Inwentaryzacja – co to jest? Dobre praktyki

Inwentaryzacja to nieodłączny element zarządzania każdą firmą. Jak przeprowadzana regularnie inwentaryzacja pomaga wykryć nieprawidłowości i minimalizować straty zasobów?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest inwentaryzacja?
• Jakie są terminy inwentaryzacji?
• Jakie są zasady inwentaryzacji?
• Jakie są rodzaje inwentaryzacji?
• Jakie są etapy inwentaryzacji?
• Jakie są metody inwentaryzacji?
• Jakie są dobre praktyki w inwentaryzacji?
• Jaka jest rola inwentaryzacji?

Inwentaryzacja – definicja

Inwentaryzacja to szczegółowe i systematyczne sprawdzenie stanu ilościowego i wartościowego zasobów majątkowych w danej jednostce gospodarczej, np. w firmie czy instytucji. Przeprowadza się ją poprzez porównanie stanu faktycznego z ewidencją księgową^{[1] [2]}. Inwentaryzacja w polskim prawie jest szczegółowo regulowana przez Ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości^{[3] [4]}.

Inwentaryzacja to proces systematycznego spisu i oceny stanu majątku przedsiębiorstwa, obejmujący zarówno aktywa, jak i pasywa, w celu uzyskania dokładnych danych o zasobach i ich wartości.

Definicja inwentaryzacji

Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu majątku oraz pasywów, identyfikacja ewentualnych różnic pomiędzy zapisami księgowymi a stanem faktycznym oraz ich wyjaśnienie i skorygowanie. Pomaga to w ocenie rzeczywistej kondycji finansowej jednostki, zabezpiecza majątek przed niegospodarnością i stratami, a także wspiera w planowaniu.

Inwentaryzacja jest również podstawą sprawozdań finansowych, które są istotne dla interesariuszy, takich jak właściciele, inwestorzy, kredytodawcy czy organy podatkowe. Przeprowadza się ją cyklicznie, zazwyczaj na koniec roku obrotowego, ale może być również realizowana w innych terminach w zależności od potrzeb jednostki.

Terminy inwentaryzacji

Terminy inwentaryzacji w Polsce są precyzyjnie określone w Ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Inwentaryzacja aktywów i pasywów musi być przeprowadzona na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to zazwyczaj 31 grudnia^{[5] [6]}.

Proces inwentaryzacji może rozpocząć się już 1 października, a zakończyć najpóźniej 15 stycznia następnego roku. W tym okresie należy przeprowadzić spis z natury lub potwierdzenie salda. Zasady te obowiązują m.in. dla aktywów pieniężnych, papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych oraz środków trwałych. Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, a także należności, inwentaryzowane są drogą potwierdzeń sald od banków i kontrahentów^{[7] [8] [9]}.

Dodatkowo zapasy materiałów i towarów w strzeżonych magazynach powinny być inwentaryzowane co dwa lata, a środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, co cztery lata^[10]. Inwentaryzacja musi być również przeprowadzona na dzień zakończenia działalności jednostki lub na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji czy ogłoszenia upadłości. Można odstąpić od inwentaryzacji w przypadku połączenia lub podziału jednostek, o ile strony zawrą odpowiednią umowę pisemną^[11].

Zasady inwentaryzacji

Zasady inwentaryzacji określają, jak przeprowadzać ten proces w sposób systematyczny i zgodny z przepisami prawa; oto najważniejsze z nich^[12]:

