Digitalizacja – co to jest i jak ją przeprowadzić? 

Digitalizacja jest fundamentalnym elementem współczesnej gospodarki, który umożliwia przekształcenie tradycyjnych form biznesowych oraz informacji na format cyfrowy, co umożliwia ich efektywniejsze wykorzystanie i zarządzanie w środowisku cyfrowym.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest digitalizacja?
• Jakie są różnice między digitalizacją a cyfryzacją?
• Jakie są rodzaje digitalizacji?
• Jakich narzędzi używa się w digitalizacji?
• Jakie są zastosowania digitalizacji?
• Jak wdrożyć digitalizację w organizacji?
• Jakie są wyzwania digitalizacji?
• Jakie są korzyści z digitalizacji?

Digitalizacja – definicja

Digitalizacja to proces przekształcania informacji analogowej na cyfrowy format, który umożliwia jej przechowywanie, przetwarzanie, analizę oraz udostępnianie za pomocą różnych technologii. Obejmuje to zarówno techniczne aspekty konwersji danych, jak i strategiczne podejście do zarządzania informacją w środowisku cyfrowym. Może dotyczyć różnych rodzajów zasobów, takich jak dokumenty, obrazy, dźwięki, filmy czy dane pomiarowe.

Proces ten odgrywa ważną rolę i jest fundamentem transformacji cyfrowej w organizacjach, instytucjach i społeczeństwie. Digitalizacja pozwala instytucjom osiągnąć większą efektywność, przyczynia się do optymalizacji procesów operacyjnych, poprawia dostępność informacji poprzez archiwizację dokumentów oraz chroni je przed degradacją fizyczną. Jest też niezbędna w pracy zdalnej i sprzyja tworzeniu nowych modeli biznesowych.

Digitalizacja to proces przekształcania informacji i procesów z formy analogowej na cyfrową.

Definicja digitalizacji

Pod względem technologicznym digitalizowanie wymaga zastosowania urządzeń, takich jak skanery czy kamery cyfrowe, oraz oprogramowania do przetwarzania i zarządzania treścią cyfrową. Najważniejsze znaczenie ma jednak wysoka jakość procesu konwersji, aby cyfrowy odpowiednik wiernie odwzorowywał oryginalny materiał, zarówno pod względem treści, jak i parametrów technicznych.

Digitalizowanie to także działanie kulturowe i organizacyjne, ponieważ wymaga zmian w podejściu do zarządzania informacją, w tym odpowiedniego szkolenia pracowników, opracowania standardów metadanych oraz stworzenia bezpiecznej i interoperacyjnej infrastruktury.

Digitalizacja a cyfryzacja

Digitalizacja i cyfryzacja często są używane zamiennie, ale w rzeczywistości mają odrębne, choć powiązane ze sobą, znaczenia. Oba terminy odnoszą się do transformacji związanej z technologiami cyfrowymi, lecz różnią się zakresem i podejściem do przekształceń, jakie implikują.

Digitalizacja, w najwęższym ujęciu, odnosi się do procesu konwersji danych analogowych na cyfrowy format. Przykładem jest przekształcenie papierowych dokumentów w firmie w pliki elektroniczne, czy zamiana zapisu dźwiękowego z kaset magnetycznych na cyfrowe pliki audio. Głównym celem jest stworzenie cyfrowej reprezentacji istniejących zasobów, co umożliwia ich łatwiejsze przechowywanie, przetwarzanie, dystrybucję i archiwizację.

Cyfryzacja natomiast odnosi się do znacznie szerszej transformacji, w której technologie cyfrowe wykorzystuje się do zmiany sposobu funkcjonowania organizacji, instytucji i całych społeczeństw. Obejmuje to integrację technologii cyfrowych w różnorodnych obszarach działalności, takich jak gospodarka, edukacja czy administracja publiczna. Cyfryzacja nie ogranicza się do prostego przekształcenia analogowych danych na cyfrowy format lecz obejmuje wprowadzanie nowych modeli operacyjnych, narzędzi cyfrowych i usług.

