Exit interview przykład – jak może wyglądać w praktyce?

Teoretyczne założenia to jedno, ale to dopiero praktyka pokazuje, jak działa exit interview. Jak wygląda przykładowa rozmowa końcowa?

Z tego artykułu dowiesz się m.in.:

• Jakich błędów unikać podczas exit interview?
• Jak wygląda przykład exit interview?

Jakich błędów unikać podczas exit interview?

Exit interview może przynieść organizacji ogromną wartość, ale tylko wtedy, gdy prowadzący unika błędów, które podważają wiarygodność całego procesu. Niedopilnowanie tych elementów prowadzi nie tylko do utraty zaufania, lecz także do zafałszowania obrazu organizacji i zmarnowania szansy na rzeczywistą zmianę. Poniżej znajduje się dziesięć najczęstszych błędów oraz sposoby ich naprawy – każdy z nich może zaważyć na jakości danych i skuteczności działań naprawczych.

Traktowanie exit interview jako formalności

Gdy rozmowa służy jedynie „odhaczeniu” procedury, pracownik wyczuwa brak zainteresowania i zamyka się w ogólnikach. Rozwiązaniem jest podejście strategiczne – planowanie, analiza i wdrażanie zmian, które realnie poprawią warunki pracy.

Przeprowadzanie rozmowy zbyt późno lub w ostatnim dniu pracy

Zbyt późny termin nie pozwala zebrać świeżych, konkretnych obserwacji. Rozmowę należy zaplanować z wyprzedzeniem – najlepiej na kilka dni przed zakończeniem współpracy, aby emocje opadły, ale pamięć o doświadczeniach pozostała żywa.

Prowadzenie rozmowy przez bezpośredniego przełożonego

Pracownik rzadko zdecyduje się na szczerą wypowiedź wobec osoby, z którą rozstaje się w napięciu. Najlepiej, gdy exit interview przeprowadza przedstawiciel działu HR – neutralny, kompetentny, niepowiązany emocjonalnie.

Brak zapewnienia poufności i anonimowości

Bez wyraźnego zaznaczenia, że informacje nie będą wykorzystane przeciwko pracownikowi, trudno oczekiwać szczerości. Należy jasno zadeklarować poufność i przedstawić, jak firma wykorzysta uzyskane dane.

Przymuszanie do udziału w rozmowie

Exit interview musi być dobrowolne. Wymuszanie rozmowy niszczy zaufanie i przekreśla szansę na otwartość. Wystarczy zaprosić do udziału, akcentując wagę opinii pracownika dla przyszłości organizacji.

Zadawanie zbyt wielu pytań zamkniętych lub ogólnych

Pytania typu „czy byłeś zadowolony?” nie generują wartościowych odpowiedzi. Trzeba zadawać pytania otwarte, precyzyjne, które skłaniają do refleksji i narracyjnego opisu sytuacji.

Brak aktywnego słuchania i dopytywania

Pracownik szybko wyczuje, czy rozmówca naprawdę słucha, czy jedynie przerywa, ocenia lub przechodzi dalej. Należy prowadzić rozmowę z empatią i uważnością, dopytując tam, gdzie odpowiedź wymaga rozwinięcia.

Skupianie się wyłącznie na negatywach

Próba wydobycia „wszystkiego, co nie działało” może pogłębić napięcie i zniechęcić do rozmowy. Lepiej zadbać o równowagę – pytać zarówno o problemy, jak i o to, co pracownik zapamięta pozytywnie.

Brak adaptacji pytań do stanowiska i kontekstu

Sztywne stosowanie jednego zestawu pytań ignoruje zróżnicowanie ról. Warto dopasować pytania do działu, poziomu stanowiska i sytuacji odejścia – inny zestaw przygotować dla lidera zespołu, inny dla juniora.