• Zasada powszechności stanowi, ze inwentaryzacją muszą być objęte wszystkie składniki majątkowe jednostki oraz pasywa. Oznacza to, że każdy element aktywów i pasywów musi być sprawdzony co najmniej raz w określonym czasie, co zapewnia pełny obraz stanu majątkowego jednostki.
• Zasada periodyczności oznacza, że inwentaryzację należy przeprowadzać w regularnych odstępach czasu.
• Zasada rzetelności i dokładności mówi, że inwentaryzacja musi być przeprowadzona w sposób staranny, dokładny i obiektywny. Wszystkie różnice między stanem faktycznym a zapisami księgowymi muszą być wyjaśnione i odpowiednio udokumentowane. Rzetelność inwentaryzacji zapewniają m.in. precyzyjne procedury oraz nadzór komisji inwentaryzacyjnej.
• Zasada dokumentowania precyzuje, że wyniki inwentaryzacji muszą być odpowiednio udokumentowane. Każdy etap procesu, od przygotowania do zakończenia, wymaga sporządzenia odpowiednich dokumentów, takich jak zarządzenia, protokoły, arkusze spisowe i raporty końcowe. Dokumentacja stanowi podstawę do wprowadzenia ewentualnych korekt w księgach rachunkowych.
• Zasada podwójnej kontroli wyjaśnia, że każdy składnik majątkowy powinien być inwentaryzowany przynajmniej przez dwie osoby, aby zapewnić obiektywizm i minimalizować ryzyko błędów. Zespół inwentaryzacyjny powinien składać się z osób niezależnych od działu, którego dotyczą inwentaryzowane składniki.
• Zasada terminowości mówi, że inwentaryzacja musi być przeprowadzona w określonym czasie, zazwyczaj na dzień bilansowy, ale także w innych przypadkach przewidzianych prawem, takich jak likwidacja jednostki czy jej podział. Terminy przeprowadzenia inwentaryzacji muszą być ściśle przestrzegane.
• Zasada ciągłości informuje, że inwentaryzacja powinna być częścią systemu kontroli wewnętrznej jednostki i powinna być przeprowadzana regularnie, aby zapewnić ciągłość i aktualność danych księgowych. Dzięki temu możliwe jest bieżące monitorowanie i zarządzanie majątkiem jednostki.

Rodzaje inwentaryzacji

Wyróżnić można następujące rodzaje inwentaryzacji:

• Inwentaryzację roczną przeprowadza się na koniec roku obrotowego, zazwyczaj 31 grudnia. Jest to najważniejsza inwentaryzacja; jej celem jest weryfikacja stanu aktywów i pasywów na dzień bilansowy.
• Inwentaryzację okresową prowadzi się w regularnych odstępach czasu w ciągu roku, na przykład co kwartał lub co pół roku. Celem jest bieżąca kontrola stanu majątku jednostki.
• Inwentaryzacja doraźna jest przeprowadzana w sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak zmiana osoby odpowiedzialnej za majątek, podejrzenie nadużyć lub szkód, likwidacja jednostki czy inne zdarzenia wymagające natychmiastowej kontroli.
• Inwentaryzacja pełna obejmuje wszystkie składniki majątku jednostki oraz wszystkie jej zobowiązania. Jest to najczęściej stosowana forma przy inwentaryzacji rocznej.
• Inwentaryzacja częściowa dotyczy tylko wybranych składników aktywów lub pasywów, które są kontrolowane w danym momencie, np. tylko zapasy materiałów w magazynie.
• Inwentaryzacja kontrolna sprawdza prawidłowości i rzetelności przeprowadzonej inwentaryzacji pełnej lub częściowej. Może być przeprowadzana przez audytorów wewnętrznych lub zewnętrznych.

Etapy inwentaryzacji

Pierwszym etapem inwentaryzacji jest przygotowanie – kierownik jednostki powołuje komisję inwentaryzacyjną oraz wyznacza jej przewodniczącego. Komisja opracowuje plan i harmonogram inwentaryzacji, ustala zasady przeprowadzenia spisu oraz przygotowuje zarządzenia i instrukcje inwentaryzacyjne. Przed rozpoczęciem zespół inwentaryzacyjny należy jeszcze przeszkolić.

Kolejnym etapem jest właściwa inwentaryzacja – rozpoczyna się ona od fizycznego przeliczenia, zmierzenia lub zważenia składników majątkowych. Obejmuje to dokładne sprawdzenie wszystkich aktywów, takich jak zapasy, środki trwałe, towary i materiały. Na tym etapie szczególną uwagę trzeba zwrócić na dokładność i obiektywność, aby uzyskane dane były rzetelne.

Kolejną fazą jest opracowanie wyników inwentaryzacji – zebrane dane porównuje się z zapisami księgowymi, a wszelkie różnice szczegółowo analizuje. Komisja inwentaryzacyjna sporządza protokoły różnic inwentaryzacyjnych, które są podstawą do wprowadzenia ewentualnych korekt w księgach rachunkowych. Wyniki inwentaryzacji muszą być odpowiednio udokumentowane, a dokumentacja powinna zawierać wszystkie istotne informacje na temat przeprowadzonego spisu, takie jak daty, skład komisji, metody i wyniki.

Ostatnia część inwentaryzacji to jej rozliczenie i zamknięcie. Kierownik jednostki zatwierdza wyniki spisu, a wszystkie różnice rozlicza się i wprowadza do ksiąg rachunkowych. Ostateczne zamknięcie inwentaryzacji obejmuje sporządzenie sprawozdania, które przedstawia się odpowiednim organom jednostki, takim jak zarząd czy biegły rewident. Sprawozdanie zawiera informacje na temat przeprowadzonych działań, uzyskanych wyników oraz wniosków z przeprowadzonej inwentaryzacji.