Zależność między digitalizacją a cyfryzacją polega na tym, że digitalizacja jest technologiczną podstawą, która umożliwia cyfryzację. Bez uprzedniego przekształcenia zasobów analogowych w formę cyfrową nie byłoby możliwe pełne wykorzystanie potencjału narzędzi cyfrowych, takich jak analityka danych, sztuczna inteligencja czy technologie chmurowe. Innymi słowy, digitalizacja stanowi pierwszy etap cyfryzacji, który tworzy fundament dla dalszych działań związanych z cyfryzacją. Cyfryzacja natomiast rozwija tę bazę, integrując ją z procesami, strukturami i kulturą organizacyjną, prowadząc do bardziej kompleksowych i długofalowych zmian.

Rodzaje digitalizacji

Każdy rodzaj digitalizacji odpowiada określonemu typowi danych, technologii przetwarzania oraz celom:

Digitalizacja dokumentów

Proces digitalizacji dokumentów obejmuje przekształcanie treści tekstowych i graficznych, takich jak dokumenty papierowe, książki czy archiwa, w pliki cyfrowe. Cyfryzacja dokumentów ten zazwyczaj wykorzystuje urządzenia skanujące, a efektem są pliki w formatach takich jak PDF czy TIFF, które umożliwiają łatwe przechowywanie, wyszukiwanie i przetwarzanie informacji, co umożliwia wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Ważnym aspektem digitalizacji dokumentów jest również zastosowanie technologii OCR (optical character recognition), która pozwala na konwersję zeskanowanego obrazu tekstu w edytowalną treść.

Digitalizacja multimediów

Ten typ dotyczy przekształcania zasobów wizualnych, dźwiękowych i audiowizualnych, takich jak filmy, zdjęcia, nagrania audio czy materiały wideo. Proces ten wymaga zastosowania wyspecjalizowanych urządzeń, takich jak kamery cyfrowe, rejestratory dźwięku czy skanery klisz fotograficznych, które pozwalają na wierne odwzorowanie oryginalnych treści w wysokiej jakości formatach cyfrowych. Ten rodzaj ma kluczowe znaczenie w sektorze kultury, archiwistyce czy rozrywce, gdzie liczy się zarówno jakość techniczna, jak i autentyczność odtworzenia.

Digitalizacja danych pomiarowych

W obszarze naukowym i przemysłowym digitalizowanie obejmuje przekształcanie analogowych danych zebranych za pomocą urządzeń pomiarowych, takich jak oscyloskopy, termometry czy tachometry, w cyfrowe zbiory informacji. Dzięki temu dane te mogą być analizowane za pomocą zaawansowanego oprogramowania, co zwiększa precyzję oraz możliwości interpretacji wyników. Znajduje to zastosowanie w inżynierii, badaniach naukowych, medycynie czy automatyce przemysłowej.

Digitalizacja przestrzenna

Ten rodzaj polega na konwersji map, planów urbanistycznych czy pomiarów terenowych w formie papierowej na formaty cyfrowe, które mogą być wykorzystane w systemach GIS (Geographic Information Systems). Jest bardzo pomocny w urbanistyce, zarządzaniu środowiskiem oraz planowaniu infrastruktury, umożliwiając precyzyjne modelowanie, analizę i wizualizację przestrzenną.

Digitalizacja procesów biznesowych

Ten typ obejmuje przekształcanie analogowych metod zarządzania, komunikacji czy obsługi klienta w rozwiązania cyfrowe. Choć ten rodzaj dotyka głównie sposobu działania organizacji, to często opiera się na cyfrowym odwzorowaniu dokumentów, procedur czy zasobów wiedzy, które wcześniej funkcjonowały w formie analogowej, co może usprawnić np. obsługę klienta. Jest to czasochłonny, ale stosunkowo łatwy sposób poprawy konkurencyjności przedsiębiorstwa, co ma znaczenie szczególnie w coraz powszechniejszym zdalnym modelu pracy – w dzisiejszych czasach firmy zatrudniają ludzi z całego świata, więc muszą im dać dostęp do procesów w każdym czasie i każdym miejscu.

