodatkowe informacje o strukturze przychodów i kosztów oraz – w przypadku wariantu kalkulacyjnego – dane o kosztach rodzajowych (amortyzacja, zużycie materiałów, wynagrodzenia, usługi obce).