Metody inwentaryzacji

Istnieje kilka metod inwentaryzacji, oto najważniejsze z nich^{[13] [14] [15] [16]}:

Spis z natury

Spis z natury polega na fizycznym przeliczeniu, zważeniu, zmierzeniu lub ocenie innych cech ilościowych składników majątkowych, takich jak zapasy, środki trwałe, towary czy materiały. Jest to najczęściej stosowana metoda w przypadku aktywów rzeczowych – przykładem jej zastosowania może być sytuacja, w której pracownicy magazynu przeliczają wszystkie dostępne produkty i porównują wyniki ze stanem ewidencyjnym w systemie księgowym.

Potwierdzenie sald

Potwierdzenie sald polega na uzyskaniu potwierdzeń sald od kontrahentów, banków lub innych instytucji finansowych dotyczących stanu aktywów finansowych i należności wykazanych w księgach rachunkowych jednostki. Tę metodę stosuje się głównie w przypadku należności, środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz papierów wartościowych. Przykładem jej użycia może być sytuacja, w której jednostka wysyła pisma do swoich dłużników z prośbą o potwierdzenie salda należności na dzień bilansowy.

Weryfikacja dokumentów

Weryfikacja dokumentów to sprawdzenie zgodności zapisów księgowych z dokumentami źródłowymi, takimi jak faktury, umowy czy inne dowody księgowe. Stosuje się ją głównie w przypadku zobowiązań oraz innych pasywów, gdzie fizyczna inwentaryzacja jest niemożliwa lub niepraktyczna. Przykładem może być przeprowadzenie weryfikacji dokumentacji zakupowej w celu potwierdzenia zobowiązań wobec dostawców.

Inwentaryzacja ciągła

Inwentaryzacja ciągła to metoda polegająca na bieżącym i systematycznym przeprowadzaniu inwentaryzacji w ciągu całego roku, a nie tylko na koniec roku obrotowego. Sprawdza się w dużych jednostkach, gdzie inwentaryzacja całego majątku w krótkim okresie byłaby zbyt czasochłonna i kosztowna. Jest stosowana np. w sklepach wielkopowierzchniowych, które przeprowadzają inwentaryzację poszczególnych sekcji lub działów w różnych terminach w ciągu roku.

Metoda porównawcza

Metoda porównawcza polega na porównaniu stanu faktycznego z zapisami księgowymi bez konieczności fizycznej obecności aktywów. Jest to rodzaj inwentaryzacji pośredniej – może być stosowana w przypadku aktywów, do których dostęp jest ograniczony lub których ilość trudno jest określić fizycznie. Przykładem może być inwentaryzacja gruntów i nieruchomości na podstawie dokumentacji geodezyjnej i porównanie jej ze stanem w księgach rachunkowych.

Inwentaryzacja uproszczona

Inwentaryzacja uproszczona oznacza, że niektóre czynności są zautomatyzowane lub ograniczone do minimum, szczególnie w mniejszych jednostkach. Stosują ją małe i średnie przedsiębiorstwa, które nie mają rozbudowanej struktury organizacyjnej, np. małe sklepy spożywcze używające skanerów kodów kreskowych do szybkiej inwentaryzacji towarów na półkach.

Metoda cykliczna

Metoda cykliczna polega na podziale całego procesu inwentaryzacji na cykle, gdzie każdy cykl obejmuje określony zestaw aktywów. Sprawdza się to w dużych przedsiębiorstwach z dużą ilością różnych składników majątkowych, np. może ją stosować fabryka inwentaryzująca zapasy surowców w jednym miesiącu, produkty w toku w kolejnym, a wyroby gotowe na koniec kwartału.

Dobre praktyki w inwentaryzacji

Jedną z najlepszych dobrych praktyk w inwentaryzacji jest przygotowanie szczegółowego planu – powinien on obejmować harmonogram, wyznaczenie zespołów inwentaryzacyjnych, przydział zadań oraz określenie metod inwentaryzacji dla poszczególnych składników majątku. Staranność w tym względzie pomaga uniknąć chaosu i zapewnia, że wszystkie elementy inwentaryzacji są odpowiednio zaplanowane.

Wszyscy pracownicy biorący udział w inwentaryzacji powinni być odpowiednio przeszkoleni. Szkolenia powinny obejmować zasady i procedury inwentaryzacyjne, a także sposób korzystania z narzędzi i technik inwentaryzacyjnych. Same procedury też powinny być regularnie przeglądane i aktualizowane w celu uwzględnienia zmian w strukturze organizacyjnej, technologii czy przepisach prawnych.