Narzędzia używane w digitalizacji

Podstawowym komponentem digitalizacji są urządzenia wejściowe, które umożliwiają rejestrację i konwersję danych analogowych. W przypadku dokumentów papierowych, książek czy rysunków technicznych, najczęściej stosuje się skanery płaskie, skanery bębnowe oraz specjalistyczne skanery wielkoformatowe. Charakteryzują się wysoką rozdzielczością i precyzją, co pozwala na wierne odwzorowanie szczegółów oryginału.

W digitalizowaniu obrazów czy filmów powszechnie wykorzystuje się cyfrowe aparaty fotograficzne, kamery oraz skanery klisz fotograficznych, które umożliwiają uchwycenie i zapisanie materiałów wizualnych w wysokiej jakości. W przypadku nagrań dźwiękowych stosuje się rejestratory cyfrowe oraz konwertery audio, które przekształcają analogowy sygnał dźwiękowy na cyfrowe formaty.

W kontekście digitalizacji dokumentów kluczową rolę odgrywa technologia OCR (optical character recognition), która umożliwia konwersję zeskanowanego obrazu tekstu w edytowalną formę cyfrową. Z kolei w przypadku obrazów i multimediów stosuje się specjalistyczne programy do retuszu, edycji i poprawy jakości plików, takie jak Adobe Photoshop czy inne narzędzia do obróbki grafiki i wideo. W kontekście danych przestrzennych używa się systemów GIS (Geographic Information Systems), które pozwalają na przetwarzanie i analizę cyfrowych danych geograficznych.

Nieodłącznym elementem są także platformy do zarządzania treścią cyfrową (DMS – Document Management Systems) oraz systemy archiwizacji, które umożliwiają bezpieczne przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie zdigitalizowanych materiałów. Integrują różnorodne funkcje, takie jak wersjonowanie dokumentów, metadane czy zaawansowane opcje wyszukiwania.

W procesie digitalizacji ważne są również technologie chmurowe, takie jak Google Cloud, Microsoft Azure czy Amazon Web Services – umożliwiają one szybki dostęp do danych z dowolnego miejsca oraz integrację z innymi systemami cyfrowymi.

W kontekście digitalizowania procesów przemysłowych czy naukowych stosuje się wyspecjalizowane urządzenia pomiarowe, takie jak cyfrowe rejestratory danych, skanery 3D oraz urządzenia do digitalizacji mikroskopowej, które pozwalają na rejestrowanie danych z wysoką precyzją.

Zastosowania digitalizacji

Jednym z najważniejszych zastosowań digitalizacji jest archiwizacja i ochrona dziedzictwa kulturowego. Instytucje, takie jak muzea, biblioteki i archiwa, wykorzystują proces digitalizacji do zachowania cennych dokumentów w wersji papierowej, dzieł sztuki, fotografii czy nagrań audiowizualnych. Cyfrowe kopie nie tylko chronią je przed fizycznym zniszczeniem, ale także przyczyniają się do popularyzacji wiedzy.

W sektorze biznesowym digitalizuje się procesy operacyjne, zarządzanie dokumentacją oraz komunikację z klientami. Rozwój technologii DMS umożliwia z kolei przedsiębiorstwom efektywne przechowywanie i udostępnianie informacji, zmniejszając jednocześnie koszty utrzymania papierowych dokumentów.

W administracji publicznej elektroniczne systemy e-administracji umożliwiają zdalny dostęp do usług publicznych, takich jak składanie wniosków, rejestracja działalności gospodarczej czy uzyskiwanie informacji o sprawach urzędowych. Dzięki temu obywatele zyskują wygodę i oszczędzają czas, a administracja publiczna zwiększa swoją skuteczność.

