Jak obliczyć produktywność? Przewodnik krok po kroku

Liczby nie kłamią – to pierwsze prawo biznesu, które każdy przedsiębiorca powinien napisać sobie złotymi literami. Każda decyzja może oznaczać różnicę między sukcesem a porażką, więc umiejętność precyzyjnego mierzenia produktywności staje się kompetencją kluczową. Nie wystarczy już „czuć”, że firma działa dobrze – trzeba to wiedzieć na podstawie twardych danych.

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakie są wskaźniki produktywności?
• Jak obliczyć produktywność?

Jakie są wskaźniki produktywności?

Wskaźniki produktywności są jak instrumenty w kokpicie samolotu – każdy mierzy inny aspekt lotu, ale razem dają pełny obraz sytuacji. Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) to miara skuteczności działań firmy, pozwalająca ocenić wydajność procesów i osiąganie celów biznesowych^[1].

Wskaźniki produktywności można podzielić na kilka głównych kategorii:

• Produktywność całkowita mierzy stosunek ogólnej ilości produkcji do łącznej ilości zasobów wykorzystywanych w procesie. To jak patrzenie na firmę z lotu ptaka – widzisz całość, ale tracisz szczegóły.
• Z kolei produktywność cząstkowa skupia się na poszczególnych rodzajach zasobów. To tutaj poznajemy prawdziwych bohaterów i słabe ogniwa organizacji.
• Wydajność pracy można mierzyć ilością wytworzonych dóbr na jednostkę czasu, podczas gdy zużytych zasobów wejściowych ocenia się przez pryzmat konkretnych nakładów – od surowców po energię.
• W praktyce biznesowej najczęściej wykorzystywane są wskaźniki takie jak przychód na pracownika, który pokazuje, ile wartości generuje pojedynczego stanowiska pracy.
• W produkcji kluczową rolę odgrywa Całkowita Efektywność Wyposażenia (OEE), obliczana jako iloczyn dostępności, wydajności i jakości maszyn. Dla firm usługowych istotny jest czas realizacji pojedynczego zlecenia danego zadania.
• Współczesne organizacje coraz częściej stosują wskaźniki „miękkie”, takie jak poziom zaangażowania pracowników czy wskaźnik satysfakcji klientów. Te pozornie niemierzalne elementy mają realny wpływ na długoterminowy sukces organizacji i mogą być skutecznie kwantyfikowane.

Wskaźniki produktywności to nie tylko liczby w arkuszu kalkulacyjnym – to żywy organizm, który oddycha razem z firmą. Dobrze dobrane KPI sygnalizują problemy, zanim staną się kryzysami. Kluczem jest nie ilość mierzonych wskaźników, ale ich jakość i powiązanie ze strategią biznesową. Firmy, które opierają decyzje na KPI, osiągają o 12% lepsze wyniki finansowe niż te działające „na czucie”. Preferencje klientów zmieniają się błyskawicznie, więc tylko precyzyjne mierzenie pozwala nadążać za rzeczywistością rynkową.

Max Cyrek, CEO Cyrek Digital

Jak obliczyć produktywność?

Obliczanie produktywności przypomina gotowanie według przepisu – potrzebujesz odpowiednich składników (danych) i precyzyjnych proporcji (wzorów), aby otrzymać smaczny wynik (użyteczne wskaźniki). Podstawowy wzór brzmi:

Produktywność = Ilość wytworzonej produkcji / Ilość wykorzystywanych zasobów

Produktywność pracownika w firmie produkcyjnej

Załóżmy, że stolarz Jan pracował przez 40 godzin w określonym czasie i wykonał 20 mebli. Aby obliczyć jego produktywność, stosujemy wzór:

Ilość wykonanych przedmiotów / czas = produktywność
20 / 40 = 0,5

Produktywność Jana wynosi 0,5 mebla na godzinę.

To jednak dopiero początek analizy. Jeśli chcemy zobaczyć pełny obraz, musimy uwzględnić również koszty. Jeśli Jan wykorzystał materiały o wartości 2000 złotych, a koszty jego pracy wyniosły 800 złotych, całkowite zasoby wynoszą 2800 złotych. Jeśli wartość sprzedaży 20 mebli to 6000 złotych, produktywność można wyrazić wzorem:

Wartość sprzedaży / całkowite zasoby = przychód
6000 / 2800 = 21,4

Każda złotówka zainwestowana w zasoby wygenerowała 2,14 złotego przychodu.

Efektywne wykorzystanie zasobów w firmie usługowej

Biuro księgowe „Cyfry i Liczby” obsłużyło w rozpatrywanym okresie jednego miesiąca 150 klientów. Zespół składa się z 5 księgowych, które przepracowały łącznie 800 godzin. Dodatkowo firma poniosła koszty systemów informatycznych, biura i innych zasobów o wartości 10 000 złotych miesięcznie.

Produktywność mierzona liczbą obsłużonych klientów na godzinę obliczy się wzorem:

Liczba obsłużonych klientów / łączy czas obsługi = produktywność
150 / 800 = 0,1875

Produktywność wynosi zatem 0,1875 klienta na godzinę.

Jeśli jednak średni przychód od klienta to 300 złotych, to miesięczny przychód wynosi 45 000 złotych. Uwzględniając wszystkie koszty (wynagrodzenia 20 000 złotych plus pozostałe koszty 10 000 złotych), produktywność finansowa wynosi:

Miesięczny przychód / łączne koszty = produktywność finansowa
45 000 / (20 000 + 10 000) = 1,5

Produktywność finansowa wynosi 1,5.

Kluczowe jest też mierzenie wzrostu produktywności w czasie. Jeśli w poprzednim miesiącu firma obsłużyła 120 klientów przy tych samych zasobach, wzrost produktywności wynosi:

Klienci z poprzedniego miesiąca / klienci z obecnego miesiąca = wzrost produktywności
120 / 150 = 0,25 = 25%

Produktywność wzrosła zatem o 25 procent.

Maksymalne wykorzystanie potencjału tych wskaźników wymaga regularnego monitorowania i porównywania z benchmarkami branżowymi. Istotne jest też rozróżnienie między produktywnością krótkookresową a długoterminową – czasami inwestycja w jakość może obniżyć produktywność w samym czasie, ale zwiększyć ją w dłuższej perspektywie.

Nowoczesne podejście do obliczania produktywności uwzględnia również wskaźniki jakościowe. W złożony proces tworzenia wartości wchodzi nie tylko ilość, ale też satysfakcja klientów, innowacyjność rozwiązań i zrównoważony rozwój. Te „miękkie” wskaźniki coraz częściej decydują o długoterminowym sukcesie organizacji w danego regionu i globalnym rynku.