Dobrze jest też pamiętać, że komisja inwentaryzacyjna oraz osoby przeprowadzające spis powinny być niezależne od działów, których dotyczy inwentaryzacja – zapewnia to obiektywizm i minimalizuje ryzyko błędów oraz nadużyć. W przypadku małych jednostek, gdzie pełna niezależność może być trudna do osiągnięcia, należy zachować szczególną ostrożność w doborze osób odpowiedzialnych za inwentaryzację.

Nad przebiegiem inwentaryzacji powinien czuwać kierownik jednostki lub wyznaczony koordynator. Przed jej rozpoczęciem warto przeprowadzić analizę ryzyk związanych z procesem i przygotować plany na wypadek ich wystąpienia. Przed rozpoczęciem prac miejsca składowania aktywów powinny być odpowiednio przygotowane, co obejmuje zarządzenie magazynami poprzez uporządkowanie ich, właściwe oznakowanie towarów i przygotowanie planów sytuacyjnych.

Aby zapewnić obiektywizm i świeże spojrzenie, warto rotować członków zespołów inwentaryzacyjnych. Zapobiega to rutynowym błędom i nadużyciom wynikającym z długotrwałego wykonywania tych samych zadań przez te same osoby. Z kolei w celu minimalizacji ryzyka błędów i nadużyć, warto stosować zasadę „czworga oczu” – każda czynność inwentaryzacyjna powinna być wykonywana i kontrolowana przez co najmniej dwie osoby, ponieważ zwiększa to dokładność i wiarygodność danych.

Regularne przeglądy i audyty procesów inwentaryzacyjnych pomagają w identyfikacji i eliminacji problemów. Audyty mogą być przeprowadzane zarówno przez wewnętrzne zespoły audytowe, jak i zewnętrznych audytorów, co dodatkowo zwiększa wiarygodność procesu. Audytorów zewnętrznych można też zaangażować w sam proces inwentaryzacji, zwłaszcza w większych jednostkach.

Wykorzystanie nowoczesnych technologii, takich jak skanery kodów kreskowych, systemy ERP czy aplikacje mobilne, może znacznie usprawnić proces inwentaryzacji. Technologie te pomagają w szybszym i bardziej precyzyjnym zbieraniu danych oraz automatyzują wiele czynności, co redukuje ryzyko błędów. Także wprowadzenie systemów informatycznych do zarządzania inwentaryzacją może znacznie poprawić efektywność i dokładność procesu.

Każdy etap inwentaryzacji powinien być dokładnie udokumentowany. Dokumentacja powinna obejmować zarządzenia, arkusze spisowe, protokoły różnic inwentaryzacyjnych oraz raporty końcowe. Przechowywanie i archiwizacja tych dokumentów jest kluczowa dla ewentualnych przyszłych kontroli oraz analizy procesu. Także każde odstępstwo od standardowych procedur inwentaryzacyjnych, niezależnie od przyczyny, powinno być dokładnie udokumentowane – pomaga to w późniejszej analizie.

W niektórych przypadkach, zamiast pełnej inwentaryzacji, można zastosować techniki próbkowania, szczególnie w dużych jednostkach. Pozwala to ocenić stan majątku na podstawie losowo wybranych próbek, jest mniej czasochłonne i kosztowne, a przy odpowiednim doborze próbek, również wiarygodne. Po zakończeniu inwentaryzacji należy przeprowadzić szczegółową analizę wyników, wyjaśnić wszelkie różnice oraz wyciągnąć wnioski – wyniki należy omówić z zarządem jednostki, a wnioski wykorzystać do poprawy przyszłych procesów.

Rola inwentaryzacji

Właściwie przeprowadzona inwentaryzacja pozwala jednostce dokładnie określić rzeczywisty stan swojego majątku, co z kolei pozwala prawidłowo sporządzić sprawozdania finansowe. Inwestorzy, kredytodawcy oraz inne zainteresowane strony mogą dzięki temu uzyskać wiarygodny obraz sytuacji finansowej jednostki.

Inwentaryzacja przyczynia się również do poprawy zarządzania zasobami, a prowadzona regularnie zabezpiecza majątek przed stratami. Ponadto, jest niezbędna w procesach związanych z likwidacją, fuzją przedsiębiorstw czy podziałem jednostki gospodarczej, ponieważ dostarcza dokładnych danych niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia tych procesów.