W sektorze edukacyjnym zdigitalizowane materiały edukacyjne, takie jak podręczniki, prezentacje multimedialne czy bazy danych, umożliwiają nauczycielom i uczniom łatwy dostęp do wiedzy, niezależnie od miejsca i czasu. Narzędzia cyfrowe wspierają też personalizację nauki, dostosowując treści do indywidualnych potrzeb uczniów.

W sektorze zdrowia stosuje się m.in. elektroniczne rejestry medyczne, co zwiększa precyzję diagnozy i skuteczność leczenia. Technologie cyfrowe wspierają także rozwój innowacyjnych metod terapeutycznych, takich jak zdalne monitorowanie stanu zdrowia pacjentów.

Digitalizowanie wspiera też rozwój Przemysłu 4.0 poprzez integrację technologii, takich jak Internet Rzeczy, robotyka i sztuczna inteligencja. Zdigitalizowane dane z czujników i urządzeń przemysłowych umożliwiają monitorowanie produkcji w czasie rzeczywistym, a logistyce i zarządzaniu łańcuchem dostaw pozwala na precyzyjne śledzenie przepływu towarów.

Wreszcie, w kontekście zarządzania danymi przestrzennymi digitalizacja znajduje zastosowanie w planowaniu urbanistycznym, zarządzaniu środowiskiem oraz monitorowaniu zmian w krajobrazie. Dzięki cyfrowym modelom przestrzennym i systemom GIS możliwe jest precyzyjne mapowanie, analiza i modelowanie procesów zachodzących w środowisku naturalnym i miejskim, co wspiera zrównoważony rozwój oraz podejmowanie świadomych decyzji strategicznych.

Wdrożenie digitalizacji w organizacji

Proces wprowadzania digitalizacji w organizacji powinien zacząć się od dokładnej oceny obecnej sytuacji firmy w zakresie wykorzystania cyfrowych technologii. Analiza powinna obejmować nie tylko infrastrukturę IT, lecz także sposób prowadzenia działań biznesowych i operacyjnych. Ocena pozwala również zidentyfikować obszary, które wymagają ulepszeń, oraz te, które już efektywnie funkcjonują w cyfrowym środowisku.

Kolejnym etapem jest określenie konkretnych celów – powinny być one ściśle powiązane z ogólnymi celami strategicznymi firmy i mogą obejmować zwiększenie efektywności, obniżenie kosztów, poprawę doświadczeń klientów, czy też wzmocnienie bezpieczeństwa danych. Ponadto, cele powinny być specyficzne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo (zgodnie z metodą SMART).

Kolejnym krokiem jest opracowanie szczegółowego planu działania. Plan ten powinien zawierać wyraźnie zdefiniowane działania, niezbędne zasoby, zakresy obowiązków, harmonogram implementacji oraz potencjalne wyzwania i sposoby ich rozwiązania.

Wybór technologii jest niezwykle ważny – należy wybrać rozwiązania technologiczne, które najlepiej odpowiadają określonym celom i są kompatybilne z istniejącą infrastrukturą IT. Może to obejmować oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (systemy CRM), systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (systemy ERP), narzędzia do automatyzacji działań biznesowych czy rozwiązania chmurowe. 

Realizacja planu wymaga zaangażowania zespołów z różnych działów firmy. Wdrożenie powinno być monitorowane na każdym kroku, tak, aby wszystkie działania przyczyniały się do osiągnięcia wyznaczonych celów. Warto także ustalić system regularnego raportowania postępów i ewaluacji efektów. 

Digitalizowanie nie kończy się na wdrożeniu nowoczesnych technologii – to ciągły proces dostosowywania i ulepszania narzędzi oraz procesów. Organizacja powinna być otwarta na zmiany i gotowa do ciągłego uczenia się, testowania i adaptacji, co pozwoli na wykorzystanie pełnego potencjału nowych rozwiązań cyfrowych. 

