Interim management – czym jest i na czym polega zarządzanie czasowe?

Realia biznesowe zmieniają się dynamicznie, więc nie jest niczym dziwnym, że firmy coraz częściej sięgają po interim management. Czym on jest i w jaki sposób pomaga reagować na nagłe wyzwania, restrukturyzować procesy lub realizować złożone projekty?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Czym jest interim management?
• Z jakich powodów stosuje się interim management?
• Jakie są etapy interim managementu?
• Jaka jest rola interim managementu?

Interim management – definicja

Interim management (co można tłumaczyć jako zarządzanie czasowe) to rozwiązanie polegające na tymczasowym zatrudnieniu doświadczonych menedżerów, żeby w krótkim okresie zarządzali zmianami, projektami lub rozwiązywali kryzysowe sytuacje. Interim manager to osoba z bogatym doświadczeniem i specjalistyczną wiedzą, której zadaniem jest szybka i skuteczna realizacja celów organizacji, co może dotyczyć restrukturyzacji, zarządzania w sytuacjach kryzysowych czy przeprowadzenia przejęć lub fuzji przedsiębiorstw^{[1] [2] [3] [4]}.

Interim management to forma tymczasowego zarządzania, polegająca na zatrudnieniu doświadczonego menedżera na określony czas w celu rozwiązania kryzysu, realizacji kluczowego projektu lub wdrożenia strategicznych zmian w organizacji.

Definicja interim managementu

Historia zarządzania czasowego sięga lat 70. XX wieku i zaczyna się w Holandii – w tym czasie tamtejsze przedsiębiorstwa stanęły przed wyzwaniem rosnącej liczby pracowników objętych ścisłymi przepisami o ochronie zatrudnienia, więc poszukiwały rozwiązania, które pozwoliłoby tymczasowo angażować specjalistów bez konieczności wiązania się z nimi długoterminowymi umowami o pracę. W latach 90. stał się on popularny w procesach restrukturyzacji, radzenia sobie ze skutkami kryzysu gospodarczego czy gwałtownym wzrostem firm technologicznych. Z czasem model ten zyskał popularność na całym świecie, w tym w Wielkiej Brytanii i Niemczech^{[5] [6]}.

Powody zastosowania interim managementu

Jednym z głównych powodów zastosowania interim managementu jest konieczność szybkiego reagowania na zmiany rynkowe oraz sytuacje kryzysowe. W obliczu wyzwań, takich jak spadek wyników finansowych czy problemy z zarządzaniem operacyjnym, firmy potrzebują doświadczonych liderów, którzy w krótkim czasie mogą swoimi działaniami ustabilizować sytuację i przywrócić organizacji właściwy kierunek.

Interim management stosuje się też, gdy konieczna jest transformacja organizacyjna lub restrukturyzacja. Przedsiębiorstwa decydujące się na zmiany strukturalne, wprowadzanie nowych procesów lub technologii, często potrzebują ekspertów posiadających wiedzę i umiejętności w zakresie zarządzania, żeby nadzorowali i realizowali te zmiany, nie angażując ich przy tym długoterminowo.

Kolejnym powodem jest realizacja projektów wymagających tymczasowego wsparcia na poziomie zarządczym – w takiej sytuacji firmy mogą zatrudniać interim managerów, żeby zarządzali np. fuzjami i przejęciami, wejściem na nowe rynki czy wprowadzaniem nowych produktów na rynek.

Interim management stosuje się też, gdy organizacja ma luki w kadrach zarządczych, np. przez nagłe odejście kluczowego menedżera. W takiej sytuacji zatrudnienie interim managera pozwala zachować ciągłość operacyjną firmy i daje czas na znalezienie odpowiedniego kandydata do objęcia danego stanowiska.

Etapy interim managementu

Proces interim managementu zaczyna się od identyfikacji potrzeb – jeśli organizacja mierzy się z kryzysem, wyzwaniem lub sytuacją, z którą nie może sobie sama poradzić, powinna zdefiniować problem oraz oczekiwania względem interim managera. Zarząd musi precyzyjnie określić zakres działań, czas trwania misji oraz oczekiwane rezultaty.