Niewykorzystywanie zebranych informacji

Największym błędem jest gromadzenie danych bez dalszych działań. Exit interview dajemy znać pracownikowi, że jego głos ma znaczenie – jeśli jednak nic się nie zmienia, firma traci wiarygodność. Informacje należy analizować, agregować i przekładać na konkretne zmiany procesów HR.

Exit interview ma sens tylko wtedy, gdy traktuje się je poważnie – jako żywy kontakt z tym, co działa i co się rozpada. Błędy w przeprowadzeniu tej rozmowy odbierają organizacji szansę na rozwój. Unikając ich, można poprawić warunki pracy, zwiększyć zadowolenie i zatrzymać talenty, zanim zdecydują się odejść.

Max Cyrek, CEO of Cyrek Digital

Jak wygląda przykład exit interview?

Poniższy wyobrażony przykład przedstawia fragment rozmowy przeprowadzanej przez przedstawiciela działu HR z odchodzącym specjalistą ds. kampanii digitalowych w agencji marketingowej, który zdecydował się na odejście z pacy:

Miejsce: Sala spotkań (poufna, zamknięta)

Prowadzący: X, HR Business Partner

Odchodzący pracownik: Y, Digital Campaign Specialist

Czas trwania rozmowy: ok. 50 minut

X: Y, dziękuję, że znalazłeś czas na rozmowę. Celem naszego spotkania jest lepsze zrozumienie Twoich doświadczeń, zanim zakończymy współpracę. Chciałabym, abyś wiedział, że wszystkie Twoje odpowiedzi są poufne i zostaną wykorzystane jedynie w formie zbiorczej. Nie oceniam, tylko słucham – zależy mi na szczerości. Czy jesteś gotowy?

Y: Tak, dziękuję za zaproszenie. Chętnie się podzielę.

X: Zacznijmy od początku – jaki był główny powód Twojego odejścia?

Y: Głównie decyzja o przeprowadzce. Moja partnerka dostała pracę w Gdańsku, więc podjęliśmy wspólną decyzję. Ale szczerze mówiąc, miałem też poczucie, że w ostatnich miesiącach zabrakło przestrzeni do dalszego rozwoju zawodowego.

X: Co dokładnie masz na myśli mówiąc o braku przestrzeni?

Y: W zespole brakowało jasnej ścieżki awansu. Miałem rozmowy rozwojowe, ale nic z nich nie wynikało. W pewnym momencie poczułem stagnację – robiłem kampanie mechanicznie, bez poczucia wpływu.

X: Jak oceniasz współpracę z przełożonym?

Y: Z był bardzo w porządku, konkretny i rzeczowy. Czasami jednak brakowało mu czasu na rozmowy indywidualne. Wszystko działo się bardzo dynamicznie – często miałem wrażenie, że moje potrzeby schodzą na dalszy plan.

X: A jak oceniasz atmosferę w zespole?

Y: Zespół był świetny. Szczery, zaangażowany, wspierający. Tego będzie mi chyba najbardziej brakować.

X: Czy poleciłbyś pracę w naszej firmie znajomym lub rodzinie?

Y: Tak – jeśli ktoś szuka intensywnej, kreatywnej pracy z dużym tempem i różnorodnymi projektami, to zdecydowanie.

X: Czy rozważyłbyś powrót do naszej firmy w przyszłości?

Y: Jeśli miałbym możliwość pracy zdalnej i ścieżkę awansu – tak, rozważyłbym.

X: Co Twoim zdaniem w firmie wymaga poprawy?

Y: Na pewno komunikacja dotycząca celów kwartalnych. Czasem nie wiedziałem, co jest priorytetem. I program szkoleń – świetnie, że są webinary, ale brakowało szkoleń technicznych, np. z GA4.

X: Na koniec – czy jest coś jeszcze, co chciałbyś dodać?

Y: Jestem wdzięczny za te dwa lata. Dużo się nauczyłem. Chciałbym, żeby inni mogli rozwijać się jeszcze bardziej świadomie.