Wyzwania digitalizacji

Jednym z największych wyzwań digitalizowania jest inwestycja początkowa, która może być znacząca. Koszty obejmują zakup nowego oprogramowania, sprzętu, szkolenia pracowników oraz potencjalnej reorganizacji procesów biznesowych. Z tego powodu istotne jest planowanie budżetu i poszukiwanie efektywnych kosztowo rozwiązań technologicznych, które zminimalizują wpływ finansowy. 

Digitalizowanie często wymaga głębokich zmian w kulturze organizacyjnej, co wymaga od liderów i menedżerów rozwijania nowych umiejętności w zarządzaniu zmianą, a także promowania otwartości, innowacyjności i gotowości do nauki wśród wszystkich pracowników.

Wraz z implementacją nowych cyfrowych technologii, rośnie także ryzyko cyberataków i innych zagrożeń dla bezpieczeństwa danych, które mogą mieć katastrofalne skutki dla firmy, zarówno pod względem finansowym, jak i wizerunkowym. Dlatego niezbędne jest wdrożenie zaawansowanych strategii bezpieczeństwa cyfrowego oraz jego regularne przeglądy, a także szkolenia pracowników w zakresie najlepszych praktyk.

Nie wszyscy pracownicy są skłonni do zmian, a niektórzy mogą aktywnie stawiać opór nowym technologiom i procesom, co może wynikać z obaw przed utratą pracy, zmniejszeniem znaczenia ich umiejętności lub z braku zrozumienia korzyści płynących z nowych systemów. Otwarta komunikacja, zaangażowanie pracowników w proces planowania oraz oferowanie szkoleń i wsparcia mogą pomóc w pokonaniu tych barier, a także przełożyć się na zwiększenie zaangażowania zespołu.

Korzyści z digitalizacji

Jedną z najważniejszych korzyści digitalizowania jest zwiększenie efektywności operacyjnej. Dzięki przekształceniu danych i zasobów analogowych w cyfrową formę, organizacje mogą automatyzować swoje procesy, co pozwala im zredukować koszty, skrócić czas realizacji zadań oraz wyeliminować błędy ludzkie. Przykładem tego jest wprowadzenie elektronicznych systemów zarządzania dokumentami.

Cyfrowe dane mogą być łatwo przechowywane, udostępniane i przeszukiwane za pomocą różnorodnych narzędzi technologicznych. W przypadku instytucji publicznych i kulturalnych pozwala to na szerokie upowszechnienie wiedzy, umożliwiając społeczeństwu dostęp do zdigitalizowanych archiwów, dzieł sztuki, dokumentów czy materiałów edukacyjnych.

Przechowywanie zasobów w cyfrowej formie umożliwia stosowanie zaawansowanych technologii ochrony, takich jak szyfrowanie, systemy backupu czy zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem. W porównaniu do zasobów analogowych, które są bardziej narażone na zniszczenie, zagubienie czy degradację fizyczną, dane cyfrowe mogą być dostępne, dopóki mamy dostęp do energii elektrycznej i Internetu.

Dzięki digitalizacji i technologiom cyfrowym, takim jak sztuczna inteligencja czy big data, organizacje mogą przekształcać zdigitalizowane dane w cenne informacje, które pomagają użytkownikom w podejmowaniu decyzji. Analiza danych pozwala na identyfikowanie trendów, przewidywanie zachowań czy optymalizację działań w czasie rzeczywistym, co jest szczególnie ważne w takich sektorach jak finanse, medycyna czy logistyka, w których ważne jest nie tylko zwiększenie efektywności, ale również bezpieczeństwo.

Elektroniczne dokumenty i systemy komunikacji cyfrowej redukują zapotrzebowanie na tradycyjne, analogowe nośniki informacji, co zmniejsza zużycie zasobów naturalnych, takich jak papier czy materiały drukarskie.

Dzięki technologiom cyfrowym osoby z ograniczoną mobilnością, mieszkańcy obszarów wiejskich czy grupy marginalizowane zyskują dostęp do edukacji, usług publicznych oraz rynku pracy. Cyfrowa transformacja wspiera także rozwój nowych form współpracy i komunikacji, ułatwiając globalne interakcje i wymianę wiedzy.