Następnie dochodzi do selekcji odpowiedniego interim managera, który powinien:

• mieć za sobą udokumentowane sukcesy w rozwiązywaniu problemów, które są zbieżne z aktualnymi wyzwaniami firmy;
• umieć szybko adaptować się do nowego środowiska biznesowego; jego działania są ograniczone czasowo, więc powinien też wyróżniać się elastycznością i otwartością na zmiany;
• umieć w krótkim czasie zbudować zaufanie i autorytet wśród pracowników oraz zarządu; oznacza to, że interim manager musi umieć skutecznie się komunikować, zarządzać zespołem i zrozumiale przedstawiać wyniki lub rekomendacji zarządowi; powinien też znać się na motywowaniu i technikach współpracy z zespołem;
• szybko podejmować decyzje i działania; pomóc w tym mogą umiejętność szybkiej analizy sytuacji, zorientowanie na cel oraz umiejętność zarządzania ryzykiem;
• cechować się transparentnością i odpowiedzialnością oraz działać w pełnej zgodności z interesami organizacji; mówiąc krótko, powinien zostawić firmę w stanie, który umożliwi dalszy rozwój po zakończeniu jego misji.

Po wyborze odpowiedniego kandydata interim manager przejmuje tymczasowe zarządzanie danym obszarem. Ocenia aktualną sytuację, analizuje dostępne dane oraz identyfikuje kluczowe problemy wymagające natychmiastowej interwencji. Opracowuje również plan działania uwzględniający zarówno krótkoterminowe, jak i długoterminowe cele organizacji.

Następnie interim manager wraz ze swoim zespołem wdraża przygotowane wcześniej rozwiązania i przechodzi do monitorowania postępów oraz korekty działań na podstawie ich wyników i potencjalnych wyzwań. Najważniejsze w tym są osiągnięcie wyznaczonych celów, minimalizacja ryzyko oraz prace nad zapewnieniem stabilności organizacyjnej w trakcie zmian.

Po zakończeniu swojej „misji” interim manager przekazuje swoje obowiązki, sporządzoną w trakcie działań dokumentację oraz raporty z wynikami zarządowi lub nowemu, stałemu menedżerowi – może również dostarczyć rekomendacje na przyszłość. Skuteczność tymczasowego managera ocenia się nie tylko stopniem realizacji celów, ale również stanem organizacji po jego działaniach – powinna ona móc kontynuować działania zgodnie z wdrożonymi zmianami.

Rola interim managementu

Interim manager pełni funkcję lidera, który w krótkim czasie musi zdiagnozować bieżące problemy i zaproponować skuteczne rozwiązania. Jego rola polega przede wszystkim na zapewnieniu ciągłości zarządzania w sytuacjach kryzysowych, w okresie przejściowym lub podczas realizacji złożonych projektów. Działa on jako zewnętrzny ekspert, nieobciążony wewnętrznymi układami i konfliktami w organizacji, co pozwala mu podejmować obiektywniejsze i bardziej zgodne z interesem firmy. Jego niezależność pozwala też wprowadzać zmiany w sposób bezkompromisowy, często w obszarach dotąd ignorowanych lub trudnych do zarządzania.

Interim management pomaga też w krótkim czasie wdrożyć specjalistyczne know-how – dzięki wieloletniemu doświadczeniu w zarządzaniu w różnych branżach menedżerowie mogą szybko dostosować się do specyfiki danej organizacji oraz przeszkolić i wzmocnić zespoły, żeby mogły kontynuować wdrożone procesy po zakończeniu ich działalności.

Interim management jest też czasami niezbędny w restrukturyzacjach, fuzjach, przejęciach lub wprowadzaniu nowych strategii. Tymczasowi menedżerowie zapewniają, że związane z wymienionymi działaniami skomplikowane procesy będą realizowane sprawnie oraz przy minimalnym ryzyku i kosztach dla organizacji.

Interim manager może też opracować rozwiązania, które przyniosą korzyści organizacji po zakończeniu jego misji, ponieważ działania, które podejmuje, powinny być zaplanowane tak, aby organizacja mogła rozwijać się po jego odejściu.